计算机应用基础-ch6

1、第6章 电子表格软件的应用 第6章 电子表格软件的应用l本章学习目标：l掌握电子表格的基本操作；l掌握电子表格的图表化操作；l学会使用Excel进行数据处理。主要内容l6.1概述l6.2工作表的基本操作l6.3数据的图表化l6.4 Excel数据管理l6.5 综合示例6.1 概述 6.1.1 Excel2003窗口简介Excel Excel 工作窗口工作窗口行号行号列号列号单元格地址：单元格地址：C2工作工作表表1编辑编辑栏栏单元格地单元格地址址 6.1.2工作簿、工作表和单元格l1.工作簿l工作簿是Excel用来处理工作数据和存储数据的文件，其扩展名为.xls。在Excel中，数据和图表都是

2、以工作表的形式存储在工作簿中的。Excel在工作簿窗口中打开工作簿文档，它可以由多个工作表组成，每个工作簿能包含多张工作表。默认情况下，启动Excel时，打开一个名为Book1的工作簿，且每一个工作簿会打开3个工作表，分别以Sheet1、Sheet2、Sheet3命名。 l2.工作表l工作表也称电子表格，是Excel用来存储和处理数据的最重要的文档。每一个工作表由65536个行和256个列组成。工作表的行用数字编号，范围从165536；工作表的列用字母编号，范围从AIV，其排列顺序为逢Z进位，即AZ、AAAZ、BZ直到IAIV，共256列。 工作簿、工作表、单元格工作簿、工作表、单元格工作簿工

3、作簿工作表工作表单元格单元格 6.1.2工作簿、工作表和单元格l3.单元格l单元格是组成工作表的最小单位，是工作表的基本元素。每个单元格用它所在的行号和列号来引用，如工作表的左上角即A列第1行的单元格用A1表示，D15就代表了D列与第15行相交处的那个单元格，而从E列第4行到F列第9行之间的区域用E4：F9表示。l4.单元格区域l单元格区域是一组被选中的、高亮度显示的相邻或分离的单元格。6.2.1 管理工作表管理工作表1.在工作簿中选定工作表2.工作表的删除、插入和重命名3.工作表的复制或移动 6.2工作表的基本操作 选定工作表l选定单个工作表l选定多个工作表l选定全部工作表工作表的删除、插入

4、和重命名工作表的删除l编辑|删除工作表插入l插入|工作表重命名l鼠标双击工作表标签，输入工作表名，按Enter键工作表的复制或移动l编辑|移动或复制工作表6.2.2 编辑工作表l单元格与单元区域选定l向工作表中输入数据l检查数据有效性l数据编辑l给单元格添加批注单元格或单元格区域的选定单元格或单元格区域的选定点击行号点击行号点击点击选定某个单元格选定某个单元格选定单元格区域选定单元格区域1. 单元格与单元格区域选定l单个单元格选择单个单元格，直接单击单元格l矩形区域选择连续的矩形区域，先单击区域左上角的单元格，然后拖动到该区域的右下角单元格。选择连续区域，选择第一个单元格，按住Shift键，单

5、击最后一个单元格l不连续区域选择不连续区域，选择一个区域后，按住CTRL键，然后选择其他的区域l整行（列）l工作表中所有单元格 单击单元格单击单元格 直接在单元格输入数据直接在单元格输入数据 双击单元格双击单元格 在编辑框内输入数据在编辑框内输入数据有规律的数据有规律的数据，例例如等差、等比数列如等差、等比数列可自动填充。可自动填充。拖曳填充柄到结束拖曳填充柄到结束单元格数单元格数据的输入据的输入系统提供的序列数据系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；星期一 、星期二.方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充6.2.2 编辑工作表2. 在工作表

6、中输入数据l输入数值：日常记数法或科学记数法123.56 -70 3.6E2 3E-3 65%靠右对齐，宽度不够则显示为科学记数法分数输入法：0空格分子/分母l输入字符：汉字、字母、字符、数字将数字作为字符，需加单引号，如8075814靠左对齐，宽度不够则显示部分+单元格内换行l输入日期和时间日期默认格式：yyyy-mm-dd，也可用/分隔时间默认格式：hh:mm:ss，12小时制，空格后输入AM(a)或PM(p)同时输入日期和时间：中间加空格 2002-11-20 8:15 pm重点提示：在活动单元格进行输入，重点提示：在活动单元格进行输入，输入数据后必须采用以下四种方法之输入数据后必须采用

7、以下四种方法之一结束输入。一结束输入。 单击编辑栏的单击编辑栏的 按钮按钮方向键方向键 单击另一单元格。单击另一单元格。2. 在工作表中输入数据l自动填充相同数据拖动填充柄CTRL+D CTRL+Rl自动按序列填充CTRL按住鼠标右键拖动填充柄l使用序列命令填充编辑|填充|序列l自定义序列工具|选项|自定义序列3. 检查数据有效性l数据|有效性4. 编辑数据l数据修改l数据清除与删除l数据复制和移动l单元格、行、列的插入4. 编辑数据-修改数据l在单元格中直接输入新数据l单击编辑框，在编辑框中修改文本。注意：在修改结束后，Enter或4. 编辑数据-数据清除与删除l编辑|清除l编辑|删除4.

