华西实验学校档案管理制度

1、华西实验学校档案管理制度l、总则11为了加强本校档案的科学管理，有效地保管和利用档案，充分发挥档案在学校发展中的作用，根据中华人民共和国档案法、江苏省档案管理条例、江苏省中小学常规管理基本要求的规定，结合我校实际情况，特制订本制度。12本制度所指的档案是指本校在各项活动中形成的具有查考利用价值的各种文件材料(包括行政以及教育、教学、科研、基建、保卫、财务等工作中形成的各种门类和载体的文件材料)13学校档案工作是学校基础管理工作的组成部分，各种门类和载体档案必须实行集中统一管理。14学校明确一位校领导分管档案工作，设立档案室，并配备专职档案员，各部门设立兼职档案员，协助专职档案员做好学校档案工作

2、。2、档案管理职责21分管领导职责211把档案工作列入本校年度工作计划或目标管理中，做到制度健全，执行有效。212督促指导档案部门实施目标或计划，提高本单位的档案管理水平。213关心和协调档案管理工作，切实解决档案工作中的各种困难和问题。214关心档案人员，有计划地安排业务培训，以提高业务管理水平，确保档案人员的工作待遇。22档案室职责221宣传、贯彻、执行档案法律法规及党和国家有关档案工作的方针政策。222起草制订本校档案工作的规划、计划和制度。223协助、检查各职能部门文件材料的积累和归档工作，并对兼职档案员进行业务指导和督促。224接收本单位各部门形成的档案材料，并进行分类、整理、编目、

3、登记、加以妥善保管。225编制必要的检索工具和参考资料，积极热情主动地开展利用服务工作。23专职档案员职责231认真贯彻执行档案法和江苏省档案管理条例，严格遵守档案管理制度，努力学习档案业务知识，钻研业务，不断提高业务水平。232熟悉本单位各职能部门的业务范围，指导兼职档案员做好档案材料的积累、整理、归档工作。233做好档案的收集、整理、编目、登记、统计等基础业务工作。234做好档案的保管工作，保护档案的安全。235编制检索工具及汇编档案资料，熟悉家底，迅速准确地为利用者提供服务。236遵守保密制度，不擅自扩大档案利用范围，不泄露档案的保密内容，确保档案的安全。237根据“七防”要求，做好档案

4、库房的管理工作。238参加学校重大活动，参加工程峻工验收、科研成果鉴定和重要设备的开箱，做好检查和登记工作，确保重要档案完整齐全地归档。24兼职档案员职责241负责本部门档案管理工作，业务上受档案室的指导。242按照归档范围，认真做好本部门档案材料的收集、整理工作，并及时向档案室移交。243督促本部门成员遵守本校档案管理的有关制度，做好档案利用效果的收集工作。244认真学习档案管理知识，提高档案管理水平。245协助档案室做好各项突击性工作。3、文件材料的归档31各部门要按照归档范围及归档要求认真清理工作中形成的应归档材料，及时向档案室移交归档。32外出开会或考察等活动中形成的材料要及时交所在部

5、门档案员登记存档。33江阴市华西实验学校文件材料归档范围及保管期限 (见附件一)。江阴市华西实验学校各部门文件材料归档范围（见附件三）。34归档时间341各部门的文书档案应在每学期结束时（每年6月、次年1月）移交档案室，档案室在三个月内归档完毕。342基建档案、教学仪器设备档案，应在项目验收后及时移交档案室归档。343教学档案应在教学年度结束后半个月内移交档案室，档案室在教学年度结束后二个月内归档完毕。344会计档案在会计年度结束后，由本校财务部门保管二年，期满后由财务部门向档案室移交。345声像等特殊载体档案应随时移交档案室归档。35归档份数 各类文件材料归档一式一份，重要的和使用频繁的可根

6、据需要适当增加份数。36归档要求361归档的文件材料必须齐全、完整，能准确地反映各项活动真实面貌和历史过程。362归档的文件材料必须字迹端正，线条清楚，图样清晰，签署完备。363本单位形成的材料必须是原件，文件底稿必须用碳素墨水书写。364归档的文件材料应按照档案形成的特点和规律，加以系统整理。365声像档案应有文字说明。照片如有底片，底片与照片一起归档。37归档手续 归档的材料应编制移交目录，交接双方根据移交目录清点核对后签字，以备存查。4档案的管理41新购设备开箱时，总务处应通知档案员参加开箱，以便清理核对登记随机软件。42工程项目竣工验收和科研课题鉴定前，负责部门应通知档案人员对工程项目

