企业档案管理制度汇编-禄劝供电有限责任公司管理标准

QCGD禄劝供电有限责任公司管理标准Q/CGD企业档案管理制度汇编编制说明为进一步规范、完善公司档案管理工作，提高档案标准化、规范化、制度化管理水平，根据国家、上级有关规定及云南电网公司县级供电企业档案管理工作指导书，结合公司档案工作实际，对原来企业档案管理制度汇编进行了修编与完善，增加了部分新的规定、新内容，以方便公司各部门在档案管理工作中共同遵守执行。二OO九年三月修订目录档案分类3档案管理制度4档案管理网络图8文书档案保管期限表9文书档案归档范围12文书档案管理制度21归档章式样23归档文件目录24备考表25档案接收制度26档案整理制度27档案修改补充制度28档案保管制度29档案鉴定、销毁制度30档案统计工作制度31档案安全保密制度32档案查借阅制度33档案库房管理制度34档案室设备管理制度35底图保管制度36人事档案管理制度37工程档案管理制度39科技档案管理制度42科技档案保管期限表44声像档案管理制度45会计档案管理办法47附录1会计档案保管期限表49附录2会计档案管理流程图50“三纳入”、“四参加”、“三同步”、“四同期”制度51电子文件归档与管理办法52归档电子文件登记表（目录）57归档电子文件移交、接收检验登记表58电子文件标签59档案分类1文书档案（05大类）党群工作行政管理经营管理生产技术管理财务审计人事劳资2科技档案（69大类）一级类目二级类目案卷顺序号6电力系统生产、调度1交接班记录18基本建设2配电网工程、4变电站工程、7自身用房19设备、仪器0综合设备、2线路设备、4变电站设备1N农村电网建设与改造X县城电网建设与改造3会计档案类一级类目二级类目、三级类目案卷顺序号4会计档案类3会计账务、0报表14会计档案类3会计帐务、1账册14会计档案类3会计账务、2凭证14会计档案类3会计账务、3移交、销毁清册14干部职工档案类一级类目二级类目案卷顺序号1履历表12自传材料13鉴定、考察材料14学历及专业技术材料15政治、历史审查材料16入党、入团材料17奖励材料18违纪、处罪材料19工资、任免、出国、离退休材料1工资材料、2录用、任免材料、3出国材料、4退（离）休及其他材料110其他材料15声像类一级类目二级类目案卷顺序号1声像类1照片11声像类2录音录像16实物类一级类目二级类目案卷顺序号2实物类1奖牌、锦旗、奖杯12实物类2奖状、证书17电子档案一级类目二级类目案卷顺序号3电子档案1电子档案1档案管理制度1范围本制度适用于禄劝供电有限责任公司档案管理工作。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订均不适用于本制度，然而，鼓励根据本制度达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本制度。中华人民共和国档案法企业档案管理规定（档发20025号）科学技术档案案卷构成的一般要求GBT/118222000归档文件整理规则（DA/T222000）照片档案管理规范GB/T1182189档案库房技术管理暂行规定3管理职能禄劝供电有限责任公司档案管理职能部门为公司办公室。4管理内容与要求41档案管理的基本原则及任务411档案工作坚持集中统一管理的原则。办公室下设档案室，配备专职档案员，负责全公司文书档案、科技档案、财务档案的集中统一管理。各部门设一名兼职档案人员负责本部门的文件材料保管、收集、归档工作。412办公室档案室应配置必要的设备器材，维护档案的完整与安全，便于各方面的利用。413对档案进行收集、整理、保管、利用、更改、鉴定、移交和统计，办理档案借阅，积极开展档案开发和利用工作。414对公司各部门档案材料形成、积累、整理和归档工作进行监督、指导。415公司员工违反档案法、损毁、丢失或擅自销毁档案，根据情节轻重，给予不同处理。416档案人员享受专业技术管理人员待遇。按工程技术专业或专业技术职务聘任。42文件材料的归档421归档范围4211上级颁发的针对本单位职能活动和要执行的各类文件材料。4212公司召开的党支部会议、职代会、员工大会、安全会议等重要会议及专题会议中形成的各种文件材料。4213公司党政工团在各项管理工作中形成的文件材料。4214公司在生产技术、安全、调度、基本建设、科学研究、设备、仪器、仪表、经营、物资供应、劳动工资、计划统计、教育卫生等技术和业务管理中形成的各种文件材料。4215公司在财务、审计业务活动中形成的文件材料。4216公司在工作活动中产生的并具有保存价值的各种录音带、录像带、照片、底片、计算机磁盘（电子文件）等。4217公司产生的具有保存价值的实物。4218具体分类按电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表归档。422归档要求及移交手续4221归档的文件材料必须齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。4222归档的文件材料必须准确地反映公司党政、生产、基建、科研和经营等各项活动的真实内容和历史全过程。4223归档的文件材料必须经过系统整理，组成保管单位，符合案卷的质量标准要求，作到分类科学、排列系统、保管期限划分准确。4224归档的案卷要做到装订结实、整齐美观、编目齐全完备。4225归档的声像材料，要经过编辑整理，并要附文字说明。4226归档的文件材料，应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份。