个人成效与时间管理

1、时间管理学员手册学员：讲师：邱明俊致 学 员欢迎各位参加时间管理课程！为了充分体会本课程的精髓，得到自我的提高， 请大家遵守以下培训公约：1. 全身心投入学习，不处理与学习无关的事情2. 遵守学习纪律3. 不迟到、早退，不中途离场4. 不接听电话，手机静音5. 讨论时积极参与，尊重他人意见学员签名：培训日期：课程收益本课程通过对有效时间管理重要性的讲解，通过对人们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理基本方法、技巧的讲解，帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。通过本课程的学习，你将：1. 学会设立目标掌握生活2. 分清效率与成效，培育成效观念3. 摆脱危机管理与工作压力4. 理解

2、重要与紧迫的区别，学会专注5. 学会自我管理的实用工具6. 学习基本时间管理原则和技巧7. 了解自己的时间管理风格目录第一章时间管理的概念5第二章时间管理的误区14第三章时间管理的原则20第四章时间管理的工具27第五章时间管理的建议30第六章个人时间管理风格32第一章时间管理的概念本章目的：1、明确时间管理的重要性2、了解时间的特性2、了解时间管理的发展阶段第一节个人成效与时间管理每个人都有管理时间的方法，都知道时间的重要性，但无人敢说“我最能管好时间”。那么今天我们重新来探讨这个问题，分享有关的理念，你或许或多或少能产生收获；引用“旧约圣经之传道书”一句话：“天底下每种事物都有其季节性，而每

3、个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻 以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。”说明一个人的生命是由许多非常重要的时刻组成的，而每个时刻都有存在的目的和价值，你是否在每个时刻都作了你该作的事呢？人们与时间是什么样的关系呢？我们“或做时间的主人，或奴隶由你决定”。时间哪里去了？是谁让生活那么混乱； 实际一点，如何得到自己想要的东西；如何认清事情的优先顺序，如何逃出时间陷阱等等；都是我们要探讨的问题。记得当你接到别人的名片， 上面写了多种职业时的感觉吗？记得当你跟同届同学的成就做比较时的感受吗？既嫉妒有羡慕，你一定禁不住问： “为什么他们有这么多的时间去做这

4、么多的事情？” 答案只有一个：因为他们善于“管理时间”，令自己更有效率，可以处理更多的事情，肩负更大的责任。“不能管理时间，便什么也不能管理” 。美国管理大师杜拉克如是说。那么“时间管理”是哪一门的管理学问？其实，它并不是一套很深的管理理论，它的道理浅显易懂，关键在于你能否下决心去实行。首先，“管理”时间是不对的，因为你不能、也没有办法让时间停下来给你去“管”和“理”，要“管”和“理”的是你自己。 “时间管理”就是“自我”管理你必须要抛弃陋习， 引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、 妥善计划及分配时间、权衡轻重、权力下放，加上自我约束，持之以恒才可提高效率，事半功倍，但我们经常习惯于抱

5、怨，总认为时间不够用，其实时间对每个人都是公平的，一天就是24 小时，不多也不少。每一天只有24 小时，有些人能事事兼顾，有些人却落得什么都想做，但什么都没做好，能有效运用时间的不是超人， 只不过他了解自己想要做的事是哪些，并能优先把重要的事作完。EDWARD WCARTER 是 BRORDWAY HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从 1946 年成立 4 间店，到 1968 年为止共拥有 46 家连锁店，他曾经在“ FORTUNE” 上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。 我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力

6、， 而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做” 。这说明对经理人而言，工作的重点往往摆在计划、组织、控制及领导上面，要妥善运用时间把这些工作做好， 需要确定自己的目标， 看看时间运用是否得宜，不妨问问自己三个问题：根据研究显示，许多经理人因此找出节省时间的方法，平均每周节省 8 小时。但具有讽刺意味的是，虽然我们经常感叹没时间，但我们却是从早忙到晚，甚至废寝忘食， 没有家庭生活和休闲活动， 每天就只是埋头苦干。 等到回头看看时，却感到沮丧、无奈、焦虑和懊恼。沮丧者因为一事无成；无奈者因为不知还可做些什么；焦虑者因为感到时间不多； 懊恼者因为做得不好， 错失了许

