办公室作业指导书 办公用品管理作业指导书

办公室作业指导书办公用品管理作业指导书办公用品管理作业指导书办公用品管理作业指导书10目的为使办公用品管理合理化，严格控制办公费用，同时满足工作需求，特制定本作业指导书。20范围适用于本公司办公用品的管理。30定义31低值办公用品指为完成工作任务，所需要配置的办公文具及办公消耗品等，例如签字笔、笔芯、曲别针、大头针、纸张类等，属部门提请的需求计划品；32办公用工具主要指订书器、计算器、打孔器等小型办公工具；属非计划用品；33办公高价值消耗品硒鼓、墨盒等办公室打印设备的耗材；属非计划用品；34办公设备适用公司固定资产相关管理规定之约束，不受本规定之约束；40职责41各部门经理负责本部门办公用品的签字审核工作，负责组织制定和签批本部门每月的办公用品需求计划；42行政部负责人负责签批经各部门经理签字审核的“办公用工具”类的领料手续；43网络部负责签批经各部门经理签字审核的“办公高价值消耗品”的领料手续，并监督硒鼓、墨盒耗用情况；44总经办负责审核各部门的办公用品需求计划表，汇总需求数据，编制办公用品需求汇总表及监督检查公司办公用品使用情况；45库房负责将办公用品需求汇总表，在减除库存后，在U8系统中录制请购单；保管工作、发放工作；46采购部负责依据办公用品的U8请购单，组织采买工作；47公司全体人员均有保护、合理利用办公用品的责任与义务；50内容51办公用品的计划与申请511办公用品实行按月申请，各部门于每月25号前提出下月办公用品需求计划，并填写办公用品需求计划表，报部门经理审批后交总经办。512总经办将批准的各部门办公用品需求计划表汇总后形成办公用品需求汇总表，并计划一定的库存量，交由总经办主任审核执行。513如因特殊情况或新增人员需要临时申请办公用品，应填写办公用品申请单并注明原因5131低值办公用品由部门经理签批即可申领；5132办公用工具，需由部门经理审核后，经行政部负责人签批，方可申领；5133办公用高价值消耗品，需由部门经理审核后，经网络部签字，方可申领。514经总经办主任批准的办公用品需求汇总表转交库房。库房负责在减除库存后，在U8系统中录制办公用品请购单。515采购部负责按照U8系统请购单进行采购。52办公用品的采购521采购部负责选择办公用品的定点供应商，并对供应商实施合格评审和管理。522采购部接到U8系统审批后的请购单，应在7个工作日内将办公用品采购齐全，否则，应提前知会各部门。523采购到货的办公用品由相应库房库管员依据请购单进行验收，并办理采购入库手续；524采购部按公司费用报销等相关规定，办理结算、存档等事宜。53办公用品的发放531每月计划的办公用品由库房相关库管员在每月15日统一发放。532库管员按照办公用品需求计划表或办公用品申请单进行发放，并由领用部门或人员在相应出库单中签字确认。533库管员每月应对办公用品的申请与发放情况进行统计，并于每月底汇同库房主管一起对办公用品的库存进行盘点，填写每月办公用品月度耗用统计表，上报至总经办主任。54办公用品费用控制541办公室全体管理人员的低值办公用品不设费用金额限制，由部门经理本着节约使用、降低部门运营费用的原则，合理提请月度办公用品需求计划。542网络部负责监督检查硒鼓、墨盒的使用情况；使用部门负责做打印记录的登记；每月网络部需定时统计各部门硒鼓、墨盒的实际耗用与打印记录的对比情况，得出当月硒鼓、墨盒消耗是否正常的结论。55办公用品的回收与损坏赔偿551办公用品分为可回收类和不可回收类两种1）可回收类指有一定使用期限的非消耗品，如计算器、打孔夹、齐心长夹、订书机、打孔机、剪刀、钢直尺、书架、公文袋、笔套等。2）不可回收类指使用过程中会产生损耗的用品，如告示贴、笔芯、信笺纸、软抄、墨盒、复印纸等。552可回收类办公用品领用时要以旧换新，员工离职时，可回收类办公用品应退还公司。553员工遗失或损坏可回收办公用品应照价赔偿。