8、编辑数据-数据复制l选取源：单元格或区域l复制l单击目标区域的左上单元格!l粘贴 l鼠标操作法：选取源后，将鼠标指向边指向边框框，按住Ctrl键，用鼠标的拖拽操作直接完成复制4. 编辑数据-数据移动l选取源：单元格或区域l剪切l单击目标区域的左上单元格l粘贴l鼠标操作法：选取源后，将鼠标指向边指向边框框，用鼠标的拖拽操作直接完成移动l选择性粘贴选择性粘贴l如果复制的是源的一部分，可以采用选择性粘贴操作来代替粘贴操作l选择性粘贴 _“运算”：产生对源数据进行运算后结果。如：加工资4. 编辑数据- 插入数据l插入一行：插入|行，插在上面l插入一列：插入|列，插在左边l插入单元格：插入|单元格，对话

9、框选择5. 编辑数据- 插入批注l插入|批注l编辑|清除|批注6.2.3 格式化工作表l1.自定义格式化 l自定义格式化可以用两种方法实现：一种方法是使用“格式”工具栏，鼠标放置按钮上，即可显示按钮的作用。第二种方法是使用“格式”|“单元格”命令，显示“单元格格式”对话框 设置方法l使用“格式”工具栏中的按钮在“单元格格式”对话框中设置l执行“格式”|“单元格”命令格式化工作表 -设置列宽、行高l改变行高：选择行自动调整鼠标操作菜单操作：格式|行l改变列宽：选择列自动调整鼠标操作菜单操作：格式|列设置工作表格式设置工作表格式 “格式格式”菜单中的菜单中的“行行/列列”命令进行，或利命令进行，或

10、利用鼠标操作。把鼠标指向拟要改变列宽（或行用鼠标操作。把鼠标指向拟要改变列宽（或行高）的工作表的列（或行）编号之间的竖线高）的工作表的列（或行）编号之间的竖线（或横线），当鼠标指针变成（或横线），当鼠标指针变成“ ”时按住鼠时按住鼠标左键并拖动鼠标，将列宽（或行高）调整到标左键并拖动鼠标，将列宽（或行高）调整到需要的宽度（或高度），释放鼠标键即可。随需要的宽度（或高度），释放鼠标键即可。随着拖动系统会给出当前的行高或列宽值。着拖动系统会给出当前的行高或列宽值。 格式化工作表-条件格式l可以对区域根据条件进行格式化l格式|条件格式l例：将不及格的分数用红色表示6.2.3 格式化工作表l2.自动格

11、式化l自动格式化的方法：选定要格式的区域；选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，显示其对话框 格式化工作表-自动套用格式l格式|自动套用格式格式化工作表-格式的复制和删除l格式刷l格式|复制l编辑|选择性粘贴 |格式l编辑|清除|格式6.2.4公式和函数的使用1.公式运算符及优先级 (优先级在表中从上到下优先级由高到低。当优先级相同时，按从左到右的顺序计算。 )2.2.公式的输入公式的输入 在单元格中输入公式的具体步骤如下：(1) 选定要输入公式的单元格。(2) 输入等号“=”， 输入公式的表达式。(3) 单击编辑栏左侧的输入按钮“” 6.2.4公式和函数的使用 3.在公式中单元格地址的引

12、用 l相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整。表示：列坐标行坐标。例 B6 ，A4, C5:F8l绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变。表示： $列坐标$行坐标例 $B$6 , $A$4 , $C$5:$F$8 l混合地址引用l在复制公式时，若只希望行不变列变或列不变行变时，可使用混合地址引用。所谓混合地址引用是指在一个单元格地址引用中，既有相对地址引用，又有绝对地址引用。表示： 列坐标$行坐标 。例如单元格地址$ A 5表示行5可变列A不变，而单元格地址A $5表示列A可变行5不变。 3.在公式中单元格地址的引用 l三维地址引用l是指从工作簿的不同工

13、作表中引用单元格。三维引用的一般格式为：工作表名!单元格地址。例如，我们在第二张工作表的单元格B2输入“=Sheet1!A1+A2”，则表明我们要引用工作表Sheet1中的单元格A1和工作表Sheet2中的单元格A2相加，结果放到工作表Sheet2的单元格B2中。相 对 引 用相 对 引 用例如：在例如：在G2中输入函数中输入函数 “SUM(D2:F2)”相对引用相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。区域时，公式中的单元格地址会随着改变。绝 对