423归档份数4231各项工作活动中形成的种类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料适当增加归档份数。4232基本建设工程归档份数，按照云南电力档案学会编制的建设项目档案工作指南办理。424归档时间和归档职责4241党支部、职代会和重要的专业会议中形成的文件材料，会议结束后，由主办部门收集后移交档案室归档。4242各管理工作中形成的文件材料，在次年上半年内，由各部门的兼职档案人员收集后移交档案室。4243基建、大修、技改工程、科研项目等活动中形成的文件材料，由各部门指定有关人员负责积累、收集、整理，在任务完成一月内或告一段落时，由项目负责人审定后，向档案室归档。4244财务管理活动中形成的会计档案，由财务部门整理立卷，保存一年，向档案部门移交。4245各部门产生的音像材料，在拍摄录制工作完毕后，由摄录人员注明摄录者、时间和简单文字说明及时向档案室归档。4246生产调度与运行原始记录、水文、气象、水工建筑观测等文件材料，在次年上半年内归档。425控制措施4251对在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，根据档案法规定，任何部门或个人都无权保存和据为已有，都应向档案室归档。4252文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、基建、科研、经营等工作计划、规划管理程序。4253档案室人员应参加企业鉴定，基建工程竣工验收等活动，并签署意见，接收有关文件材料。4254档案室人员应参加重要设备仪器的开箱验收，并接收文件材料。4255档案室人员应参加重要的生产技术会议。4256公司工作人员因公外出（包括出国）参加学习、考察或参加会议、收集带回的文件材料，要按归档范围的规定及时归档。426业务指导4261档案人员对各部门文件材料的形成、积累、收集工作进行业务上的指导、监督。43档案的分类整理431档案的分类4311档案按照电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表进行分类，分库保管。文书档案员负责按电力工业企业档案分类表（05大类）分类及声像档案人事档案管理；科技档案员负责按供电企业档案分类表（69大类）分类管理。432档案的管理4321文书档案按照文书档案整理办法进行整理。4322科技档案按照科学技术档案案卷构成的一般要求进行整理。4323声像档案按照不同载体分别进行整理。4324会计档案按照会计档案管理办法进行整理。433档案的排架4331文书档案案卷排列是按年度一机构问题一保管期限。4332科技档案案卷排列是按大类一工期一案卷顺序号。4333会计档案案卷排列按类别一年度一案卷顺序号。4334声像档案案卷排列是根据不同载体，按大类一案卷顺序号。434档案的编目4341档案编制案件目录和全引目录。4312文书档案以件为单位著录目录和编号。4313科技档案以工期为单位，按照项目工程著录目录和编号。4314会计档案以类别著录目录和编号。4315声像档案区分载体，以专题为基本单位，以案卷为登记单位，依照案卷整理排列顺序进行流水登记。44档案的开发利用441档案管理人员，应根据工作需要编制必要的检索工具，如档案案卷目录、全引目录等。442档案管理人员应熟悉所保管的档案，了解生产、科研、基建、经营和管理工作，积极提供档案资料，为各项工作服务。443档案室应根据需要组织编制各种专题资料，积极开发利用档案。444公司员工借阅档案的要求4441公司员工均可借阅、查阅与本职工作有关的档案，办理必要的手续。4442查阅档案应在阅览室进行，如需摘抄应经档案管理人员同意，如需复制应经档案部门负责人批准。不准复制，摘抄与本人所查内容无关的档案。4443借阅档案应进行登记，凡解决的重大问题或取得一定经济效益、社会效益的事例，应及时反馈给经理工作部。4444查阅密级档案应按保密规定办理。4445档案借出一般不得超过七天，如遇特殊情况，由档案室确定。4446借出、归还档案都应严格清点和办签证手续。4447借查人应妥善保管、爱护档案，严防失密，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、损坏，不得转借他人。4448因公外出需带档案时，一般可带复印件或副本，密级档案应通过保密手续传递。4449凡属下列情况之一者，应立即将档案归还档案室。A因工作调动、退（离）休、退（离）职者等。B因事外出，请假超过一周者。C因档案室工作需要时。445对外单位人员借阅档案的要求4451外单位人员需持单位正式介绍信，经主管领导批准，填写“借阅登记单”后，方可在阅览室查阅档案，一般不得借出或复制。4452外单位承包我公司工程需借出档案，由经理工作部办理手续，负责档案安全及时催还。4453外单位确实需复制档案，经办理审批手续。4454凡借出档案发生遗失或损坏时，应立即报告档案室，采取弥补措施，对所产生的后果由借阅人员负责，并按档案法等有关规定处理。45档案管理工作的保密451档案是党和国家的宝贵财富。凡涉及国家安全和利益，在一定时间内只能让一定范围内的人员知悉的文件材料，划属保管范围。档案保密工作要内外有别。对外必须坚持保密，对内则应在遵守国家保密规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用。452对档案管理人员保密要求4521档案室要配备政治可靠人员。4522档案管理人员要认真学习，宣传贯彻档案法、保密法和上级有关保密规定，以此来检验、指导自己的工作和言行。