监理工程资料管理制度

监理工程资料管理制度篇一工程建设监理资料管理制度第一节监理资料归类及编码管理办法一、监理资料归类管理办法工程建设监理资料是建设监理单位对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设过程真实、全面的反映为了便于日常管理和检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行（1）为便于工程建设监理资料的收集、分类、组卷和归档，根据建设工程文件归档整理规范及其他相关规范，特制定本办法。（2）监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证，包括各种文件、图表、信函、日志、月报、会议纪要等。（3）监理资料的收集、分类、组卷及归档等工作，应由总监理工程师指导专人负责执行。（4）监理资料的收集、分类、组卷及归档工作必须及时，不得拖延。5）负责建立资料管理的人员，应对收集到的资料进行分类，其方法如下1）按建筑工程分部（子分部）、分项工程对监理资料进行分类资料管理员对监理资料按建筑工程施工质量验收统一标准（GB503002001）中附录B建筑工程分部（子分部）工程、分项工程进行分类。2）安监理工作阶段对监理资料进行分类。3）按监理工作控制目标划分。合同管理资料。质量控制资料。进度控制资料。造价控制资料。4）按资料产生的来源划分建设单位提供的资料。承包单位（包括材料生产厂家、设备制造、加工等）报送的资料。设计单位的图纸及有关技术文件。项目监理机构形成的资料。5）按监理资料的作用划分监理工作依据资料如委托监理合同，施工合同，建设单位与第三方签订的与本工程有关的合同，勘察、设计合同，与建设工程有关的法律。法规等。监理工作基础资料如各种定额、技术规范、标准。监理工作过程中形成的资料如有关各方往来函件、会议纪要，试验、检测资料，项目监理机构的各种工作制度，监理工程师通知，隐蔽工程检查、质量检验评定资料，计量及支付资料，索赔及工程变更资料等。（6）监理资料归类应明确、清楚、详细。7监理机构应将监理资料按单位工程及施工时间顺序分类、编目、立卷和归档。二、监理资料编码实施办法为了使监理资料的管理更加科学化、程序化、规范化，应以计算机作为工具，建立起计算机信息管理系统，以实现管理计算机化。因此，项目监理机构应建立起资料编码系统。1总则（1）监理资料管理应由总监理工程师负总责，各专业监理工程师分工负责，设一名专职资料管理员。（2）专职资料员应具有中专以上专业技术学历，具有较熟悉的计算机操作能力，且通过资料管理培训，持证上岗。（3）监理资料必须真实、准确和完整。（4）监理机构应建立起科学、完善的建立信息及监理资料管理体系。2编码原则（1）监理资料的代码必须保证其所描述的实体（或属性）时唯一的，及所描述的每一实体都必须有一个确定的代码。2代码设计应等长，要留出足够的可扩充位置，以适应新情况的变化。（3）代码应尽量标准化，以便与全国的编码保持一致，便于系统的开拓。（4）编码要有系统的观点，尽量照顾到各部门的需要；在逻辑上还要适合使用的需要。（5）监理资料代码系统要有一定的稳定性。3编码方法（1）监理资料编码应采用文字加数字的编码方法文字采用汉语拼音字头，表示单位工程和资料来源；数字表示工程的分部和分项等细部。（2）当有多个单位工程时，编码的首位码为单位工程代码，其代码用汉语拼音字码表示，如A、B/、Z,A为第一号单位工程。（3）为分清资料（原始资料）的来源，编码事务第二位为资料来源单位代码，即用单位名称的汉语拼音第一字的字母来表示，如J代表建设单位；C代表设计单位；S代表设计单位；L代表监理单位；G代表国家一词；D代表地方政府；（4）分部（子分部）工程划分及代码规定1）分部（子分部）工程代码规定应参考建筑工程施工质量验收统一标准（GB503002001）的分部（子分部）工程划分原则，并结合施工资料类别进行编号。2建筑工程共分为9各大分部工程，67各子分部工程，其划分及代号应符合建筑工程施工质量验收统一标准（GB503002001）中附录B的规定。3）分部（子分部）工程代码编号应在编码序号的位置上反映出来。（5）工程建设资料编码形式共11位编码为单位工程代码（1位），用汉语拼音字母（A、B、Z表示）。为资料来源单位代码（1位），用单位名称第一个汉语拼音字头表示。为建设单位、监理单位资料文件分类，用代码（3位数字）表示。如建设工程资料（A类）。在工程资料分类表中（64），“A3勘察、测绘、设计文件”栏内A31工程地质勘察报告在编码中的代号为301A38施工图设计及说明在编码中的代号为308又如监理资料（B类），在工程资料分类表中（附表1），“B3开工准备及技术资料”栏内；B37工程变更单在编码中的代码为371379本组号码第2位号码7代表工程变更，第3位号码19是分部工程代码。为子分部（分项）工程代码（2位）。根据资料所属的分部分项工程，按建筑工程施工质量验收统一标准（GB503002001）附录B中分部（子分部）工程划分编码，对于工程验收（如隐蔽工程、检验批、分项工程、分部工程）只作为子分部工程代码，见子分部、分项工程名称及代码表（附表2）。为资料类别（或分项工程）代码（2位），仅在工程验收时，此编码才为分项工程代码。为顺序号（2位）。