7、多机会。假如有人问你：“要是你今天就去世，你最后悔的是什么？”你会怎样回答？美国著名时间管理学家尤今 葛里斯曼曾向数百人提出类似的问题， 结果大多数的回答是：“后悔没有多读点书” ，其次是“没有花太多的时间与家人共处” 。这结果显示了一点受访者都后悔没有在有限的时间里做应该做的事。 你也有相同的感受吗？你有没有想过， 你的问题不是没有时间， 而是在分配、 使用时间上出了问题所谓“不患寡而患不均” 。在此，让我们看一个老王的例子。案例：老王的故事 老王是某公司的行销部经理，为人勤奋，经常加班，在别人眼里，他是好上司，好雇员，他在同一岗位上忙了 15 年，却觉得一事无成，经常感慨；“没有时间啊！”

8、这是他的错吗？一天，总经理 叫他作一份准备在董事局会议上报告的来年计划，老王兴奋，结果呢？认为还有时间，须在绝对安静的环境下才能构思和准备，拖到了最后一天；打算作报告的当天 上午下属生病，代出席会议；下午上司紧急命令，速查员工投诉问题；下午 6 点有一些打扰的电话； 7 点回家交通堵塞； 8 点看电视转播的球赛； 11 点放弃工作睡觉；第二天早上 4 点赖床，等到 5 点起床，发现没有带一些文件回家，所以匆忙只作了一部分； 8 点赶到办公室忙了一个多小时，老王终于完成了报告，这一份前后只花了 3 个小时 本想“一鸣惊人”的报告，结果是仓促完工。结果怎样，可想而知。是的，他确实很忙，认为自己没有

9、时间是理所当然的。但假如我们仔细分析老王的工作方式，不难发现他不是没有时间，而是在使用时间上出了问题：延误原因1、没有以第一时间把报告做好2、打算做报告的当天下属生病，代出席会议上司紧急命令 一些电话3、下班回家4 、看电视5、放弃工作6、赖床7、没有带一些文件回家8、上班以上的情况， 你是否有似曾相识之感？上述的分析是否经常发生在你身上？你可知道你的问题不是没有时间，而是你不经意、 不自觉地把时间浪费掉？有或者是一些你不能控制的因素霸占了你的宝贵光阴。那么究竟应该怎样管理时间呢？第二节时间与时间管理杜拉克言“时间是世间最短缺的资源，除非善加管理，否则一事无成” 。资本这个我们生活中每时每刻都

10、被迫去获得的东西， 正在不断减少， 而且没有任何办法去补充它， 一旦失去了， 它将永远失去。 上帝给我们每天都是 24 小时，一周 7 天时间，生命的每一分钟都是资本，举例：一个主任年收入30 万，每月工作时间 200 小时，则主任每分钟价值为2.16 元 / 分钟。任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必须从我们对时间的宝贵性认识入手。“忙要忙得有意义” ，你认为很忙碌，关键是“你在忙碌什么”，必须象金币一样谨慎地使用这一有限资本 , 切勿三分钟的热情投入工作，然后弃之。管理好你的时间就能管理好你的生活，时间是构成生命的原材料，人的每一时刻，每一瞬间都存在于生命之中，时间不会游离

11、于生命之外，人生好比与时间一场游戏。释加牟尼问他的三个子弟“生命存在于哪里？”一个弟子说“生命存在于吃饭中”，一个说“生命存在于睡觉中” ，释都不满意，最后一个说“生命存在于一呼一吸中。”最终是“我们利用时间，否则时间利用我们”。我们要认识到时间有四个特性。: 时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是 24 小时，所以我们无法开源。:时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。:任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。:时间无法象失物一样失而复得。它一

12、旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。有关时间管理的研究已有相当长的历史。一般说来时间管理理论可分为四代。不过多数人所认可的还是所谓第三代时间管理学。 每一代都是以前一代为基础，逐步地发展、完善，优、缺点如下。第一代时间管理：第二代时间管理：第三代时间管理：第四代时间管理：第三节影响时间管理效率的因素造成时间管理不善的原因究竟是什么呢？有以下四个方面的原因：1、人们并不尊重时间，他们不了解其重要性。2、人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律。3、人们不善于检查自己提高时间管理办法。4、有时间观念的人不善于控制时间。请完成下面的时间管理练习 。假