4523档案管理人员要树立保密观念，增强保密意识，不得以任何方式泄露公司的秘密。对违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向有关领导反映。4524属于保密范围的档案，都应标明密级，对不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。46档案库房的管理461档案管理人员，应刻苦钻研档案保护技术，不断提高科学管理水平。462档案库房要有专人负责管理，无关人员不得入内。463交接档案时要认真清点，手续完备。464档案库房应做到整齐、清洁、档案柜架和案卷排列科学，便于查找。465走廊、通道应畅通无阻，不得堆放杂物。466办公室、阅览室与档案库房分开。467定期对各种载体档案进行清点核对，做到帐、物、卡相符、存毁有据。468录音带、录像带每隔半年倒带一次，计算机磁盘每隔半年上机检查一次。469发现档案有损坏或异常现象，要及时查明原因，设法采取补救措施。4610温度、湿度控制46101档案库房应根据档案载体，保管特性，控制好温湿度。必要时安装空调、去湿机、加湿器等设备。对库房的温湿度做定期的测量记录，对不适应档案载体保管的温湿度要及时进行调整。46102档案库房（含胶片库，磁带库）的温度应控制在1424，相对湿度控制在4560。46103安放温湿度计，应考虑库房面积，档案多少和当地气候等条件，选择有代表性的位置，不得放在库内死角或门窗，通风口旁。安放的高度应根据观测员的身高，保持平视即可。46104温湿度计要定期检查和校验。46105档案柜架应与墙保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。46106新建库房峻工后，应经612个月干燥，方可投入使用。4611防虫、防霉、防鼠46111档案柜内要投放有效的防虫、防霉变的药物，要定期检查，发现问题及时处理。严禁使用失效和过期的药物。46112库房内禁止存放食品等其他无关杂物。46113要定期松动档案，使案卷之间透气，不可挤得过紧。46114接收档案入库时，要经过检查，确无灰尘、无虫害，无霉变方能入库。46115做好防鼠灭鼠工作。4612除尘46121档案库房门、窗必须严密、防止风沙灰尘进入。46122库房的墙壁、地面要平滑，使之不起尘，不挂灰。46123档案库房应配备吸尘器，定期除尘、清扫。4613防光与照明的管理46131档案库房应用白炽灯做照明光源。46132档案库房不宜采用自然光源，防止阳光直射。46133档案库房一般少留窗，窗要窄小，采用外淡内暗的双层窗帘。4614防火与防盗46141档案库房门窗必须十分坚固、牢靠，必要时镶嵌铁皮，安装铁栏，保险锁和报警器等。46142档案库房内严禁存放易燃易爆物品，严禁吸烟，动用明火。46143档案库房必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。46144档案库房门钥匙不得随身携带，备用钥匙专人妥善保管。46145档案库房内的电气设备要科学管理，定期检查，做好维护工作，防止意外事故（如火灾、触电）发生。46146案库房离人时，要关窗锁门，节日要加封条。47档案的统计471坚持做好工作日志，及时积累材料，按时记录，凡是能用数字反映的都要用数字登记。472统计数据要以原始记录为依据，做到准确、可靠。473建立健全档案数量统计、档案归档统计、档案借阅统计、档案利用效果统计、复制档案统计、档案鉴定销毁统计、档案管理基本情况统计等各种统计台帐。474定期进行库藏档案的清理核对和检查，确保档案齐全完整，帐物相符。5检查与考核51本制度由禄劝供电有限责任公司办公室负责检查。52本制度的检查结果按员工履职考核办法及公司岗位动态管理办法进行考核与奖惩。附1公司档案管理网络图2公司文书档案保管期限表3公司文书档案归档范围附1档案管理网络图公司总经理（何铁军）办公室主任（邝松军）档案室（专职档案员张宗翠）公司各职能部门附件2文书档案保管期限表1总则为了提高文书档案的科学管理，便于确定文书档案的保管期限，进行鉴定工作，特制定本标准。2主题内容及适用范围本标准规定了文书档案的保管期限，保管期限分为永久（50年及以上）、长期（1650年）、短期（15年以下，按档案管理新规定有关规定，一般不作归档，可作资料类留查）三种。本标准适用于我公司文书档案保管期限。3引用标准或政策规定国档发198742号文书档案保管期限表序号项目名称1党代会、职代会、团代会会议文件11会议议程、参加会议人员名单、报告、决议、纪要、选举结果、领导讲话、提案、大会发言、讨论通过的文件、重要的照片、录音带等文件材料（永久）12会议通知、讨论未通过的文件、贺电、贺信、小组讨论记录（长期）办公室电力营销部安全监察部财务部输变电管理所生产技术部客户服务中心营销稽查中心党群工作部兼职档案员阮艳媚兼职档案员邵继红兼职档案员吴荣菊兼职档案员杨述燕兼职档案员梅艳兼职档案员李建伟兼职档案员伍学秀兼职档案员周全福兼职档案员李昌存兼职档案员李敏人事部城农网项目部调度所兼职档案员杨华兼职档案员梅跃华13参考文件、为会议服务机构的计划、总结等（短期）2党委会议记录、经理办公会议记录（永久）3公司召开的工作会议、董事会、股东会、监事会、专业会议文件和有关材料31会议的报告、决议、总结、领导人讲话、纪要、重要的照片、录音带等（永久）32会议通知、典型材料、发言稿、讨论文件（长期）33会议的参考材料、小组记录（短期）4上级电力部门召开会议的文件材料41本公司领导在会上的重要发言材料（永久）42会议的报告、总结、决议等文件（长期）43简报、参考材料（短期）5上级