（6）对于专业化程度高、施工工艺复杂，技术先进的分部、子分部及分项工程可单独组卷。不同类型监理材料单独组卷时，资料代号可以从监理资料编码形式中第序号中选择第3位数所代表的工程代码，抽出即可（而在编码前再贯以类型资料）即为共7位编码为单独组卷编码形式序号。为分部工程代码（1位），其代码号为19。为子分部工程代码（2位），子分部工程代码号见表65。为分项工程代码（2位），分项工程代码号见表65。为顺序号。三、决策阶段监理资料内容1决策阶段监理资料的主要内容第二节监理资料归档及管理制度一、监理资料归档制度工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设过程真实、全面的反映；工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。依据建设工程监理规范、建设工程质量管理条例及其他有关监理工作的规定，现对监理资料的收集、整理和归档作如下规定1监理资料归档的范围应予归档的监理资料主要包括工程项目监理合同，监理规划，监理实施细则，监理交底，监理统一用表，必要的图纸和声像资料，质量监督部门指定的其他有关资料，竣工验收会议纪要或鉴定书，竣工验收报告，工程质量竣工核定证书。2归档监理资料的内容工程建设施工阶段归档监理资料（1）委托监理合同。（2）监理规划，监理细则。（3）监理日记。（4）监理月报。（5）监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，备忘录，工程停工令，工程开工复工报审表等）。（6）与业主，被监理单位，设计单位往来函件、文件。（7）会议纪要。（8）工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书。（9）施工组织设计、施工方案审核签证资料。（10）建立总结报告、工程质量评估报告。（11）工程质量安全事故调查处理文件。（12）工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记录，单位工程质量控制资料核查记录，单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，单位工程观感质量检查记录，单位工程竣工报验单，竣工验收报告，工程质量保修书等方面的资料）。（13）分包单位资格报审资料。（14）索赔文件资料。（15）报验申请表（原材料构配件设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等）。（16）工程变更单。（17）监理工作联系单。（18）总监巡视检查记录。（19）旁站记录。（20）工程进度记录。（21）主要的监理台账。3监理资料分类归档工程建设过程中形成的各种监理资料可按下列方法进行归档，以便于管理（1）合同文件施工监理招投标文件；建设工程委托监理合同；施工招投标文件；建设工程施工合同；分包合同；各类定货合同等。（2）设计文件施工图纸；岩土工程勘察报告；测量基础资料。（3）工程项目监理规划及监理实施细则工程项目监理规划；监理实施细则；项目监理部编制的总控制计划等其他资料。（4）工程变更文件审图汇总资料；设计交底记录、纪要；设计变更文件；工程变更文件。（5）监理月报。（6）会议纪要。（7）施工组织设计（施工方案）施工组织设计（总体设计或分段段设计）；分部施工方案；季节施工方案；其他专项施工方案等。（8）分包资质分包单位资质资料；供货单位资质资料；试验室等单位的资质资料。（9）进度控制工程动工报审表（含必须的附件）；年、季、月进度计划；月工、料、机动态表；停、复工资料。（10）质量控制各类工程材料、构配件、设备报验；施工测量放线报验；施工试验报验；检验批；分项、分部工程施工报验与认可；不合格项处置记录；质量问题和事故报告及处理等资料。（11）造价控制概预算或工程量清单；工程量报审与核认；预付款报审与支付证书；月工程进度款报审与签认；工程变更费用报审与签认；工程款支付申请与支付证书；工程竣工结算等。（12）监理通知及回复。（13）合同其他事项管理工程延期报告、审批等资料；费用索赔报告、审批等资料；合同争议和违约处理资料；合同变更资料等。（14）工程验收资料工程基础、主体结构等中间验收资料；设备安装专项验收资料；竣工验收资料；工程质量评估报告；竣工移交证书等。（15）其他往来函件。（16）监理日志、日记。（17）监理工程总结（专题、阶段和竣工总结等）。二监理资料管理制度工程监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。它是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证。