13、设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，下面是这五天要做的事情：1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2、星期六是一个好朋友的生日你还没有买礼物和生日卡3、你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话4、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花 1小时。5、明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6、明晚有一场演唱会7、你在图书馆借的书明天到期8、外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李9、你要在星期五交计划书之前把它复印一份10、明天下午 2 点到 4 点有一个会议11、你欠某人 200 元钱他明天也将参加那个会议12、你明天早上从

14、 9 点到 11 点要听一场讲座13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15、你想好好洗个澡16、你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计 1小时17、你身上只有 5 块钱，需要取钱18、大家明天晚上聚餐19、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录20、这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时21、你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他22、星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有24、下个星期

15、二，你要参加一次业务考试请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。时间表可以参照下页的格式：每天上班时间为 8点 -18 点（含往来交通时间，中午有1小时休息）时间星期二星期三星期四星期五星期六8:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:0013:3014:0014:3015:0015:3016:0016:3017:0017:3018:0018:3019:0019:3020:0020:3021:0021:3022:0022:3023:00编好时间表以后，请考虑： 哪些事

16、情被放弃不做？为什么？ 哪件事情有最高的优先级？为什么？ 你会高兴地执行这个计划吗？? 本章笔记 / 心得体会 / 行动指南：第二章时间管理的误区本章目的：1、明确时间管理的五大误区2、对照自己，找出自己的误区请完成时间管理能力自测题 。时间管理能力自测题下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合你的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？总是经常很少1、我觉得我可以工作得更努力2、我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时3、我常常把事情留到最后一分钟才做4、对我来说，开始一项工作很难5、我对下一步要做什么不很确定6、我要开始做某件事之前，要拖延很长时间7、我不知道我做的是否足

17、够多8、我在不同的任务之间频繁地换来换去9、我在某些地方的工作效率比在其他地方的高10、我在某些时间的工作效率比在其他时间的高11、我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理12、我不可能完成我想做的全部事情13、我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情14、到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底15、我工作时没有任何计划第一节时光大盗我们经常不自觉的陷入时间陷阱中， 艾里克斯是全世界非常著名的时间管理专家，他曾总结了人类四十多种影响时间的办法，前十种典型为；? 打扰? 重要性次序无所调整? 没有目标、次序和计划? 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝? 个人缺乏组织能力

18、? 缺乏自律? 会议? 资料不完整或有所延误? 文书工作及繁文缛节? 分不清责任和权力您认为时间的杀手主要是：时间杀手首选其次再者加权后干扰没有计划缺乏自律工作跟催难以授权电子邮件别人失误身体状态低效会议安排不当资料不全文书太多第二节时间管理的五大误区误区一：工作缺乏计划尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；2、不做计划也能获得实效；3、不了解做计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不

19、明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则误区二：组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面：职责权限不清，工作内容重复“事必躬亲，亲力而为”沟通不良工作时断时续误区三：时间控制不够练习：拖延商数测验在前面的 “老王的故事 ”中，老王在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验，请完成。拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（ 1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意（ 2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A

20、非常同意 B 略表同意 C 略表不同意D 极不同意（ 3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意D 极不同意（ 4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意（ 5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意D 极不同意（ 6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意D 极不同意（ 7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意D 极不同意（ 8

21、）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意D 极不同意（ 9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意D 极不同意（ 10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱：1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的“会议病”困扰。误区四：整理整顿不够办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱

22、是人为的。 “杂乱的办公桌显示杂乱的心思 ”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章， 即使给他换一个大型的办公桌， 不出几日， 这个办公桌又会遭遇同样的命运。误区五：进取意识不强我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意， 就象前面我们提到的“老王”， 最根本的原因就是他个人缺乏进取意识， 缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。 主要表现在以下几个方面：个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所

23、塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！现在，让我们来分析一下中航集团时间杀手的主要原因：第三节走出误区1、积极。积级意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。2、通盘考虑。从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细计划。3、按顺序做事。对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。4、提前准备。保持主动的要诀是事先计划。? 本章笔记 / 心得体会 / 行动指南：第三章时间管理的原则本章目的：1、明确自己的角色目标2、

