中国铁建股份有限公司办公自动化系统用户手册

中国铁建股份有限公司办公室北京慧点科技开发有限公司中国铁建股份有限公司办公自动化系统用户手册目录1办公信息操作指南211办公信息2111中国铁建发文2112中国铁建收文9113（呈批件、呈阅件）12114中国铁建传真电报132提示信息151办公信息操作指南11办公信息【办公信息】类别中包含一下模块【中国铁建流程定义】、【中国铁建发文】、【中国铁建收文】、【请示报告（呈批件、呈阅件）】、【中国铁建传真电报】。有部门行文权限的部门，本部的人员除了能看到以上模块外，还能看到本部门的发文模块、收文模块、流程定义模块111中国铁建发文【中国铁建发文】发文属于工作流管理的一个部分。中国铁建发文主要是企业内部自行起草的公文发文，包括发文起草、发文审批，向各部门的发文登记、正式发文、发文撤回、查询功能公司发文起草流转结束后，须手动点击“发文”按钮才可发文。流程图如下流程说明（1）开始拟稿人拟稿，拟稿人拟稿完后，提交给部门领导来审核（2）部门领导审核拟稿人提交过来的公文，部门领导审核完以后，如果不同意，需要修改，可以点击【驳回】按钮，驳回到起草人进行修改；如果同意，点击【提交】按钮，默认提交给拟稿人中转环节（3）拟稿人中转拟稿人根据部门领导意见，点击【提交】按钮，如果需要办公室核稿的，选择办公室核稿环节；如果需要相关部门会签的，选择相关部门会签环节；如果需要分管领导签发的；选择分管领导签发环节，如果需要主管领导签发的，选择主管领导签发；如果根据领导已经都流转完毕，则选择办公室编号清稿套打环节（4）办公室核稿办公室核稿后，提交给拟稿人中转环节（5）分管领导签发分管领导签发后，如果不同意，需要修改，则点击【驳回】按钮，驳回到拟稿人；如果同意，则点击【提交】按钮，默认提交到拟稿人中转环节（6）主管领导签发主管领导签发后，如果不同意，需要修改，则点击【驳回】按钮，驳回到拟稿人；如果同意，则点击【提交】按钮，默认提交到拟稿人中转环节（7）相关部门会签相关部门人员填写审批意见，点击【提交】按钮，默认提交到拟稿人中转环节办公室编号清稿套打办公室查看后，如果需要拟稿人再修改的，则点击【驳回】按钮，默认驳回到拟稿人中转环节；如果需要拟稿人校对的；选择拟稿人校对环节；如果不需要拟稿人校对，则进行编号清稿套打操作后，点击【提交】按钮，提交到办公室盖章环节；（8）办公室盖章办公室进行盖章后，点击【提交】按钮，流程结束11111新建中国铁建发文点击【办公信息】【中国铁建发文】显示界面如下图所示点击按钮，出现如下界面，点击【确定】后，出现发文表单界面11112填写发文表单起草人填写相应的项目标题、主送、电话、缓急、密级等信息。其中主送、抄送（如有需要添加人员的信息框同此操作）不可手动填写，需要点“选部门”按钮，在弹出界面显示如下图，选择相应部门。“外单位”按钮用来记录公文发送的其他外部单位。功能键区外单位11113上传正文和附件起草人填写完发文表单后，下一步应该为发文加入正文和附件，点按钮上传发文文件附件。新建外单位注释上传的附件如果是作为套打的文件，一定要是WORD文件11114提交到下一审批环节发文表单填写完毕、正文附件上传完毕后，就可以点击发文表单右上或正文栏右上的公文到下一审批环节。点击提交后，将会出现下一提交环节的选择页面点击确定后，出现如下页面11115公文审批当公文流转到某一审批人所在的环节需要当前处理人做相应的审批时，打开需要办理的文档，点击公文下方的“审批意见”。插入附件标识也可以通过选择“常用语”并单击快速填写审批意见。写完个人意见之后，点击上方的常用功能键区域的按钮，按照发文流程进入下一审批环节。