电子文件特点新论

1、电子文件特点新论摘要：本文从 7 个方面论述了电子文件的特点：计算机 与网络系统的规定性；多种信息媒体的集成互动性；逻辑上 的自由组合性；光磁载体的高密度性：信息的非人工直接识 读性；物理空间中的自由移动性；信息的可操作性。关键词：电子文件 特点作为一种虚拟文档，电子文件产生的时间还很短，还处 于发育、发展过程中，相当于一个人的少年阶段。因此，对 其特点的研究还有待于进一步发展和深化。1 电子文件整体存在方式与宏观管理方式特点计 算机与网络系统的规定性1.1 计算机及网络系统对电子文件的宏观规定性。 在宏 观上，整体的计算机及网络系统对电子文件具有规定性。首 先，计算机及网络系统对现实中电子文

2、件的存在本身具有规 定性。电子文件是在计算机及网络环境中生成与管理的，它 不能不受这个大环境的影响。可以说，这是电子文件特点之 特点，因为电子文件区别于传统文件的特点都是由这一特点所决定的。其次。电子文件与计算机及网络技术之间具有母 子关系，计算机软硬件技术及其通讯、网络等相关技术的发 展都会对电子文件的生成、保存和利用方式产生直接的影响。 因此，我们描述电子文件的特点时，不能不与计算机技术紧 密相连；我们也不能不注意到，未来的计算机新技术的发展 会对电子文件的特点变化产生发展性影响。1.2 微观计算机及网络系统 （主要是电子文件管理软件 系统 ）对电子文件的规定性。微观计算机及网络系统（电子

3、文件管理软件系统 ）对电子文件具有具体的直接规定性。 这种规 定性包括文件的形成、运行、归档、保管、利用、统计等所 有环节。 电子文件的管理者一方面是这种规定性的制造者（也许不是全部的电子文件管理者 ），他要提出电子文件管理软件 系统的功能需求，以便技术人员以软件的方式实现它；电子 文件的管理者另一方面是这种规定性的服从者（电子文件管理软件系统的使用者 ），他们在管理电子文件时不得不服从于 自己制造的这种规定性。而且，这种规定性被计算机机械地 执行着，远比可以在执行中被灵活处理的传统档案管理原则 与方法等的规定性来得严格。1.3 规定性的另一面电子文件对计算机系统的依赖性。电子文件的管理需要依

4、赖于计算机系统，包括计算机硬 件系统、操作软件系统和其他软件才具有生命力和发挥作用。 这里所说的“依赖”有两个方面的含义：首先，从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活 动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统， 人既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动 便无从谈起。长久以来，人工管理是文件、档案管理的基本 方式。对于已往静止实体状态的文件、档案，管理人员可以 靠自己的眼睛和手来进行分类、 排架、调阅等管理性的工作， 人对文件、档案的驾驭和管理是直接的，是人自己直接完成 对文件、档案的管理工作。而对于电子文件，人的能力就相 形见绌了，没有计算机就无法对之实施有效的管理。

5、系统依赖性的另一个含义是， 不兼容的计算机系统 （主要 是应用软件 ）生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难。 也 就是说，不同类型的系统可能对文件产生排斥作用。 “大多 数文件所包含的信息仅对生成它的软件来说是意义明确的” “如果没有这个程序 （或相当的软件 ），这个文件只不过是被 它自身的编码所隐匿的人质” 。当生成一份文件的软件、运 行该软件的操作系统和硬件更新换代已与原有系统不兼容 时，我们需要保存老系统，或者适应新系统做一系列的转换 工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。2 电子文件组成特点多种信息媒体的集成互动性美国的特鲁迪？H?彼得逊先生说：电子文件的“奇特挑战是，所有以前熟

6、悉的文件形式文字、照片、声像 都可以用机读形式储存” 。运用多媒体技术可以把各种形式 的信息，包括图文信息、音频信号、视频与动画图像等加以 有机的立体组合，使电子文件声像并茂，真实地再现当时的 活动情况，从而强化了文件对社会生活的记忆和再现功能。 可以说，电子文件是一种全方位的记忆和再现，实现了文件 功能的革命性变化。多媒体即是本质上互动的媒体。与其他声像文件最大的 不同是，用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动。 他可选择不同的输出方式和输出角度，可以在“阅读”过程 中调阅其他的相关信息，在允许的情况下还可以对文件进行 修改。总之，用户有了更大的参与性和选择性。 “多媒体领 域真正的前进

7、方向，是能随心所欲地从一种媒介转换到另一 种媒介。”对输出媒体的可选择性，使用户获得了从各种途 径中获得文件信息的可能性。这无疑使电子文件在表现功能 和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。还需指出的是，电子文件的这种“多种信息媒体的集成 互动性”，还指电子文件存在的系统环境。即使是单一格式 的简单电子文件，虽然它本身不是多媒体文件，但它处于多 媒体的系统环境中，所以，它也具有多媒体的互动功能。3 电子文件分类与检索方式特点逻辑上的自由组合性由于传统时空的影响，传统档案管理的分类系统具有唯 一性、固定性，人们无法在传统库房中随意组合档案文件； 同样，在传统方式中，档案检索也受到了极大的限制，我们

8、在档案馆中通常只使用一种检索工具。检索方式的多样化对 传统时代来说，多数时候是一种理想，使其成为现实则有很 大的困难。电子文件的虚拟属性则为电子文件管理的分类系统与 检索系统多样性的便利实现提供了现实性。电子文件在其物 理位置不变的情况下，可以通过逻辑方式 （虚拟方式 ）。实现 在某一保管单位或某一保管空间内 （ 无论是一个文件夹还是 一个软盘、硬盘或光盘 ）的自由组合。因此，我们看到的事实 是：在计算机中。我们对电子文件可以进行任何方式的分类 与检索，特别是电子文件的检索， “只要你想到的，计算机 就可以做到” （计算机工程师语 ）。通过电子文件管理系统， 我们可以得到任何我们需要的文件检索方式，实现在计算机 系统中的检索方式的多样化设计与使用。4 电子文件信息存储特点光磁载体的高密度性电子文件的存储密度大大高于以往各种信息存储介质。 而且。随着计算机技术的不断进步。电子介质的存储密度还 在以难以想象的高速度继续加大。 1983 年 IBM 公司 （国际商 业机器公司 ）推出了内部装有 10MB（ 兆字节 ）信息硬盘的个人 计算机。平均每兆的价格约合 300美元， 1995 年个人计算机 的容量已达到1.2GB千兆字节），价格却降低到约合每兆 21 美分；1999年，个人计算机的硬盘容量已达到12