机关颁发的决议、决定、指示、命令、景例、规定、批转和通报等文件51针对本公司的（永久）52属于普发的并需要贯彻执行的521重要的（长期）522一般的（短期）6上级机关下达的生产计划、任务（长远计划、年度计划和控制数字）（长期）7上级机关或有关机关对本公司及本公司对基层部门工作检查形成的文件71重要的（永久）72一般的（长期）8本公司颁发的（包括与其他机关联合颁发的）决定、决议、条例、规定、通报、通知等文件81政策性的、重大问题的、有历史意义的（永久）82一般业务问题的（长期）9本公司的请示与上级机关的批复、基层部门的请示与本公司的批复91政策性的、重大问题的、有历史意义的（永久）92一般业务问题的（长期）10本公司制成并反映主要职能活动的工作总结、报告、工作安排101重要的（年度、典型的）（永久）102一般的（长期）11本公司调查研究形成的文件材料111重要的（典型的、系统的）（永久）112一般的（长期）12本公司与有关单位协商工作的来往文书121重要的（长期）122一般的（长期）13本公司编制的各种计划、规划131长远的、年度的（永久）132季度、月份的（长期）14本公司编制的各种统计报表、资料141年度和年度以上的、典型的、专题的（含名册）（永久）142季度、月份的（长期）15本公司党、团、工形成的文件材料151工作报告、总结、会议纪要、主要统计材料（永久）152一般工作中形成的（长期）16本公司处理信访形成的有关材料161重要的来信来访记录、处理结果、复信（永久）162一般的来信来访记录、处理结果、复信（长期）17本公司干部任免文件171上级或本公司批准的（永久）172备案的（长期）18本公司干部、职工的奖励、处分决定181上级或本公司批准的（永久）182备案的（长期）19本公司干部、职工的录用、转正、定级、调整、评定职称、退职、退休、离休、抚恤、死亡等有关材料（永久）20干部、职工的转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根（长期）21本公司机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件211上级或本公司批准的（永久）212备案的（长期）22本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音带等（永久）23本公司财产、物资、档案等的交接凭证（永久）24本公司编辑的公开的或内部出版物（永久）25本公司在外事活动中形成的文件材料251请示、报告、计划、总结、重要简报、会议记录、照片等（永久）252一般的来往文书、简报（长期）253具体事务性文件（如赠送礼品、宴会的安排）（短期）26公司在国内签订的具有重要意义的条约、仪定书、协议、合同、换文及有关材料或与外国签订的条约、仪定书、协议、合同、换文及有关材料261正本、副本（永久）262谈判过程中形成的文件2621重要的（长期）2622一般的（短期）27同级机关和非隶属机关颁发的非本公司主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等（长期）28基层部门报送的工作总结、报告281典型的、重要的、年度的（长期）282一般的（短期）29基层部门送来的统计报表291年度和年度以上的（长期）292季度和月度的（短期）注本表所列“重要的”是指方针政策性或重大问题的，具有科学历史价值的文件材料；“一般的”是指一般业务问题、科学任何价值不大的文件材料。附件3文书档案归档范围结合公司实际和档案管理的相关规定，公司档案实行一级分类归档，不再作细分到下级分类。0党群工作综合01党群工作综合02党务工作综合020党委工作计划、总结021党委会、民主生活会、政工会议记录、报告含党委学习中心组学习记录022党员大会、党员代表大会文件023党委指示范决定、报告、通知024党委调查研究形成的材料025党委专题总结、报告在如清查、核查、两清工作026争先创优和表彰先进027机要、保密工作028信访工作材料029党务工作大事记03组织工作030组织工作计划、总结、规定、通知等031组织设置机构级别、待遇、领导关系变动、启用印信等032党员管理组织生活、组织关系介绍信及存根、党籍、党龄033整党建党思想、组织、作风整顿,党员入党、转正034干部管理党内干部任免、选举、审查、考核、考绩、党委领导分工035党费管理039统计、报表、简报、党员名册将要求填写报表的通知和说明等入此，并根据不同保管期限组卷。各三级类目9相同04纪检工作040纪检工作计划、总结041纪检会议记录043关于纪检工作的指示、通知、报告、会议纪要等案件处理规定043党风建设含党政干部违纪044党员民生评议材料045案件处理和处分046纪检信访工作材科049统计、报表、简报05宣传、统战工作050宣传工作计划、总结051宣传工作的指示、通知、会议纪要052党员轮训和党课计划、小结、教材053理论学习、时事政策教育和精神文明建设含政治思想且作会议054反映本单位活动的剪报、广播稿、辈单位办的报刊058统战工作文件059统计、报表、简报06工会工作060工会工作计划、总结、通知、会议纪要等061工会会议记录、职代会、工代会文件062组织工作机构设置、干部任免、会员管理等063企业民主管理和班组建设含干部评议、合理化建议等材料064职工教育065劳动竞赛和评选劳模、先进材料表彰厂、局和领导班子、行政各部门竞赛评比及办法均入此，表彰外单位的入各专业，如农电、三电066工会财务管理067劳保福利职工休养入此068文体、宣传和女工、调解工作069统计