Access的基本操作

1、4/26/2021编辑课件1 第二章 Access的基本操作 4/26/2021编辑课件2 Access是微软公司Office的重要组件之 一。Access以其强大的功能、具有与Word、 Excel和PowerPoint等相同的操作界面和使用 环境，吸引着众多的用户，是当今流行的数 据库软件之一。 Access数据库属于关系型数据库，使用 Microsoft Access不需要进行复杂的编程，利 用所提供的向导和一些图形化的界面以及工 具就能够完成数据库管理系统的设计与实现。 4/26/2021编辑课件3 Access是基于关系型数据模型基础上建 立的DBMS软件。人们可以方便地在Acces

2、s 数据库管理系统环境下编写相应的应用程序， 因此，Access具有良好的支持二次开发特性。 4/26/2021编辑课件4 Access的优点：的优点： 支持Web功能的信息共享 易于查询和使用 可用于复杂的信息管理开发 具有交互的数据库窗口 可自动更正名称 4/26/2021编辑课件5 Access的优点：的优点： 具有子数据表功能 可与Excel共享数据 具有数据访问页 共享组件的集成 Microsoft SQL Server交互性 4/26/2021编辑课件6 Access数据库提供了七种对象来完成数 据库的功能。这些对象为表、查询、窗体、 报表、页、宏、模块。 Access数据库在计

3、算机中以数据库文件（.mdb）存储。 这些对象的操作在数据库窗口中进行。 4/26/2021编辑课件7 这七种对象中，表用来存储数据；查询 是对数据进行查看和分析；窗体为数据的输 入等操作设置友好的外观；报表以格式化的 形式来对外展示数据；数据访问页将数据发 布Web上；宏将自动完成一组操作，模块能 自动完成常规任务并创建业务解决方案。 4/26/2021编辑课件8 4/26/2021编辑课件9 2.1 Access的功能和特点 表是Access存储数据的地方，是七种对 象中的核心对象，其余对象的操作都是在表 的基础上进行的。 2.1.1 表 4/26/2021编辑课件10 表是关于某一特定主

4、题的信息的集合。 表将数据组织到二维表中，其中每一行称为 一条“记录”，每一列称为一个“字段”。 每一记录对应的是一个真实的对象，每一个 字段对应的是对象的一个属性信息。 在一个数据库中，存储着不止一张表， 这些表并不是相互独立的，而是以一定的关 系相互联系。表之间的关系有一对多关系、 一对一关系、多对多关系。此外，还可以对 关系实施参照性。 4/26/2021编辑课件11 4/26/2021编辑课件12 表有两个常用视图：数据表视图和设 计视图。其中数据表视图提供了处理数据 所需的工具，设计视图则为表提供了设计 场所。 4/26/2021编辑课件13 表的表的数据表数据表视图视图 记录浏览按

5、钮记录浏览按钮 4/26/2021编辑课件14 表的设计视图 4/26/2021编辑课件15 2.1.2 查询 建立数据库系统的主要目的不仅是要存 储数据，更为重要的是在存储数据的基础上 对数据进行分析和研究。在Access中，使用 查询可以按照不同的方式查看、更改和分析 数据。查询设计的好坏将直接影响一个数据 库系统性能的好坏。 4/26/2021编辑课件16 查询还可以作为窗体、报表和数据访问 页的记录源。 Access中的查询有选择查询、参数查询、 交叉表查询、操作查询、SQL（Structured Query Language）查询。 4/26/2021编辑课件17 Access中的查

6、询有三个视图：设计视 图、数据表视图、SQL视图。其中，设 计视图完成对查询的设计；数据表视图将 查询结果显示出来；SQL视图用来编辑查 询对象所对应的SQL语句。 4/26/2021编辑课件18 4/26/2021编辑课件19 查询的数据表视图 4/26/2021编辑课件20 查询的设计视图 4/26/2021编辑课件21 查询的SQL视图 4/26/2021编辑课件22 2.1.3 窗体 窗体是一种用于在数据库中输入和显示 数据的数据库对象。相对于表对象来说，窗 体的输入界面更加友好，提供更多的交互图 形界面。在窗体中还可以运用宏和模块。 窗体主要通过各种控件来显示数据。窗 体中的显示内容

7、来自表或查询，还可以对窗 体中的数据进行筛选等操作。 4/26/2021编辑课件23 窗体对象主要有三个视图：窗体视图、 设计视图、数据表视图。 窗体视图用 于显示窗体的内容，还可以增加图片等多媒 体信息来增添窗体的可观性； 设计视图用 来对窗体进行设计，可以对控件进行添加和 编辑； 数据表视用以是显示窗体的基础数 据源的内容。 4/26/2021编辑课件24 4/26/2021编辑课件25 2.1.4 报表 查询虽然可以完成对数据的查看与分析 工作，但如果要以较正式的格式来显示数据 则需要报表。报表不仅提供方便快捷的打印 功能，还能对数据进行求和、求平均值等计 算。 报表中的数据来自一个或多

8、个表或查询， 还可以为报表增加图片。 4/26/2021编辑课件26 报表的视图有打印预览视图和设计 视图。打印预览视图用来对实际的打印效 果进行预览； 设计视图用来对报表进行设 计。 4/26/2021编辑课件27 4/26/2021编辑课件28 2.1.5 页(数据访问页) 页(数据访问页)主要用来查看和处理来 自Internet上的数据，也可以将数据发布到 Internet上去。使用数据访问页不仅能够在网 络上静态地查看数据，还可以通过网络对数 据进行输入、修改等操作。 4/26/2021编辑课件29 数据访问页的视图常用的有页面视图、 设计视图。 页面视图用于显示数据访问 页，在此视图