60相关文件无70记录71办公用品登记记录表；72办公用品申请单；73办公用品需求计划表；74办公用品需求汇总表；75办公用品月度耗用统计表；办公室作业指导书办公用品管理作业指导书作业步骤1新员工到公司，先会同后勤管理人员做好接待工作，将生活用品（含床垫、床单、凉席、被子、被套、枕头、枕套、枕巾、饭缸、脸盆、洗澡篮、水杯各一件，拖鞋一双，碗柜钥匙一把）发放，并帮助新员工整理床铺，安置物品。2请新员工填写入职登记表草表。3根据员工填写的入职登记表草表相关信息录入电脑，在确定无误后输出，并请新员工和发放人分别在物品领用栏相应的位置签字认可。4在公衣等其他物品发放的同时，请新员工在物品领用栏相应的位置签字认可。5将该员工交给所分配部门的负责人进行安排。注意事项作业标准1、在员工刚来公司时，时间帮助他熟悉内部环1、境（工作、生活场所）。2、2、在他来公司的五天内，帮助他熟悉外部3、环境（城市交通主要街道、购物场所等）。所用的资源名称数量名称数量合格员工未到前，生活用品、入职表格等已准备就绪。入职登记表信息录入电脑没有错误之处。以热情的态度和强烈的服务意识接待新员工。不合格前期工作没有就绪。录入有误且没有发现。态度傲慢，表情冷淡，让新员工感觉不舒服。数量备注变更记录生活用品使用规定1、使用期限界定1）床垫、被子、枕头、饭缸两年2）床单、凉席、被套、枕套、枕巾、水杯一年半3）脸盆、洗澡篮、拖鞋一年4）衣柜、碗柜钥匙永久2、达到使用期限，可向公司申请以旧换新；未达使用期限就已损坏或丢失，按员工手册办理。3、衣柜、碗柜钥匙丢失者，或者自己去配，或者交5元配钥匙费用（含公司工作人员劳动成本）。4、此规定与员工手册具有同等效力，同时作为员工离职移交物品的处理依据。标准作业指导书编号作业名称部门制作人岗位审核人作业步骤1、员工在向公司依据员工手册要求递交书面辞职报告后，即可发放离职审批表。2、按程序审批完毕，方可开始办理移交手续。1）工作的移交，由部门负责人安排；2）物品的移交，会同发放人根据入职登记表记录逐项收回，并检查是否损坏，如有损坏要赔偿。3、移交完毕后，将情况反馈财务部，由财务经理审批。4、发放应得薪酬，并安排为其买回家车票。注意事项作业标准1、递交辞职报告必须依时间据员工手册。1、2、审批程序必须规范。3、钥匙丢失或让员工自2、己去配，或交5元钱。4、其他物品在规定期限内损坏照原购进价赔3、偿，不得由员工自己购买。5、出入卡、员工手册4、也要注意收回。所用的资源名称数量名称数量合格严格履行审批程序。未按次序履行审批手续。离职审批表填写规范、离职审批表填写完整。有缺项，字迹不清楚或难识别。以热情的态度和强烈的服态度傲慢，表情冷务意识对待离职员工。淡，让离职员工感觉不舒服。不得刻意刁难离职员工。刻意刁难离职员工，使其未能如期离职。名称数量名称数量备注变更记录标准作业指导书编号作业名称部门制作人岗位审核人作业步骤1、使用人向印鉴保管人口头说明使用事由。2、让使用人按要求如实填写印鉴使用记录表。3、由使用人当面使用，不得带离办公室。4、确需借用，务必有总经理的书面审批手续，其中要有借用期限。注意事项作业标准1、任何人都必须按此程时间序履行。1、2、填写印鉴使用记录表必须核对清楚份2、数、页数，所有项必须填写，不得有空白或错填。3、3、盖章时字开口向正下方；如是文件盖到年月日正中间。4、空白纸或只写日期的纸上杜绝盖章。所用的资源名称数量名称数量合格严格履行使用程序。不合格未严格按使用程序执行。印鉴使用记录表填写印鉴使用记录表规范、完整。填写有缺项，字迹不清楚或难识别。以热情的态度和强烈的服态度傲慢，表情冷务意识对待使用印鉴的员淡，让使用者感觉不工。舒服。备注变更记录标准作业指导书编号作业名称部门档案查阅、制作人借用岗位审核人作业步骤1、查阅或借用人向档案保管人口头说明事由。2、让查阅人按要求如实填写档案查阅记录表。3、由查阅人当面查阅，如借用则在档案查阅记录表中注明。4、查阅完毕立即归档，外借档案如期未归还则务必催借用人归还。注意事项作业标准1、可供查阅、借用的档案时间是指人力资源档案、基1、础档案；财务档案、技术档案不得随意查阅，2、严格杜绝外借。2、财务、技术档案的查阅需经总经理书面审批3、后方可。3、各种证照提供复印件时务必要用碳素笔在4、复印件正面注明“此件仅供干XX事专用”。