商用空调---物资管理培训手册

美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第1页共30页美的商用空调公司我们的团队文化规范管理、创新进取规范管理、创新进取追求卓越、热情服务追求卓越、热情服务商用空调公司财务部美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第2页共30页目录第一章总则3第二章财务部物资管理职能及分工3第一节财务部物资管理主要工作职能3第二节财务部物资管理人员架构图与岗位职责4第三章物流管理5第一条仓储意义6第二条物料的保管、保养与安全、搬运制度18第三节物料的出、入库管理19第四节库区现场与标识、存卡管理35第五节不合格品处理39第六节包装容器的回收、利用管理42第七节仓库检查43第八节清库盘点及盈亏处美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第3页共30页理44第四章核算管理44第一节单据的处理、结算和保管44第二节调让、委外加工、退货的结算48第三节交接49第一章总则为了加强财务部物资管理内部管理，明确各职能组职责，规范物流体系的整体运作以及各项工作的具体操作。运用MRP/SCM管理系统，合理地配置人力、物力、财力、使之在时间上、数量上、空间上达到最佳配合，确保物料流通的畅通，保证生产的顺利进行；使财务部物资管理的工作更臻完善，特制定本手册。本手册适用于商用空调事业部财务部物资管理各职能组、各仓库在物资流程方面的业务开展和管理培训工作。第二章财务部物资管理职能及分工第一节物资管理主要工作职能美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第4页共30页财务部物资管理作为公司物料监控、仓储、配料和成品运作的职能部门，负责按照生产管理“三天不变，七天滚动”排产和试制、试产等生产任务组织、配备生产所需物料的接收、仓储和调配，及时反馈缺料信息，保证生产所需物料按时、按质、按量进行配备；对成品及时办理入库、转仓和监控。并通过“规范管理、优化库存、快速反应”的要求来加快资金周转、盘活资产、降低经营风险、以达到提高经济效益的目的。按照MRPII运作程序，对入库物料的收、发、存进行管理、跟踪和监控，确保物料的安全和质量。一、具体职责1、负责商用空调外协外购件、半成品、成品的进、出、存的管理，确保仓库物资的安全，加强对物料和成品准确性、质量状况的跟踪与监控；2、负责商用空调不良、呆滞物资的申报处理及库存物资动态监控和分析；3、负责按照“三天不变、七天滚动“的生产计划和试制、试产通知组织所需物料的适时调配，及时反馈跟进缺料信息，确保生产顺畅进行；4、负责专业人才储备、骨干力量培养及员工的调配、岗位培训及考核；二、服务承诺服务宗旨日清、自检、热情服务顾客服务对象；构成供应链上所有组织或个人工作理念规范管理，监控物流，优化库存，快速反应，热情服务。第二节人员架构和岗位职责一、人员架构物资管理主管（经理）仓库主管核算组物料调度（暂未设）室内仓组长室外仓组长室内仓仓管员叉车司机室外仓仓管员美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第5页共30页二、各职能小组工作职能1、核算组负责物料收、发的结算、核算工作；负责调让、委外加工、退货及报废的核算工作；负责系统流程库存部分的跟踪，对各仓库仓管员MRP系统的操作进行指导，不定期对仓库物料帐、卡、物进行抽查，保证帐、卡、物的一致性；负责各类库存信息数据的管理，保证其准确性，为综合管理提供有效服务。负责对外购外协件核算工作进行监控，确保核算数据的准确性和及时性。对各仓库系统数据的准确性、及时性进行日常监控及对仓管员系统操作进行检查和有效指导。2、仓库组长负责物料入库、发放及退货的具体运作的监控，保证物料流程数据在MRP电脑系统中及时、准确的录入；监控收发物料及时过卡、保证帐、卡、物数据的一致；维护仓库库容、库貌的干净、整洁，按物料特点进行堆放、保管，并按物料和状态做好标识；保证仓库的安全、及时消除各种不安全隐患；定时查询生产指令和物料库存状况，根据生产计划和试制、试产物料清单组织生产所需物料。及时搜集缺料信息反馈至相关部门，对缺料的落实情况进行跟进，保证生产和试制、试产物料及时、准确到位，保证生产不缺料、物料不断档。仓库主管负责所辖仓库物料收发、库容库貌、储存及保管工作质量的检查、指挥、监控及仓库现场规划、人员工作分配、工作绩效考核及相应规章制度的建立与完善，外部门协调、沟通，突发事件的处理。3、核算员负责外协外购件收料单打印、核对与归档，确保核算过程、数据信息的有效监控，对物料库存及资金占用的不合理及时反馈并跟踪落实与解决。