企业人事档案管理办法

人事档案管理办法（试行）1目的为了规范公司劳动人事档案管理工作，对人事档案进行妥善保管，维护人事档案材料的完整性，防止材料损坏和遗失，以及便于人事档案材料的使用，特制定本管理办法。2适用范围本公司员工人事档案日常管理。3管理原则安全、保密、清晰、完整。4管理职责41人力资源部负责按本管理办法对公司所有员工的人事档案进行管理档案类别保管人高层经理档案人力资源总监中基层管理人员档案人力资源部经理公司总部人员档案薪酬福利专员分支机构人员档案分支机构人事专员42管理者和员工严格遵守和执行本管理办法。5人事档案管理程序51人事档案建立新员工入职之日，由人力资源部为其建立一个独立的人事档案。人力资源部首先对档案材料进行收集和整理，如收集的是复印件必须与原件对照，准确无误后打印档案目录进行归案。人事档案包括但不限于以下资料入职登记表（公司提供表格）个人简历（打印稿）身份证（复印件）毕业证书和学位证书（复印件）；职称证书（复印件）体检证明（原件）个人照片1张原公司离职和工作表现证明（原件）专业笔试试卷（原件）甄选与录用审批表（原件）面试记录单（打印稿）员工试用通知书（打印稿）52人事档案资料的添加以下员工信息，在收到资料后三天内由人力资源部添加入个人人事档案公司接收的应届毕业生双方签订就业协议书、就业推荐表；实习介绍信、实习通知书、实习协议、承诺函、实习进度报告、实习鉴定、实习生返校手续。试用进度报告，转正申请审批表及相关转正材料及考核资料；员工与公司签订的劳动合同、员工保密合同、竞业限制协议、职业培训协议、员工购房及付息补助协议及办理市外户籍迁移等需补充的其它合同、协议书；员工工资记录、调薪/降薪记录等；员工职务变动调整通知书；员工晋升、奖惩类相关资料；员工培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料及考核相关资料；员工离职申请、离职交接手续、离职访谈记录等；员工个人资料结婚证、独生子女证明等；特殊岗位附加资料，包括司机、财务、外派财务、保安等补充担保书；外派财务人员另补充岗前培训协议书等。员工变更的个人资料员工新提交的个人资料其他员工的个人信息等资料53人事档案编号公司人事档案划分在职员工档案及离职员工档案，分两种编号方式。在职员工档案编号以英文字母加工号依次排列。（如C489）离职员工档案编号以离字开头，加年号数字顺序号依次排列。（如离C2007028）员工离职后，其档案从在职档案中取出归入离职档案，按离职档案编号规则重新编号。该员工原在职档案编号为空，留新转正员工档案填充。建立在职员工及离职员工编号表（电子版），以方便查询。档案类别在职编号离职编号高层经理档案A工号离A年号数字顺序号中基层管理人员档案B工号离B年号数字顺序号公司总部人员档案C工号离C年号数字顺序号分支机构人员档案D工号离C年号数字顺序号54人事资料的定期更新与维护员工有调动、薪资调整、考评、奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性。为确保员工人事资料的有效性，人力资源部必须定期（每半年一次）向员工发出更新个人资料的通知，按员工提供的最新个人信息更新人事档案和人事数据系统。55人事档案的查阅人事档案为公司密件，也是员工个人的私隐资料，人力资源部必须合理存放，严格执行程序。员工档案资料是保密的，原则上只有公司领导及人事档案保管人员方可查阅，员工不能查阅其他人员的档案，各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案，特殊情况按如下审批权限批准后方可调阅（1）审批权限档案类别审批权限高层经理档案人力资源总监中基层管理人员档案人力资源总监公司总部人员档案人力资源部经理分支机构人员档案人力资源部经理（2）查阅、借阅流程员工人事档案属保密级文件，原则上不允许借阅（借出），一般采取在人力资源部人事档案保管人员的陪同下查阅的方式。各级管理人员查阅本部门下属员工的个人档案时，必须为员工个人资料情况保密，涉及到薪酬的部分由人力资源部保留。如有特殊原因需借阅员工档案时，遵循以下规定执行必须填写人事档案借阅登记表，按审批权限批准后，办理借阅登记手续才可借出。借阅时间以两天为限，不得转借，拆卸、调换、复印。归还时，由人力资源部按照人事档案目录表核对档案资料归还是否完整。56人事档案资料的复印如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、计划生育证明等个人证照复印件，由办理人员填写人事档案复印登记表，按借阅人事档案审批权限批准后方可调用。如因员工要求复印个人人事档案资料，除属于由员工本人提供的原始人事档案资料外，其他由人力资源部添加的人事档案资料不得复印、查阅或借阅。57人事档案的保存人力资源部必须对人事档案的保存地点、环境等作出评估，提存人事档案或出入人事档案室必须上锁，以确保人事档案的存放安全。无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案任何资料不得退回员工本人。在职员工的人事档案将一直保存；离职员工的人事档案保存期自离职日起五年。按规定销毁的档案由人事档案保管人填写销毁申请单，经人力资源总监审核批准，并指定人员执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。6人事档案管理信息化为提高人事管理工作效率，公司将逐步建立人事档案信息管理系统（目前是人事档案数据库）。人事档案数据库必须建立严谨、安全可靠的密码设置和定期更换码，并严格按本管理办法的管理权限进行提交和使用。人事档案数据库为公司商业机密，公司任何人员不得私自窃取、拷贝系统。人力资源部必须根据人事变动情况随时更新人事档案数据信息。人事档案数据库为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。人力资源部应认真做好人事档案数据库的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥人事档案数据信息的作用。7处罚71人事档案保管人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感，严肃、认真地处理好公司人事档案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，导致保密资料外泄，则视其情节，按公司奖惩管理办法执行处罚。72公司员工有义务向公司提供详尽真实的个人资料，并保证所提供的人事资料的真实性。如有提供虚假资料情况出现，一经查实予以解雇，并不作任何补偿。员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的，公司将保留追究其法律责任的权力。员工在职期间个人资料有变化的，应及时准确地向人力资源部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更新，确保人事档案资料正确无误。74人事档案数据库属于公司商业机密和员工个人私隐，公司任何人员不得利用任何手段非法或私自窃