公文写作技巧之怎样写好公文

怎样写好公文第一方面公文的特点首先讲一下机关公文的特点。我们都有一个共同的感觉那就是“痛并快乐着”，所谓“痛”，那就是我们每时每刻都在加班加点，都在付出，别人在休息娱乐，我们却在加班；但是我们也有快乐之处，一个观点，一个文稿被领导所采纳，成为机关行政决策的一个非常重要的环节。一个观点给机关同事，给老百姓记住了，成为行政的一个动力，决策的一个因素，那就是我们的最大满足。用一句流行的话来说就是“痛并快乐着”。我们现在看到的公文一词最早出现在晋朝三国志，里面有“辄向曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载，它的意思就是当朝廷公文下发到各县郡之后，那些官员所贪的财物都被迫还给人民。这是关于公文一词的最早的正式书面记录了，迄今有1600多年的历史，而文字产生的历史有三千多年，也就是说公文产生一千多年之后才有公文。公文到现在还一直在写，一直在用，而且成为机关行政的一个非常重要的手段，没有公文就根本无法行政。公文经过了漫长历史演变,到现在我们所使用的党政机关公文,具有一定的法定体式。一个公文出来了，它无论是以领导讲话的形式出来，或者是以文件形式印发出来，它都具有法定意义和法定的形式。也就是说它一经出来你就必须执行，你不依照这个公文执行，那你就不是依法行政。具有法定的意义和规范的体式，这是公文的两大基本特点。一篇文章是不是公文，就可以用公文这两大基本特点去把握。但是从广义的层面来说，党政机关所使用的文书都叫公文，这是一般意义上的公文。比如一些计划，技术文书和邻导和领导讲话等等，都是广泛意义上的公文。大体上，我们可以按照上面所述来看公文的特点。除了以上所讲两个基本特点之外，公文还有什么共同的特点呢我想应该有以下几个方面一公文的作者是有法定意义和身份的。也就是说你替领导写一篇讲话，或者你这个集体去操作一份公文，它都是特定的领导机关、特定的角色赋予你这个责任，而不是每个人都可以去操作的。例如，机关的秘书集体，他们就有这样的法定身份和意义。党的十六大报告，它就有上百人的写作班子在进行操作，经过总书记的宣读，就成了法定意义上的文献。而这个写作班子，我们说他们就是一个具有法定意义上的集体。二公文具有受命性。也就是说领导交办了，你必须要这样做。三公文对社会的发展具有适应性。随着经济社会的发展，不断会产生新的文种。比如说意见，这是一个较新的使用广泛的文种。2000年以前，只有党委系统有意见这个文种。但现在政府系统已越来越广泛的使用起来，这是因为随着市场经济的发展，政府许多事情它不是单纯使用命令或者法规就可以解决操作得了的，而往往需要使用意见这个文种。当意见上行的时候，它就是一种建议和工作意见，要等上级答复了才能实施；当它平行了时候，它就是不相隶属机关之间商洽工作的文书；当它下行的时候，它是指导下属部门单位工作的文书，下属可按意见要求直接执行。函这个文种也是这样，现在我们政府使用得越来越多，这是由于随着社会经济发展，需要商洽的事务越来越多。所以公文对经济社会的发展有一个适应性，在这个适应的过程中不断地调整文种的结构，和行文办法。四公文的时效性。以“非典”时期的抢购风为例，市政府在得到消息后，及时向社会发表了公开讲话，对及时抑制当时的食品抢购潮起到了重要作用。从这个事例可以看出公文必须及时传达党委政府声音，否则就会失去应有的意义。五规范性和格式化。我们在工作中总是自觉或不自觉地以一定的规范和格式在从事着文字工作。比如在政府工作报告中，我们在开头肯定会用“各位委员，各位代表”这样的语句。同样，你们在写各部门材料时，也总是带有自身的一些特色，遵循着一定的体式和规范。六公文的定性和定量特点。一个公文必须旗帜鲜明地肯定或否定某些事物，对事物作出定性或定量分析，而不能在文章中说一大堆正确的废话，就像毛泽东同志曾经批评过的“党八股”那样。我们的任何事情，所布置的任何工作都必须是定性和定量的。比如在政府工作报告中，涉及到经济情况时就必须有准确的数字来说明问题，对一些工作措施和目标也要作出肯定或否定的回答，否则对下面就起不到应有的指导作用，不能让人们明白与执行。（七）公文的庄重与严谨。我们的公文所面对的是机关干部和广大群众，而不仅是一些知识分子或学者，它不应该是阳春白雪。一份公文必须庄重而严谨地，明明白白地把有关事物说出来，让老百姓明白。（八）公文的鲜明个性和风格特征（主要指领导讲话）。讲话是一种比较特殊的文种，它通常带有讲话者鲜明的个性和风格特征。我们的体会是，写一般的公文比较容易，但是写领导讲话稿就不那么容易了，这是因为领导个性和风格特征是最难以把握的。一篇讲话，要做到领导接受、听众接受、自己接受，要在这三者之间找到个最佳结合点，这是最难的地方。这其中你必须取得领导的认同，否则根本就不能通过领导这一关。回过头来，在所有的特性中，有一句话我想大家应该记住，我国著名的语言学家叶圣陶先生曾经说过“公文不一定是就好的文章，但必须是通传通畅，让人一看就能明白的文章”。用这句话来概括一下公文的特点应该是最好不过的了。第二方面撰写领导讲话的基本方法我们知道，公文是在掌握了大量事实基础上，经过转化而成的文字材料，这个转化的过程是相当难的。