所用的资源名称数量名称数量合格严格履行查阅或借用程序。档案查阅记录表填写规范、完整。不合格未严格按查阅或借用程序执行。档案查阅记录表填写有缺项，字迹不清楚或难识别。以热情的态度和强烈的服态度傲慢，表情冷务意识对待查阅、借用档淡，让来人感觉不舒案的员工。服。备注变更记录标准作业指导书编号作业名称部门制作人岗位审核人作业步骤1、每年12月15日至元旦，作为公司年度归档的时间。2、归档的内容主要有基础档案、财务档案和技术档案；人力资源档案依据即时处理、完善的原则。3、财务、技术档案分别由财务、技术部负责，基础档案由办事员完成。4、基础档案的内容有公司一年内获得的各种荣誉及资格证书，有备查阅价值的文字资料年内下发的各种公文一套、年内会议记录、企业大事记录、重要谈话记录、各种工作学习总结等。5、归档步骤1）档案分类整理。2）编写档案目录。3）归档。注意事项作业标准合格不合格1、平时注意积累，收集，整时间理，不要全部等到年底。1、相关内容无遗漏。归档不完全。2、若资料相同，归档时挑最2、分类清楚，目录编写清楚、分类不清，存放零好的一份。规范。乱，未编写目录或编3、归档时发现有无法归档写不规范。的，要想办法补救。如查3、档案存放有序，看目录便存放乱，查阅困难。阅电脑资料、请同事回忆、可随时找出。自己写出相关情况。4、保存过程中没有损坏、遗保存过程中有损坏、4、企业大事记要由两人同时失现象。遗失现象。记录，年底结合两人记录进行整理。5、档案存放可用档案袋、文件盒，同类的一定装订在一起。6、文件的归档应按发文卡、草稿、正文的次序装订好。所用的资源名称数量名称数量名称数量名称数量备注变更记录标准作业指导书编号作业名称档案的销毁部门制作人岗位审核人档案管理员作业步骤1、在日常工作中，对各类档案要经常进行整理规范，同时要对某些档案，进行不定期销毁。2、需销毁的档案主要有基础档案、技术档案中已在原有基础上进行了完善、修订、整理，这时需将旧的销毁（印鉴、证照不在此列）；财务档案中一年前的蛋糕票、饮料票，五年前的旧帐；人力资源档案中应聘人员资料、离职已有一年的员工档案。3、档案管理员在整理档案的过程中，发现有需要销毁的档案，要填写档案销毁记录表，并请示部门负责人，得到书面批示后方可销毁。4、部门负责人无法界定是否该销毁时，要请示总经理。5、得到明确答复后，用碎纸机将档案销毁。注意事项作业标准合格不合格1、归档的文件装订本不在销时间毁内容中，要长期保管。1、销毁前的请示程序符合要擅自做主销毁档案。2、保密性强的应立即销毁，求。如已废弃不用的作业指导2、销毁的内容有书面记录及没有书面记录。书。领导的书面批示。3、销毁后没有泄密的后顾之销毁后可能泄密。忧。4、所用的资源名称数量名称数量名称数量名称数量备注变更记录标准作业指导书编号作业名称部门办公用品的制作人购买、保管岗位审核人作业步骤1、统一做计划，统一购买，每月主要购买一次，最多补充购买一次（2月后达到这个水平）。2、计划人将所要购买的办公用品明细单以书面形式提供给采购。3、采购要确定固定的供货商，以确保所购物品的性价比最高。4、采购提供物品后，计划人要核对物品是否与计划相符。5、计划人将所采购物品填入物品购进登记表，采购报帐需经计划人会同签字。6、办公用品的保管注意防水、防潮、防火，拿放时防止损坏。注意事项作业标准合格不合格1、计划要根据实际情况，不常时间用物品按临时采购原则，并1、计划与实际没有太大出计划与实际出入太不列入计划。入。大。2、不可因图省事而大量囤积2、帐物相符，没有差错。帐物不相符，出现差办公用品。错且找不到原因。3、经常核对帐物是否相符。3、入库、保管过程中无损坏入库、保管过程中有4、不定期调查各物品的市场现象。损坏现象。价，看采购环节是否有明显4、物品存放整齐、有序。物品存放零乱、无问题。序。所用的资源名称数量名称数量名称数量名称数量备注变更记录标准作业指导书编号作业名称部门办公用品的制作人领用、发放岗位审核人作业步骤1、凡公司所有员工，都需统一领用所需办公用品，自行采购者不予报销。2、领用者需按要求填写物品领用表，然后方可领取。