第三章仓储管理第一节仓储意义（一）仓储管理的地位和职责1、对供应商的供货进行严格把关2、搞好库位规划，提高库位利用率3、积极沟通信息控制库存量4、确保帐、卡、物三相符美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第6页共30页5、对库存物料的保管和维护6、限额、准确、快速发料7、搞好库容库貌建设、树立良好形象（二）仓库管理1、库存的用途为预期的用户需求提供存货平滑生产需求可以从数量折扣中得到好处可以套购保值以防止通货膨胀和价格变化防止意外存货告急避免原材料价格上涨的风险第二节物料保管、保养与安全、搬运制度一、在对物料进行管理过程中，应注意其储存保管、保养方式、摆放要求及库区的安全管理。具体要求如下1、物料进厂仓管员首先需核对包装物上标明的出厂日期和供方已储存的时间，防止过期的物料进厂，核对是否有定单以及有无需求后决定是否接收。2、仓管员根据物料类别、形状特点分区、分类摆放物料，堆放整齐，要求做到“五五摆放”（物料品种、规格、形状、供方、贮存）、“三清”（数量清、材质清、规格清）、“两齐”（库容整齐、摆放整齐）。货架摆放应上放轻、下放重、中间放的经常用，便于发放和清查盘点。3、根据库存物品的不同性质、类别、分别存放，并坚持严格的入库保管、领用、回收制度，帐（电脑数据）、卡、物相符，日清月结。4、贵重物品要设专柜，由专人负责保管。所有物料都要责任到人，妥善保管，防尘、防霉变、防锈蚀、防火、防盗，并对易燃易爆及容易变质的物料，隔离存放，勤加检查。5、存放于室外的大宗原材料等物料，要求堆放整齐，标识明显。（其标识牌注明名称、型号规格、数量、存放状态和入库日期等）。6、物料维护保养应遵照“预防为主、防治结合”的原则。根据物料不同的特性和环境、温度、湿度对物料的影响，采取有效的措施。对受温度、湿度影响较大的物料应根据物料的性质，确定不同的保养方法。如注意通风和加垫以及其他变换吸潮用品等，不定期对物料进行保养，防灰尘、防锈蚀、防霉变、防褪色。美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第7页共30页7、对特殊物料的储存，必须满足其储存环境要求如保持通风透气，防止日晒雨淋，避免受潮霉腐、防泄漏等。8、对超过保存期限物料，仓管员应及时反馈至工程技术科，并由其进行测试验证。测试结果物料能满足生产要求的，仓管员按正常配送流程将物料发到车间使用；若其性能不能满足生产需要的，则申请报废处理。9、易燃易爆、有毒、易氧化腐蚀、化学药品、具有潜在危险或危害的需要在特定环境下保存的以及具有存放期限规定的物料不得与其他物料混在一起，要与其他物料保持一定距离存放，并按有关规定和包装物上及说明的要求进行堆放、标识，不得任意叠高、居高摔落和涂改破坏物料包装标识。10、库区严格按照仓管管理现场控制外来人员进出，禁止烟火制度。11、建立库区日常安全检查制度，及时检查各种安全措施和消防措施是否符合要求。12、熟练掌握各种消防、防火设施，做好维护和保管工作。仓管员下班离开时应关灯，关好电脑，关闭门窗，锁好门。二、为规范搬运操作，明确搬运流程，对搬运过程作如下规范与要求1、搬运工应按照物料的类别、性质、形状等特征轻拿轻放，不得斜放倒放、任意堆高，避免物料因搬运而造成的损坏。2、搬运工必须服从仓管员调度，搬运过程中应做到包装原装原样、完整无缺。3、如违反搬运要求造成物料的损坏，以及在搬运过程造成其他物料损坏时，则由责任者赔偿损失，并根据情节严重及造成的经济损失的大小给予相应的处罚。4、搬运易燃易爆、有毒物品时，应遵守有关安全规定和按包装物及说明书上的要求进行搬运，防止火灾、泄漏等意外事故的发生。5、运输装卸化学危险物料时，应轻拿轻放，防止撞击、拖拉、倾倒和碰撞。6、互相接触易引起燃烧、爆炸或造成其它危险的化学危险物料不得混合装运。7、搬运工应合理使用装卸器械，搬运大宗物料一般使用机动叉车，搬运小件物料可使用手动叉车。8、搬运工应维护保养好装卸器械，保证人员、设备、物料的安全。9、驾驶叉车搬运时，应自觉遵守叉操作规程和安全制度，不准无证人员美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第8页共30页驾驶，不准违章行驶。10、搬运工将搬运器械（如小推车间、叉车、手动液压叉车等）停放于规定地点，避免影响他人作业。11、搬运工应确保搬运工具及库区、周边范围的卫生清洁。第三节物料的出、入库管理仓管员根据物料接收流程对供应商所送物料进行接收、报检、交货等一系列事物处理，具体操作流程如下图所示验收NY（为三天/七天需求）报检NNYY（按任务需求）NY供应商送货有采购订单接收（产生收据号打包单号）检验合格按未订购流程操作填写未订购无效订单接收申请表退货回用入库内部发料核实领料单委外返修、加工、调让子库转移美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第9页共30页退回不合格品YN一、物料的入库物料接收一为有效控制物料接收流程，特对接收作如下规范1、送货单必须按照美的商用空调公司统一格式填写（见附表），单据编号、采购订单号、项目编码、名称规格、单位、送货数量、经办人姓名、送货单位及送货单位出厂公章缺一不可。