EXCELL动态图表分析在高校财务经费管理中的应用

1、EXCELL动态图表分析在高校财务经费管理中的应用苏 琴1,.2 郑爱华1（1. 中国矿业大学 管理学院 江苏 徐州 ；2.徐州师范大学 计财处 江苏 徐州 ）摘要 EXCELL办公软件越来越多地应用于工作中的方方面面,本文利用EXCELL软件中函数sumif（）的条件汇总计算功能、函数index（）及控件按钮功能和数据图表功能，结合高校财务经费的使用数据，建立一个模型，说明其在高校财务经费中的使用动态分析作用。关键词 动态分析 高校财务经费 EXCELL 函数中图分类号F275;F232 文献标识码 A1. 引言目前，计算机广泛应用于工作和日常生活中，财务软件也被普及使用于单位的财务工作中。

2、这些都大大地提高了工作效率。但工作中财务软件的使用虽简化了会计工作，但却不能针对单位具体情况，为财务管理工作提供方便。传统的做法是将各财务经费的明细账打印出来，手工汇总计算其各会计科目的发生额，并据此编写财务经费使用报告。本文结合财务软件和EXCELL工具的使用，借鉴一个动态的图表分析模型，对财务经费数据进行定性和定量地分析，编写财务经费使用报告。这样不但省时省力，而且看起分析结果来也是一目了然。2. 模型的创建与具体应用下面以某高校的学科建设经费的使用情况分析为例，简单说明一下利用EXCELL动态图表分析高校学科建设经费的使用。其步骤如下：（1） 先从财务软件中导出该项经费的使用明细账。（以

3、EXCELL表格形式表示）(图1) 图1如：上表导出的财务明细账第2行表示：2007年1月8日报销文学院吴建民参加北京学术会议差旅费657.00元，记录于2007年1月1922号会计凭证中。（2） 根据财务明细账的各项支出建立一个表格（图2），汇总计算每月及全年各项支出的总额。如计算2007年1月书报杂志费支出，在E76单元格中运用工具菜单“插入-函数”SUMIF($C$2:$C$49,$C76,$E$2:$E$49)函数,表示在$C$2:$C$49的区域内汇总科目名称为$C76(书报杂志费)的单元格数值,并将$E$2:$E$49区域内符合条件的单元格数值求和,便得出该月书报杂志费总的支出。用

4、同样的函数方法计算出各项支出全年各月及全年汇总数。（3） 根据各项支出明细创建一个动态的汇总表（图3）。利用工具栏“视图工具栏控件工具箱列表框类型的控件”在B96单元格中绘制“下拉式菜单图”。在B96单元格里单击鼠标右键，选择“设置控件格式控制”菜单下设置数据源区域和单元格链接(如图4)。在B99单元格中插入函数INDEX(E76:Q76,$B$96),B97至B108单元格都复制此函数公式(公式中单元格位置相对变动)。这样可以从下拉菜单控件中选择不同的月份，自动汇总计算每月及全年费用支出额明细。（4） 以A99:B108区域（表三）为数据源，选择工具菜单中“插入-图表”，创建饼状图表（如图3

5、）。选择不同的月份自动绘制出不同月份的费用使用情况饼状图。将鼠标放置在饼图的不同部位，显示出该项饼图代表的费用的绝对数值，及相对百分比比率。如图3中标签显示红色的饼块是“该年1月份招待费5401元，占该月总经费比率的7%”。任意点击B96单元格的下拉按钮，则可显示任意月份及全年的经费使用明细。 图2图3图4 3. 结论该模型不仅可用于学科建设经费使用情况的财务分析中，更多的可使用于高校科研经费的管理中，如国家自然科学基金课题、省、部级课题的结题管理。科研项目结题时，财务部门可使用该模型分析填列科研项目经费使用情况说明表。运用此模型，导入财务数据的方法还可实时检查、监督财务经费的使用情况。参考文献: 1 导向科技. EXCEL2003财务应用M.北京:人民邮电出版社 2 吴权威,王绪溢. Excel 2003中文版应用基础教程M.北京:中国铁道出版社 2004 3 S.Christian Albright,Wayne L.Winston.Excell数据建模与应用M.北京:清华大学出版社 2006作者简介 郑爱华,女、中国矿业大学管理学院副教授,博士,主要研究方向财务成本管理、公司理财、煤矿安全财务问题研究 苏 琴,女、徐州师范大学计