【培训课件】优秀的行政秘书技能培训(可编辑)

【培训课件】优秀的行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训THEROLEOFTHEEXECUTIVESECRETARY第一章行政秘书的角色秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类如服务于政府机关的统称为机关秘书眼务于工矿企业的统称为企业秘书服务于私人的则统称为私人秘书此外还有商业秘书涉外秘书等等同在政府机关和某种企事业单位的秘书则又因其工作的内容或专业不同而有更细的划分如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为行政秘书主要管理机密文件的被称为机要秘书主要从事撰文拟稿的被称为文字秘书高等院校的院系则有教学秘书科研秘书和行政秘书之分A行政秘书他们在机关或企事业单位内处理函件收集资料管理档案接待来访办理会务编制工作程序表管理办公室设备器材用品和小额现金购置办公物品办理上司交办事项安排上司的会晤差旅事宜等等B公司秘书又称董事会秘书执行秘书他们执行董事会决议或董事会指示监督并管理公司财务人事对外联络事务与公司总经理及各部门经理保持公务联系做好协调工作组织董事会向董事会汇报公司财务人事等情况答复董事质询等C通讯秘书他们普遍服务于政府机关社会团体和大中型企业其职责是负责办公室电话电报电传信件等通讯事务文件的起草打字誊印编排校对记录上司口述或会议情况整理录音传递上司口头指示和书面指令等等D技术秘书这类秘书人员服务于政府技术部门或工程技术公司他们从事记录编写技术资料文件科技合同绘制图表编制技术项目预算保管技术性文稿图纸表格等E医学秘书这类秘书人员服务于医院或私人诊疗所他们负责与病人约定诊疗时间挂号收费办理住院手续打印病史资料和医疗护理记录帮助配药送药负责订购药品医疗器材和办公用品等F法律秘书这是指服务于法院企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员他们负责接待或随同律师访问当事人记录整理当事人口述起草打印法律文件安排法律事务处理程序保管法律文件或证明材料执行律师交办的其他事务等服务的直接性A秘书工作的内容与领导工作是一致的即领导做什么秘书也做什么B秘书做工作几乎都是领导亲自指派直接安排的秘书也是直接向领导请示汇报的C秘书做工作是直接对领导负责的其结果成败与领导直接有关服务的稳定性很多职业的服务都有其业缘性和偶然性比如营业员与顾客之间一次商品交易完成了其关系就结束医生给病人治疗病人治愈或不治身亡其关系也就随之断绝而秘书与其服务对象之间却有相对的固定性可能是几天几个月也可能长达几年甚至几十年要到秘书自己辞职或被解聘才告结束知识化秘书以处理书面信息为主要工作内容以办公室或称写字间为主要工作地点以笔墨打印机复印机电话电脑等现代工具设备为主要工作手段秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础秘书属于知识分子属于办公人员属于白领阶层中高级秘书还被称为参谋顾问属于智囊型人物年轻化从世界范围采看秘书队伍比较年轻平均年龄为26岁左右一般为20岁至35岁客观上讲秘书工作繁忙对脑力体力要求都较高尤其是记忆力灵敏度准确性等这些都是年轻人的优势因此秘书的职业年龄比较短新陈代谢也较快但少数高级秘书秘书官员或私人秘书除外女性化从世界范围来看女性秘书在人数上占绝对优势这是由女性的心理素质决定的西方国家的中初级秘书女性达到90而高级秘书侧重于调查研究出谋划策侧重于逻辑思维和高科技工作富于变动和挑战性因此男性较多欧美国家大多数女性秘书是初级秘书是文员被称为OFFICEGIRL无论是政府机关企事业单位或是私人秘书也无论秘书人员的类别或层次其工作性质与特征是大体相同的具有某些共性或可以说是职业特点辅助性辅助是相对于主导而言的辅助既非主导的又是与主导密切相关相对于主导而存在的辅助是指在主导的领导指挥控制之下又是从旁帮助主导完成共同的目标秘书人员就是处于助手的地位它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务实现其预定的目标综合性所谓综合就是指不同类型不同性质的事物聚合在一起秘书工作就明显地具有综合的性质秘书既有日常的程序性较强的例行性工作又有临时的突发性工作既有操作简易的工作又有操作复杂的工作门类众多内容复杂机密性秘书最初是秘藏图书和秘密文书是指物后来发展为指人即秘密文书工作者到了近代秘书才有了更为丰富更为确切的涵义但至今仍有人戏言秘书秘书姓秘名书一离不开秘密二离不开文书不管是机关企业私人的秘书其工作内容都或多或少地涉及到机要和秘密或者是个人的隐私所以善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德服务性A1文书撰写上司口述或会议记录整理文件起草修改润色等2文书制作打字复印编排装订等3文书处理收发传递办理飞保管立卷等4档案管理归档鉴定管理提供等5会议组织准备记录文件善后等服务性B6调查研究计划实施分析研究等7信息资料工作收集整理提供储存等8信访工作群众来信来访或顾客投诉处理等9接待工作日常来访与计划来访接待安排服务等10协调工作政策工作地区部门人际关系等服务性C11督查工作政策推行或决议实施的督促检查等12日程安排为上司安排工作日程会晤及差旅事宜等13日常事务通讯联络值班生活管理等14办公室管理环境设备经费等15其他临时交办事项助手作用秘书作为上司的直接工作助手起着无可置疑的助手作用这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关譬如上司会见来访者的把关接听电话的把关发出文件信函的把关接待会议以及办公室费用开支的把关等等董事会或公司总裁的秘书作为高级助手对公司和下属人员还有着监理作用参谋作用中高级秘书具有参谋作用他们为上司调查研究收集和提供信息提供咨询他们辅助上司决策为上司草拟计划或实施方案或组织专家论证选定最佳方案高级秘书还能充当领导人的顾问和智囊解决领导的疑难问题为领导主动出谋划策协调作用秘书的协调作用是由秘书的工作任务工作地位和工作方式决定的秘书常常代表上司传达上司的指令或收集上司所需要的情况与其他部门人员有着广泛的接触也容易产生矛盾需要及时协商沟通调解秘书的地位又往往是在一人之下众人之上又处于工作网络的结点上下左右的工作与人际关系都要求秘书去调处力争达到平衡和统一信息枢纽作用以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息现代秘书则又从接待联络调研电话等工作中接触大量的口头信息秘书的办公室可以说是机关公司的信息集散地秘书为上司和整个机关公司起着信息的提供反馈传递等枢纽作用公共关系作用秘书工作中有对外联络内部协调等内容理应起着内求团结外求发展的公共关系作用企业秘书人员应帮助上司密切和融洽与股东职工顾客社区公众新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系树立并维护单位和上司的良好的知名度与美誉度1交际距离2肢体语言3倾听及赞美4自我保护5穿衣味道6说话境界1交流的距离人与人之间都有一段距离以线来表示距离的话则可区分为下列几段105公尺WB亲密领域亲近朋友的领域205米15米DW个人领域个人隐私的领域315米3米DW社会活动领域商业空间的领域43米7米DW公共活动领导演讲会议的领域秘书自我保护意识言谈举止端庄大方不卖弄不轻佻对人态度真诚礼貌既不冷漠也不过于亲昵不接受分外的报酬和贵重的礼物不参与同事关于男女情事的谈话不在上司办公室作非工作性的逗留不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉不让对方误解你的关心和帮助是爱情尽量避免与