、报表、简报07共青团、青年工作070团、青工作计划、总结071团委会议记录、团代会文件072团、青工作的规定、通知073组织工作机构设置、干部任免074团员管理组织生活、组织关系介绍信及存根、团籍、团员处分075团费管理076青年工作077竞赛比武和评比先进材料评选优秀团员、团干部、新长征突击手等078文体、宣传活动材料079统计、报表、简报、团员名册08协会、学会工作政治思想工作研究会、电机工程学会、企协、科协、文协、体协等080年度工作计划、总结081机构、章程、会员管理082协会、学会工作的通知、规定合技术咨询服务的规定、评比先进等083年会活动和论文084技术咨询服务的合同、协议085刊物089统计、报表、简报、名册1行政管理11行政管理综合12行政事务120行政工作计划、总结、通知、规定、办法等含各行政科室、部门工作计划、总结各专业的工作计划、总结入专业121和本公司、局长经理办公会、行政办公会、生产（计划）调度会记录、纪要、决定含厂、局分工122厂长负责制、任期目标和长远规划文件123企业整顿、企业升级等企业管理、行业管理文件内部承包、厂规厂法、单项升级及办法、双文明建设、达标等入此下属单位单项升级入各专业124王商行政管理、法律事务含企业登记,经济合同、协议、营业执照和各项证书125厂签报单各科室、车间给厂部的报告和批复126文秘、机要、保密工作文书处理、印信、无线电管理等127信访工作和人大、政协提案的答复128修志工作、大事记129简报全厂（公司简报入此，各专业简报入各专业类各三级类目9号均可有简报130董事会、股东会、监事会13武装保卫130机构设置、干部任免如经济民警配备131民兵、征兵和人防工作132治安管理危险物品、枪支弹药、交通管理、内部治安、户口管理、电力设施保护等133消防工作134刑事案件处理及历史案件复查135保卫工作的通知、规定、办法等139统计、报表、简报、名册14监察140监察工作计划和总结141监察会议记录142监察工作的指示、通知、报告、会议纪要143行业作风、廉政建设和优质服务144案件处理和处分材料149统计、报表、简报15医疗卫生150医疗卫生工作的计划、总结、通知、规定151卫生宣传、防病、治病152计划生育159统计、报表、简报16后勤福利160后勤福利工作的通知、规定、会议纪要161办公用房管理162职主住房分配与管理163生活管理食堂、洛室、招待所、托儿所、幼儿园管理164车辆管理行政、生产丰辆管理均入此165绿化管理166用水、用电、用汽管理169统计、报表、简报17外事工作170外事活动的计划、总结171外事工作的通知、规定172接待工作2经营管理21经营管理综合22计划统计220生产、基建计划、总结及计划调整基建工程下马入此221计划管理规定、通知等222技术经济指标完成情况分析223月度计划任务书或月度作业计划228统计工作含工业普查、房屋普查等229统计报表及统计资料汇编（固定资产报表入此23物资管理230年度物资分配计划舍采购计划231物资管理的通知、办法、规定232重要物资供应文件招标、投标、合同、协议、来往函件233储备定额管理234物资价格管理235仓库管理含清仓利库239统计、报表、简报24用电营业注241、244可按实际情况,实行二级管理240用电营业的计划、总结、规章、通知、会议纪要等含供用电规则、用户电气设备安装规程等241电力分配及负荷管理合用电构成、用电分析、主要产品耗电定额、例供电等242电费、电价、热价管理243三电管理安全、节约、计划用电244用电监察及重要用户管理重要用户名单、用户重大事故、供用合同、协议等245业扩与用电贴费246集资办电与加工电管理247余热发电和小水、火电管理249统计、报表、简报25农村电网和农电管理250农电规划、计划、目标管理、总结251农电管理的规定、通知、会议纪要252农村电网整改253农电工管理与农电联站254农电经费、物资管理255农村电气化、标准乡建设256农电安全259统计、报表、简报26产品销售260销售计划、总结261管理的规定、通知262产品销售合同、协议、函件263市场分析和用户调查264广告宣传265售后服务269统计、报表、简报27种经营与协作联营270多种经营计划、总结、报告271发展、整顿集体企业的通知、规定272集体企业机构设置和经营项目更改机构成立、撤销、更名、工商行政登记等273集体企业财务管理文件274集体企业劳资管理文件275协作联营的规定、通知中外合资入此276协作联营的合同、协议、函件279统计、报表、简报3生产技末管理31生产技术综合32规划基建管理320长远规划含城网发展规划321勘测设计管理资格认证、设计招标、投标等323基建工程管理的规定、办法等征、租土地、建筑市场管理等324工程项目管理注本单位不立项，对下属单位项目的批复与请示325工程概、预算定额管理规定及外包管理含外包队伍资格认伍、招标、投标、外包合同326企业定额含预算、资金、消耗材料、工具定额329统计、报丧、简报33生产管理330设备技术管理设备可靠性管理、设备评级与可调出力、设备异动、完善化、备品定额管理、固定资产管理规定331生产技术管理的通知、规定、办法等332检修、运行管理检修三年滚动规划、计划、总结、技术改进措施、运行方式、电网、电压、负荷管理、继电保护设备更新改造、技术措施、零星购置334四项监督和过电压保护金属、绝缘、化学、仪表及其他生产技术监督和网络活动335节能管理含节水、节电、节煤、线损336燃料管理含煤码头管理337带电作业338水电站管理移民政策、水库维护、抗震加固等339统计、报表、简报34施工管理340