送货单要求不得涂改，套写清楚，且送货单位名称应与采购订单一致。并确保供应商送货的实际日期与系统订单订约日期一致，杜绝供应商无订单、无送货单到货。供应商送货单数量必须严格按业务员传递的采购订单数量匹配，对同一张送货单上同一项目的不同采购订单号，应分行开具，并注明其对应采购订单号。2、交通托运物料其随同送货单也严格按照上述要求备注齐全,送货单、收料单签收要求凭供应商书面委托函由业务员代签。3、对部分按提前期用于次月生产计划的储备物料应同本月生产需求分别开具送货单。4、供应商送物料到仓库，必须与仓管员或仓库组长，按送货单当面清点物料，不得擅自把物料堆放在仓库，必须按照仓管员指定的区域和物料的摆放堆码整齐，如不通知仓管员而将物料放在仓库、送货单压在物料上即离开的，我司仓库将不予签收送货单，并不予办理任何结算业务。5、对推式物料严格按照三天任务需求进行接收，对拉式物料严格按照七天任务需求并结合安全库存量进行控制接收。当库存数量低于安全库存数量时，应及时反馈至采购员处，在实施安全库存同时进行代保管工作。符合接收条件，根据系统内相应采购订单与任务需求数量办理入仓，在送货单上签收，同时在系统内做接收，将产生的收据号记录在送货单中“收据号”栏一同传递至供应商带回（恰时送货物料以正式送货单签收为准）。6、仓管员应严格按照采购订单日允许差范围进行系统接收，并确保订单发放物料MD发料/子库转移/账户别名供应商原因返修或报废发放实物美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第10页共30页接收的准确性与完整性；对不在接收日允许差范围内要求仓管员及时将信息反馈至采购员处，并按无订单流程进行操作；对订单号中的月份与订约日期相差二个月以上（含二个月）的订单，仓管员应将该订单视为无效订单不予接收。7、各供应商必须严格按照三天计划量备货，本地供应商对物料要求实行恰时供货，外地供应商可送货超过三天的，可放在商用空调外租仓。8、供应商送货必须采用我司工程技术科指定的包装容器，要求包装完好与送货单一致，包装容器上明确标识物料的名称、规格、数量、生产日期、生产批号、生产厂家及检验状态；如包装容器内还有小包装袋的，要求标识完整，且与外包装箱上的标识一致。9、仓管员点数收货后在物料标签上贴上未检标识，方便品质区分。附表一送货单广东美的商用空调设备有限公司供方送货单供方全称KXXXXXXX运输车牌送货单号2004062882供方编码KA100003供方简称司机名称收货仓库商用空调本部WO3材料仓联系电话生成时间20040625采购订单号物料编码物料描述要求到货日期送货量合计合格供方经办人需方经办人需方报检时间需方检验员注白色供方制单，蓝色供方财单，黄色需方记账，红色需方检验，绿色需方仓库10、仓管员收货如发现没有采购订单，一律拒收，并且马上通知采购员，要求采购员马上补合同下订单方可收货，要么采购同意在两天内补订单，如仓库收货后采购在两天内没有补订单的，仓库对采购进行投诉。11、有订单无需求物料供应商送至仓库后，仓管员对此类物料应坚决拒收，并将信息反馈到生产管理。12、如果生产急用，厂家没有确认的物料，采购部门可申请一次性采购，仓库见一次性采购申请表（各部门领导签字确认）可做接收，仓库以临时供应商接收。13、所有称重的物料，仓管员收货时一律严格称重，并将过秤的秤单附在美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第11页共30页送货单后面，保证数量的准确性、可追溯性。（二）、为确保生产需求，减少和避免由于物料损耗补给不及时影响生产而造成损失，对易损件物料接收与送货实行动态运作，有效降低生产风险，确保帐、卡、物的一致性，特作如下规定1、各仓库应做好易损件物料管理工作，对供应商放量送货的易损件原则上控制在5比例内，易损放量送货单要求同正常生产需求分开开具，仓管员对放量送货单不予签收，根据未放量送货单数量在系统中完成接收。2、易损件放量物料要求供应商单独包装，作好标识，仓库在未发送到车间时按帐外物料管理，并与帐内物料作出明显区分，要求标识清楚，确保帐、卡、物的一致性。3、车间退货报告单要求注明退仓原因，如是车间损耗的车间自己报废，如经车间工艺签字确认后，判外协责任的仓库办理接收，并按相应任务号补发物料，供应商下次送货时办理退货。4、返修用物料要求车间开具手工领料单，备注作业有效单号，或者生产管理挂作业单号（如非标）仓库用MD发料。5、易损件的保管要求根据具体物料的特性做好防尘、防霉、防变形等工作，保持其实物质量，各仓库加强对易损件消耗情况的动态监控。6、对超过三天排产或者计划推后的所有物料，仓管员应及时办理退货手续。（三）、替代接收流程1、如生产急用，工程部和品质部门确认，两种物料无太大差别，对整机性能和品质无影响，同意代用的物料2、BOM没有及时更新，挂的是已经废弃的旧物料，但生产实际要用另外一种新物料。