採購與供應商管理.ppt

採購與供應商管理實務,一、貨源搜尋策略與開發二、供應商評選的要訣三、供應商績效評估之特性四、供應商評等的方法五、供應商分析的策略六、評估競爭價格與成本分析七、建立雙贏之供應商關係八、實務溝通座談,採購與供應商管理實務,一、貨源搜尋策略與開發,Purchasing&SupplyManagement,市場結構引導的採購決策,BUYERSMARKET-Acompetitivemarketcondition(supplyexceedsdemand)thatexistswhengoodsand/orservicescanbesecuredeasily,andwhentheeconomicforcesofbusinesstendtocausepricestobeclosetothepurchasersestimateofvalue.買方市場存在於競爭性市場(供給超過需求)當貨品和/或勞務可容易地取得，以及當商業的經濟力量傾向於導致價格接近於採購的預估價值時。SELLERSMARKETAcompetitivemarketconditioninwhichdemandexceedssupplyandtheeconomicforcesofbusinessgivesupplierstheupperhandinthemarketplace.賣方市場競爭性市場中當需求超過供給時，商業的經濟力量讓供應商取得市場的優勢。,供應貨源資訊的來源,已存在的供應市場調查報告來自一般或專業報章雜誌、書籍、期刊的剪報從國內外各搜尋引擎(SearchEngine)進入各大網站電腦資料庫官方或專業的組織機構，如資策會、工研院、外貿協會、螺絲公會等所出版的刊物與專家、學者的訪談與上游(原料製造商，機械製造商等)和下游(OEM製造商，採購的競爭者等)市場業者的訪談顧問來自展覽或研討會上的資訊與供應商的訪談(機械製造商、原料供應商等),採購策略的規劃,營運策略Operationalstrategies採購的時間Timing不斷線為要務Keepoperationsrunningsmoothly財務策略Financialstrategies成本規避Costavoidance行銷策略Marketingstrategies新產品上市，促銷市場預測Forecast供應策略Supplystrategies採購政策，供應商開發政策，供應商關係，庫存管理等,供應商開發策略SourcingStrategyComponent,採購政策BuyingPolicy,供應商的型態TypeofSource,供應商的數目NumberofSources,供應商關係SupplierRelationship,SourcingStrategy,產品生命週期ProductLifeCycle,ValueAnalysis,數量/銷售($),時間(t),導入期,成長期,成熟期,衰退期,供應商管理庫存VMI,供應商派駐一位於客戶廠區內的人員(vendoron-siteplanner)，實際使用客戶的電腦系統，替客戶執行物料計劃及補充的工作。供應商的工廠與客戶的電腦系統連線，直接取得客戶的物料需求計劃(MRP)資料。對於那些持續固定使用，且數量變化小的材料補充，如氣體、油料等，儲存槽上有容量水準顯示裝置，供應商可依照顯示逕自進行補充作業。,供應來源的型態選擇,製造商vs經銷商ManufacturersversusDistributors大型供應商vs小型供應商Largeversussmallsuppliers客戶指定廠商Mandatorysourcesofsupply緊急情況之貨源Emergencysourcesbackuporalternative合作採購/槓桿採購Cooperative/leveragedbuying合資Jointventures,內部供應vs對外採構makeorbuydecision國際性供應商vs當地供應商Internationalversusdomesticsuppliers報價基礎Bidbase匯率Exchangerates付款期Paymentprogresses稅率Duties運輸成本與時效Transportationcostsandtiming適用法律Applicablelaws文化Cultural,供應商的競爭,完全與開放性競爭限制性競爭技術競爭多家供應來源單一供應來源唯一供應來源整合供應,FullandopencompetitionLimitedcompetitionTechnicalcompetitionMultiplesourceSinglesourceSolesourceIntegratedsupply,多家供應MultipleSource的原因,這是一般的作法(“備胎”之準備)供應商由於競爭壓力，買方能獲得較好的價格與服務如果一家供貨發生問題時，能從其他供應商取得正常供貨避免只仰賴一家供貨，讓供應商予取予求希望保持供貨的彈性(例如突然增加的需求量)策略因素考量政府採購法明定需要多家供應可以少量訂單測試新供應商的供貨能力,獨家供應價格偏高如何因應,獨家供應有兩種情況:單一供應來源Singlesource，即供應商不只一家，但僅向其中一家採購。唯一供應來源Solesource，即僅此一家別無分號。在Singlesource的情況下，可以化整為零，變成多家供應，製造賣方之競爭，可有效控制價格的抬高。在Solesource的情況下，破解之道在於開發新來源，包括新的供應商或替代品。由於價格控制在賣方，可從價格外的部份如品質、交期、服務、付款期限上獲得更好的優惠。