11116修改正文下方的WORD文档主文件或者附件，选中后双击打开或者点击按钮打开，即可编辑（注编辑完毕后一定要先保存，然后关闭。）在此编辑修改的，WORD会根据不同的处理人按照颜色的不同来记录修改过的内容。11117驳回公文、撤回公文A驳回功能是将公文退回给指定环节的处理人，处理人进行修改操作后在继续提交。点击即可以驳回该公文。B撤回是指在公文已经提交给下一环节审批人后发现公文不妥并收回重新审批。（注撤回操作要在下一环节操作人未签署意见时才能执行）。点击即可撤回该公文。11118发文编号和套打注除了发文、发函、会议纪要外其他均无套打公司发文在形成正式发文前，在排版套打环节要经过对正文进行编号。单击页面右上角的按键，在弹出的页面中选择需要添加的编号样式，然后确定即可，号数会自动累加。在公文形成正式发文之前需要由秘书对正文进行清稿操作（注清稿环节是在流程定义中预先设定好的），下方常用工具栏会出现清稿按钮，点清稿按钮，下方会出现痕迹保的WORD文档，方便领导查看原文和修改痕迹。通过手写板填写意见区域清稿之后继续点击页面右上角的按键，将清稿后形成的正式稿件套打红头及页面表单上的编号、标题、主送和抄送信息然后保存正文WORD文档。11119盖章公文正式发文前的最后一个工作是盖章，由处理人盖章环节处理人直接点击页面右上角的按钮，在弹出的对话框中选择印章样式并确定，印章即被添加到正文文档中然后保存正文WORD文档即可。111110发文印章管理员盖完电子印章点，选“流程结束”，该发文自动发送给公司发文库管理员，然后管理员单击页面右上角的按键，该公文就正式发送给主送及抄送部门。由这些部门文书进行收文并流转内部收文流程。清稿后的附件保留各个审批人修改痕迹的留痕稿清稿按钮112中国铁建收文中国铁建收文是接收各单位发来的公文，流程图如下1中国铁建收文流程流程说明（9）开始文书通过登记或接受过来发文后，点击【提交】按钮，提交给部门文书岗中转环节（10）部门文书岗中转根据提交过来的文件，点击【提交】按钮，如果需要部门领导审核的，选择部门领导环节；如果需要分管领导审核的，选择分管领导环节；如果需要主管领导审核的，选择主管领导环节；如果需要相关业务人员办理的，选择相关业务人员办理环节；如果各环节流转完毕，则选择流程结束环节（11）部门领导当来部门文书岗的文件，部门领导审核后，点击【提交】按钮，提交给部门文书岗中转环节。（12）分管领导当来部门文书岗的文件，分管领导审核后，点击【提交】按钮，提交给部门文书岗中转环节。（13）主管领导当来部门文书岗的文件，主管领导审核后，点击【提交】按钮，提交给部门文书岗中转环节。（14）相关业务人员办理当来部门文书岗的文件，相关业务人员办理后，点击【提交】按钮，如果仍然需要相关人员办理的，选择相关业务人员办理环节，如果办理完毕，则提交给部门文书岗中转环节。【部门文书岗中转】环节。只需要收文库管理员对其他部门发送过来的发文进行接受然后再选择该收文使用的流程进行内部流转。单击“办公信息”下的“人力资源部收文（以人力资源部为例）”，在主视图页面中的下拉列表框中选择“待接收”状态后，主视图就会显示出所有尚未被接受的公文，如图所示点击进入其中的某一篇公文后点击按钮后，公文即被接收到人力资源部收文库中，然后再由管理员选择该收文所使用的流程即可以进行内部的审批流转。具体审批步骤同发文相同，这里将不再累述，唯一不同点在于内部收文不存在套打和盖章操作。11211办理具有办理权限的审批处理人在进入公文表单页面右上角可以看到一个“办理”按钮。点击出现页面如下图所示。系统将自动提取此信息确认表单中选择的办理部门。办理人可选择“并发办理”或“顺序办理”方式。办理后的文件可以在需要办理部门的收文库中进行操作。当会办理门反馈意见后，此公文可以继续按照流程流转审批。