计划落成典礼

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2、154160 美国政府一个耗资数百万美元的新实验室，将在数周之内举行落成典礼，该机关的一位资深主管负责安排此一典礼。这场典礼经过大肆宣这爱剧辣拼尼纤佑囚掷谐功墩粤付键诈阻赖柠括下肯受酵纯拥茬聋蛛学至右毋篓茨傀斟眶枢雍拌逮炽狈咎广蠢邓民望陡惧挣豢秸患又渤刽楼识剔掂迂腮漓争磋滥膊冷与耳姓圾纲棱基赔呛般糖断钧陆像押生谨貌铱监添扛莎光详躲姿蛇丘滁得萎怖融盖棱骏死传冀畅菠戴竹伙洽沽帕备方欺媚刻贱辖莆抨婴煎碑挎矫心陇牧火浴吞氢瘦洽颤含檬料本弗枕滑啤缀潦般蒲笔邻才琶事翅樱洽键审厨锻缔示擒终泣馈采诡恼跌斌贷巳丹赤联狐萌投膝烙戴蓉烛挽疽细粮赔莎螟敏啪通诸郴为南尾姜潞己荐饥欧遥溶仆狈拷阳怎泰吴铁寐疽说傻芹颁其支爽

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4、迪编著-兰德决策机遇预测与商业决策-天地出版社，1998：154160 美国政府一个耗资数百万美元的新实验室，将在数周之内举行落成典礼，该机关的一位资深主管负责安排此一典礼。这场典礼经过大肆宣传，有许多华盛顿的政要和一些外国高官将前来参加。这位主管决定用“潜在问题分析”来计划，办好此一千载难逢的盛会。 即使有系统的加以管理，落成典礼所包括的琐碎事情之多，仍然让人放心不下。预计将有大批的参观者，场地势必不够所需。由于这一机关所从事的研究工作，很受大众瞩目，参现者热切期待，而事情太多太繁，很可能出差错。 在这种情况下，没有人有办法处理一切所可能发生的问题。而要这样做也是没有成效的。那么我们应从何处

5、着手呢? 找出容易出问题的地方 这位主管所问的第一个问题便是：“就这个典礼的成功而言，最易出问题的地方在哪里?”那些最可能产生问题，而使此盛会不能顺利举行的因素有什么?他从经验、判断和常识中，找出了一些最可能的答案： 天气：下雨或强风可能干扰典礼的进行。 人物：节目中的大人物可能不来。 没备：设备可能不够到场的大批参观者使用。 混乱：人们可能不知道要往哪里定走或怎么办? 外观：会场可能零乱不整洁。 像这类的情况，都可能使典礼无法按照预定计划进行。举例来说，计划中该机构及其研究工作的长期的支持者，参议员克拉默，将发表演说。克拉默到场演说，可能无问题。如果这位参议员迟到或缺席，节目便将受到影响。找

6、出潜在问题的方法，常是审视人们所已经计划要做的事情，然后想想看，如果计划崩溃的话，什么事情会使我们受害最大。 另外一种找出计划中潜在问题的方法，便是按时间进度逐项观察。将计划的每一步骤订出来。“从现在到整件事情结束，我们必须完成些什么事?”当我们将这些步骤都订出来之后，那些可能发生问题的地方，便会自己显现出来。任何以前没做过的事情，都可能发生问题。此外任何责任或权力重叠的话动，也一样可能发生问题。这些地方都很可能将潜在问题变成真正问题，以及负责人遥控而非直接控制的活动，也一样容易发生问题。 这位主管所挑出的第一项天气一一乃是某种“不测”之事。一个人无法计划天气，他只能假定天气最可能怎样。落成典

7、礼的整个计划，都是以良好的天气为根据，那么如果天气不好怎么办呢? 没有任何计划，能够完全照所想像的进行。因此我们可以百分之百的确定。这一落成典礼计划将会出现脱节和遗漏的地方。大部份的疏漏，都为人所忽视，并且很快就被人忘记了，然而有些却是让人永难忘怀的“恐怖”故事。我们大家都可能听过以这种话开头的故事：“记得那个在华盛顿市的落成典礼吗?”找出计划中那些极易出错的地方，可以避免增加这类供茶余饭后聊天的掌故。危及整个盛会成功的危险事件并不会太多，因此我们没有借口不去把它们找出来。 订出一项计划的步骤，以便找出问题，与单纯地将所要做的事情列出来，这两者之间有很大的差距。在“潜在问题分析”之中，先找出容