为使公司的监理资料和监理档案管理符合建设工程监理规范篇二2013版工程监理档案资料管理办法ENGINEERINGSUPERVISION工程监理档案资料管理办法江苏外建建设咨询监理有限公司二一三年十一月目录一、监理资料管理的基本要求3二、工程监理档案资料的管理职责5三、竣工项目监理工作文件归档内容6项目监理机构文件资料编号分类表（统表）7竣工项目监理工作文件归档目录（表11）9竣工项目监理工作文件归档目录（表12）10竣工项目监理工作文件归档目录（表13）11四、竣工项目监理工作文件归档要求12第一档案室文件资料清单14第二档案室文件资料清单15第三档案室文件资料清单16五、竣工项目监理工作文件归档流程17六、竣工项目监理工作文件归档用表18附竣工项目监理工作文件归档用表18卷内目录20科技档案21案卷目录23江苏外建竣工档案交付记录24江苏外建文件归档登记表25七、竣工档案归档标签、台帐26一、监理资料管理的基本要求1、总则11为加强工程项目监理档案资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理档案、资料在监理工作中的作用，特制定本办法。12工程监理档案资料工作遵循“集中统一、分级管理”的原则。13归档的工程监理档案资料应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制。14为保证监理档案资料的完整、分类有序，工程开工前项目总监（项目负责人）应与建设单位、施工单位就资料的分类、格式、份数达成一致意见。15项目开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门、公司档案管理员进行联系，确保监理资料的组卷及归档符合有关规定和要求。2、对项目监理机构档案、资料管理的要求21工程监理档案资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录，项目监理机构进场后应立即开始文件资料的积累、整理、审查工作，并应与工程建设同步进行，监理合同停止或工程竣工，一个月内完成资料归档工作。22项目监理机构的档案资料管理由总监（项目负责人）负责，可指定专人（资料员）负责日常工程监理档案资料的收集、整理、编目及竣工后的组卷、装订工作。项目监理机构的各种签证单、检查验收单等资料，监理人员审核合格后3天内需交资料员归档。23所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监审阅，核发监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放，具体按项目监理机构文件资料编号分类表执行，分6大类立卷，每卷应有目录。24工程监理资料存放应标准化，资料一律使用A4纸，由资料员分类设文件夹，卷夹上贴标签，将编号后的文件对号入座，分门别类存放。25工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还。3、工程竣工监理档案资料的归档、移交要求31竣工监理档案资料的归档内容原则上包含项目监理机构文件资料编号分类表内6大类的所有内容。32项目竣工后由各项目监理机构总监（项目负责人）负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按公司要求进行装订。33归档资料应做好案卷目录和卷内目录，移交公司时需填写江苏外建竣工档案交付记录。34编制竣工档案资料时，如不足A4纸的，应贴在A4纸上，大于A4纸的应叠成A4纸大小，装订时应统一使用科技档案封面、封底。35公司档案室对移交、归档的档案资料需认真核对资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求。4、工程监理档案资料的保管、借阅41由公司档案室统一保管，档案管理员负责做好日常管理工作，以保证档案的完整和安全。42档案室负责建立检索目录，方便查阅。43工程监理档案资料的借阅宜在档案室内进行；若需外借的，需经主管负责人（管理部经理）同意并办理借阅手续后方可外借。外借需限定期限，逾期不还的给予必要的经济处罚，若遗失则需报公司总经理室处理。44已满保管期限或失去保管价值的档案资料，由档案室、管理部提出，报总经理室同意后进行销毁，并做好记录。5、工程监理档案资料的保管期限51长期期限工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。52短期期限工程档案的保存期限在20年以下。（其中，工程档案的保存期限在3年以下的按“三年期限”进行保管）。二、工程监理档案资料的管理职责1、项目监理机构的职责11项目监理机构档案资料的管理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。12监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。13移交建设单位（城建档案馆）档案资料的套数、提交内容、提交时间，应按照现行建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001）和本地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，及时移交建设单位，双方签字、盖章后，由建设单位收集和汇总。14移交公司归档文件的整理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）按公司归档要求和实际情况进行竣工项目监理档案的制作和装订、移交工作，原则上工程竣工验收或监理合同停止后一个月内应完成。