附表四MD美的冷气机制造有限公司物料代用单编号物料名称代用物料名称图代号代用物料规格物料规格代用数量实施日期代用期限美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第12页共30页代用原因申请部门审核设计部门主管审核工艺部门会签审批签名报检1、仓管员根据采购定单与实际需求收到物料后，半小时内凭送货单第四联与第五联通知相关检验员检验。2、从本部工厂领回的物料（不是标准单据），需填写手工报检单报检。3、特殊物料（账面报废实物保存，账外物资，呆滞物料）定期注明库龄统计一份清单，填写手工报检单报检。4、检验合格的反馈单，仓管员将其单与核算联订在一起，作检验、交货美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第13页共30页的事务处理；如不合格办回用的物料在接受时”原因代码”处注明K3回用，回用单必须与核算联订在一起打包交货（物料入仓）1、物料交货入库依据送货单和检验报告单。并结合检验结果（合格与不合格）作相应事务处理合格物料按正常流程办理入库。2、如果检验结果合格，且确属三天生产所需,仓管员根据送货单与合格检验报告单或不合格检验报告单与相应不合格处理单在电脑上进行交货处理。3、按MRP流程作完交货处理后，将合格品物料从“待检区”移置到“合格品”区，对于大件物料则就地把“待检”标识牌换成“合格品”标识牌，具体见物料标识管理。4、为有效控制库存水平，加快存货周转率，目对财务部物资管理针对部分非恰时供货且价值量较高物料接收交货时间作如下规定，具体物料清单如下该规定现为试行1、制冷配件类高、低压阀、四通换向阀、配件箱连接铜管、单向阀和输入输出管。2、电器类铁壳电机、塑封电机（威灵除外）、室内外连接线组、信号线组、压缩机电容（无线电三厂除外）、PTC发热组件和显示盒。3、注塑件轴流风叶、贯流风轮。4、战略物资大宗材料铜管铝箔、压缩机（松下万宝、艾默生除外）。具体控制要求如下1、恰时供货物料要求确保当天交货与出库数量的平衡，保证零库存操作。2、非恰时供货物料，三天排产内需求1）在系统中作接收处理，并记录产生的收据号；2）严格按当天任务中实际领用数量进行系统交货；3）系统接收栏数控制为五行；2、威创电子物料属于三天内排直接接收交货。5、仓管员将用完的单据及时交给核算组打包。MRPII系统操作美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第14页共30页（一）、采购订单接收1、仓管员根据供应商的送货单中的采购订单号在系统中进行PO查询并注意核对其接收数量和交付日期。接收原则“不见采购订单不收货”。2、对于无效采购订单或无采购订单而生产急需物料按“无采购订单接收管理方案”处理。3、采购订单接收严格按“接收检验交货”步骤进行。4、对回用物料按“接收拒绝接收交货”步骤进行。5、由于零库存方案中涉及同一收据号需进行三天分批交货，因此打包单号需在交货完成后输入。具体操作流程如下选择路径交货事务处理完成后，选择主菜单/事务处理/接收/收据，在采购订单接收界面选择“增加至接收”，收据号域选择需进行打包的已全部完成交货收据号。其它域选择“接收标题明细”回车进入下一屏输入打包单号。（二）采购订单的退货1、已交货物料的退货分两种退回至接收与退回至供应商。2、对于已开具退货报告通知单物料选择返回至供应商，对于需经再检查物料则返回至接收处。3、所有返回需备注红冲收据号（RMA号）与相应的KWH原因代码，红冲单据必须凭商用空调退货报告单上业务员签名。（三）车间任务发货1、车间任务所需物料的发放1）仓管员根据领料单，进行物料配备，配送员拿领料单找仓库员领料，仓管员保证不见领料单不发料，签单发料的原则。2）仓管员发料按照先进先出的原则，对有存放期的物料，需在期限内发完。推式物料的发放，仓管员根据系统领料单限额发放，对车间损耗需求由车间手工填写领料单并需车间负责人（车间主任或者成本监控）签字确认，对由于物料清单错误而作改动的，需车间领料员在领料单上更改并签名确认，同时要通知车间成本监控在系统中对车间任务的需求作出及时更新，然后仓管员按更新后的物料在系统中进行事务处理。3）对拉式物料的领用由车间开具手工领料单（单中须注明领用子库，拉式物料），4）杜绝未检物料流入生产线，对生产急用，需凭相关领导审批完成的“未检物料放行申请单”，方可发放。对检验合格时，则按正常程序办美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第15页共30页理入库手续；如不合格，则按第六章的不合格物料处理方案。5）物料发放现场，仓管员一定要同领料员当面点清，并现场签收领料单，不允许遥控发货。6）仓管员根据领料单进行配料，对未能配齐所需物料，则要及时通知物料采购，及时向仓库缺料信息反馈员进行反馈，并作好协调及相应工作安排。7）对配备小件物料，应存放于配料区。对配备大件物料仍存放于物料存放区，并以配料标签进行区分。