工程职业技术学院行政公文格式

1、工程职业技术学院行政公文格式第一条 为规范行政公文格式，保证公文形式的严肃、整洁和统一， 根据国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 有关规定、 国家质量技术监督 局发布的国家行政机关公文格式（ GB/T9704-1999）及北京市的有关规定， 结合本校实际，制定本标准。第二条 本标准适用于各行政处室。其他单位参照执行。第三条 本标准由国家行政机关通用的公文用纸、公文各要素标识、 公文排版、公文印刷、公文装订等部分组成。第四条 公文用纸一般采用国际标准 A4型（210毫米X 297毫米）。（一）公文版心规格：156毫米X 225毫米（不含页码）。（二）公文页边：公文用纸上白边为 37 毫米1毫

2、米，下白边为 35毫米1毫米；公文用纸左白边为 28 毫米1毫米，右白边为 26毫米1毫米。第五条 公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。第六条 公文眉首标识规则： 公文眉首为置于公文首页红线 （宽度为 版心规格 156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人、红线等部分。（一）秘密等级和保密期限：如需要标识秘密等级，使用3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需要标识保密期限，使 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“” 隔开。（二）紧急程度：如需要标识紧急程度，使用

3、 3 号黑体字，顶格标 识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需要同时标识秘密等级和紧急程度， 秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。（三）发文机关名称：由发文机关全称或者规范化简称加“文件” 组成。发文机关标识上边缘至版心边缘一般为 25 毫米。发文机关标识使用小标 宋体字（红色），字号按照醍目美观原则确定，一般应当小于22毫米X 15毫米。 联合行文时主办机关名称应当排列在前， 如加“文件”， 应置于发文机关名称右 侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（四）发文字号： 发文字号由发文机关代字、 年份和序号组成。

4、发文机关名称下空 2 行，用 3号仿宋体字， 居中排布；年份和序号用阿拉伯数码 标识；年份使用全称，用六角括号“”扩入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。（五）签发人：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号 右侧；签发人姓名居右空 1 字；“签发人”用 3号仿宋体字，后标全角冒号，冒 号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。（六）红线：发文字号之下 4 毫米处印一条与版心等宽（ 156毫米） 的红色线。第七条 公文主体标识规则： 公文主体为公文首页红线以下到主题 词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及 附件标题、成文日期、机关印章、附注等部

5、分。（一）公文标题：红线下空 2 行，使用 2 号小标宋体字，居中排布， 宽度不超过版心（ 156毫米）； 2 行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列 对称，间距恰当。（二）主送机关名称：标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标 识，回行时仍顶格；最后 1 个主送机关名称后标全角冒号。（三）批（按）语：使用 3号仿宋体字或者 3 号楷体字，宽度不超 过 24 个字。（四）公文正文：主送机关名称下 1 行，每自然段左空 2 个字，回 行顶格，使用 3 号仿宋体字；公文正文中小标题使用 3号黑体字。数字、年份不 能回行。（五）附件：公文如有附件，在正文下空 1行，左空 2字，用 3号 仿宋

6、体字标识“附件”， 其后标全角冒号和附件标题， 附件标题后不加标点符号。 如有序号，使用阿拉伯数码。附件应当与公文正文一起装订，并在左上角第 1 行顶格标识“附件”或者“附件”及序号； 附件序号与附件标题前后标识应当一 致。如附件与公文正文不能一起装订， 应当在附件左上角第 1 行顶格标识公文的 发文字号，并在其后标识“附件”或者“附件”及序号。（六）成文日期和机关印章：成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“ O。机关印章使用红色。1. 单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空4个字；加盖印章应当上距正文2毫米4毫米，端正、居中， 下压成文日期。2. 联合

7、机关制发的公文，需要加盖 2个印章时，应当将日期拉开， 左右各空 7个字；主办机关在前， 2个印章均压成文日期，采用同种加盖印章方 式，并保证印章端正、排列整齐； 2个印章之间互不相交叉或者相切，相距不超 过 3 毫米。3. 特殊情况说明：不得出现空白印章；印章中心线应压在成文日期 上；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时， 应当采用调整行距、 字距的 方式处理，必须使印章与正文同处一页。会议纪要不加盖印章。（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空 3 行，用 3 号 仿宋体字，左空 2 个字加圆括号标识。第八条 公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题词以下部 分，置于公文最后一

8、页，按排列顺序依次为：主题词、分栏线、抄送、印发机关 和印发日期、印数等部分。（一）主题词：“主题词”使用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标 全角冒号；词目使用 3 号小标宋体字，接排于冒号之后；词目之间空 1个字，不 加标点符号。（二）分栏线：主题词以下， 每栏均用分栏线隔开， 宽度同版心（156 毫米）。（三）抄送：公文如有抄送，在主题词下 1 行，左右各空 1 个字， 使用 4 号仿宋体字标识，“抄送”后标全角冒号；抄送机关名称排于冒号之后， 抄送机关名称之间用顿号或者逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐； 最后 1 个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

9、（四）印发机关和印发日期： 印发机关名称和印发日期平列于一行， 使用 4 号仿宋体字，左右各空 1 字，位于抄送机关之下；无抄送机关的，位于主 题词之下。印发日期以公文付印的日期为准，使用阿拉伯数码。（五）印数：版心右下端，右空 2 个字，使用小 4 号仿宋体字。 第九条 页码：均使用 4 号半角白体阿拉伯数码，置于版心之下 1 行，数码左右各放 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7毫米。页码居中排列。空 白页和空白页以后的页不标识页码。第十条 公文中的表格：公文如有附表，表格长宽比例与版心比例同， 阿拉伯数字要对齐数位； 横排表格，应当将页码置于表格左侧， 页码置于表格下， 居中排列。第十一

10、条 公文成品排版标准：公文中的横向距离的长度单位为 “字”，指 1个汉字所占空间； 公文中的纵向距离的长度单位为“行”。 一般每 页排 22 行，每行排 28 个字。其它部分按本标准第六、七、八、九、十条规定排 版。（一）文字准确率 100%，编排美观；规格符合标准，版心端正，误差 不超过 1 毫米。 （二）字迹清楚，图文附着牢固、 亲墨亲水性好。（三）版心不斜不走，版面干净，无底灰、无污点、无划痕。（四）制版样张字迹清晰，笔划实，无断划，清洁无脏，不歪不斜。（五）页码顺序拼制准确，误差不超过1 毫米。第十二条 公文印刷标准：印刷字面清晰，无段划；墨色纯正，浓 淡适度均匀；白边保留符合规定要求，无脏、无皱、无破、无白页。（一）白边符合标准，误差均不超过2 毫米（二）字迹清楚、印品着墨实、均匀，字面不花、不白、前后一致。（三）无掉字、无断划，无破页、无白页，不起皱，无倒印、错印。（四）印刷份数准确。第十三条 公文装订标准：左侧装订，整齐牢固，不掉页；切口光 洁，符合标准，数量准确。 （一）无多页、无缺页、无颠倒、 无混装