7、和科研课题的归档材料进行检查验收，确保归档材料的完整、齐全、准确。 43档案的整理 档案室应将接收来的档案材料按照江阴市华西实验学校档案分类与编号方案(附件二)进行科学的分类、整理、编目、登记。44档案的保管 档案员要严格执行库房管理制度，管好所藏档案，要定期检查档案保管情况，作好详细记录，发现问题，及时向分管领导汇报，并适当采取措施，保护档案的安全。45档案的保密 档案员要严格遵守档案保密制度，保护本校档案机密，做到不失密不泄密。46档案的统计 档案室要根据档案统计工作的要求建立档案工作统计台帐，及时准确地统计档案工作各项数据，并按照上级主管机关及档案行政管理部门的要求填报档案工作情况统计报

8、表。47档案的利用471档案室应建立建全各类档案案卷目录，归档文件目录，按现代化管理要求建立目录级数据库，并根据需要编写档案参考资料。472档案管理员要熟悉本校所藏档案，积极热情地接待利用者，迅速准确地调出所需案卷。473利用者和提供利用者都要严格执行档案利用制度，确保档案的安全。474档案管理员在向利用者提供利用时，应做好档案利用登记，并有选择地做好档案利用效果登记。48档案的移交本校综合档案室人员调动工作岗位时，要办理移交手续后方能离开岗位。49库房管理制度491非档案室人员未经许可不得进入库房。492档案员要做好库内温湿度测试记载，发现问题要采取措施，确保库内温湿度适宜。493库内严禁带

9、入火种和易燃易爆物品，下班或休假期间要切断库内电源。494库内保持整洁，不放杂物，严禁将虫蛀材料带入库房。495定期检查“七防”(防盗、防火、防潮、防高温、防霉、防尘、防有害生物和污染物)措施，如有问题要及时处理，并报有关领导。496定期进行库藏档案检查，清理核对，做到帐物相符。497档案箱柜排放有序，卷、盒排列科学合理，层次清楚，整齐划一。410档案保密制度4101保守机密是关系到党和国家的一件大事，做好保密工作是每一个公民的职责。4102保密工作贯彻预防为主的原则，要提高警惕性，杜绝各种泄密、窃密现象。4103凡涉及到本单位各类计划(长远规划)，各类需要保密的会议、有关经济问题的调查、重大

10、事故情况以及不宜公开的检举揭发信、职工处分材料等均属保密内容。4104档案室工作人员严格执行保密条例，未经领导同意不得擅自向外单位提供档案、情报、资料。4105档案工作人员不在公共场所谈论保密文件的内容。4106对违反保密规定、泄露机密的要酌情给予行政处分或依法追究刑事责任。411档案利用制度4111凡本单位人员因工作需要均可利用本单位档案，外单位人员须经分管领导批准，然后限在档案室内查阅，不得外借。4112凡利用档案须自觉办理登记手续，借阅时间不得超过一星期。如要继续借阅，须办理续借阅手续。4113复制档案须经档案员或有关领导同意。4114利用者不得在文件材料上涂改、划圈、污损、撕页或私自拆

11、卷，一经发现视情节轻重给予处分。4115档案室人员要热爱本职工作，钻研业务，熟悉档案，积极主动地开发、提供档案信息资源。412档案的鉴定与销毁制度4121档案的鉴定工作就是鉴别档案的现实和历史的价值，根据价值大小确定管保期限，把失去保存价值的档案剔出并销毁的工作。4122档案鉴定工作由档案鉴定小组负责。鉴定小组由分管领导、档案部门和有关业务部门的人员共同组成。档案员对到期档案提出鉴定计划，首先由业务部门鉴定人员提出鉴定意见，由鉴定小组讨论决定。4123档案鉴定采用直接鉴定法，即逐卷逐件进行鉴定。鉴定人员必须以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导，以全面、历史、发展的观点来确定档案的价值，决定档案的

12、存毁。4124对经鉴定小组鉴定，认为已失去保存价值的档案，鉴定小组要造具清册，并写出鉴定销毁报告，一式三份，份报本单位领导审批，另二份分别报专业主管部门和当地档案行政管理部门备案。未经批准，不得擅自销毁档案。4125销毁工作由档案室负责，但必须与保密或保卫部门联系，有专人监销，监销人员必须在销毁清册上签字。销毁清册连同鉴定销毁报告等起存档备查。4126经销毁或改变保管期限的案卷（文件），档案人员要在案卷（文件）目录和相应的案卷上注明。13附件一江阴市华西实验学校文件材料归档范围及保管期限（一）、文书档案a永久1、 本校党总支（支部）年度工作计划、总结、会议记录2、 本校党总支（支部）年度组织年