8）对配送员已经签单发过料的物料当天应及时在系统中作MD发料/账户别发料/子库存转移事务处理。2、非生产所需物料的发放1）非生产用料指除生产车间、委外加工、调让领用外的所有非生产部门领用的物料都属于非生产用料。2）非生产物料的发放对非生产领用物料必须凭有相关部门签署确认领料单进行物料领用；并及时在当天在系统中作账户别名发料处理。（具体账户别名见MRPII系统操作）3）仓库禁止任何白条出库。3、调让、委外加工、返修物料领用1）调让、委外加工物料发放由仓管员凭据核算组开具的调让或委外返修、改制出仓单，核实材料名称、型号规格、材质、数量等进行物料的实发，并签名确认。2）财务部物资管理信息员负责出仓单的审核与“美的商用空调公司物料已发货专用章”的加盖。MRPII系统操作1、车间任务领用1）推式物料的发放严格按照任务进行MD发料事务处理。2）拉式物料的发放，仓管员根据车间领料员手工填写的领料单作子库存的转移，类型选择“拉式发料”，来源处注明领料单号（手工单编号）。2、车间任务物料退回1）推式物料的退仓要针对领出任务返回，仓管员根据车间手工开具的领料单，以特定部件方式退回相应仓库合格物料退回至原子库，不合美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第16页共30页格物料退回至待处理仓（WO4仓）。2）拉式物料的退仓，仓管员根据手工退料单作子库存转换，类型选择“拉式物料退料”，来源处注明领料单号。合格物料退回原子库，不合格物料退回至待处理仓（W04仓），并及时退回供应商。3、账户别名发料1）车间领用辅料车间领用辅料由车间填写手工领料单,仓管员依据领料单在系统中用“MDV生产辅料”账户别名进行发料。退料采用该账户别名进行接收。2）市场返修领料市场退回物料经财务部同意，由核算组用杂项选择科目接收。3）、部门领用原材料、成品、半成品31公司内各部门领用原材料、成品、半成品用于返修、测试、试制，由领料部门手工开具领料单，仓管员依据领料单采用相应的账户别名进行发料。具体见“账户别名列表”4、调让所有调让物料仓管员见采购调让审批表发料给外协厂业务员，仓管员拿调让审批表找核算组指定人员打调让单给外协厂出厂。4）物料报废1各车间退至准备车间待处理仓的不合格物料,经鉴定属车间原因造成物料报废或损坏,由准备车间以相应车间的报废别名在系统内作报废事务处理。2仓库待处理仓的不合格物料，如有技术更改通知单，不能退回厂家的，仓库核算组核查技术更改通知单，统计数量向财务提交申请作报废处理。第四节库区现场与标识、存卡管理一、库区现场管理1、仓库现场定置线内禁止非仓库人员的任意走动；2、对确属工作需要进入库区的公司内部人员（包含领料员）需告之仓管员或在仓管员随同下进入；3、外协单位送货人员进入库区需前往仓库现场办公室说明原因并在仓管员随同下进入；领料员进入仓库必须配戴领料员的袖牌方可进放仓库。美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第17页共30页4、不合格物料车间退库应有明确标识并告之责任仓管员，周转器具如地笼、包装纸箱、空木箱等，车间领料员应协助外协单位人员及时清退至废料场。6、仓管员做到定期盘点，及时检查帐、卡、物的一致性，一经发现物料缺少或存卡失踪，财务部物资管理将进行调查并对责任人严惩。二、存卡管理细则一存卡设置1、仓库所有物料均需设置存卡或流水帐记录，恰时送货频率较大物料目前具体物料清单参见附表三，要求以手工帐取代存卡，其它物料必须做到“一物一卡一区域”，即一种物料对应一张存卡对应一定置区域。关健性物料如大宗材料铜管铝箔要求存卡中按供应厂商备注送货批次号。2、对以手工帐方式记录的恰时供货物料，因流动性较强，为反映实际库存及车间退货信息，要求凭临时送货单和领料单按项目、按厂家记录出入库数量，并备注相应单号。配套生产物料应悬挂蓝色配料标识牌（注明任务号和作业量）存放于物料现场。3、存卡摆放位置1）货架物料存卡统一用吸盘固定悬挂于物料堆放区域正前方中间位置；2）地笼物料存卡统一采用蓝色标卡包装并悬挂在物料包装箱或周转器具易于查看且面向过道的一方；3）原包装物料如大宗物料铜管铝箔、定尺铜管、部分钣金件等存卡放置方式同第3条第2点。（二）存卡填写及保管1、存卡填写要求规范、完整，其中子库、仓管员代码、物料编码、物料名称、规格、单位栏应确保其填写的完整与准确性。同一项目每张存卡号数（包括正反页）应保证连续性。要求存卡记录的物料流动日期必须与实际业务发生日期一致。2、存卡填写要求及时，准确反映每一笔物流状况，作到日清月结，账、卡、物一致。3、存卡中摘要栏中收、发、存栏填写要求1）接收物料应在摘要栏备注具体供应商名称、送货单号，在收入栏记录物料实际接收数量，并确保其记录的及时与准确性，对报检不合格物美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第18页共30页料应及时在存卡接收栏处作退回供应商记录，回用物料接收要求在摘要栏备注“回用”字样。