有的人写作时重若千斤，有的人却举重若轻，如行云流水。有时甚至是相同的材料，差别却如此之大。这是为什么这是从事文字工作的人一直在思考的问题。对此我没有很系统的理论研究和体会，但是从我多年的工作实践来看，这其中肯定有其规律性的东西在里面。如果你觉得自己写文章老是不顺手，那么我想你肯定是没有掌握到这个规律性的东西。反而言之，如果你掌握到了，那么写文章有时是可以作为一种乐趣的，当然这只是在有时而已。我们所说的这个“规律性的东西”它其实就是写作的方法和技巧，这对于我们写领导讲话稿非常重要。总体上我们应该把握以下几个方面第一，你必须有一个开阔的视野，看问题应当高人一筹；第二，要有很强的分析综合能力；第三要有很强的文字驾驭能力。第四，拥有大量的素材。第四，对领导个性意图的把握。第六，拥有丰富的知识底蕴。更具体的来讲，我想我们应该做好以下几个方面（一）了解领导意图，并向深处开拓。我们都有这样的体会，按照自己思维去写一篇文章，一般来说并不是一件很难的事，难的是要把自己作为一个载体去反映别人的意图。领导交带文秘人员写一篇材料，有的会讲自己的思路与要求，有的什么也不讲，情况千差万别。作为文秘干部应该怎样去贴近领导并向深入开拓呢我想首先应该把握领导的思维，按照领导思维去想领导所面临的工作和任务，想领导所想。要跳出自我去写文章，要超越自己。你做到了这点，你的文章就有可能升华，有可能成功。我们说要从思想上贴近领导，及时准确的把握领导整体思路和决策过程。但领导的事情很多，他不可能主动的接近你，有时作为办公室的文秘人员也很难见到领导一面，怎样贴近呢我想我们不应该光强调客观困难，我们可以从一些公开的渠道，例如报纸、新闻和简报等去把握领导的思路、个性特征。要做有心人，有时领导在些非正式场合说出来的观点思路是更为重要的，它可以引领你去把握领导思维，让你了解领导看问题的方法。我想，一个人平时一点一滴的积累是极为重要的，而不是说领导直接向我交办了，才需要我去用心去做，用心去记。我们在办公室时一定要用心记住领导的一些即兴发挥，甚至是只言片语，这就是我们的积累过程。对于贴近领导，有时是应该双向来看这个问题的。并不是说所有领导给你的观点都是好观点，从实践来看，我们在写文稿过程中，往往是领导的观点会影响你，反过来你的观点也会影响领导。因为领导他也不是天天在写文章，可能你的文字概括能力，综合能力比较强，你有比较新的观点，与领导的思维相碰撞以后住住也会被领导所接受。有时领导所表达的是一个并不完善的观点，需要文秘去完善和提升它，这其实也是一个相互影响的过程。以珠三角大融合为例，领导在思考这个问题，我们写作班子也在思考这个问题，领导水平往往比我们高，我们的思考只不过是从文字概括的角度作一些铺路，是一种辅助性的工作。所以，我们文秘人员只有贴近领导，站在领导思路的角度去想问题，你才能出好观点。还有一个需要补充的问题，我们讲贴近领导，从表现方式上来说我们要最大限度的彰显领导个性思维、语言风格。如果一篇文章，换了谁说都一样，没有领导个性，那么它就是一篇不成功的文章。特别是写领导讲话，一定要最大限度的彰显领导个性。当然，这并不是要忽略其它东西，我们的最终目标还是要落实工作，所以应该将两者很好地融合起来。概括起来就是“三个吃透”吃透领导，吃透上级，吃透基层。领导是怎么想的，上级的政策意图是怎样的，基层是怎么一回事；“四个弄清”一要弄清讲话的人是谁，弄清了我们才能达到什么人讲什么话的目的。二要弄清听众是谁，即“见什么人讲什么话”。三要弄清讲话的时间问题，即“什么时候讲什么话”。四要弄清什么地方，“即在什么地方讲什么话”。（二）综合构思，谋篇布局。我们有这样一个经验通常逻辑决定思路。当我们接到一个领导讲话任务时，我们会想这个讲话要讲什么它的主题是什么要怎么写这是布局谋篇中一个非常重要的问题，也是写好一篇文章的重要前提。有些人写文章时行云流水、出手不凡，很厉害。但是我们只看到他善写的一面，而没有看到他善思的一面。他在写这一篇文章之前其实已经做了许多构思工作。有时写的时间并不长，但布局谋篇、综合构思的时间却往往很长。写文章前有好的构思，好的框架，写起来才能事半功倍。思考不成熟不能轻易动手，思路不通，文路不通，这是显而易见的事。如果定好的提纲和框架，我们就应该一气呵成的写下去，这时思维的惯性、选取素材和遣词造句往往都会很有系统性。用一根红线，先把珍珠串起来再说，这之后可以在既定框架内做修改。明确主题，确定框架之后应该确定一个基调。究竟应该用平和、粗犷还是抑扬顿挫的语调呢这时就要用到刚才所说的“三个吃透、四个弄清”了。定好基调之后，在一定的框架内组织文字材料，我们还要注意对已有的材料进行提炼升华，将文章的观点提升到一定的高度，这不仅仅是领导的事。做文秘的人应懂得“无中生有”，要透过现象看本质，在一定的材料上提炼出新的观点，或者将已有的观点提炼升华到新的高度。（三）善于积累，厚积薄发。有一句话叫“文以载道”，意思是文章要把天下的道理说给人们知道。既然文章有这么重要的功能，那么这个作者就一定要用大量的素材，要有高于一般人的洞察力，提出一般人所不能提出的大家认同的观点。善于积累，厚积薄发，就是我们平时应该大量做的事情，往往就是在这一点上体现我们的功力。