24、了解工作的一般制定过程3、分清工作的轻重缓急4、合理地分配时间第一节明确目标一、目标的作用请记住：成功完全是一种个人现象， 只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。1、为人的行为设定明确的方向，使人充分了解自己每一个行为的所产生的效果；2、使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排时间；3、能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个行为的效率4、能预先看到结果，稳定心情，从而产生持续的信心、热情与动力小故事：费罗伦丝的故事1952 年 7 月 4 日清晨，加利福尼亚海岸下起了浓雾。在海岸以西21 英里的卡塔林纳岛上，一个43 岁的女人准备从太平洋游向加州海岸。这名妇女叫费罗伦丝

25、查德威克。这一次如果成功了，她就是第一个游过卡塔林纳海峡的妇女，在此之前，她是从英法两边海岸游过英吉利海峡的第一个妇女。那天早晨，雾很大，海水冻得她身体发麻，她几乎看不到护送她的船。时间一个小时一个小时的过去，千千万万人在电视上看着。有几次，鲨鱼靠近她了，被人开枪吓跑了。而她继续在游。在以往这类渡海游泳中她的最大问题不是疲劳，而是刺骨的水温。15 小时之后，她又累，又冻得发麻。她知道自己不能再游了，就叫人拉她上船。她的母亲和教练在另一条船上。他们都告诉她海岸很近了，叫她不要放弃。但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也看不到。几十分钟之后 - 从她出发算起 15 个小时零 55 分钟之后，人们把她拉

26、上船。又过了几个钟头，她渐渐觉得暖和多了， 这时却开始感到失败的打击， 她不假思索地对记者说：“说实在的，我不是为自己找借口，如果当时我看见陆地，也许我能坚持下来。”人们拉她上船的地点，离加州海岸只有半英里！后来她说，令她半途而废的不是疲劳，也不是寒冷，而是因为她在浓雾中看不到目标。查德威克小姐一生中就只有这一次没有坚持到底。两个月之后，她成功地游过同一个海峡。 她不但是第一位游过卡塔林纳海峡的女性，而且比男子的记录还快了大约两个钟头。查德威克虽然是个游泳好手，但也需要看见目标，才能鼓足干劲完成她有能力完成的任务。二、 SMART原则明确具体 (Specific)可衡量 (Measurable

27、) ：数量、时间、 质量、成本可行性 (attainable)/ 挑战性 (aggressive) 相关性 (Relevant)时间性 (time-bound)三、角色与目标请写下五、六项你觉得重要的事情，并请排序。实际上，我们承担了很多角色：在公司里，你是上司、下属、同事、专家，在家中，你是妻子 / 丈夫、儿 / 女、父 / 母、兄弟姐妹，在社会上你是朋友 每个角色我们都不能遗忘，所以我们总觉得时间不够用，有点顾此失彼的感觉。角色贡献宣言现在，请思考一下，对于这些角色，你将做些什么，以有助于实现角色的终极目标。角色目标事情第二节有计划有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正

28、确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：1、将有联系的工作进行分类整理。2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下：1、围绕最终目标，明确当前目标范围2、根据 SMART原则，制定初步目标3、根据历史数据，现实情况，修订目标4、分为关键目标和日常目标并明确达成标准5、制定相应行动方案6、落实责任人、奖惩7、制订进度表8、分配

29、资源9、审定计划第三节分清工作的轻重缓急重要性：紧急性：第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。第三象限是紧急但不重要的事。电话、会议、突来访客都属于这一类。第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。现在你不妨回顾一下上周的生活与工作， 你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，

30、 如果答案是否定的，便应归入第三象限。练习：拿出时间管理练习，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，然后把它们按重要程度排序。对比现在的排序和上次的排序，两者有什么区别吗？第四节合理地安排时间按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。80/20 原理对我们的一个重要启示便是你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花 20%的时间，即可取得 80%的成效。掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。 我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保

31、最关键的20%的活动具有最高的优先级。第五节把握现在让我们先看一段对话：少年：“在我被父亲责骂的日子里，和学校里的朋友们会为了一些鸡毛蒜皮的小事争吵， 接着又会受到老师的训斥。 在那样的日子里， 学习也成了令人讨厌的事，整个世界都变得灰蒙蒙的。 ”老人：“谁都是这样的啊。我们遇到的事有好有坏，正确的和错误的也都会同时出现。然而，如果我们总是从坏的那一方面考虑，那么不仅吃力不讨好，而且更会被夺走我们的自信心。因此，我们应该尽量避免那些不好的事，而对于正确的事物则要用心思考。 因为只有这样， 你才能由内而外地焕发出力量，并付之行动。在当时当刻的瞬间关注正确的、好的东西， 这样事情都会很好地解决了。