施工及设备管理工作的计划、总结含备品备件341施工调度会议、设备工作会议文件342施工及设备管理的规定、办法、条例、通知等343设备订购、报废含设备选型、经济效益预测、订购合同349统计、报表、简报35安全环保350安全技术管理通知、规定、通报、会议纪要等351安全技术措施、总结含事故措施、安全教育等352迎峰渡夏和防自然灾害防汛、防台风、防冻等353压力容器管理354事故报告、调查分析含设备、人身、交通等非生产事故及障碍、未遂事故355特殊工种考核356环境保护的通知、规定、会议纪要357环保调查和污染治理含大气、水、噪音污染及费用和赔偿358粉煤灰综合利用359统计、报表、简报36科技管理360科技计划、总结和长远规划361科技管理的通知、规定、会议纪要362科技管理合同、协议注针对具体项事的入科研档案364现代化管理365专利管理366学术论文、出国考察报告、汇报、专题总结、专题材料369统计、报表、简报37质量管理370全面质量管理规划、计划、措施、总结含工程质量规划、措施、总结371全面质量管理办法、规定、培训、考试、检查372工程质量监督办法、规定、通知、考核373产品与工程创优材料374产品、工程质量回访及反馈375QC小组活动376质量保证系统QA文件材料379统计、报表、简报38标准计量380标准工作文件381计量工作文件含计量收费协议等382生产技术规范上级和本单位以零散文件发的规程、制度、条例、办法等入专业,经过二次加工的入此383本企业技术标准384本企业管理标准385本企业工作标准389统计、报表、简报39信息工作390关于信息工作的通知、规定等391计算机应用和管理的通知、规定等392本企业编制的计算机软件、盘片材料注分库保管393档案工作394图书资料工作395情报工作399统计、报表、简报4财务审计41财务审计综合42财务管理420财务管理制度、规定、办法、通知各种补贴标准亦入此421流动资金核定、结算422固定资产的新增、报废、调拨含清产核资、设备保险423专项资金前提取、分配更改、大修、科技资金、福利、奖励基金等424生产财务和成本含财务收支计划、经济分析、增收节支、利润、年度财务决算等425基建财务426税收合财政、税收、物价大检查、能源、交通建设基金、预算调节基金、教育基金等427价格管理电价、热价、煤运加价428债券、国库券的认购429控购、费用开支含养路费、过桥费等43会计帐务430报表431帐册432工资单433凭证434会计档案移交、销毁消册44审计工作440审计工作的通知、规定、计划、总结等441专顶审计的通知、报告、结论、决定、证明材料各专项审计应分开立卷,概、预算审计入工程442下级报送备案的审计文件材料449统计、报表、简报5人事劳资51人事劳资综合52机构、编制520机构设置成立、撤销、合并、更名、改变隶属关系、级别等,各种行政的临时机构亦入此,各专业人员如审计员任取入各专业类521编制53人事管理530干部管理的规定、办法、通知等531干部待遇工资、级别、落实知识分子政策532干部教育培训533干部调配和人才交流大中专毕业生分配、军队转业干部安置、干部调动介绍信存根534干部考察、审查含出国人员政审535平部奖惩536干部任免、聘任、选拔、录用含后备干部培养537干部离、退休、退职及其待遇含离休干部申报表、审批材料538干部职称评定、职务聘任539统计、报表、简报、干部名册、离休干部名册54劳动管理540劳动管理的规定、办法、通知541劳动定额和劳动指标申请、就业工人招聘录用、含合同工、临时工、退役，人员安置、农转非542调配含职工调动介绍信及存根、工资转移证、厂内调动通知单543退职、退休规定、名单、审批表含辞退、留职停薪544各级岗位责任制、经济责任制的材料545班组建设和技师评聘含班组长和重要岗位人员的任免546奖惩547安全生产含劳动保护548劳务出口549统计、报表、简报、职工名册55工资管理550劳动工资计划、总结、会议纪要551工资管理、工资改革含调资、定级、工资计件、落实政策补发工资、职工奖励性调资升级及调动后待遇、规定也入此552奖金、津贴553劳动保险、福利含劳保统筹56教育培训560教育计划、规划、总结、通知、规定、办法等561教育经费562学校教育管理含大、中、小学,职工技术教育等563职工技术培训和继续教育569统计、报表、简报文书档案管理制度1范围本制度适用于禄劝供电有限责任公司文书档案管理工作。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订均不适用于本制度，然而，鼓励根据本制度达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本制度。中华人民共和国档案法国有企业文件材料归档办法（档发20044号）归档文件整理规则（DA/T222000）云南电力集团公司文书档案整理办法（云电集办200454号）3管理职能禄劝供电有限责任公司文书档案管理职能部门为公司办公室。4管理内容与要求41归档范围411凡我公司在工作活动中形成的文书材料，包括收文、发文、收电、发电、底稿、内部文件、工作计划、总结、统计报表、重要会议记录、各种合同、协议、出版物原稿等，均由各部门统一收集归档。412凡与本公司业务工作有关的资料。42归档原则421总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。422归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。