文章好不好，归根结底还是看一个人的人文知识是否丰富，专业知识是否足够。我认为大家不要相信什么纯粹的技巧，特别是书店里所谓的技巧书籍。其实，所有的技巧均来自深厚的知识底蕴。应该怎样来积累呢首先应该在平时注意搜集前人的文字资料，占有间接的材料。因为我们不可能事事都去调查研究。要做好“三个关注”即关注前人的观点理论；关注行业动向；关注社会热点问题；这是掌握材料的重要渠道。其次应该重视调查研究，掌握第一手的真实材料，因为通过别人反映上来的材料有时并不准确，有时甚至是错误的。所以，只有亲自沉下基层，调查研究第一手资料，才能保持文章的观点正确。（四）要严把政策关。我们在办公室里写文章，给领导写讲话稿，任何时候都要严把政策关，因为领导的讲话代表政府的声音。你这个观点究竟合不合国家政策，或者有没有超过政策界限，都要作为极其重要的事情来把关，要把它看作是党和政府的生命。（五）要有扎实的语言文字功底。公文要永远追求用最简洁，最平实的语言去表述事物，但有时使用一些适当的修辞也是可以的，当然这需要扎实的理论文字功底。第三方面几个需要注意的问题。一是领导个性与公文基本体例的统一问题。要注意领导个性的彰显一定要在遵守基本公文体例的基础上，不能脱离基本要求。二是领导思维与个人思维的统一问题。一个讲话稿，不能完全是你个人的观点和思维，这样的话你可能不能过领导关。正确的方法是文章的观点和思维一定要源于领导并高于领导。当然这中间怎么去把握，你的创造空间究竟有多大，取决于你与领导之间的沟通程度。三是政策性、普遍性、全局性与特殊性的统一。对同一事物，在不同的地方可能有其特殊的地方，我们在制定政策时就不能完全照搬上级或其它地区的公文资料。四是经验、技巧、实践的统一。单纯讲技巧是不行的，我们要大量的去实践、去写作，这是很关键的地方。这个世界上不存在单纯的技巧，要在大量艰苦的实践基础上，积累经验，才能形成自己真正的技巧。五是变与不变的统一。我个人提倡要“以不变应万变”，人不可能天天出新观点新思维，特别是许多例行性的公文，它大体上是不变的，要善于运用“拿来主义”，“以不变应万变”，在不变中又适当地产生变化。六是成就感与平常心的统一。公文的制作它是一个集体的劳动，即使有些文章是你一个人写出来的，但这个工作平台是领导给你的，是特殊的环境和特殊的机会给了你施展才华的一方平台。写好了几篇文章，确实能给人以成就感，因为它往往会转化成一定的决策。但是你还是要想到这只不过是你的工作，是领导给了你这个平台，而且一些大的材料还是集体的创作，领导还要反复研究修改。总的说来，不要因为写了几篇好文章而沾沾自喜，也不要因为写了几篇不好的文章而垂头丧气，要用平常心来看待得和失。最后希望大家记住鲁迅先生说过的几句话1、“文章得失不由天”。意思是写好文章完全靠你自己努力。2、“我用别人喝咖啡的时间来工作”。意思是要勤奋，付出。3、“好文章不是写出来的，是改出来的”。这几句话从做人的态度、写作的方法技巧方面都给了我们指导作用，希望大家认真体会，用来指导自己的实践，不断的提高升华自己。最后用这句经过改动的名言来与大家共勉“在公文写作的道路上没有平坦的道路可走，只有在那崎岖不平的小路上不畏艰辛，努力攀登的人才能到达光辉的顶点。”写好公文的几点探索三、撰稿注意双层思维所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运行，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这样做，往往可以节省不少的时间和精力。其原因很简单，授命写作不是个人说了算，而是领导意见决定文稿成功与否，这样会经常出现与领导要求不符的情况。如果所有的精力时间都用上，也难得一次就通过。再着说，精力无重点地使用，不利于思考和提高构思的效果，本身就不利于提高通过率。当然对一些简短和非常熟悉的文章应潇洒一气哈成，效果也会很好。（一）设计好文章结构围绕主题设计结构是起草文稿的重要方略。一个写作任务下来，撰写者首先应当在这方面下功夫，不能一见任务就作战术考虑，马上钻到具体材料的遣词造句的技术工作中去。文件起草，首先是从宏观上考虑，如同盖房子先要有设计，有骨架一样，如果设计结构不行，只是在粉刷装修上下功夫，房子质量就没有根本上的保证，甚至还会塌下来。报告起草常常见的大返工，往往出在内容及主体结构上。所以，撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导方略，会谋篇布局。结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，即构思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要求有四一是纲目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力。安排结构要考虑到以下四点第一、全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。