13、报、党员花名册3、 上级党委、本校党总支（支部）关于本校党群、干部任免、总支（支部）换届选举、违纪党员处理等的请示、批复、决定等4、 本校工会年度工作计划、总结、会议记录5、 本校工会会员花名册6、 本校教代会会议文件材料7、 本校及上级工会组织关于本校工会改选的请示、批复及改选文件材料8、 本校年度团工作计划、总结、组织年报9、 本校团代会、学代会、少代会会议的材料10、 本校各学年度工作要点、工作总结、经验交流材料11、 本校各学年度大事记、年鉴、学校情况简介、校史12、 本校校领导xx在全校教师大会上、xx会议上的讲话13、 本校xx周年校庆材料14、 本校各学年校长办公会议、行政会议记

14、录（管理手册）15、 本校及上级关于本校机构设置，学校更名、搬迁，行政干部任免、表彰，教师违纪处分等的请示、批复、决定、通知等16、 本校各学年度教学年报表、事业表17、 本校教职工花名册18、 教职工人事劳资相关材料19、 单位工作人员年度考核情况相关材料20、 本校教师绩效考核相关材料21、 校各部门工作计划、总结b长期1、 本校党总支（支部）xx年党员民主评议材料2、 本校党总支（支部）及上级党委关于新党员转正、吸收、预备党员的请示、批复及党团组织关系介绍信及存根3、 本校关于开展工会、团、少先队工作的意见、通知等4、 本校制订的教职工岗位工作职责、规章制度5、 本校、市政府、教育局关于

15、本校德育先进学校、模范学校、特色学校、合格学校、实验室等验收的批复、申报材料6、 本校、市教育局关于对本校综合督导的情况汇报及整改意见7、 市审计局、教育局关于本校行政经费审计、下达奖励专项补助等的报告、通知等8、 本校、市教育局关于本校教师民转公、离退休、确认任职资格、调动、借用等的批复、审批表、介绍信及存根9、 本校、市教育局关于本校教职工增发、调整工资，转正定级、补贴等的审批表、批复10、 本校教师参加各项竞赛获奖的通报，本校教师在报刊杂志上发表的文章11、 本校教学、科研、德育等部门各学年度工作计划、总结（不包括学校工作总结）12、 xx年度考核结果审核名册13、 本校田径运动会、艺术

16、节及其它年度常规性大型活动材料14、 本校各学年度国旗下讲话材料15、 本校xx年固定资产、财产清查登记表16、 积极分子相关材料、预备党员转正相关材料c短期1、 上经党委、纪委等关开党务、纪检、保密等工作的通知、意见2、 上级工会组织关于工会、离退休管理工作的通知、意见等3、 团市委、市教育局关于学校共青团、少先队工作的通知、意见4、 上级相关部门关于计划生育、综合治理、信访、档案等工作的通知、意见等5、 上级相关部门关于教师队伍建设、出国出境、职改、劳动工资、人事管理的通知、意见6、 上级相关部门关于教育发展、改革、学校内部管理的决定、意见、方案7、 市教育局关于总结评比，师资培训等工作的

17、通知、意见8、 市委、教育局关于加强学校德育工作、法制教育、学校体育、卫生工作的通知、意见9、 市教育局关于教学、学籍管理的通知、意见等10上级关于加强学校收费管理、经费开支、校舍管理等的规定、通知11、本校教职工聘任（聘用）合同12、关于师德、师风建设方面的材料13、师徒合同（青蓝结对协议）14、教师会议记录15、工会活动、总结表彰等16、干部竞聘上岗等相关材料（二）、教学档案i、学籍管理a永久1、 本校各学年度各年级学生总名册2、 本校历届中小学毕业证书存根b长期1、 本校xx级中小学学生学籍卡2、 本校历届毕业生名册3、 本校各学年度学生变动情况、学生转学、休学、退学、借读生材料c短期1

18、、 本校历届学生健康卡、体检情况ii、教学管理a永久1、教学计划审批表b长期1、 本校历年获奖、发表、交流的教育教学论文、教案2、本校历次科研课题的申报、批复、研究成果、结题材料3、市教育局、本校关于表彰学年度三好学生，品学兼优、奖学金获奖名单，公布学生各项竞赛获奖的通知、决定4、本校各学年度各年级期中、期末考试总成绩册、学期成绩评定表5、本校各学年度质量验收、体育竞赛达标等统计表c短期1、 本校学年度各年级组、教研组工作计划、活动记录、总结2、 本校学年度各科教学进度计划、总结3、 本校各学年度班主任工作总结4、 本校各学年度综合实践方案、总结5、 本校少先队入队仪式及各学年度中队活动方案6