9、窗口中可以对数据进行查看、 编辑、删除等操作； 设计视图用于设计数 据访问页的结构、控件的布局等。 4/26/2021编辑课件30 4/26/2021编辑课件31 2.1.6 宏 宏由一系列的操作组成，其中每个操作 都可以实现特定的功能。使用宏，可以自动 完成一些常规任务。Access为数据库的管理 操作提供了相对应的宏操作。还可以将一些 宏组合在一起形成宏组，或通过条件来限制 宏的运行。 4/26/2021编辑课件32 4/26/2021编辑课件33 2.1.7 模块 模块是将Visual Basic声明和过程作为一 个单元进行存储的集合。模块可以完成许多 宏无法完成的工作，例如使数据库易于

10、维护、 使用内置函数或自行创建函数等。 4/26/2021编辑课件34 2.2 启动Access 单击开始 程序 Microsoft Access， 即可启动Access。 4/26/2021编辑课件35 Access桌面图标 4/26/2021编辑课件36 4/26/2021编辑课件37 2.3 Access界面 4/26/2021编辑课件38 最小化按钮最小化按钮 最大化按钮最大化按钮 关闭按钮关闭按钮 插入点插入点 状态栏状态栏 Office助手助手 对象控对象控 制面板制面板 菜单栏菜单栏 工具栏工具栏 标题栏标题栏 4/26/2021编辑课件39 新建新建保存保存打印打印 预览预览

11、剪切剪切粘贴粘贴撤消撤消分析分析属性属性新新 对象对象 打开打开打印打印 拼写拼写 检查检查 复制复制代码代码关系关系帮助帮助 格式格式 刷刷 Office 链接链接 在Access中，随着工作环境的变化，工 具栏也发生相应的变化。 4/26/2021编辑课件40 2.4 创建数据库 启动Access后即会出现以下画面，选择 Access数据库向导、数据页和项目，然后 确定。 2.4.1 使用向导创建数据库 4/26/2021编辑课件41 4/26/2021编辑课件42 随即弹出新建选项卡，有两个选项： 常用和数据库。 4/26/2021编辑课件43 打开数据库选项卡，这里列出了许多 模板，可

12、以从中选取需要的数据库，在右下 方的预览栏中可以看到该数据库的相关内 容。 4/26/2021编辑课件44 选择选择“数据库数据库” 选项卡选项卡 大图标方式显示数大图标方式显示数 据库类型的列表据库类型的列表 小图标方式显示数小图标方式显示数 据库类型的列表据库类型的列表 列出数据列出数据 库类型的库类型的 详细资料详细资料 在其中选在其中选 择一种数择一种数 据库据库 预览该数据库的有关内容预览该数据库的有关内容 4/26/2021编辑课件45 单击确定按钮，出现文件新建数据库 对话框，选择数据库的保存位置和名称。 4/26/2021编辑课件46 选择数据库所要保存的位置选择数据库所要保存

13、的位置回到上一级文件夹回到上一级文件夹 更改视图更改视图 输入数据库输入数据库 的文件名的文件名 单击该按钮单击该按钮 可以新建文可以新建文 件夹件夹 4/26/2021编辑课件47 2.4.2 创建空数据库 要创建一个空的数据库，只需在启动 Access后，在新建数据库选项栏中选取空 Access数据库 ，然后确定。 4/26/2021编辑课件48 4/26/2021编辑课件49 在文件名(N)文本框中输入数据库的文 件名，然后单击创建按钮，即可创建一个 空白的数据库。 4/26/2021编辑课件50 当数据库使用完毕后，要确保数据库被 保存起来。可以选择文件菜单中的关闭 命令，或者直接单击

14、数据库窗口右上角的 按钮数据库。 4/26/2021编辑课件51 2.5 打开数据库的方法 启动Access后，可以直接在打开已有的 文件选项中选择要打开的数据库文件。 4/26/2021编辑课件52 4/26/2021编辑课件53 启动Access窗口，还可以从文件菜单 栏中选取最近使用过的数据库，或者单击 打开按钮，从弹出的对话框中选择查找范 围和文件名后单击打开按钮即可。 4/26/2021编辑课件54 4/26/2021编辑课件55 4/26/2021编辑课件56 有一种快速打开最近使 用过的数据库的方法是单击 任务栏中 按钮，打开 开始菜单，从中选择打开 Office文档。在出现的文

15、档 列表中单击要打开的数据库 名即可 ，使用这种方法不但 可以快速打开Access数据库， 也可以打开其他应用程序的 文档。 4/26/2021编辑课件57 2.6 使用Office助手 在使用Access时，遇到问题和困难时可 以使用Office助手， Office助手会提供与执 行的操作相关的帮助提示。 4/26/2021编辑课件58 2.6.1 Office助手的使用方法 打开帮助菜单，选择“显示Office助 手”命令即可显示出 Office助手。另外，单 击工具栏中的 按钮或按F1键也可以显 示Office助手。 4/26/2021编辑课件59 使用Office助手，可以在请 求帮助之前显示出正在执行的一 些特殊任务相关的帮助。Office 助手的提示功能为用户提供如何 更有效地使用程序功能或快捷键 的方法，当Office助手中出现黄 色灯泡时表示可以使用提示功能， 单击灯泡可以查看有关的提示信 息。 4/26/2021编辑课件60 输入要查找输入要查找 的内容的内容 Office助手助手 4/26/2021编辑课件61 在对话框中输入要查找的内容，然后单 击搜索按钮，例如输入“模块”， Office助 手会将所有与输入内容有关的主题列出来。 4/26/2021编辑课件62 4/26/2021编辑课件63 2.6.2 设置Offi