电子档案与企业档案管理现代化(ppt 127页).ppt

2020/6/8，电子档案和企业档案管理现代化，中国电力投资集团于2011年5月17日，主要内容，一，信息技术对档案形成的影响，信息化建设和档案管理现代化，电子档案管理系统的建立要求，关于电子档案管理问题的讨论，2020/6/8，2020 信息技术对文件形成的影响1、信息技术对文件形成和传递的影响2、信息技术对文件载体和保存的影响3、电子文件、电子文件的管理现状、1、信息技术对文件形成和传递的影响， 加拿大档案工作者泰利库克在第十三届国际档案大会的主要报告中提出了国际档案界面临的12个重要问题和挑战，其中许多都是根据电子档案时代的到来而形成的。 他认为，“在电子环境中，如果不积极介入文件的创建和存储过程，文件很可能不存在，或者至少不能鉴定、存储、编目和使用。” 所以“我们的希望不能马上固定在被替代的理论模式上”。 信息技术的发展，1 )计算机从ENIAC到奔腾50年，从100米到2000M米花了6年时间，1999年英国卫报 :计算机换了9张脸，1949年，世界上第一次存储了程序有人大胆预言“未来计算机的重量可能不会超过1.5吨”，1999年互联网用户超过1亿人，电脑每秒4亿5千万次，2009年电脑每秒10000亿次。 电缆逐渐消失。 纸质文件时代逐渐结束的2019年，电脑的计算能力几乎与人脑相似。 很少在书和文件上使用纸。2029年，电脑相当于1000人的大脑计算功能。 计算机把所有可用的人和机器制作的文字作品和多媒体资料都读完了。 ENIAC运算每秒5，000次，重量30吨现在的笔记本电脑每秒500，000，000次，重量只有1公斤，现在的速度超过当时至少1000倍的笔记本电脑，比预计的最大胆的电脑小1000倍。 因此，当时相当大胆的预测比科学技术发展的力量至少相差100万倍。 网络人类文明进程的重要标志：水网：农业从游牧变为家耕，从散居向城市迁移的道路网、铁路网、电网、电话网：工业经济时代的标志高速、交互、共享的互联网：知识经济、信息时代的象征。 增加网络带宽-运营商电话12条线路、同轴电缆1800条光缆： 10M、100M、1000M。 56k调制解调器下载需要黑客帝国小时ADSL需要25小时第二代互联网只需要30秒。 电子政府在全世界兴起到2002年，美国和英国已经有约60%的政府行政通过互联网和其他电子通信方式实现了法国、德国、日本等国家约40%。 电子政府能实现的服务内容也越来越广泛。 在英国，用户除了可以迅速方便地获得关于就业、资产管理、旅行、生活等的政府信息和服务外，还可以通过手机短信发送驾驶基站开设的驾驶理论网络上的模拟试验。 美国的电子政务建设提出了人们只需点击三次鼠标就能工作的口号。 2020/6/8，2007年电子政府完善度指数(e-GovernmentReadinessIndex )世界50强(197个国家和地区)，中国：第65位(0.50 )，2020/6/8， 2007年：58%美国人和政府接触过的美国人中有40%想从互联网上得到政府文件，31%想使用电子邮件， 19%的美国人想使用政府机构70%的美国人希望政府网站更有用56%的美国人喜欢接受政治宣传广告78%的互联网用户访问过政府网站9700万美国人访问过电子政府服务器上海市的“电子政府”，上海的“电子政府”已经有了原型，可以为市民、企业投资者、旅游者等提供更为多样化、个性化的网络工作和网络服务。 工商、税务、公安、民政等部门开展网上交流服务，“网上座堂”一定有回答的问题。 在线事务事项542项、表格下载653项、2000种以上。每天的访问量达到了18万次(约4000万次/年)，为了市民免费开设了与实际身份一对一对应的电子邮件，并开始附上数字证书。 移居加拿大的上海市民在加拿大通过网站办理“出生”和“没有受到刑事处罚”两个公证的话，只有50美元公证费和邮费。 数字图书馆变成了“信息高速公路的绿洲”。 企业信息化、企业信息化是国民经济信息化的核心内容，是企业现代化的重要标志，是电子商务的基础，也是企业生存和发展的重要保障。 党的十五届五中全会：大力推进国民经济和社会信息化，是现代化建设的整体战略措施。 