32、 ”少年：“如果那个当时当刻真的很折磨人，那可怎么办呢？就拿我朋友来说，他失去母亲后就一直非常非常伤心。 ”老人：“任何时候，人们都应该好好想想什么是正确的，并付之行动。首先，你的朋友有没有想过， 去世的母亲会希望她的儿子怎样继续他的生活？相信他的母亲一定希望他能够从悲伤中站起来， 勇敢坚强地生活下去。 眼前的巨大悲伤终有一天会过去，也只有让它过去，我们才能够继续我们的生活。为了摆脱痛苦，而在别的事情上分散注意力， 是不可取的。重要的是能够从这一痛苦中学到一些东西。”我们要关注眼前发生的一切。分析和思考什么才是这其中正确的事物，并作出正确的行动。练习：视频中的人物，在时间管理上存在哪些问题？?

33、 本章笔记 / 心得体会 / 行动指南：第四章时间管理的工具本章目的：1、了解怎样制定年度规划2、熟悉时间管理的两张表格3、了解 A Time 的概念第一节年度规划在每年的开始，问自己下列问题：我希望在这一年过去以后得到什么？除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？这一年中有哪几个关键的任务？我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？这些都是时间管理中的“大石头” ，需提前思考。第二节周工

34、作安排表我们在上一章“明确目标”中，列举了自己的角色及其目标，现在，要通过我们的行动实现这些目标。为了达成这些目标，我们每周要针对每一个角色，做一、二件事，以有助于实现我们的角色目标。我们把这些事情写在周工作安排表上。角色目标星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日789101112123456789磨亮利器其他重要事项其他重要事项其他重要事项其他重要事项其他重要事项其他重要事项其他重要事项第三节日工作安排表TO-DOLIST日期：年月日授权A/B事情时间转到第五章时间管理的建议本章目的：1、学习如何应对电话等干扰2、熟悉时间管理的两张表格3、了解 A Time 的概念除了时间管理工具，我们

35、还针对“时间大盗”，提出了一些建议。一、电话打扰三大原则：1、事先的约定与准备2、保持简短而明确的开场白3、控制通话时间、保持通话主题4、过滤电话二、当你被打断时在前面的“时间管理的误区”中，我们曾经提到了如何接受请托，但是在我们被各种情况所打断时，应该如何处理呢？1、来自上司的打断2、来自下属的打断3、来自同事的打扰究竟如何管理时间？总结前面所说，必须1、建立目标；2、每天作时间计划；3、编排优先次序；4、找出最重要的事先完成它；5、改善技巧，排除打扰；6、凭借组织安排打电话；7、利用清静一小时；8、清洁桌面，你的桌面只需放三样东西：9、控制会议时间；10、请别人帮忙，学习说“不” ；11、

36、克服人性弱点，走出时间陷阱！? 本章笔记 / 心得体会 / 行动指南：第六章个人时间管理风格本章目的：1、了解自己的时间规律2、了解自己的时间管理风格第一节效率曲线有人感觉到在每天的各个时段，有时工作效率较高，有时又感觉大脑灵活性稍差。如果你了解了自身的生物钟，依照身体节律工作、学习，恐怕效果就会不一样了。午夜零点至 1 时：这段时间是人们真正的休息，会让你在醒后神清气爽，容光焕发。2-4 时：身体大部分功能处于最低潮，但听觉最灵敏，稍有声响就会惊醒。3-4 时：人体血压低，脉搏和呼吸次数少，夜班人员的操作最不灵巧，故称为出错时间。4-5 时：人体的血压最低，称之为疲劳时间。早晨 5-6 时：