第二、层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排。第三、条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受。第四、各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体。尽管公文种类繁多，但基本结构形式并不复杂。主要有三种形式一是纵向结构，有递进式、时序式、倒悬式等。二是横向结构一、二、三、四，平排开来。三是纵横结合结构，象前纵后横，纵横交叉等，长篇公文多采取这种办法。如要写一篇年度工作总结，前半部分按时间顺序概述一下工作情况，后半部分提炼出几条工作经验，横向排列开来，此种写法就是“前纵后横”。通常情况下，层次段落的安排，取决于观点及观点间的联系，而主次则决定着详略和先后。布局的方式一般有两种一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据公文内容需要和作者的行文习惯而定。一般搞文字工作的人都有体会，重要公文、尤其是多人参与写作的公文，诸如大型会议上的领导同志讲话之类，提纲应尽可能列得细一些，甚至可以细到每段几个层次，每个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇象样的公文。二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的公文多采取这种办法。（二）雕琢好文章品质文章在写作过程中，要在“精于战略”的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后，则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说“一成文章半成改”，有的甚至说“文章是改出来的”，可见修改文章在写作中非常重要。、深入发掘主题。修改的重点是十六个字深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。第一，深化主题，既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。第二，改动材料。累赘的，要删剪；不足的，要增补；过细的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换。第三，调整结构。凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。第四，润色语言。一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。修改有基本方法一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。尤其是领导同志的讲话，采取这种办法最好。二是冷处理。文稿拟就之后，暂时搁置一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后，请熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。时间和条件允许，可以发征求意见稿，在较大范围内修改。四是求助高手。可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改。在修改时最忌讳的是保守残缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写文章方面有长进，就必需要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章。、认真搞好修辞。公文修辞的基本要求是四个字简（不罗嗦），切（不空泛），明（鲜明），尽（无遗漏）。换句话说，就是实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。修辞主要有两种方式一个是消极修辞，一个是积极修辞。公文写作与文艺创作不同，文艺创作主要是采用形象思维方式，而公文写作主要是采用逻辑思维方式，因而公文写作消极修辞是基本的，积极修辞是争取运用的。消极修辞的主要方法，一是锤炼词语，二是选用恰当句式，使公文看起来和谐，用起来准确，听起来悦耳。积极修辞主要用描述、替代、引导、变形、排比的方式，使公文生动，增强感染力。如把引进外资和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼”，把部门协作比作“大合唱”。采用积极修辞时，夸张的方法要慎用，“双关语”要禁用。公文写作注意语言既要用准、用活，还要用响。一篇公文中，如果有几句叫得响的语言，往往大增其色，甚至会收到意想不到的效果。如“东部大开放，西部大开发”，如“四项基本原则是立国之本、改革开放是强国之路”等。