19、、 本校学年度校务工作日志7、 本校学年度备课互查、各科作业互查记载8、 本校学年度期中、期末试卷及质量分析9、 本校学年度校历、总课表，期中、期末、毕业考试日程及监考安排表10、 教师外出培训报名表、学习交流等材料（三）、设备档案b长期1、 各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书2、 各种教学仪器的操作规程以及随仪器、设备带来的其他技术文件材料3、 其他设备的有关说明书，安装调试报告及维修记录等（四）、基建档案a永久1、 学校的平面图、规划图、主要建筑物、构筑物和地上、地下管线的设计、施工、竣工、验收等各环节所形成的图纸、文字材料、计算材料及征地的请示、批复、契约等材料2、 校园文化建设

20、方案等相关材料3、 工程合同书（五）、特殊档案a永久1、 本校召开的重要会议（校庆）照片、录音、录像、光盘。2、 中央、省、市领导来校视察、检查工作的照片、录音、录像、光盘。3、 本校工程建设、校容校貎的照片、录像、光盘。b长期1、 本校开展各类专题活动的照片、录音、录像、光盘。2、 本校毕业生留影及学生荣誉照片。3、 本校各类荣誉照片（荣誉证书、合格证、奖状奖杯、奖旗等）。4、 本校参加或开展运动会、文艺演出等的照片、录像。（六）、会计档案 保管期限i、凭证类1、 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证。 （15年）2、 涉及外事及对私改造的会计凭证。 （永久）3、 银行存款余额调节表。 （15年）i

21、i、会计帐簿类1、 日记帐， （15年）其中银行存款日记帐、现金日记帐。 （25年）2、 明细帐（分户或登记簿）。 （15年）3、 总帐（日记总帐）。 （15年）4、 固定资产卡片（固定资产报废清理后保存5年）5、 辅助帐簿。 （15年）6、 涉外和对私改造会计帐簿。 （永久）iii、会计报表类1、 年度会计决算（会计报表）（包括文字分析）。 （永久）2、 月、季度报表（包括文字分析）。 （15年）3、 主要财务指标快报（包括文字分析）。 （15年）iv、其他类1、 会计移交清册。 （15年）2、 会计档案保管清册。 （25年）3、会计档案销毁清册。 （25年）附件二江阴华西实验学校档案分类与

22、编号方案为了加强我校档案业务建设，统一学校档案分类与编号，实现档案工作的规范化、标准化，根据我校档案的实际情况，特制定本方案。1、本方案规定了我校档案的分类原则、方法、栏目设置及其编号方法。2、本方案适用于我校档案的分类整理，组织案卷和排架管理。3、本校档案的分类原则是以学校全部档案为对象，依据档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。4、我校档案设置八个一级类目，即文书档案、教学档案类、基建档案类、教学仪器设备档案类、会计档案类、声像档案类、教师个人档案类、实物档案类。5、本校除文书档案、教师个人、基建档案、教学仪器设备档案类外，其余档案在一级类目下设置二级类目。

23、51教学档案下设四个二级类目，即综合教学，小学教学，初中教学，职高教学。52会计档案下设三个二级类目，即行政会计类、食堂会计类，工会会计类。53声像档案下设两个二级类目，即照片类、光盘类。6、本校档案除教学档案、会计档案设置三级类目外，其余类均不设三级类目。教学档案在二级类目下面按学籍管理、教学管理设置两个三级类目；会计档案在二级类目下面按凭证、帐册、报表、其他设置四个三级类目。7、档案的整理、排列与编号71整理每一类档案均应在其分类的最后一级类目内按各类档案的要求进行。72档案的排列与编号721文书档案、教学档案以简化方法整理,按归档文件整理规则实施办法排列、编号。722会计档案的凭证类以小

24、流水排列、编案卷顺序号(注)。723教学仪器设备、基建、特殊载体档案以及会计档案除凭证外的其余类别档案均在最后一级类目内不分期限大流水排列(注)，编案卷顺序号。8、档号格式8.1简化整理方法(文书、教学档案)：全宗号分类号年度期限区分号件号。8.2科技档案:全宗号分类号案卷号页号。8.3会计档案：全宗号分类号年度案卷号。8.4实物档案：全宗号分类号件号。8.5特殊载体档案：全宗号分类号案卷号件号。9、标签格式、粘贴位置及填写方法。91本校各类档案标签统一采用四线格，用红、绿、黑三种颜色分别表示永久、长期、短期三种不同的保管期限。92标签粘帖的位置921会计凭证在包角的短边上沿底边向上贴，账薄、报表及其他类在脊背上离底边2厘米处向上贴。922基建、教学仪器设备、特殊载体档案案卷，贴在脊背的适当位置。