37、人常处在不十分清醒的状态，若起床则思维也不太敏捷，需要活动后才能进入正常状态。 6 时后血压升高，心跳加快。上午 7 时：体内肾上腺素分泌达到高潮，心律加快，体温上升，血液流动加快。此时人体的免疫功能极强，对病毒和致病菌抵抗力最强。8 时：周一上午8 时面临的威胁最大。因周末多数人都会尽情放忪自己，体内生物钟也一下子变得“懒惰”起来，所以在周一上午，注意力难以集中，工作效率也低。此时肝内毒性物质全部排泄，绝对不要喝酒， 否则会给肝脏带来极大的负担。9 时：痛觉不敏感，因为此时大脑中产生的脑啡呔起着一定的抑制麻醉作用。这时给病人打针、做手术比较适宜。10 时：注意力和记忆力达到高峰，此时工作效率

38、很高。中午 11-12 时：身体对酒精的效应最易感觉，同时吸收力也强，所以此时不宜饮酒。13 时左右：胃酸分泌最丰富，称为消化时间；而肌肉能力也最强，故又称为体操时间。13-14 时：午饭后感到精神困倦，这是血液涌向消化系统以及正常激素变化的结果。15-16时：人体器官最敏感，人的手指最灵巧，是手工制作时间。16-18时：一天中较重要的工作和消耗精力的报告可在此时间完成。17-19时：人体的体温最高，此时做些锻炼有助于你在6 小时后，顺利入睡并可提高睡眠质量。20 时：体重达到最大限度，但体力并非最佳。20-21 时：孤独是最难忍耐的，多为夫妻时间。22-23 时：身体的多种功能均处于最低潮，

39、激素分泌最少，工作效率最低。请画出你自己的时间效率曲线：许多人常常是在正式下班之后才干“自己的”话。他们一整天都找不出时间来，因为有太多太多的干扰因素： 同事、客户、不速之客、 争执、打电话、开会，等等。如果一个人持续被打扰，或者工作被打断，便会出现所谓的“锯齿效应” ：哪怕在工作中分散一小会儿注意力，那么他要在原来岗位上重新开始继续工作，就需要额外时间， 再一次准备和熟悉工作。 要是把这段效率损失计算在内，我们就有可能损失 28%的时间。请画出你的干扰曲线，然后按照干扰曲线的变化，相应地安排自己的工作。第二节时间管理风格请完成以下测试：I ：时间计划绩效（请填写： 0是， 1不是， 2不一定

40、）答案1 永远随身携带时间计划书对我来说很重要。2 我更喜欢在纸上做笔记，而不是在电脑上。3 我希望，团队里的其他人也能随时了解我的日程安排及项目。4 每次磋商 / 会议时我都要带上我的全套日程表 / 项目计划。5 我不用自己安排时间，而是让秘书或助手代劳。6 我领导一个团队，但也为其他同事安排时间 / 做出工作计划。7 重要文件原则上我先发表自己的看法。8 在公司我有许多不同的工作岗位。9 最重要的谈话我大都是在非正式场合进行的，比如午餐、晚餐时。10 每天要完成的工作我都制定一个表格。11 所有计划我都独立于公司其他人而自行制定。12 把时间计划与项目计划联系在一起，对我来说十分重要。13

41、 我总是需要一个人提醒我已定的约会时间。14 我经常出差，经常要在火车上或者飞机上工作。15 我愿意随时了解团队的时间状况。我与我共同工作的团队，不是在一个整体的工作空间，而是分布在不16同的办公楼 / 城市 / 国家。17 我需要随时得到我的数据资料。18 随手记下的东西我不会遗忘。19 我需要白纸黑字的感觉，我不太相信虚拟世界。我办公室桌旁放着电脑，只是与他人谈话、磋商时，我才偶尔离开办20公桌。II ：可塑度（请选择： A根本不是， B有时是， C总是）答案1 我从未忘记过约会时间。2 我的办公桌干净整洁，从未看起来像个战场。3 如果我不愿意被打扰，我就坚定不移地闭门谢客。4 最困难的事

42、情我一大早就解决掉。5 与别人磋商时我总是把重要信息放在手边。6 我总是尽量避免扩展手头的信息资料。7 我没有容易分散注意力的感觉。8 如果我的办公桌收拾得井井有条，我便能最好地集中精力。9 我常常把来电转给同事或秘书。10 我严格按照优先原则安排工作。11 上司一声喊，我就起身奔过去。12 起草文件时，如果可能，我会马上动手，并一气呵成。13 我很少与同事召开临时性会议。14 同事们在我办公室里很容易找到文件。15 我档案里那些“有趣的项目”从未发展成为真正的好想法。16 我不喜欢往电话机或者电脑上贴便条。17 每天早上我都会浏览一下今天要处理的事情。18 外出访问时，我都会随身带上文件，以