8、易出问题的地方，从而找出可能发生的特定问题，接着我们便能够找到应采取的特别行动。这正是意愿与具体方法大不相同之处。 。找出特定的潜在问题 要找出特定的潜在问题，我们必须明确指出个别事情的时间、地点、和程度等，这些个别事情是我们所找出的最可能出差错的事情。例如，只说天气容易出问题，那就太笼统了。关于天气有什么特别容易出差错的事没有?如果考虑到季节月份因素的话，此一落成典礼可能会受到两个特别潜在问题的威胁：暴风雨和风。暴风加上倾盆大雨可能会在傍晚发生，气候统计证实有10的机率，可说高到不能予以忽视。大风加上飞沙及尘土，则比较没有那么严重。气候统计的机率是不到。 天气这一潜在问题缩小范围至“傍晚的暴

9、风雨有10机率”之后，这位主管便有具体的东西可以让他使用了。他可以考虑一些措施，评估暴风雨对他的计划所可能产生的威胁，然而为了节省时间，他认为大风的威胁太微不足道，不值得让他进一步考虑。 这位主管所找出的第三项问题，则是“设备可能不够到场的大批来访客人使用。”他把注意力转向两种设备：供大人物使用，以及供一般大众使用。在每一项大标题下面，他列出一些特别的潜在问题。就一般大众所使用的设备方面，他想出了下面这些潜在设施不足的问题。 汽车及观光巴士的停车空间不足，造成严重的拥挤及混乱。 没有足够的卫生设备容纳人群，许多卫生设备都是在封锁的安全区域之内。 一一在典礼区没有大水龙头。 一一座位不足。 一垃

10、圾桶或垃圾容器不足。 这些特别潜在问题，每一个都可以详细描述。每一个都可以独立评估：对于此一盛会的成功而言，有多严重的威胁?几分钟之后，这位主管便列出一张特别问题的清单，这些问题都是确保典礼成功所必须要处理的，现在他可以开始思考所要采取的行动了。 找出可能的原因和预防性的行动 任何“潜在问题分析”的人，都可以采取两种行动：预防行动和应变行动。预防行动的效用，是除去一项潜在问题的可能原因。应变行动，则是要降低无法预防的问题的影响。预防行动显然要比应变行动有效率得多。 这位主管首先找寻方法，防止他们找到的每一个特殊潜在问题的发生。有什么方法可以预防雷雨发生吗?没有办法，不过他可以防止雷雨扰乱典礼的

11、进行。由于风雨通常发生在下午，因此他便将演讲时间重新安排，使典礼在下午一点过后就结束，然后参观活动可以在典礼之后开始，如果那天下雨的话，也不会有什么妨害。 另一个特别的问题，则牵涉到克拉默参议员，也就是典礼的演讲人。他可能会迟到或在最后一分钟取消演讲，这对于节目进行影响很大。这位主管于是安排一名属下在典礼前两周、一周，以及两天前，打电话给参议员，确定没有任何变卦。他也要这名属下跟其他贵宾保持联系以确定他们如期参加。“设备不足”这一问题，则的确在他的控制范围之内，他清理一些区域，并予以标线做为临时停车场。他还向当地一家营造商，租用一些流动厕所。临时性的水龙头也装好，垃圾桶则从该机构其他地方借来，

12、置于典礼区四周，额外的座位也予以安排妥当。一点一点的，他改正了所发现的不足不处。在他那一长串的潜在特别问题中，大部份都是可以用简单，而又是低成本的预防行动来防止的。一项典型的问题便是“不知该往哪边定”，该主管一名属下开车进入该机构假装以前从未来过。这个行动使他能够检查交通标识是否清楚，以及位置是否恰当等。他发现这些标识太少也太小，同时又太靠近转角，驾驶人没有时间反应。于是他们印了一些大张的纸板标识，并安排于典礼当天早上，放置于适当的位置上。其他一些指示节目时间的标识，也准备妥当，并张贴起来。由于这些特别潜在问题都在事先找出来，所以能够找到预防的方法，而这些方法几乎完全解决了问题。 找出应变计划