2）存卡“日期栏”记录实际业务发生时间，送货单、领料单日期与实际作业不一致时，要求供应商业务员或车间领料员及时更改、签名确认；3）结存栏期初数量收入数量发出数量，应确保收、发、存三者平衡关系准确性及账、卡、物的一致性。4）对已领用物料的退仓、已入库物料的退厂及调让、返修业务的返仓记录，要求仓管员分别在存卡相应发出、收入栏中以红字数据进行记录与区分。4、存卡填写要求工整，字迹清楚，涂改处应签名或加章确认，换面填写应准确注明承转字样，并保证其数据性及准确性。5、对当前库存量为零的物料（货架区物料除外）应及时将存卡从现场收回，要求妥善保管。6、对于记录已满存卡，要求及时更换，并将存卡统一归位，按月、按项目装订成册（跨月存卡要求纳入次月进行装订），并确保卡号的延续性，并定期交至核算组外购件核算员处归档。7、存卡是仓管员帐务处理的记帐凭证，保管期限为二年。（三）存卡现场管理1、仓库现场定置线区域内严禁非仓库人员的任意走动，车间领料员需在仓管员随同下进入库区。2、物料流动时，需更换存卡位置，仓管员应确保存卡现场存放位置的醒目、规范。3、库区内的存卡要求本公司全体人员及外协单位人员配合仓库员共同做好存卡安全保管工作，不得自行拿取与移动，一旦发现，财务部物资管理将对直接责任人进行严惩。三、物料标识指引1、仓库所有物料必须要有相应标识，如待检、不合格、代保管、配料标识等，各类物料存放必须按照定置划分的区域整齐摆放。2、供应商送货到仓库后，除恰时供货物料和辅助材料（气类、油类、制冷剂），其余物料要求统一入系统，接收产生收据号。3、待检物料小件可直接存放于待检区，不挂待检物资标识牌，大件如电机、线组、风轮风叶、保温管等，要求在定置区域内摆放，且立即挂“待检”物料标识牌注明物料名称、编码、品种规格、数量、供应商和到货美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第19页共30页时间。4、不合格回用物料凭批准的“回用申请单”挂“回用”标识，存卡上注明“回用”字样，不合格物料需退货物料要求挂“不合格”标识，并作好隔离或单独存放于不合格品区。5、当天任务所需物料，小件可直接存放于配套准备区，并要求在每地笼中易于查看一方的包装物上贴“配料标签”，注明作业号，作业量、配料人等内容；对大件不利于搬运物料通过悬挂蓝色配料标识牌，注明作业号、作业量等相关内容。6、为加强实物质量的监控，防止计划削减造成恰时供货物料库存积压，确保帐、卡、物的一致性，要求对恰时供货频率较大的包装物、钣金件、塑料件以手工帐方式取代存卡，同时现场悬挂蓝色配料标识牌，注明任务号和作业量。7、同一物料要求存放于定置区域内相邻位置，确因场地原因分开摆放，必须在存卡上备注标记，防止出现有物无卡现象。8、为保持仓库现场整洁，零散及小件物料尽可能摆在货架上，杜绝“地摊式”摆放。第五节不合格品处理1、不合格物料形成的主要来源进货检验判定的不合格物料；生产车间发现或产生的不合格物料；包装、材质存在缺陷或保管不善造成的损耗、损坏、霉变物料；工艺、技术要求改变造成功能、性能不符合要求而无法正常使用的物料。2、不合格物料责任界定生产车间组织界定本车间出现的不合格物料，对界定不了的或有争议的提交技术工程部物料确认部门（除原材料、生产辅助材料为工程技术科确认外其余均为产品技术科）进行责任界定。3、不合格物料的处理方式不合格物料的处理主要有以下六种方式美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第20页共30页退货责任由供方承担的不合格物料，没有办理回用的，采取退货处理；回用在不影响整机主要性能，而又生产急需的情况下，对不合格物料采取让步使用；挑选不合格物料、半成品经挑选后可分为合格和不合格两类，对不合格品采取退货，合格品直接使用的处理方式。返修为使不合格产品满足预期用途而对其所采取的措施。返工为使不合格产品符合要求而对其所采取的措施。返工的结果为合格产品。报废由我们自身原因造成的不合格物料，无利用价值，在区分责任后，采取报废。4、退货41对于进货检验判定且不能办理回用手续的不合格物料，由采购组直接通知供应商退货。仓管员依据相应原始凭据填写美的出仓通知单（注明未入库），找仓库指定的开单员开具一式五联的商用空调公司退货报告单，详细写明厂家名名称、物料编码、型号、数量、原因，编写流水号，并且各责任人签名，仓管员拿着开好的通货报告单找核算组指定核算员审核后，核算员确认填写无误后加盖“美的商用空调公司物料已发货专用章”，然后仓管员拿着已经盖好”美的商用空调公司物料已发货专用章”的退货报告单找仓库主管最后审查，仓库主管加盖”商用空调财务部物资管理退货专用章”，供应商凭着加盖以上两玫章的报告单方可出厂。