另外，也可與供應商建立良好的人際關係，簽訂長期合約，也可以避免買方在缺貨時必須支付很高的現貨價(spotprice)。,供應商的型態類別,供應商關係的附加價值,較低,較高,採購與供應商管理實務,二、供應商評選的要訣,供應商評選之目的,一、確保供應商之品質水準二、提高交貨準確度三、維護供應商之製造能力四、確立長期伙伴關係,選擇供應商之準則,基本之要件:QualityCostDeliveryServiceResponsivenessCommitment,長期之要件:長期穩定的供應產能之相對擴展健全之企業體質正確且相近之經營理念產品未來方向符合需要長期合作意願,供應商由誰負責評選?,Buyeralone(採購人員)Cross-FunctionTeams(跨功能小組)SourcingteamSupplierperformanceevaluationteamSuppliercertificationteamNewproductdevelopmentteamCommodityTeams(商品小組),供應商評選的項目,執行合約能力Abilitytoperform財務狀況Financialstatus成本系統Costsystem品質系統Qualityassurance,qualitycontrol,andrelatedsystems組織與管理Organizationandmanagement勞工狀況Laborstatus,執行合約能力Abilitytoperform,對買方訂單金額及採購數量是否有興趣Frequencyand/orvolumeoforders供應商處理訂單的時間Lengthoftimetoprocessorders交貨能力(產能是否足夠或不足)Delivery符合品質要求的能力Quality採購項目是否為其核心能力Product/serviceexpertise訂單積壓狀況Orderbacklog,自製與外包的狀況Contractors“makeorbuy”program循環/前置時間Cycle/leadtime生產力Productivity彈性，配合度如何(對暴增訂單的回應能力)Flexibility業界口碑References電子化能力Electroniccapabilities產品線廣度Breadthofproductline可利用的產能Availablecapacity,財務狀況Financialstatus,資產負債表Balancesheets損益表Incomestatements各種財務比率FinancialRatio成本控制紀錄Costcontrolhistory信用評等Creditratings公司年度報告Certifiedannualreports觀察供應商是否有倒閉危機的Z積分(ZScore),財務經營能力比率分析,一、應收款項週轉率=銷貨淨額/各期平均應收款項餘額二、平均收現日數=365/存貨週轉率三、存貨週轉率=銷貨成本/平均存貨率四、平均售貨日數=365/平均週轉率五、固定週轉率=銷貨淨額/固定資產淨額六、總資產週轉率=銷貨淨額/資產總額,財務比率FinancialRatio,*平均應收帳款週轉率=銷貨淨額/應收帳款平均數,*平均應收帳款收現天數=365/應收帳款週轉率,*存貨週轉率=銷貨成本/平均存貨,*平均銷貨日數=360/存貨週轉率+360/應收帳款週轉率,*固定資產週轉率=銷貨淨額/固定資產淨額,*總資產週轉率=銷貨淨額/資產總額,Z積分(ZScore),Z=(1.2xX1)+(1.4xX2)+(3.3xX3)+(0.6xX4)+(0.999xX5)X1=WorkingCapital/TotalAssets淨流動資產總資產X2=RetainedEarnings/TotalAssets保留盈餘總資產X3=EarningBeforeInterest&Tax(EBIT)/TotalAssets利息支付前及稅前盈餘總資產X4=MarketValueofEquity/BookValueofDebt資本總額總負債X5=Sales$/TotalAssets銷售金額總資產如果供應商的Z積分為3.0或更高，則可以判定此供應商體質健全，其財務狀況為相對穩定。如果供應商的Z積分為2.99或更低，則顯示出公司可能有倒閉的危機。,某公司Z積分評比(ZScore),Z=(1.2xX1)+(1.4xX2)+(3.3xX3)+(0.6xX4)+(0.999xX5)X1=WorkingCapital/TotalAssets6,152,851=0.33x1.2=0.40淨流動資產總資產18,828,644X2=RetainedEarnings/TotalAssets975,479=0.05x1.4=0.07保留盈餘總資產18,828,644X3=EarningBeforeInterest&Tax(EBIT)887,425=0.05x3.3=0.17/TotalAssets18,828,644利息支付前及稅前盈餘總資產X4=MarketValueofEquity8,506,600=0.82x0.6=0.49/BookValueofDebt18,828,644資本總額總負債X5=Sales$/TotalAssets9,690,096=0.51x0.999=0.51銷售金額總資產18,828,644合計1.64,成本系統CostSystem,是否有能力依照產生成本的特定作業活動為基準，來分攤間接成本Capabilityofsegregatingcostsbytask對成本項目的處理是否一致Consistenttreatmentofcost是否符合成本會計原則Compliancewithcostaccountingstandards是否有任何成本降低的計劃Whatstepshasthesuppliertaken,ifany,toreducecosts,價格(PRICE)的構成,DirectMaterial直接材料費用DirectLabor直接人工費用Indirect間接費用,一般行政管理費用G&ACostofGoodsSold銷貨成本(或製造成本),利潤Profit總成本TotalCost,價格PRICE,品質系統Qualityassurance,qualitycontrol,andrelatedsystems,接受與退貨的紀錄Acceptance/rejectionhistory測試的能力Testingcapability作業員Workers/機器設備Machines製程控制Processcontrol統計製程管制SPC/統計品質管制SQC六個標準差SixSigma/製程能力ProcessBands品管(保)組織Organizationandmanagementofqualitysystems品管(保)文件與程序Documentedsystems/procedures品質系統認證/驗證Systemcertification/validation製程認證Processcertification(ISO),全面品質管理TQM,品質是每一個人的責任(Everybodysresponsibility)組織內的每一個人都要實行並積極的參與所有品質相關的活動(CommitmentandActiveparticipation)達到品質的持續改善(ContinuousImprovement)滿足客戶的需求(CustomerSatisfaction),品保系統QualityAssurance,DefectDetectionSystem(不良品偵測的系統)會有一些重複性的檢驗(inspection)產生。檢驗樣品的數量一般都很大。不良品只能在檢驗後被發現。DefectPreventionSystem(不良品預防的系統)利用統計製程管制SPC製程可透過反饋方式進行自我校正,品質成本QualityCost,InternalFailureCosts內部失敗成本ScrapReworkRetestDowntimeYieldlossesDispositionExternalFailureCosts外部失敗成本ComplaintsadjustmentReturnedmaterialsWarrantychargesAllowances,AppraisalCosts鑑定成本IncomingmaterialinspectionInspectionandtestMaintainingaccuracyoftestequipmentMaterialsandservicesconsumedEvaluationofstocksPreventionCosts預防成本NewproductsreviewTrainingProcesscontrolQualityplanningQualitydataacquisitionandanalysisQualityreportingImprovementprojects,組織與管理Organizationandmanagement,高級主管的承諾與參予Topmanagementcommitmentandinvolvement公司組織的穩定性Stability員工的訓練Trainingandcertificationofpersonnel員工年資與技術能力Technicalcompetence/servicesupport機器設備的新舊及保養情況Equipmentcapabilities此供應商在同業之間的評價與口碑Generalreputation/ethics業界的地位Industrystatus對客戶滿意度的認知Customercommitment對其衛星工廠的管理Subcontractormanagement,勞工狀況Laborstatus,員工的平均年齡及技術層次Employeeskills工會組織情況Unionization工會合約到期日Laborcontractexpirationdate員工的流動率Employeeturnover對員工的訓練計劃Trainingprogramsandinitiatives工業相關政策的遵守Industrialrelationspolicy,供應商的拜訪,傳統的供應商拜訪供應商主動邀請新上任的採購人員例行性的年度拜訪需要對供應商進行認可針對特定問題需要解決了解供應商的各方面能力審查供應商所建議的替代性材料或服務,高附加價值的供應商拜訪與高層會面洽談彼此共同的目標與合作計畫對供應商組織內的不同部門有更進一步的了解參與增進供應商/客戶關係的活動一起參與流程的再造工程討論新產品或服務的機會分享新技術並討論運用在目前產品的可能性,參觀工廠及生產線,廠區的整潔Housekeeping生產線的物流動線規劃Process/materialflow對不良品的標示Nonconformingmaterial生產工藝及效率機器的狀況及稼(開)動率作業員及幹部對製程及品質政策的了解是否有標準作業程序(SOP)對工業安全的重視IndustrialSafety其他生意往來的客戶Majorcustomers使用的主要原料來源,供應商調查項目,供應商調查項目,採購與供應商管理實務,三、供應商績效評估之