大学基建类归档范围归档细则

1、大学基建类文件材料归档范围和保管期限规定（一）基建管理综合序号归档范围保管期限1上级有关基建工作的文件材料（1）针对本校的文件材料（2）作为普发性、需要长期贯彻执行的文件材料永久定期2基建工作规章制度、管理办法永久3基建工作计划、总结、报告、请示、批复及统计报表永久4基建工作总体规划、调研材料永久5基建工程财务概算、预算、决算材料永久6全校总体规划、设计总平面图、全校土地范围红线图、地籍图、土地使用证及 有关协议、合冋永久7全校水、电、气等管道分布图及其文件材料永久8基建项目的招、投标材料永久9地质勘探、地形测量材料永久10征用土地批准文件及红线图，拆迁补偿协议书永久11征用土地、房屋协议书及

2、补偿凭证材料永久12征购拆迁建筑物拆毁前照片及其文字说明永久13土地使用权证及变更的文字材料永久14重要会议材料、会议纪录定期15其它有归档利用价值的文件材料定期16重大事件、活动、重要会议等声像材料永久（二）基建项目序号归档范围保管期限基建项目综合1工程正、侧面照片和概况表永久2基坑、基础等有关照片永久3建设项目可行性研究报告永久4计划任务书永久5工程红线图永久6工程总平面图永久7工程报批图永久8工程建设申请报告永久9工程建设审批文件永久10环保审批文件永久11消防审批文件永久12建筑许可证永久13施工许可证永久14规划许可证、规划审批单永久15放线回单永久16工程招标资料永久17工程设计资

3、料（合同）永久18工程地质勘察资料（合同）永久19施工任务通知书（开工通知）永久20施工过程中的文件材料永久21承包合同、协议书永久22工程质量证明（质监站）永久23工程预算（概算）定期24工程结算永久25审计文件资料永久26其它文件材料永久基建项目施工1图纸会审记录永久2施工组织设计永久3开工报告永久4技术交底、技术核定永久5设计变更材料永久6钢材合格证、试验报告永久7焊条合格证、焊接试验报告永久8水泥合格证、试验报告永久9砌材合格证、试验报告永久10构件合格证永久11防水材料合格证、试验报告永久12水电设备、材料合格证、功能试验报告永久13混凝土试块试验报告永久14砂浆试块试验报告永久15

4、土壤试验、打桩报告永久16地基验槽记录永久17基础隐蔽工程施工、验收记录永久18各层隐蔽施工、验收记录永久19结构吊装、结施验收记录永久20分部、分项工程质量评定永久21质量事故、缺陷处理意见永久22定位、沉陷、位移、变形测量成果永久23施工总结、技术总结永久24施工日记定期竣工验收1竣工报告、竣工验收报告永久2交工、竣工验收证明永久3竣工总平面图永久4基础竣工图永久5地下室竣工图永久6建筑竣工图、结构竣工图永久7供水竣工图、供电竣工图永久（二）环境保护、绿化序号归档范围保管期限1环境测评材料、调研材料定期2绿化建设的相关材料定期湖南大学基建类文件材料归档细则一、基建文件材料归档范围的确定（

5、一 ） 确定的原则1. 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具 有重要参考价值和凭证作用。2. 必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、真实、准确、系统。3. 必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。（ 二 ） 归档的主要内容和重点1. 主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施 工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面， 具体范围见湖南大学基建类文件材料归档范围与保管期规定。2. 重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、 形式的文件材料， 特别是包括竣工图在

6、内 的全套图纸。（ 三 ） 不归档的文件材料1. 正式施工前的草图、未定型图纸；2. 重份文件和重份图纸，以及无查考价值的临时性、事务性文件；3. 校内各单位发来的文件；4校外单位交换发来的文件。、基建文件材料的部门立卷与归档流程（ 一 ） 形成积累1. 基建部门必须要有一位单位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼） 职档案人员，负责基建文件材料的收集积累、归档工作。2. 基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成、积累基建文件材料的 归档任务。3. 基建项目实行总承包的， 由各分包单位负责收集、 整理分包范围内的基建文件材料， 交总承包单位汇总、 整理，竣工时由总承包单位向学校

7、基建部门提交完整、准确、 系统的基建档案材料。4. 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文 件材料，交学校基建部门汇总、整理。5. 基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质 量关，督促、指导专 （兼） 职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。6. 学校的基建部门应检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，且与它所反 映的对象是否一致，并能揭示其性质与特征。7. 使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履 行批准手续。8. 归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。9. 归档的蓝图，规格

8、必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。10. 工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求， 对竣工图的编制、 整 理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。施工记录用笔为碳素笔、签字笔、毛笔。11. 凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。12. 学校基建部门定期绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。13. 归档的基建文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文 面要整洁，不得涂改。14以上材料需要报送地方政府城建档案馆时，则在形成、收集积累时均要一式两份。（ 二 ） 整理组卷1. 基建项目结

9、束 （ 含最终完成、 阶段完成 ） 后，基建部门分管基建档案材料工作的负责 人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。2. 组卷原则：根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组 卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷， 一项一卷或一项多卷。 管理性文件材料排在整个项目首卷， 其余材料按文件性质分别组成案 卷。3. 排列方式：文字材料正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在 后；图纸按图的类别序号排列 （ 即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工 图、电工图、气管图、更改图 ） 。4. 拆除卷内

10、文件材料装订的金属物，对破损的材料进行修补。5. 基建文件材料采用卷皮、卷盒 （ 袋） 方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成A4纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。6. 编写页码：无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号。每卷页号从1开始， 页号位置在非装订线一侧的下角， 蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件， 以件 为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。7. 填写卷内目录：按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，文件材料归档时一并提 交。8填写备考表；在备考表内填写立卷人、检查人和立卷日期，并写明本案卷文件材料 的完整、准确程度，损坏、缺少等特别情况。9. 工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目 录之后。10 各种材料用纸大小一律采用国际标准 A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图 签折在外面。（ 三 ） 归档验收1. 归档时间：基建综合管理材料在每年五月底前完成上年度