42对于已入库，其它过程中发现的不合格物料，责任属于供方的，财务部物资管理办理相关退货手续退回供方，仓管员填写出仓通知单（注明已入库）然后由核算组指定核算员凭出仓通知单开具一式五联的商用空调公司退货报告单，详细写明厂家名名称、物料编码、型号、数量、原因，编写流水号，并且各责任人签名，核算员确认填写无误后加盖“美的商用空调公司物料已发货专用章”，然后仓管员拿着已经盖好”美的商用空调公司物料已发货专用章”的退货报告单，找仓库主管最后审查，仓库主管加盖”商用空调财务部物资管理退货专用章”，供应商凭着加盖以上两玫章的报告单方可出厂。43“退货报告单”一式五联，财务部物资管理指定仓管员留存根装订归档。美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第21页共30页广东美的集团空调事业部商用空调公司退货报告单NOXXXX年月日经办人检验人仓管员制单第一联仓管第二联与退货单位核算第三联代出门证第四联随货同行5、回用等其他处理51进货检验中发现批不合格时，进货检验检验员将检验报告单送品质部、财务部财务部物资管理、准备车间采购。52因生产急需需对该批不合格物料进行回用等其他处理时，准备车间采购应通知其供应商，供应商同意后由采购员填写“不合格物料处理单”交技术工程部物料确认部门。53仓管员根据按标准填写的有效“不合格处理单”核对其物料的名称、型号规格、材质、数量是否相符，是否有相关部门领导的签名，准确无误后，办理物料入仓手续。并在相应的帐、卡、单、物料存放处及物料所有的外包装上作好回用等其他标识。实物发出时，在相应领料单上注明“回用”字样，同时在MRPII系统注明相应回用代码，以便物料追溯。54对办理回用物料的入库，仓管员应将其对应的“不合格处理单”、检验不合格报告单同送货单用完后一同交至核算组打包。55不能办理回用等其他处理时由采购员通知其供应商业务员前来办理退货。6、返修61在生产需求的情况下，对部分呆滞物料、不合格品需进行返修改制从而满足预期用途而对其所采取的措施返修处理。62由采购组提出返修申请，并由核算组办理相应返修手续。63对返修返回的外协外购件，仓管员按正常流程验收与报检。7、报废收货者退货者退货原因编码品名型号规格送检数量退货数量单位单价合计备注经办人检验人美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第22页共30页71报废范围711凡属生产过程中产生的不合格原材料、外协外购件属车间责任，且无法修复需报废的物料。712因工艺技术条件改变而引起的无法使用的原材料、外协外购件。713长时间没有领用或超过“有效期限”的物料，经重新报检，判定为不能再使用的物料。714返修机拆下的不能再使用的物料。715淘汰机型所使用的专用物料。72报废申请的提出A）批量外退机拆下物料由各生产车间标识清楚退给财务部财务部物资管理，由财务部物资管理提出报废申请。B）仓库呆滞及不合格物料由财务部财务部物资管理提出报废申请。财务部财务部物资管理填写“报废申请表”，附“报废物料清单”。说明报废原由交财务部财务部物资管理负责人审核后，交技术部门组织技术鉴定。73报废的程序731对仓管员根据责任部门将退回的物料分类存放于待处理区。属供应商责任的仓管员应及时通知供应部门业务员督促供应商前来退货，属本公司责任的则申请报废。732“报废申请表”经部门负责人确认，财务部审批，送副总经理批准后正式下发至仓库与行政科，仓管员凭“报废申请表”办理相应报废手续，并及时录入系统作相应账户别名报废操作。附表七报废申请表申请部门填报人负责人日期序号物料编码物料名称规格型号单位单价数量金额报废原因责任部门备注美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第23页共30页合计技术鉴定意见签名日期主管部长意见签名日期审批意见签名日期第六节包装容器的回收、利用管理1、包装材料、容器回收物流配送根据回收包装材料、容器清单组织回收包装材料、容器，根据不同包装材料、容器保管要求指定回收地点，予以妥善存放，采取有效的防护措施，减少包装材料、容器的损坏、丢失，回收一定数量后，及时清退并办理有关出入仓手续。部装两器配管、本部电子、本部两器的包装材料、容器收集、分类存放于车间指定的回收地点。2、供方包装材料、容器退还包装材料、容器出库由财务部物资管理部门仓管员填制“退货通知单”，供方持“退货通知单”盖章方可出门。3、回收清单上没有要求回收包装的厂家，财务部仓库通知报废公司清理其包装、容器。废品公司每月月底和财务结算。第八节仓库检查为加强仓库现场的监督管理，以自查为主，同时结合仓库主管和物管流管理组不定期派人到仓库的随机抽查相结合。特定如下仓库检查工作内容1、检查内容11查数量核对帐（电脑数据）、卡、物是否一致，按人每次抽查种物料，下次抽查时，不允许与上次重复。美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第24页共30页12查质量对物料的进出仓是否按MRP的运行程序处理进行检查；对其库存的物料质量有无变化进行检查；对物料的区域摆放是否明确，标识是否正确进行检查，存卡填写摆放是否符要求等。