特性,供應商管理的要件Suppliersmustprovidevaluetostayinbusiness,Quality,Delivery,Cost,Service,OpenBookManagement,Responsiveness,供應市場結構的特性,供應商績效評估KeyPerformanceIndicator,成本可接受的付款條件可提供的庫存量準時交貨率電子轉帳的能力透過電子商務(e-commerce)報價、接單的能力對於新技術的投資對於顧客電話回應的時效折扣率產品不良率文件與發票的錯誤率,供應商績效評等要訣,衡量供應商的能力Suppliercapabilities衡量供應商的國際化與當地交貨能力Internationalandlocalcapabilities衡量供應商可接受的付款條件Payment定價方法Pricingmethods衡量供應商財務健全與否Financialstrength倉儲的位置Inventorylocationsandmethods衡量供應商可提供的庫存量JustInTime交貨績效Deliveryperformance品質紀錄Qualityhistory服務紀錄Servicehistory利潤率與存貨週轉率Marginperformanceandinventoryturnover創新的紀錄與績效Innovationhistoryandperformance,供應商顧客服務的能力與績效衡量,供應力(Availability)缺貨率SF(StockoutFrequency)供品率(FillRate)完整出貨訂單率(OrdersShippedComplete)作業績效(OperationalPerformance)速度(Speed)穩定性(Consistency)彈性(Flexibility)功能失常/復原(Malfunction/Recovery)可靠度(Reliability)物流的品質(Logisticsquality),採購與供應商管理實務,四、供應商評等的方法,供應商評等法PerformanceRatingMethods,標竿學習法Benchmarking項目列舉法Categoricalmethod加權指數法Weighted-Factormethod成本比率法Cost-Ratiomethods總取得成本法Totalacquisitioncost,項目列舉法Categoricalmethod,項目列舉法是一個屬於定性(qualitative)的供應商評等方法，通常的作法是由採購、收料、品管、工程、會計等相關部門，針對其所關切的項目，如下表所示，綜合每一個供應商過去以及現在的表現，評估其為滿意、尚可、或是不滿意。雖然這個方法非常簡單容易使用，卻也可能流於主觀判斷，而無法真實反映供應商的整體績效。另外，也無法針對某項較差的部份，作出改善的要求。,項目列舉法範例,項目列舉法(續),加權指數法Weighted-Factormethod,加權指數法(Weighted-Pointmethod)是一個屬於定量的供應商評等方法，每一個評等的項目(一般為品質、價格、與交貨情況)根據其重要性給予加權(Weight)，來計算整體的分數，加權指數的總合必須是一百。,加權指數法範例,舉例說，採購對於一項產品的價格給予50%的加權指數，品質的加權指數為30%，而交貨的加權指數則為20%。三個供應商的報價分別為甲供應商$59元，乙供應商$63元，丙供應商$70元。在採購交易的一年當中，各供應商在各項的表現如下表所示。,加權指數法範例(續),WeightedFactorAnalysisPriceBidDirectPriceWeightedAverageRatingPricecomparisonFactorSupplierA$5959/59=100.0%x0.50=50.0SupplierB$6359/63=93.7%x0.50=46.8SupplierC$7059/70=84.3%x0.50=42.1*Lowestpriceoffered/Actualpricepaid(以最低報價為分子)WeightedFactorAnalysisQualityTotalTotalPercentWeightedAverageRatingshipmentsshipmentsAcceptedFactorreceivedrejectedSupplierA65690.8%x0.30=27.2SupplierB350100.0%x0.30=30.0SupplierC45295.6%x0.30=28.7,加權指數法範例(續),WeightedFactorAnalysisDeliveryTotalTotalWeightedshipmentsshipmentsPercentaverageRatingreceivedlateontimefactorSupplierA651380.0%x0.20=16.0SupplierB35294.3%x0.20=18.9SupplierC45784.4%x0.20=16.9FinalStep:WeightedFactorAnalysisTotalRatingPriceQualityDeliveryOverallRating+Rating+Rating=RatingSupplierA50.0+27.2+16.0=93.22SupplierB46.8+30.0+18.9=95.71SupplierC42.1+28.7+16.9=87.73,成本比率法Cost-Ratiomethods,成本比率法(Cost-Ratiomethods)是將所有跟採購、收料有關的成本，與實際的採購金額作一比較，品質與交貨的比率計算，則是以採購實際支付的成本除以採購金額。