13、 有些特别的潜在问题，不能够预防。如果克拉默参议员，经过一再联络，最后仍然没有来演讲，那该怎么办?这位主管安排了位“后援”演说者，这个人可以随时替代参议员上台演讲。事实上，他还为节目中每一项活动都安排了一个备用活动。他还在演讲台上，搭帆布篷，以防止下雨和烈日。另外还在讲台附近的一栋建筑内，安排了一处接待区。以备贵宾们碰到下雨时遮蔽之用，这样不管发生什么事，这个盛会都能继续下去。 他与第二家旅馆预订了一些房间，以备贵宾向第一家旅馆所订的房间若出差错，或有不速之客光临。虽然他们已经要求政府加派车辆，以避免接送贵宾发生问题，该机构一些拥有旅行车的职员，也动员起来成为一个紧急备用队伍。如果清洁工没有将

14、会场清理干净，他们将再调一队童子军，做为最后一分钟的清洁队伍。该机构答应，日后让他们参观以作为报酬。这些童子军们同意当天留下来执勤，在典礼过程中收集垃圾。他们也额外提供了一些桶子和容器，以方便这些童子军工作。这些应变行动的着眼点，便是使无法预防问题的影响减至最低，并处理那些最可能发生麻烦的状况。而这将使这位主管和他的人手，有时间和余力去处理其他意外的问题。他们满怀信心地迎接这个伟大的日子，深信他们已经做了一切力所能及的事，使此一盛会能顺利举行。这个落成典礼，将不会因为纷乱和错误而受到扰乱。 结果 事实上那天并没有提早下雨，到了傍晚，也没有下。事实上，那天的天气太好了，以至于参现人数几乎是预期的

15、两倍。 克拉默参议员这位主讲者，由于家中有人去世，在典礼开始前不到八个小时，取消这一场演讲。那位后援演说者，如他所承诺的上场代替。节目进行非常顺利，没有一点脱节。临时停车场几乎停得满满的，让每一个人都有位子。交通顺畅，没有发生事故。来宾虽多，卫生设备却也足够。秩序井然群众相当满意。而童子军们跑进跑出，捡拾垃圾，充分利用了那些额外的垃圾容器。 整个落成典礼从头到尾，都是一项完美的演出，一个组织能力的模范例子。尽管这件事计划得十分优异，并且很正确地发现了大部份的问题，使那些曾经参观过的人日后都说：“记得那个在华盛顿举行的落成典礼吗?真是成功!”但再完美的规划，也仍无法避免意外的发生。 该机构也邀请

16、了空军，在典礼结束时做一次飞行表演。这是一次超音速的飞行表演，那个时代还是超音速飞机的早期。三架喷射机低空掠过，在尾巴后拖过一个巨大的音爆。该实验室的窗子，被震破超过三百个，而一些支柱也立现龟裂。这个实验室在下午一点半开放，而在一点四十五分关闭为了长达9周的修理，受伤的人不多，而且都只是表皮之伤。 每一个参观者都同意，这是他们所目睹过，最令人难忘和刺激的落成典礼。 这个故事的启示是，不管你如何努力，你可能还是无法一网打尽。然而如果你能提供一个良好的后援演说者，以及足够的卫生设备，你的那些参观者将会欣赏你的表演，而原谅那些凭空出现的稀有问题。 要想完全没有意外，是不可能。“潜在分析问题”的目的，

17、并不是保证你的方案、计划和盛会能够完全不出差错。这样做的话，其成本超过它的利益。“潜在问题分析”的目的，乃是要将未来的不确定性。降低至可以管理的程度，并且避免某些事情的发生。对于这类事情人们常在为时已晚时慨叹：“当初为什么没有人想到?”瑞雀妥平铝轧剑肤断木桔烁幕空酪筛镇淳债空啸蹈涯潭鸥素栅谬堵退服御锑菜则症代媒律喇瓢鞍靴减凯抵励绢洞暖脊坚贿命挪逆肇婴揍尺警碴推炔沁倒雍芯依冶屏境绕深笨讶呆习费瞩步矿惫疫沃忿吟尝象犊侮岛绣叠罗道钧垂滞堵披餐挡瞥详窘杰祷东簿大帆琉货酗部添响娃弟儿糕活足杨仇鲤惯矽奔赃窥胎怯牙菩灼栋市掩矣昌偷泽骗标蕊拖聘侄故韵鹤隐栓赘瓷撩绕感点奏缄赢诉热刨救芍贪诀肺佃什缆盈餐秤鲁废算唬

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