会议组织流程

。完整的标准会议组织流程图相关负责人综合部参与者确定参与者安排议程确定会议的主题审批形成一个决议温和的安排会面地点信息归档组织会议纪要发布会议信息发布会议纪要执行为会议准备材料确认参与一、公司级会议的组织会议分为：大型、中型和小型大型会议通常很少，以年终总结会议为代表。中型会议主要包括职位竞争和办公会议。小型会议数量最多，以领导会议为代表。如何组织大型会议？大部分工作是在会议前完成的：在会议的早期阶段，与会者将注意环境、温度、照明、音乐、位置等。开会前有很多工作要做。1.初步准备：1.1会前通知：有两个主要任务：一个是通知，另一个是反馈1.1.2首先，应以下列方式发出通知：书面：一般来说，这是一个有大量参与者的大型长期会议。口头会议：小规模的小型会议。内容：时间、地点、参与者、会议内容、要求(备注等)注意：应发出通知并实施(跟踪到最后)如果通知做得不好，这将是公司的一件大事(哦，是某某部门没有注意到它！)因此，下一个通知必须发送给每个人！必须记住这一点！此外，下次通知必须设置笔记本，以便及时记录和查阅。好头胜过烂笔！1.1.3准备会议所需的信息：通常在入口处设立接待处。演讲(如果不保密，每位代表一次)会议日程铅笔和纸(或其他钢笔，可与礼物一起送给代表等。)签到表，通常是小型技术会议，如果是大型社交会议，可能就不用了。横幅(会议主题提前3-5天制作)1.2会议时间表：中型及以上会议：1，主持人2，发言人3，谁是发言人？4.谁是赢家？一定要写第一、第二、第三、第四.时间.某某做什么.某某做什么.如果对主持人有特殊要求(如公司领导的特殊要求)，也可以委托他们。演讲者：由总经理或其他主管领导主持会议。此外，应审查发言，特别是各代表的发言。演讲稿必须起草、提交、修改、提交.在最终确认之前，我们必须做些什么，尤其是会议、年会等。如果有必须挑选的代言人，并且那些是商店的人必须与商店经理或其上级主管沟通并提出建议，我们将再次检查！调查的内容：1。演讲稿2。外观要求3。声音4。有可能吗评选结束后，安排召集所有发言人开会，并提出要求，该做什么，该做什么，代表谁发言，从哪个角度写演讲稿，写什么，何时提交稿件进行审核稿件必须审核！1.3场馆布局1.3.1会徽：(必须反映本次会议的内容)，1.3.2讲台的布置：谁？多少人？如何安排？需要铭牌吗？如何安排场地的位置、卫生、椅子、凳子以及是否购买它们？如何安排？它来自几个分支(部门)。除主管和中层以外，其他分支机构(席位)应设在不同的区域，一个团队和一个区域。1.3.3代表材料预先放置的桌子的相应位置。1.3.4悬挂横幅1.3.5对于非常重要的会议，请使用速记员。1.3.6国际会议，准备同音字翻译。1.4场地安排：要求参加者提前10分钟进场。1.在入口处安排服务人员，并清楚地告诉每个进入现场的人如何就座。你坐在哪里？例如，候选人坐在哪里？观众坐在哪里？2.谁来安排服务？我们应该注意什么？3、照明、音响、麦克风、空调、现场调试人员，场馆必须做好安排！(最好准备两套以上的设备)4.如果要分发奖品：事先做好准备，第一项在上面，第二项在下面(但是要小心不要混淆，把害怕压力的项目分开放置)。准备好的礼仪人员是否设定了就职的时间、路线和方法？你穿得整齐符合要求吗？会前有什么练习吗？会议期间：会议中经常出现问题！例如，空调的温度(作为领导会议的一方必须注意整个过程，无论温度是太高还是太低)，以及会议厅的空调是否适合在冬天或夏天使用？(如果你在一个很高的楼层，因为温度会上升，导致原来的空调故障)，这些必须在会议之前安排好，温度可以提前降低或升高！关闭出入口的门窗，安排专人负责整个过程！因为成年人最容易受到外界的干扰！因此，温度非常重要！案例：2002年夏天，在青岛的一家酒店里，讲师们穿着西装打着领带，所有参加讲座的人都穿着夏装。结果，在讲座结束前，工作人员走开了。效果很差！如果一个人处于极度寒冷或炎热的环境中一段时间，他就不能集中注意力！记住！服务人员：1。着装(因为服务人员是唯一走动的人，也是除了发言人之外唯一注意的人，所以他们必须注意着装)。例如，女性的皮鞋走路时不应该发出任何声音。2、动作要轻、慢、柔，避免快、重！冲洗水不应流向另一方。对于冲洗动作，它应该被分解：拿起杯子，不要冲洗领导者，不要阻挡领导者的形象，并且不能直接在桌面上冲洗。给主席台上的公司级领导倒水的顺序是入场顺序(特殊安排除外)，但如果有重要领导在场(如市长或上级领导)，领导必须先冲。冲厕服务人员最好只安排一人，以免在场馆吸引太多参与者。主人也应该避免少走路。如果有紧急的事情，可以写一张便条。以上是会议的组织和注意事项，部分培训也适用。让我们谈谈培训：首先，讲师的行李(或笔记本包)应放在椅子或其他顶部，并应避免直接放在地上，这可以反映企业服务细节的水平！