423归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一卷，不得分开，文电应合一立卷。424卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料依次排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后。425归档文件以“件”为基本整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；收文的文件处理单与收文为一件；原件与复制件为一件；多种文字形成的同一文件各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；转发文与被转发文各为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、函与复函等）；重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。简报一期一件或几期一件。会议文件原则上每份文件为一件，一般会议可视情况作为一件。会议记录原则上一次会议为一件，也可一本（册）为一件。43文书档案的整理431归档文件的分类，遵循归档文件整理规则中的分类原则，并结合本公司的实际情况，采用“年度机构（问题）保管期限”或“年度保管理期限”分类法。432不同年代的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议形成的文件材料归在会议闭幕；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料归在结案年；其他文件材料的立卷按有关规定执行。433归档文件应以件为单位按照其排列顺序编写件号，并以归档章的形式在归档文件上注明。件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排弄顺序从“1”开始标注。装订材料可选用不锈钢钉书针、棉线进行装订。433归档文件目录的打印装订。按照机构（问题）或保管期限的方式由计算机软件自动形式，然后打印出完整的，符合自己查询要求的归档文件目录并装订成册。433卷内备考表要标明案卷内文件的件数、页数及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。44档案的管理441存放档案的库房门窗应牢固，室内整洁，在保管中应做到防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温，室内严禁烟火和存放易燃物品。442每年应对文书档案的保管状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。45档案的利用451工作人员因工作需要借阅时，须办理借阅手续，方可借阅与业务有关的档案材料。452外单位人员借阅，需持单位介绍信，并注明借阅范围、借阅目的、借阅时间，重要档案需经公司领导同意方可借阅。453档案是反映公司历史面貌的原始依据，各单位、个人在借阅档案时应爱护档案，保护档案的完整与卷面整洁，不得任意涂改或拆装。454一般每次限借一卷档案，特别情况经领导同意根据需要而定，每次借档时间最长不得超过一周，借档人请假或出差三天以上，应将所借档案归还。455借阅人员必须严格执行保密制度，不得将档案带回家或转借，不得将档案内容泄露给无关人员，不得擅自复印或摘抄机密档案。456如因特殊情况需复印文件时，应说明理由，经档案员审核不是禁止复印的档案材料，并经经理工作部主任批准方可复印，复印件交兼职档案员保管。457借阅档案时，应清查卷、份、页数，归还时应当面清点，经查无误后才能签收。发现档案损坏、散失、泄密等现象，应及时汇报，追查当事人责任。458各部门（个人）借阅档案必须按此规定办理借阅手续，对不按此规定借阅档案者，档案人员有权拒绝借阅档案，否则追究档案管理人员责任。46档案的鉴定461根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位档案的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判断档案的存毁。462档案保管期限分为永久、长期、短期三种。4621凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司电力建设和历史研究有长远利用价值的档案应永久保存。4622凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案应长期保存。4623凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的档案应短期保存。4624凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。463鉴定工作由主管领导、档案员和有关部门专业人员参加的鉴定小组直接进行鉴定。464鉴定工作应定期进行，具体时间视实际需要而定。465档案通过鉴定，要达到保管期限准确，质量达到标准要求。如鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。47档案的销毁471对不立卷归档的“三密”文件必须逐件登记造册，经鉴定小组鉴定，请求有关领导批准后销毁；对超过保管期限的档案应进行鉴定，由鉴定小组提出意见，登记造册，经领导批准后销毁。