GTD无压工作的艺术.ppt

1、时间管理,报告人：陈丽霞 时间：20110301,我们的大脑 应对方式 填充工作篮 清理工作篮 需要注意的问题,目录,任何没有找到应有的位置和恰当的存在方式的事物，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题。 你对一些事总是念念不忘，这是因为你希望它们当前的状况能有所改善 。 当你对某件事感到无能为力时，你的某根神经仍然会持续不断地对你施加压力，这仅仅会进一步增加你的精神负担。,我们的大脑,为了能够高效地应付这一切问题，首先，你必须收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情，然后着手计划如何一一地解决掉。 首先需要培养一个习惯：在大脑中不留任何事情。开始便是行动的一半。从当前活动和任务的最底层入

2、手。最恰当的做事方法应该是自上而下地进行：首先确定个人和公司的任务；然后定义工作的主要目标；最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。 把一切赶出你的大脑。,应对方式,处理工作流程（清理工作篮）,在某一时刻，决策行动的4个标准的模式 1.环境 2. 有多少时间 （参照以下2分钟原则） 3. 有多少精力 4. 重要性,决策行动的模式,处理这件事。 如果你能够在不到2分钟的时间内就搞定它，那么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着手落实。 把这件事指派给别人去处理。 如果处理这件事情需要花费的时间不止2分钟，那么，你应该问一问自己，你是否就是解决这个问题的最佳人选呢？如果回答是否定的，那就干脆委托给一个

3、合适的人员去办理。 延迟处理。 如果处理的时间超过了2分钟，而你又恰恰是最佳人选，这时，你不得不推迟行动，把它记录在某一个或者多个“下一个行动”的清单上。,处理方式,有几个基本原则可以遵循： 从最上面的一项开始处理。 一次只处理一件事情。 永远不要把任何事情再次放回工作篮,实施方式,如果下一步工作花费的时间将超过2分钟，这时，你可以问一下自己：“我是不是最适合处理这个事情的人呢？”如果答案是否定的，就把它转给适当的人选。 委派工作并非总是自上而下的。 跟踪移交他人处理的工作。 给适当的一方发一封电子邮件。 在纸上写一张纸条（最好在纸条上注明日期），然后转发给某人。,指派给别人,搜集一切信息资料

4、。这样做的原因包括： 这有助于你认识到自己面对的工用量。 同时让你清楚“隧道的终点”在哪里 当开始加工处理这些环节时，你并不希望自己在心理上还对某些可能藏匿于“某处”的、尚未确定的事情纠缠不休。一旦你已经把所有的吸引注意力的事务归拢到一起，就会自然进入到思想高度集中的状态，并具有良好的控制能力。,填充工作篮,收集阶段的中心目标是以最快速度把有用的一切装入到工作篮。 把周围环境中需要处理的事宜全部搜索到一起装入到工作篮。 把头脑中的内容一一地清理到记录用的白纸上（宁有过之而无不及，也不能冒着遗漏任何情况的危险）投入工作篮。,填充工作篮,每当你碰到希望保留的资料时，做一标签贴在文件夹上，然后放入你

5、分类归档的抽屉中；或者暂时贴上一个即时贴，交代给你认为恰当的人进行处理。,对希望保留的资料,成功的关键因素：每周查阅 当你需要处理的事情远远地超越了你的应付能力，你需要做的便是相信自己的选择（直觉）。 一次处理一件事。 养成在你手写的每一件物品上注明日期的好习惯。 从一端入手，按顺序一次只解决一项内容。 所有类别的资料上都必须贴上小标签。 不要仅仅忙于做事情。站在那里想一想。 通过行动使自己感觉良好，要比通过使自己感觉良好而进入一种较佳的行动状态容易的多。 把参考资料文件夹放在伸手可及的地方。 保持抽屉中的材料少于3/4。 用自动打签机来标注文件夹。 至少一年整理一次所有的文件夹。,需要注意的

6、问题,要做到以下事情： 收集和加工处理所有的“材料”。 回顾和检查你的系统。 更新各类清单。 做到清洁、清楚、实时和完整。,每周查阅,所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情 没有确切地认定它们的预期结果是什么的事情 未决定你下一步的具体行动到底是什么的事情,材料,针对材料总结出几个工作中需要的清单，包括： 一个“工作任务”清单（不需要按照某一种特殊的顺序进行排列，以便经常地查阅，指导我们所采取的每一步行动将能够沿着正确的方向推进）； 一个工作日历清单（将在某一个特定时间或日期里将要发生的事情）； “下一步行动”清单（处理得越快越好的事情）； 一个“待处理”清单（所有你等待其他人去办理的事情）。,材料,工作篮：存入结果和即将采取行动的提示信息的你所依赖的体系。,工作篮,不需要采取行动 ，那么有三种可能性： 1.是一些根本没有用的垃圾。 2 .目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理（孵化，酝酿）。 3 .该信息具有潜在的利用价值，今后也许能够派上用场（参考）。,不需要采取行动,2分钟事件处理的基本原则是，2分钟基本上