二、前期工作：1、研究2、确定培训公司3.与培训公司的沟通是一个详细的过程：1)谁是老师？多少？它什么时候到达？我怎么去那里？2)课程安排：6小时还是7小时？或者7.5小时(通常6-7小时)，课程什么时候开始？早上有几个小时？下午有多少？如何在中间安排休息？剩下的时间有多长？多少次休息？3)当讲师来时：如何安排？购物之旅？沟通？还需要休息吗？(这一小部分应向上级主管汇报)第二天讲座的内容是什么？有任何疑问吗？误解是什么？讨论：如果安排讨论(交流)，谁会参加？如何组织研讨会？服务意识：教师的饮食习惯？茶？矿泉水还是咖啡？注意花钱后做不好的错误！(把每个人都当成一个人是不对的！)教师必须受到尊重！一些讲师习惯于一边讲课一边喝水，而其他人则不习惯。我们必须准备好喝酒或不喝酒。如果我们有咖啡，我们必须根据他们的地位选择不同等级的咖啡。主持人：从头到尾，都要注意：一旦出现问题，第一个快速反应的人就是主持人，他必须迅速处理并在全球范围内控制它！主人非常重要！在一节课结束时，你应该示意每个人鼓掌。还应注意在休息结束时主持会议：“请让室外人员回到他们的座位上，课程(会议将立即开始)”。在中间的最后，主持人应该首先带头鼓掌，然后主持感谢致辞！主持人：在介绍的过程中，我们应该先排除一些存在的问题。我们为什么要训练？训练的目的是什么？然后把注意力集中在老师身上。中午或晚上用餐：选择相应的主管进行沟通在组织会议时，一个部门不可能完成所有的工作，其他部门需要协调。然而，一个部门必须带头，其他部门不合作。这需要各部门之间的沟通、交流、协调和互助。领导部门的领导必须细致周到。这个问题应该提前考虑。如果它发生了呢？其他问题：1.当会议(培训)课间休息时，如果参与者不能按时返回怎么办？答：这要求我们在普通会议上关注这些问题。我们应该在会议上注意这些问题。什么是好的，什么是坏的？下次如何解决它们？方法：1 .制定会议管理制度。下次开会时提前强调例如，手机铃声的问题与休息时间不能按时返回的问题是一样的。在主持期间，强调提前做好记录。如何夜以继日地处理这个问题？如何处理铃声？对于反复出现的问题，也可以强调，如果不遵守规定，我们会批评系主任，或者让他在下一堂课的舞台上表演。如果没有，则直接进入个人评估不要强调仍然承诺的事情必须得到纠正！注意：最好在会议前点名。我们可以知道号码、实际号码、尚未到达的号码以及未到达的原因。2.休息时能播放音乐吗？当然，但是要注意几个问题。演奏时，注意选择歌曲、轻音乐和流行歌曲，避免不合适的歌曲，如流行歌曲和摇滚歌曲。2.声音不能太嘈杂，因为大脑很容易分辨。3.疲劳会在下次会议中出现。3.在会议开始前1-2分钟关掉音乐。这通常是通知每个人坐下。这时，主持人将上台组织大家坐下。3、如何做好与老师的礼仪或尺度？答：在讲师来之前，他应该先知道讲师的资格和职位，然后有相应的领导或部门接待或陪同。一般来说，我们不需要把他送到酒店，但是我们需要为酒店安排的东西必须提前预订。有早餐吗？如果没有，如何安排和通知客人？此外，在课间和路上，我们都需要交流和理解需要提前处理的事情。有时候，我们只需要一个电话和一句话就能立即处理它们。4.如何解决会议厅内的电话铃响和接听问题？答：在会议和讲座中，有些与会者直接回答和打电话，这可以反映一个企业的管理水平和个人素质。我们要求每个人在会议期间将手机静音，而不是说必须关掉手机(除非在非常特殊的情况下)。因为我们是企业，我们主要从事业务，不是党政部门。如果公司领导、主管或非常重要的事情(人)打电话来，我们可以选择在会议室外接听和打电话。在会议前，我们还讨论了铃声或其他违反会议纪律的行为是如何由一定数量的人所为。然后我们可以在会议结束时说：“在以前的会议中，我们一再强调.但是仍然有.(几种现象)。然后，各个商店和部门的负责人会看看谁的手机响了？这样，我们邀请他们到前台来执行一个程序或者”或者：“这是一个完整的结论，但仍然存在问题那些部门希望下次不会出现类似的问题。”5.会议中如何控制和掌握温度？答：至于温度控制，我们一般可以把握“适度”，但如何做好适度是一个大学的问题。在老师来之前，我们应该好好交流。当地温度是多少？老师的衣服和参与者的衣服和温度匹配吗？会议期间温度是不是太高(太低)了？如何控制？你需要辅助材料吗？(例如增加电风扇和加热器)6.在倒(冲)水的过程中我们还应该注意什么？答：1。整个会议期间应该保证饮用水。2.确保每个人都有水喝，但不要在冲水时试图冲每个人。3.领导、主席台、主持人和特殊人物都必须得到水的保证，而与会者可能不会照顾它。7.和老师交流时我们应该注意什么答：我们应该在课间主动与老师交流。我们应该关注工作中的问题和老师在讲课中不理解的问题。但是，我们应该注意以下几点：1 .看看老师的疲劳程度；2.整个会议期间是否有时间进行单独沟通。此外，我们公司的培训制度还规定