43、备万一碰上等待时刻翻阅。19 我一般不亲自接听电话。20 我不期待召开临时会议时，下属能随叫随到。注：看一看 A、B、 C三个答案中，你选中的哪个最多。万一其中两个字母（比如 A 和B）选择同样多，那么就请你再回答一遍所有的问题，然后再确定你到底属于哪种可塑类型你知道你的时间管理风格了么？类型 1：拥有灵活的即兴才能同事们对你的灵活性评价很高。你不是一个墨守成规的人，即使在紧急情况下，你也会充分显示出令人羡慕的即兴才能。管理绩效 ：你遵循“文字记载”原则，喜欢把要做的事情用笔记下来，但你不喜欢敲击电脑的键盘。 尽管你想努力掌握自我管理的艺术， 但你的写字台上却经常是杂乱无章。你最大的时间窃贼是

44、： 你喜欢就近取过纸条， 在上面做些记录。重要的信息常常是不知所踪， 于是，你不得不充分发挥你的即兴才能， 把被遗忘的约会日期再以某种方式重新写下来。优化建议 ：你对纸和笔的偏好无可指责，但你肯定也愿意摆脱你那乱七八糟的纸条吧！在纸上运用传统的计划方式你绝对驾轻就熟。 你可以把你喜欢的纸条放入相应的专栏，或者直接把记录填入正确的表格。类型 2：传统的管理类型你久经考验，虽然“乱花渐欲迷人眼” ，但你从不被短暂的时髦而迷惑。你的沉着冷静，你的清醒判断力，深受大家的好评。你非常善于管理，而且已经持续多年。你希望一切尽在掌握，尤其是自己的时间。管理绩效 ：祝贺你！你是善于严格自我管理的一类人。你对运

45、用自己的管理系统游刃有余，几乎尽善尽美。当然，你喜欢利用纸和笔，否则，工作中你就会觉得很不顺手，这是你的经验之谈。优化建议 ：你也不要在管理软件面前完全闭上双眼，因为网络计划管理系统已经得到了十分广泛的应用。 通过纸质计划书以及计划管理软件， 你都可以轻而易举地获取约会时期、 项目计划以及资源规划等方面的信息， 而下属在工作管理方面的压力也会大大减轻。也不妨到电子世界里畅游一番。类型 3：苛求者你的工作与项目常常计划得非常好。成功给了你权利，但为了竭力完成许多工作，你不得不投入很多精力。管理绩效 ：你的组织工具是一个十分职业化的管理系统，它是你工作环境中最明智的解决问题的方法。 也许你时常有这

46、种感觉： 项目并非像你想得那样进展顺利，这很有可能缘于你与下属之间的信息交流不畅。 如果你认为你的计划工具在互联网的工作环境中经常达到了极限， 那你应该考虑一下， 是否再添置一套附加软件来支持你的计划工作。优化建议 ：正由于你是位职业化的计划者，所以你应该对计划软件提供的可能性有所了解， 当然不要放弃你久经考验的计划工具纸和笔。 使用电脑，你可以充分利用两种计划工具的优势，甚至可能比原来做得更有成效。类型 4：思想的发动机你属于外向型交际性格，你对人品有一定的鉴别能力。在分析问题时，你不只相信自己的分析能力， 你经常根据直觉做出判断。 因为你总是寻找别人没有走过的路，所以你也就常常能比别的同事更快的到达目标。管理绩效 ：因为你的同事们总是躲在写字台后面，吃力地处理小山一般的文件，所以对外交往的重担就责无旁贷地落在你的肩上。 你最好的主意来自于交谈或者高尔夫球场。 但正是你的直觉天赋阻碍了你目前的组织才能。 当然，你的交际才能使得你在问题分析以及领导下属方面卓有成效， 但在组织日常工作时， 你常常成为许多烦人的干扰因素的牺牲品。 想一想你上一个工作周吧： 电话铃声此起彼伏，下属们没有预约突然闯进你的办公室，更有甚者，一些重要文件、电话号码和记录都不翼而飞了。如此这般，你如何完成自己的工作任务呢？优化建议 ：运用持之以恒的自我管理办法