使用公文语言，要注意词义概念的准确，口语与书面语的差别；要区分事物的不同分寸、大小、轻重，比如说一个村庄、企业不可讲“取得了巨大成就”，一个基层领导同志不可能“作了重要批示”；要注意感情色彩的不同，贺信、慰问信的语言格调就应该热烈，讣告、悼词和语言格调就应该深沉；要用好模糊与周密、全称与特称，在特别情况下，模糊语言往往是最准确、周密的语言，如“取得了一定成绩”、“尚有不小差距”之类，比用量化概念要准确、贴切得多；还要准确具体表述时间、数字，公文中的年、月、日，是不应简略的。、注重改良文风。要写好文章，必须注意文风。我们所提倡的文风，至少要有这样几条一要实事求是，不搞虚假浮夸；二要言之有物，不摘华而不实，不搞无的放矢；三要逻辑严谨；四要鲜明生动；五要简洁朴实。当前文风中的突出问题是“假、大、空、瘪、长”，其中长最多见的，可以说是久治不逾的顽症。文章不可长，否则，重要的东西就被淹没了，冲淡了。什么时候你总觉着自己写的文章太长了，那就说明你写文章就有了进步。一定要爱惜笔墨，多写一些短而好的文章，切切不可低估了读者的理解水平，切切不可害怕人家看不懂而反来复去地说。使文章简练的最好的办法有两条一是使主题集中，一文一事；二是除靴去帽，开门见山，择其要者简述之。浅谈如何写好公文写好公文有什么“窍门”，这是机关工作人员常常遇到的问题。本人认为，找“窍门”并非为了偷懒，实际上这是对做好这一项事的谋略问题，也就是借助他人的经验和教训，寻找规律性的东西，不再毫无头绪地去从头盲目探索。写好公文的“诀窍”，就是结合自己的实际工作多学、多想、多练，即选准目标、勤学苦练，坚韧不拔、不懈探索，最后由必然王国走入自由王国。公文该怎样写有些人一写文章就落入用什么形式，采用什么格式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会。文章应该有一种形式，但决定文章怎样写的根本要素是内容，而不是形式。公文无非是一个载体，载的内容不同因而载的方法也应不同。评价公文写得好不好，主要看行文目的和内容反映得好不好，有没有真知灼见，有没有针对性和指导性，而不是锦绣般的文字。目前机关中很多公文的弊病多出在这个方面。一是内容空，有其形无其神，言之无物，象似为写文章而写文章。二是篇幅长，而且有越写越长的趋势，文章不是围绕一个主题紧密去写，而是摆开架子洋洋万言，生怕把什么事漏了，把所涉及的工作一条不漏地排列开，最后给人的感觉是一份资料、一本流水帐。三是论述乱，不分内容特点和对象的知识层次，先论述一番再说，结果议论一番读者最熟悉的东西，毫无作用。四是抄袭多。现在公文写作中有一种不良作风，就是用剪子加胶水“写”文章，不分时境变化，不分场合变更，照抄照般，搞文字“批发”。五是美术化。有的人利用计算机优越的打印功能，把公文各种字体、字形、字号摆布赏心悦目，把各级标题“塑造”得很美，追求公文的感官效应。这样是写不好公文的。还有的文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好，但什么事也没阐明，给人看完后感觉很茫然、一无所得，不能唤起新的启示，这也难以说是一篇好的公文。总之，写好公文关键于内容好，能够准确无误于表现出行文目的，有真知灼见，给送达对象以指引、启迪和遵循。古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规范和规律。根据实际工作体验，本人认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。一、切实领会好领导意图公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。（一）公文写作与领导意图的关系在机关工作应当了解而且必需了解公文写作与领导意图的关系。公文与一般文章最大的区别的姓“公”，是公务文书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论。“公务”的内涵表明公务活动是有组织和目标的，是在领导要达到的预期中按一定的方式进行活动的，文字工作也不例外。换一句话来说，公文成功与否，在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。机关公文写作一般讲有两种情况，一种是职守写作，另一种是授命写作。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职工作中所必需记录、表达、传递公文写作，因而是带有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作，写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对集中，同时由于领导意图平日都以批示和口头的方式给予传达，并切由领导亲自签发，相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可。授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从事某项工作，但领导安排要求承担该项工作的写作任务。