3、有下列情形之一者不予领取1）从上次领用到再次领用时根本不可能用完；2）所领用物品的档次与实际需求不符；3）工作笔记本、笔芯等可回收物需交旧换新；4）信纸等以部门发放的物品个人不得领用。4、发放者查看物品领用表的填写是否正确。5、予以发放所领用物品。注意事项作业标准合格不合格1、工作笔记本，高级管理人员时间限价10元以内，其他管理人1、严格把关，坚持原则。来者不拒，丧失原则。员限价6元以内，一般人员2、领用过程没有差错。出现差错且找不到原限价3元以内。因。2、各物品要合理定额和控制。3、领用过程中无损坏现领用过程中有损坏现3、信纸等可以部门控制定额。象。象。4、不是自己经办的采购项一律4、不予签字。所用的资源名称数量名称数量名称数量名称数量备注变更记录标准作业指导书编号作业名称部门制作人岗位审核人作业步骤在公司要将重大事情进行通知，下达重要命令，或外联活动中的一些重要事情，都需要用红头文件。行文步骤如下1、文员根据公司的意图起草文件。2、起草好后，编行文字号，填写行文登记表，再填发文卡。3、找相关领导审批。4、打印文件，认真校对。5、文件下发，请收件人填写文件收阅表。6、追踪文件内容的落实情况，落实情况不理想要及时向上级领导反映。注意事项作业标准合格不合格1、文件起草时要坚持一文一事时间的原则，若有多件事情则要1、校对准确，原件没有错别原件有别字分别行文；文字表述要求语字言凝练，只表达中心思想，2、行文登记表和发文卡行文登记表和发不做任何解释。填写准确无误。文卡填写有误。2、落实情况必须有反馈。3、必须在签发后方可行文。未签发就行文。4、所用的资源名称备注变更记录下发文件时文件收阅下发文件时文件收表填写完全。阅表填写不全。名称数量名称数量数量名称附行文字号的编写方法1、字的编写公司总体下的文，应为“综”字，各部门下的文，应以能表现该部门特点的某个（最多两个）字来确定，如财务部下文为“财”字，技术部为“技”字，人力资源部为“人”字。2、序号的编写从001起，一直往后顺延。另文件纸上出现的内容全部为大红色。标准作业指导书编号作业名称会议纪要的编写部门制作人岗位审核人作业步骤在公司重大会议后，为了很好地贯彻落实会议精神，通常的做法是编发会议纪要，程序如下1、认真做好会议记录。2、按照会议纪要专用格式认真填写前面的内容，含会议时间、地点、参会人、主持人、记录人。3、关键是核心内容的编写1）要把着重落实的内容全部涵盖进去，且由重到轻逐条叙述；2）由谁去落实要点明；3）话语凝练，不要有太多的修饰和说明性的语句；4）若有时间要求务必说清。4、在当天下发给主要执行人或部门负责人，并填写文件收阅表。5、追踪落实情况并及时反馈。注意事项作业标准合格不合格1、会议记录记录必须全面、细时间致，否则无法编写纪要。1、格式规范格式不规范2、落实情况必须有反馈。2、内容全面重大内容有遗漏3、此方法也可用于整理会议记3、表述准确无歧义让阅读者理解时产生录。重大偏差4、所用的资源名称下发按要求下发太晚或随便发给其他人数量名称数量数量名称备注变更记录标准作业指导书编号作业名称简报的编发部门制作人岗位审核人作业步骤为了很好地弘扬企业文化，把公司在日常工作、生活中出现的管理经典范例、经营运做的优异成就，内部的先进事迹，公司的各种好人好事等内容以记叙文的手法写成文章，以公司简报的格式向各部门下发，以求在公司内部形成良好的凝聚力。程序如下1、认真收集公司的各种可用来编发简报的素材，并进行对比、消化、整理。2、选定内容，要符合一文一事的习惯。3、成文的结构和要求1）富有吸引力的题目，且要突出主题，必要时可用正副标题。2）正文的叙述不要太华丽，语言平民化，让大家都看得懂。3）叙述完之后要对事情进行中肯的评价，引导大家感悟和学习一些公司倡导的理念和道理。4）评价切忌牵强附会，生拉硬扯，不着边际。4、打印前要按次序编号。4、下发方法同文件下发。注意事项作业标准合格不合格1、用简报标准格式。时间2、追踪部门阅读情况，阅读人1、内容健康向上，不出简报没有目的性，内要在简报上签字。能无病呻吟。容没有引导和教育意义。2、事例有代