,成本比率法範例,舉例說，甲供應商的報價單價為$152元，乙供應商的報價單價為$150元，過去一年向甲供應商的採購總金額為$250,000元，而向乙供應商的採購總金額為$280,000元。另外，從其他部門如收料、檢驗、生產、成本會計處得到相關的成本資料，可計算出如下的各項成本比率。TheDeliveryCostRatio:SupplierASupplierB1.採購的交貨運送成本$10,500$12,0002.採購總金額$250,000$280,0003.交貨成本比率(line1/line2)4.2%4.3%TheQualityCostRatio:SupplierASupplierB1.採購的品質成本$15,100$15,0002.採購總金額$250,000$280,0003.品質成本比率(line1/line2)6.0%5.4%,成本比率法範例(續),TheServiceCostRatio:WeightSupplierASupplierB1.現場服務的表現3030292.研發能力2525233.供應商地理位置2524204.倉儲容量201515比率總計:100%94%87%對價格影響:(+6)(+13)TheOverallCostRatio:SupplierASupplierB1.交貨成本比率:+4.2+4.32.品質成本比率:+6.0+5.43.服務成本比率:-6.0+13.0對報價影響:-16.2+22.7ApplyingtheFormula:(1+總成本比率)x報價=調整後的報價SupplierA:(1+16.2)x152.00=$176.62SupplierB:(1+22.7)x150.00=$184.05,供應商績效評估之影響因素,評等的可靠性:如果評等是建立在不準確的資料之上的話，供應商的反應將會是消極的。採購的態度:有的時候問題出在採購企業內部。如果規格定得不夠清晰，儘管供應商很努力，結果也不會太理想。採購挑剔指責的態度(而不是解決問題的態度)也會引起對方的反感。管理的注意力:向供應商定期的發佈績效報告，可以使供應商的管理層對合約引起重視。評等的使用:買賣雙方都可以將評等視為一向進行交流和合作的工具。客觀、準確的評等加上供應商的正確的回應態度，都有利於績效的改善。潛在的問題:導致供應商評估體系成效欠佳的因素有資料的不正確、加權指數的設定不恰當、個人主觀因素等。,採購與供應商管理實務,五、供應商分析的策略,採購項目分析,採購的金額,採購的風險,低,高,高,關鍵性產品1.獨特規格、供應商技術2.需求量低與稀少的供應3.替代品很難取得4.使用頻率不固定也不可預測5.可能發生供應量短缺風險,策略性產品1.營業過程中絕對不可缺少2.客戶設計或獨特規格3.仰賴供應商的技術4.供應商不多或轉換困難5.替代品很難取得,槓稈性產品1.使用量大，單位成本的管理很重要2.替代品可以取得3.競爭市場中有少許的供應商,一般性產品1.標準規格或一般商品2.替代品取得非常容易3.為眾多的供應商,使用現有廠商或開發新廠商,依供應市場情況Marketconditions依產品的複雜性與技術的更新速度Productcomplexity/technologychanges依需求的急迫性Urgencyofneed依對品質的要求Qualityexpectations依供應商的製程Supplierprocesses依是否有足夠的競爭Adequacyofcompetition,成本Costversusvalueofsources依長期的需求考量Long-termneeds依長期關係考量Long-termrelationship考量供應商班底是否需要整理Needformodificationofsupplierbase供應商組織的改變Changeinsuppliersorganization供應的連續性考量Supplycontinuity,供應商的策略選擇-產品與製程,YourSuppliersareIneffectiveifyouandyoursupplierarenotStrategicallyAligned,採購分析供應商的策略,採購的金額,採購的風險,低,高,高,關鍵性產品1.降低風險策略2.取代/更新3.減少供應風險,策略性產品1.供應商聯盟策略2.長期關係3.策略聯盟,槓稈性產品1.價格槓桿策略2.善用競爭比價3.與供應商簽訂長期合約,一般性產品1.聯合操作策略2.改善運籌成本3.改善管理成本,未來採購供應策略設定的趨勢,供應鏈夥伴選擇SupplyChainPartnerSelection採購策略發展PurchasingStrategyDevelopment採購供應關係管理RelationshipManagement全球性供應商開發GlobalSupplierDevelopment第三者採購Third-PartyPurchasing虛擬供應鏈VirtualSupplyChain策略性供應商聯盟StrategicSupplierAlliances複雜度管理ComplexityManagement,採購與供應商管理實務,六、評估競爭價格與成本分析,採購價格之決定,歷史價格,廠商報價,市場行情,計劃,分析,談判,議價,比價,開標,當期價格,前次價格,去年價格,品質,價格,交期,市場調查,價格資訊,對報價供應商的能力審核,其過去的績效Pastperformance產能Capacity技術Ski