公文中的领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等，以及领导交办的其它写作任务都属于授命写作。授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。授命写作的除了要把握好前面所讲五个写作要点外，非常需要体现领导的意图，运用领导者的思维方式，符合领导者平日的讲话习惯和风格。授命写作有一个重要原则，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥，这样的授命写作才能打得住。授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导意图之上，写进公文之中。（二）怎样领会领导意图应当明确的是，领会领导意图并不等于领会领导个人意图，而是领会领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人独有的思想观点和某些言语。领会领导意图有多种途径，主要的方式有以下几种一是学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政策。这是因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现。因此要把握住这个方面就会把握住领导意图的总体，这是领导意图最重要的部分。二是主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向和动态。领导的行政活动是领导意图的具体体现形式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化。三是积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况会有系统、整体的理解。四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清。这样会避免写出文稿后作大的改动，甚至推倒重来。（三）熟悉领导者的领导习惯领会好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工作方法和讲话习惯。这里所要讲的并不是习惯的好坏问题，是讲话者自身一些特有的东西。许多公文，特别是讲话和报告类的文字材料，由于是领导者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。要通过听、谈、议、读等渠道，从领导者讲话中了解个人的特点，然后再将这些特点反映到公文中去。否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众都会产生一种陌生感或不习惯的感觉，不会达到预期的效果。从另一个方面来讲，公文特征与领导习惯相差太远而不被领导者看中和接受，也很难完成自己的工作，不利于自身的影响。熟悉领导的思维和讲话习惯并不难，只要留心亲耳仔细听几次领导者脱稿讲话，就会熟悉基本特征，再琢磨分析一下，一般都会适应。这个适应过程一般可以缩短。一是感受并分析讲话人的思维特征。思维指理性认识或理性认识的过程，是人对客观事物间接的和概括的反映。语言是思维的工具，但人的思维规律性也反映在语言上，语言表达符合思维的规律性。要熟悉领导的思维习惯，主要是看语言逻辑性、看思维的逻辑性强否，分析形象思维和抽象思维、感性思维和理性思维、纵向思维和横向思维、正向思维和逆向思维等方面有什么特点，以及综合分析归纳能力等特点。在分析中熟悉了领导者的思维规律性，就容易使写出来的文章被领导者接受。有的稿子写出后被领导调架子，往往是思维特征不同造成的。二是感受并分析讲话风格。应注意讲话人的语气结构和风趣程度。语气结构是指讲话人语言中的语气构成情况，不同的人因修养不同、地位不同常常形成自己的语气特色。分析语气结构，注意各种语气的分布情况，所占比例如何，确定讲话人语言的语气基调。同时，还应对领导者的幽默特点给予关注，在写作中也有一定体现，使讲话稿活跃、富有生气。三是感受并分析讲话人的观点和工作方式。领导在不同场合讲话，既是一种说服、教育、引导的思想沟通方式，又是一种行政领导方式。为领导者起草的文章能否打得住，很重要的一个方面是该文章能否体现了领导者在工作上的观点和工作方法。在某个时候，领导者对某个问题都有相对稳定的看法，对某项工作都有一定的主张，离开这些观点和主张自然不会被领导者接受。所以在平时要注意领导者的主要谈话精神、思想认识和某些方面工作的主要意见，常讲的规范性的词句，将此充分应用到写作中去。四是感受并分析讲话人的理论层次。理论指概念、原理的体系，是系统化了的理性认识。科学的理论是客观事物的本质、规律性的正确反映，其重要意义在于它能指导人们的行动。了解讲话人的理论层次，可以把握好文章的理性程度，能避免出现常讲实际问题的领导，讲稿理性太重；而常讲理论问题的领导，讲稿理性太轻的问题。讲稿理性无论轻重，都要注意理论与实践相结合，没有理论指导的实践是盲目的实践，脱离实际的理论是空调的理论。五是感受并分析讲话人的分析综合能力。