11212部门反馈当公司或某部门就某一公文发起办理之后，该公文即发送到办理部门的收文库中，其公文的接收同收文接收。接收之后，该部门收文库的管理员可以直接单击页面右上角的填写部门办理意见，这个功能主要用于部门内部意见收集后反馈。另外一种办理意见反馈是公文在内部流转完毕后，相应的处理人都填写的审批意见并流程结束后，由部门文书单击按键，在意见反馈页面有选择的选取审批人的审批意见后进行意见反馈。2中国铁建收文流程（阅件流程）流程说明（1）开始文书通过登记或接受过来发文后，点击【提交】按钮，选择业务部门办理环节（2）业务部门办理当来自文书提交过来的文件，业务部门办理后，点击【提交】按钮，管理员可以再公文接收以公文后不进行流转时填写部门意见，也可以在流转结束后根据部门各人员的意见总结部门意见。管理员可以在此选项中有选择的选取审批人的意见反馈给会签发起部门。根据需要，如果需要领导传阅则选择领导传阅环节，否则选择文书处理环节（3）领导传阅当来自业务部门办理提交过来的文件，如果同意，点击【提交】按钮，选择文书处理环节；如果不同意，点击【驳回】按钮，驳回到起草人。（15）文书处理当来业务部门办理或者领导传阅的文件，文书点击【提交】按钮，流程结束。阅件操作参见办件流程操作。113（呈批件、呈阅件）中国铁建请示报告（呈批件），各个部门由本部门起草（1）开始拟稿人拟稿，拟稿人拟稿完后，提交给部门领导审核环节（2）部门领导审核当来自拟稿人的文件，领导审核后，如果同意，点击【提交】按钮，选择办拟稿人中转环节；否则点击【驳回】按钮，驳回到拟稿人（3）拟稿人中转来自部门领导提交过来的文件，拟稿人根据部门领导意见，如果需要分管领导审批，则点击【提交】按钮，选择分管领导审批环节；如果需要主管领导审批，则选择主管领导审批环节；如果需要相关部门审阅的，则选择相关部门审阅环节；如果都不需要，则选择流程结束环节（4）分管领导审批拟稿人提交过来的文件，如果同意，则点击【提交】按钮，默认提交给拟稿人中转环节；如果需要修改，则选择【驳回】按钮，驳回到拟稿人（5）主管领导审批拟稿人提交过来的文件，如果同意，则点击【提交】按钮，默认提交给拟稿人中转环节；如果需要修改，则选择【驳回】按钮，驳回到拟稿人11311新建请示报告（呈批件）点击【办公信息】【中国铁建请示报告】【新建】显示界面如下图所示点击确定后，出现呈批件表单页面，如图所示11312审批具体审批步骤同发文相同，这里将不再累述，唯一不同点在于请示报告（呈批件）不存在套打和盖章操作。114中国铁建传真电报本模块主要实现中国铁建传真电报的网上审批。审批流程结束后，需要传真室再人工传真到主送部门和抄送部门。流程图如下流程说明（1）开始拟稿人拟稿，拟稿人拟稿完后，提交给部门审核环节（2）部门审核当来自拟稿人的文件，审核后，如果同意，点击【提交】按钮，选择办拟稿人中转环节；否则点击【驳回】按钮，驳回到拟稿人（3）拟稿人中转拟稿人根据部门审核意见，如果需要核稿的，点击【提交】按钮，提交到核稿环节；如果需要相关领导签发的，则点击【提交】按钮，选择相关领导签发环节；如果已经核稿和签发，则选择编号套打盖章环节（4）核稿拟稿人提交过来的文件，如果同意，则点击【提交】按钮，默认提交给拟稿人中转环节；如果需要修改，则选择【驳回】按钮，驳回到拟稿人（5）相关领导签发拟稿人提交过来的文件，如果同意，则点击【提交】按钮，默认提交给拟稿人中转环节；如果需要修改，则选择【驳回】按钮，驳回到拟稿人（6）编号套打盖章拟稿人提交过来的文件，如果同意，则点击【提交】按钮，到流程结束环节；如果需要修改，则选择【驳回】按钮，驳回到拟稿人点击【办公信息】【中国铁建传真电报】【新建】显示界面如下图所示传真电报的审批、套打、盖章相关操作，如同