以信息化推进工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的飞跃发展。 企业信息化实现了企业生产过程的自动化、管理方式的网络化、决策支持的智能化和业务运营的电子化。 中国企业管理的三次革命，首次是管理体制的变革。 把企业管理从行政管理转变为法制管理，确立企业独立法人地位的第二次是发展机制的变革。 从计划经济到市场经济，从计划到依赖市场，建立面向市场、优胜劣势的机制的第三次是从传统管理向信息化管理方法的变革。 信息化不仅是技术变革，也是企业管理思想、模式、手段、理念的全面变革。 国际企业管理的三次革命是首次100多年前美国泰勒的科学管理，科学管理以美国福特汽车管线为首，大幅度提高生产效率的第二次是6070年代在日本发生的企业管理革命，其核心是质量。 第三次是以伴随信息技术的“扁平化”“个性化”为特征的“企业流程重建”。 也就是说，效率高、质量不充分，必须满足顾客个人化的要求。 换言之，基于用户个人化的需要生产，基于信息化管理。 2、信息技术对档案载体和保存的影响文件，档案信息的主要载体的发展与交替，社会、经济、技术进步不按个人意志转移： 300年1600年？ 甲骨简单派遣纸磁、光介金石、纸草、绢、羊皮膜、音像21世纪，2020/6/8，电子文件、档案载体、磁带、磁盘、硬盘、光盘、光磁盘、弗拉光盘： CD-r :650 m DVD :700 m，2020/6/8，光盘特性，1 )存储量大，记录密度高。 (650MB光盘可以存储a-1图4000张或3亿字的汉字)2)声音、图像、图像、文字和茂、多媒体播放3 )长寿命(非接触记录和读取)，信息质量高(对于磁性介质)。 4 )信息访问方便、灵活、还可以进行键盘输入(矢量)，还可以扫描输入(光栅)5)信息还原效果高、分辨率高6 )系统的构建和普及容易，性价比越来越高。 双向适应：既适应利用，也适应保存。 2020/6/8，光盘耐久性试验，柯达公司曾进行过CD-R光盘的老化试验。 那个测试是将210张CD-R光盘用不同的温度和湿度的组合保管6048小时。 他们预测95%的光盘217年后也能读。 MTC公司的试验结论是“MTC光盘的平均寿命在300年以上，第145年以后光盘的可靠性为95%，因此MTC光盘特别适合归档”。 美国已经制作出了保存一千年的“罗塞塔皿”，研究者将照片和圣经刻在盘子上，在300度的高温下烘烤后，用海水浸泡，进行老化试验。 这种镍制光盘经得起考验。2020/6/8、罗塞塔光盘：预期寿命10，000年、2020/6/8、光盘新技术、“蓝光光盘”的主要国际科技公司于2002年初发布，开发了新光盘和相关数据格式。 该光盘一面可以收录27G的数据，用现在的DVD的5倍，可以记录2小时的高分辨率视频和13小时的普通电视节目。利用蓝色激光来将数据记录到盘上。 单层44G光盘。 据报道，三菱化学开发的新光盘的传输速度为120Mbit/s。 记录数据的保存时间长达数百年。 如果650M的磁盘上有4000张a-1的图纸，44G的磁盘上有27万张a-1的图纸，假设每本书平均有20万字、40万字节、100万册书的图书馆总收藏为4000亿字节，44G的磁盘只有10张。 一吨石碑上写的文字可以用几张纸写，同样，一吨纸的文件的所有文件，图表也可以用几张盘记录。 因此，金石、竹木的重量、不便必然会被纸取代，纸在电子信息时代的重量、不便也将被光学媒体取代。 目前，电影、电视、广播和其他媒体公司也面临着严重的职业变革。 他们把新节目和几十年的音像变成了数字媒体。 好莱坞在2003年在数据存储上花费了5亿美元。 CNN将12万小时的文件视频转换为数字媒体。 有专家认为，从胶卷到数码方式，电影业经历了从无声到声音，从黑白到彩色的第三次变革。 2003年的美国PS广播秀，提议在15年内消灭胶卷。 2020/6/8，美国基督教科学箴言报于1908年11月25日创刊。 2008年10月末发表声明，告别了从2009年4月开始“每天发送报纸”的百年景象，每天用邮件发送网络报纸的同时发行报纸周刊杂志，致力于深入的报道。 纸： 1970年22万份，2007年5万份网站： 10年前100万次，现在500万次。 