13查库存查物料堆码是否合理、稳固，保管是否符合要求。14查安全检查各种安全措施和消防措施是否符合要求。15查制度检查各种规章制度有无实施、执行情况如何。16查库容库貌检查仓库的库容库貌是否干净整洁。2、检查记录统一填写财务部物资管理检查统计表、仓库现场、流程检查不合格项统计表、各仓库主管、核算员每月至少对本仓库抽查二次。第七节清库盘点以及盈亏处理1、坚持收发盘点，轮番盘点与全面盘点相结合，仓管员收发时随时盘点，每月轮番盘点一次，年终进行全面盘点。2、仓库物料发现盈亏时，仓管员应立即查明原因，及时追回。如无法补救的，由核算员填制盘盈、盘亏单，写出原因，经部门负责人、财务部部长审核后，报总经理批准后方可处理。3、因保管不当造成物料变质、损坏，要查明原因，经技术检验确认不能使用时，应出具证明，交仓库主管，由核算员填写“报废申请表”。第四章核算管理核算工作是物料管理工作的核心部分，是联系供应商与公司财务的枢纽。做好核算工作，对维护物资保障，减少物料的储备，加速资金周转，降低成本，完善管理起着重要作用。第三章核算管理第一节单证的处理、结算和保管（一）核算流程及管理为完善收料单核对流程，确保供应商货款结算的及时性和准确性，杜绝收料单漏打、重复打印现象，特对收料单核对作出如下规定1、仓管员必须及时将已交货的送货单和检验报检回单交于负责打包核算美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第25页共30页员处。2、负责打包核算员依据送货单注明的收据号进行打包，打包时须将送货单后四位数字录入，同时电脑自动生成打包号。核算员将已打包的收送货单进行逐张核对，确认核对无误后进行收料单打印，并确保七天内完成打单、核对工作。3、对已打印的收料单，核算员应与对应送货单、检验报告单进行核对，核对内容包括供应商名称、订单号、物料编码、物料名称、规格型号、单位、数量、入库日期和接收日期。收料单合同编号应确保与送货单采购订单号一致。4、核对过程中出现原始凭据与收料单不符情况，核算员应立即通知仓管员进行确认与更正，按月统计并纳入仓管员绩效考核中。5、为控制收料单漏打、重打现象，核算员在进行收料单打印同时，应将所依据的收据号或打包单号记录在EXCEL工作表中，并进行日常排序。6、排序过程中出现的重号（收据号或打包单号）现象，应立即核查，确认是否存在重复打印现象。7、对确认属仓管员记录重复或错误，应及时通知仓管员进行确认与更改。8、对已核单据与未核单据，核算员应分开存放，做好存档工作。9、对本月已打印收料单，月末应同“GDMD通用仓库接收事务汇总表（交货、返回至接收）”、“接收未入库报表”进行核对，以减少收料单漏打、收据号漏交货现象。10、每月5日前完成上月所有收料单打印、核对，8日前完成收料单与送货单、检验报告单装订归档。12、核算员应加强对打印程序密码的维护，防止密码盗用，因泄密出现收料单重打或其他原因，导致供应商重复开具发票，一经发现，给予核算员每单50元罚款，并按照仓库内部考核细则，给予每次5分进行扣罚。对连续三次发生类似问题，调离原岗位，情节严重者作辞退处理。13、核算员将正确的收料单打印出来后，按月份、仓库及打包流水号分类装订起来。对已审核收料单按供应商所在的单位分类放入相应的单据专柜。14、供应商从自己的专柜里拿出收料单与核算员办理签名后，第一联交至核算员。核算员（除每月29次月5日做报表外）其它任何工作时间不得无理拒绝同供应商结算。美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引内部版本严禁外泄美的商用空调财务部仓库管理操流程作指引机密第26页共30页15、每月月底清理上月单据，将已结算的收料单存根联与原始凭证装订在一起，放在资料柜中统一归类保管。单据的保管期限一般为五年，对超过了保管期限的单据应报相应领导申请封存或销毁。16、经相关领导批准后，核算员应根据仓管员或供应商的要求对凭证进行查询。（二）收料单传递流程规定1、各供应商应设立专人负责收料单的领取，首先到财务部物资管理资料员处领取收料单文件柜钥匙，并签名留作记录。2、财务部物资管理外购件核算员负责将5个工作日前送货的收料单整理完毕，经接收人、打印人、审核人签名确认后存放在文件柜内。3、收料单一式三联，各供应商根据钥匙的编号到相应的文件柜领取收料单签名确认，对于蓝字收料单要求将签收后的第一联白联，第二联蓝联、第三联黄联带回作为开票、记帐依据。4、收料单必须经供应商代表签字，对于确实不便签字的供应商，凭书面委托由我司业务员代签，委托书必须留存财务部物资管理一份，由相应业务员负责保管收料单文件柜钥匙，供应商对业务员签收料单的有效性负责。对于供应商委托我司业务员邮寄的单据，邮寄费由供应商自行承担。5、各供应商收到收料单后，对收料单的数量有疑问，应及时反馈至外购件核算员处。6、因物料不合格或我公司暂不生产等原因需退货处理的物料，为加强红冲收料单管理，特对红冲单据联次进行调整，第一联仓库第二联财务第三联外单位第四联核算第五联