2、档案室管理员职责21负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计各类档案及有关资料，对公司档案实行统一管理，建立公司档案的管理台帐、检索目录。22负责对公司归档工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规和公司归档要求的实施。23负责档案室的日常管理工作，确保档案的完整与安全，定期对档案进行检查和清理。24利用多种形式对项目监理人员进行公司工程监理档案资料管理办法的宣贯工作，提高公司员工的档案意识。25负责档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案报主管负责人进行存毁处理。26关注公司承揽项目的竣工日期，督促、跟踪竣工项目按时进行档案资料的归档工作。对归档工作滞后的项目及时报告主管负责人。篇三工程项目监理资料管理规定附录一工程项目监理资料管理规定工程项目监理资料，是监理公司在工程项目实施监理过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录，是施工过程真实、全面的反映，其管理水平的高低反映了监理企业的管理水平、人员的素质。为了规范我司的现场监理工作，提高监理水平和市场竞争力，确保按监理合同要求圆满完成各项监理任务，更好地规避风险，特制定本办法。一、监理资料管理分工1、监理资料管理由总监理工程师总负责；各专业监理人员分工负责，及时催促、收集（注意其规范性、完整性、有效性），并作好记录与各种表格的填写；专（兼）职资料管理员（以下简称资料管理员），负责资料的收发、整理、管理、保存和归档。2、公司综合管理员负责按有关规定催促监理部按时提交监理资料，负责入库前的检查，具备入库条件的报请总工核准入库。3、资料管理员职责（1）负责监理资料的传递、收发、整理、借阅、编码、保管、组卷、装订、移交等工作；（2）及时转交、传递、处理各文件和资料，发现问题及时与各专业监理工程师联系，确保文件资料的完整、准确、有效；（3）定期到现场巡视，负责现场各种信息的收集、计算机存储、信息的分析和处理工作；（4）利用计算机建立图、表等系统文件；建立监理管理工作台账；（5）草拟项目监理部所发出的通知、纪要、报表等文件，整理完交总监理工程师审查，印后迅速发至相关单位或人员；（6）负责每天收集、阅读各专业监理工程师的监理日记，了解工程进展，及时向总监理工程师汇报；（7）根据各专业监理工程师提供的和自己了解的信息，汇总编写监理月报，经总监批准后，于每月4日前报送公司及业主；（8）负责现场办公用品（包括电脑、打印机、稿纸等）、劳保用品、工具、图书等的领用、保管和一般维护工作。二、施工阶段监理资料归档内容详见附件1施工阶段监理归档资料目录一览表。三、监理资料管理的有关规定1、传递、签认流程监理资料的传递和签认流程按下图进行不完整2、收文与登录所有收文应在收文登记表（见铅印的收文登记册）上进行登记，应将资料文件的编号、名称、内容扼要、来文单位（部门）、收文日期及份数等记录清楚，必要时应注意接收资料的具体时间，最后由监理部收文人员签字。接收时应注意资料内容是否可追溯填写和记录是否真实完整签字确认人员应符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。不符合要求的，不得接收，并要求重报。如材料报审中的数量清单表是否明确注明该材料所使用的具体部位、复检试验情况，以及该材料质保证明的原件保存处等。重要资料应在监理日记中反映；部分如涉及建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏内予以公布。3、传阅由项目总监或其授权的监理工程师确定资料是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在资料传阅纸上，随同资料进行传阅。资料和记录传阅期限不应超过该资料的处理期限。传阅完毕后，资料原件应交还资料管理人员归档。4、监理发文发文由总监或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部用章，同时填写用章登记记录（见铅印的印章使用登记表）。如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“紧急”字样。所有发文按监理信息文件分类和编码要求进行编码，并在发文登记表（见铅印的发文登记册）上做好登记。登记内容包括发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体时间）、受文单位（部门）、文件分类编号、名称、内容扼要、份数等。收件人收到文件后应签名。监理部所有的发文应留有底稿，对重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录（如重要的专题报告、通知、停工令等指令文件）。项目监理部资料管理员应及时将发文原件归入相应的文件夹（袋）中，并在目录清单中予以记录。5、编码监理资料应按单位（或分部）工程、形成时间的先后顺序进行分类编码，并且必须保证每个文件资料只有唯一确定的编码来代表它，不得重复。具体的编码形式为（）（共