2020/6/8，面对信息技术的发展，经历了文件的形成，载体和保存：1，记录从手工到科学技术2 .外观看不见3 .媒体从有机到无机4 .信息从固定到移动5 .体力到智力的保存6，体积从巨大到精巧地发展。 3、电子文件电子文件管理的现状，1 )应对国际文件界的信息技术影响，2 )中国的电子文件、电子文件管理的现状，1 )应对国际文件界的信息技术影响，目前国内外关于电子文件管理的研究很活跃。 研究方法也有各种各样的想法，但整体上主张将电子文件下载到纸上保存，所以允许用电子(数字)保存电子文件。 另一方面，纸质文档的存储、管理和利用不适合现代社会信息化条件下人们的信息需求，如远程和局域网的检索、利用，而纸质文档并不反映电子文档形成时的现实。 例如三维立体、动态变化、多种形式、多种介质。 最重要的是，现代信息技术的发展，如光盘大容量存储、数字签名和加密技术软件的开发成功，为电子文件的长期、真实的保存和作为法律证书的基础。 研究方法的两种观点和想法，一种观点和想法是电子文件的虚拟保存。 美国学者戴维比尔曼认为，不需要把电子文件交给档案，未来的电子文件是虚拟文件，可以通过计算机网络将分散在各部门的电子文件和文件连接起来。 文件的检索和利用就像在互联网上检索信息，既不能知道信息保存在世界上的服务器中，也不能正确地知道信息。 另一种观点和想法从研究电子文档完整性的永久性保存开始，以建立电子文档和电子文档管理模式和理论为目的，从根本上取代纸质文档和文档管理。 因此，该研究方法的特点是进行非常全面、周密的分析。电子文件管理的一些研究方法和数字档案特别工作组TF2001PADI调查组指出，真正的电子文件永久保存国际研究项目(INTERPARES )美国的电子档案馆系统(ERA ) 建立美英两大学负责的数字材料长期保存技术战略的变色龙计划荷兰数字保存试验台(DPT )英国数字保存中心(dcc )数字cur ationCentre澳大利亚州电子文件战略(和dirks (disingandimplementingrecordkeepingsystems )文件管理应用研究在美国，电子邮件已经上了证人席。 在2000年美国司法部和微软的诉讼事件中，双方提交了约3000件证据。 其中很多是电子邮件。 美国司法部的高官说“电子邮件是这次调查的革命”。 比尔盖茨用邮件反复问美国PS的经理“破坏网络商务公司(Netscape )，要付多少钱？”。 对检察官来说，它是比证据更好的武器。 DNA检查显示，犯罪现场残留的头发能逆转事件，电子邮件是公司的DNA证据。 用于起诉的电子邮件已经普及，一些律师习惯被称为“证据邮件”。 美国联邦证据条例(条例803(8)号)规定，如果政府机关能确立文件制作流程，保证认真执行该流程，电子文件也能作证。 本程序1 .能够确定文件的创建日期2 .所有文件的修改日期将自动记录在系统中3 .文件已经公布，经部门领导签署。 2020/6/8，0000000000000000000000000000000000000652此时打印的纸张文件是副本。 另一方面，由于电子文档大多是动画、连续图像、网页、声音等已经不能打印的，所以完全不存在纸质文档。 关于电子文件的长期保存，美国特别工作组和澳大利亚调查组的共同结论之一是，用技术淘汰影响数字信息的长期保存和利用的关键现代技术保存文件，不是极力保持文献媒体本身，而是通过保存文件的内容状况，来长期保存文件2 )我国电子文件、电子文件管理的现状电子文件、电子文件管理问题开始提到议事日程国家相关电子文件、电子文件适用的法律、法规、标准不健全尚未形成适合现代化管理要求的电子文件、电子文件管理模式电子文件， 电子文件概念混乱，阻碍发展，文件管理发展趋势：文件形成电子化，文件传输网络，文件存储数字化，文件管理动态化。 数据库文件和文件数据库，2020/6/8，某个阶段有效的管理惯例，可能会导致下一个阶段的危机。 LarryE.Greiner电路的结束不是结束，而是超过了。 叔本华，结论和启发，信息技术的发展给我们启示的是，第一，信息化不仅仅是用计算机代替手工操作，把传统的管理方式引入计算机网络环境，而是利用现代的信息技术，导入现代的管理理念，计划经济时代对