472销毁时，在指定地点，并派专人监销，监销人要在销毁清册上签字。5检查与考核51本制度由禄劝供电有限责任公司经理工作部负责检查。52本制度的检查结果按员工履职考核办法及公司岗位动态管理办法进行考核与奖惩。图A归档章式样（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）注标有“”号的为选择项，下同。尺寸单位MM表A归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注表B备考表盒内文件情况说明整理人检查人年月日档案接收制度在公司经营管理活动中直接形成的各种门类和载体的档案，具体接收范围按相关的档案归档范围和其它档案管理办法的有关规定执行。1在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据公司档案管理标准的规定，按照档案集中统一管理和分级保管的原则，定期接收公司各职能部门所形成的，具有永久、长期保存价值的各种门类、各种载体的档案，建立内容丰富，结构合理的室藏体系。2档案接收工作由经理工作部档案室负责，做好档案接收前的调查了解指导检查工作。3进室档案要做到保持全宗的完整性和时间的连续性；档案的立卷（归档）、装订、编目达到规范要求；填写立卷说明，编制检索工具；照片、音像档案要有文字说明。4各职能部门专（兼）职档案员负责各部门档案资料的收集和整理，并按规定移交综合档案室归档。5档案移交到综合档案室时，移交部门或个人必须填写档案移交清册一式两份，综合档案室与移交部门或个人必须严格办理交接手续，按照清册清点核对档案数量，双方在移交清册上签字盖章。交接文据各自保留一份。6对不按照档案法及有关规定，拖延或不移交应进室档案的部门和个人，要做好宣传说服工作，使之能按规定移交综合档案室；对拒不移交者，要依法追究法律责任。7注意对档案材料的审核主要审核两个方面即档案材料的真实性和档案材料的完整性。8接收时间及程序81公司各部门次年二月底前将预立卷及归档的文件材料移交经理工作部档案室。82基建项目在竣工验收后归档。83大型仪器设备在验收后归档。84会计档案每年十月底以前移交（保存两年后）。85刊物档案次年二月底前立卷移交。86声像档案次年二月底前移交（录音、录像、题辞、照片）。87人事档案进行实时收集、整理管理。88研究生毕业论文在答辩后移交。89公开发表的论文次年二月底前移交。档案整理制度案卷质量总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点1归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。2在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一归档。3不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复，放在复文年归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；非诉讼案件放在结案年归档；其它文件材料的归档应按有关规定执行。4归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。5归档文件材料应按排列顺序，依件编写页号。科技文件材料排列要求文字在前，图纸在后，各类蓝图要叠成“手风琴”式，图幅为四号图，尽寸（210X297MM）C边为5毫米，D边为25毫米，标题栏露右下角。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、北面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的北面逐件编号。6永久、长期和短期档案必须按规定的格式逐件填写归档文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。归当文件目录由综合档案室统一留存。7声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。8有关归档文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置档案盒尾。9盒内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并归档；10文书档案盒脊、封面、备考表、归档章的格式按文书档案归档办法执行。其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。12整理档案时，要考虑档案的安全保管和保密及便于提供利用。档案修改补充制度1对已归档的各类档案，凡与实际不相符合，认为有必要进行修改补充的，均应进行修改补充。2档案需要修改补充时，必须写明修改补充的内容和原因，经所在部门负责人批准同意，方能进行修改补充。3档案修改补充内容涉及多个专业或部门时，应由修改补充内容较多的部门主持，会同有关部门协商并会签。4档案修改补充内容少的，可直接在原件上修改，修改处要加盖“修改核实”章。5档案经修改补充后，将修改内容填写在卷内备考表中，及时交回综合档案馆，档案人员应进行严格审查，并做好记录。6要定期对库藏档案进行检查，发现脱色、褪色等字迹模糊的现象，应进行修复或复制，情况严重时，立即采取补救措施7图纸的修改补充71如因生产及工程建设的需要，对建筑设施等进行改动时，必须及时对已归档的底图和蓝图进行修改或补充，以保证归档图纸与实物相符，底