分析综合能力就是指能否对事物内部的各个方面正确准确进行具体分析，能否正确准确地综合起来把握矛盾的总体，抓住事物的本质，把握事物发展的规律。分析与综合贯穿于思维的整个过程。把握住讲话人的分析综合能力，才能在起草文字过程中确定理性分析的“平台”，才能使领导者感到文章是与其自身分析认识客观事物的能力是相符的，要求是一致的。二、系统储备素材和观点拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。（一）平时注意收集分析材料公文写作决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的基础上，这就提出了材料的收集分析问题。收集材料，就是掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。素材是公文写作的基础，如同搞建筑一样，必须有水泥钢筋、木石砖瓦等建筑材料。要注意“备料”一定要充裕，“材料”要包括思想观点，特别是一些带战略性的思想。有人对收集材料觉得并不重要，不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了，甚至无法找到。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点，一个事例，一句话，这个材料没有白白积累。因此积累时不可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就是素材积累与使用之间的一个特点。收集材料主要有三个途径。、调查研究，取得第一手现实材料。特别是写“讲话稿”、“意见”、“规划”时特别需要这样的依据。通过调查取得的第一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。深入实际、深入群众、深入现场往往是处于复杂多样的境状之中，各种矛盾、问题及思想认识交织在一起。这就需要在调查了解情况时，坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找材料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点面情况的结合，对调查的材料要做必要的核实。、广开材源，积累第二手材料。即收集一些与所写公文有关事物的变革情况，以便分析其发展变化，作出正确的分析判断，提出有见解的观点。报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自己工作有关的材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起来，用时非常方便。这些材料一般是用于作背景材料，或作对比、深入了解的线索，或作为研究分析的借鉴。、有备无患，储备基础材料。积累一些与公文写作有关的公文，包括法律、规章、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进行综合分析的依据，或直接引证所用。调查、收集、积累材料有三忌。一忌凭兴趣出发，要从工作需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发；如果凭兴趣出发，就可能片面、狭隘，甚至有意无意地歪曲了材料。二忌听风就是雨，道听途说，一知半解，凭想当然办事。三忌实用主义地调查收集材料。总之调查积累材料，要靠勤看、勤问、勤想，一要广，二要实。这样可使你的材料库和思想库应有尽有，样样俱全，头绪清晰，有备无患，垂手可得。（二）注意加强对材料的系统分析公文写作选材用料关键在分析。有分析才能选择。材料反映的情况是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里难分，彼此相关，必须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，由此及彼的分析改造。玉不琢，不成器。许多人装订了一本本材料，但不去分析研究，派不上用场，或不得其用，失去时效，积累了又有什么用处。所谓分析，一是分析事物之间的复杂联系。所谓分析事物的复杂关系，方面很多，难以尽列。举例来说，事物之间有因果关系，或然关系、平行关系（如鹰击长空，鱼翔浅底）、隶属关系、对抗关系等等，弄错了这些关系，就不能写出服人的报告、讲话及其他文件，甚而会闹出笑话。弄清关系，才能找到规律，正确反映规律。二是分析所掌握材料的典型性，即在某种范围内的普遍意义，要善于分析材料的代表性和价值。分析材料，要站得高，看得远，仁者见仁，智者见智。站得高，从根本上说，就是要站在马克思列宁主义立场上，用科学的世界观、方法论来看问题。要有政治高度，联系路线、方针、政策，特别是一个中心两个基本点；要有理论高度，议大事，懂全局，看本行。这样才能抓住有价值的材料，认识材料的价值。三是分析材料的真伪，要分析真伪，去伪存真。对无论多么复杂问题，只要出于公心，做到“兼听”，就不难办到这一点。四是分析材料的内在价值、分量、意义。