14、 引 用绝 对 引 用例如：例如：在在G2中输入函数中输入函数 “SUM($D$2:$F$2)”设置绝对地址设置绝对地址需在行号和列需在行号和列号前加符号号前加符号“$”绝对引用绝对引用是指在把公式复制是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。的单元格地址保持不变。混 合 引 用混 合 引 用混合引用混合引用是指在一个单元格是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。又有相对地址引用。例如：例如：在在G2中输入函数中输入函数 “SUM($D2:$F2)”举例l$A$2$A$2为绝对地址lA2A2为相对地址lA$2

15、A$2为相对列绝对行地址l$A2$A2为绝对列相对行地址举例l例：例：B5中公式为中公式为=A3+A1，那么，那么l?将将B5复制到复制到D5时，时，D5的公式为的公式为l=C3+C1l?将将B5复制到复制到B7时，时，B7的公式为的公式为l=A5+A3l? 将将B5复制到复制到D7时，时，D7的公式为的公式为l=C5+C3l按照各种函数的规定格式直接键入。l菜单插入函数，弹出粘贴函数对话框。l单击工具栏粘贴函数按钮 fx ，弹出粘贴函数对话框。l选择函数，根据提示输入各自变量。4.使用函数 4.使用函数双击双击看到计算结果看到计算结果2.2.求和求和单击单击看到看到计算公式计算公式1.1.选

16、取存放选取存放结果的单元格结果的单元格基本操作-使用函数 函数形式函数形式：函数名（参数表）函数名（参数表）参数：常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数参数：常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数函数格式功能求和=SUM（范围）求范围内所有数字之和求平均=AVERAGE（范围）求范围内所有数字的平均值求最大值=MAX（范围）求范围中最大值求最小值=MIN（范围）求范围中的最小值条件=IF(条件表达式，值1，值2)当条件表达式为真时，返回值1；当条件表达式为假时，返回值2计数=COUNT（范围）求范围内数据的个数公式与函数-常用函数6.3 数据的图表化l6.3.1图表的创建l创建图表可以

17、有两种方法：一是将图表和工作表放在同一个工作表中，称为嵌入图表；二是将图表放在另一个工作表中，使图表和工作表中的数据分开，称为图表工作表。 第一季度第一季度 第二季度第二季度 第三季度第三季度 第四季度第四季度东部东部20.420.427.427.4909020.420.4西部西部30.630.638.638.634.634.631.631.6北部北部45.945.946.946.9454543.943.9用图形描述工用图形描述工作表中的数据作表中的数据6.3 数据的图表化l利用图表向导创建图表的具体步骤 ：l1. 选定要图表化的数据区域。 l2. 选择“插入”菜单中的“图表”命令，或单击常用

18、工具栏中的“图表向导”按钮 l3. 在“图表类型”列表框中选择需要的图表类型，在“子图表类型”列表框中选择需要的样式。 l4.确认选择的数据区域 l5. 输入图表标题及各坐标的名称。 l6. 选择图表位置示示 例例编辑图表编辑图表编辑工作表的曲线类型、图例等编辑工作表的曲线类型、图例等图表工具栏图表工具栏6.3 数据的图表化l移动图表单击图表，鼠标拖动图表l改变图表大小单击图表，鼠标拖动尺寸柄6.3.2图表的编辑图表中各个图表对象 6.3.2图表的编辑l图表对象l图表中数据的编辑删除数据序列向图表添加数据系列图表中系列次序的调整l图表中文字的编辑l图表的格式化6.3.2图表的编辑l修改图表标题

19、（图表标题、X轴标题、Y轴标题）单击图表，菜单图表|图表选项，“标题”选项卡l插入数据标记单击图表，菜单图表|图表选项，“数据标记”选项卡l改变图表的文字、颜色和图案双击有标题的位置如坐标轴，进行设置通过文本框进行文字添加l改变图表类型单击图表，菜单图表|图表类型，进行选择l删除图表：单击图表，Delete 建立清单建立清单 排排 序序 筛筛 选选 分类汇总分类汇总 以表单方式以表单方式管理数据管理数据对表中指定单元对表中指定单元格区域的记录按格区域的记录按行或列进行升序、行或列进行升序、降序或多关键字降序或多关键字排序排序指将不符合条件指将不符合条件的记录暂时隐藏的记录暂时隐藏起来，只显示符

20、起来，只显示符合条件的记录合条件的记录对清单中的记录对清单中的记录按某一字段分类，按某一字段分类，然后对每一类做统然后对每一类做统计工作。计工作。数据库操作数据库操作6.4 Excel数据管理 l6.4.1数据清单 l数据清单（数据列表） 由工作表中单元格构成的矩形区域l特点：l1.与数据库相对应，表中的一列为一个字段，一行为一条记录l2.同列数据的数据类型和格式应完全相同l3.表中不允许有空行或空列l可以通过数据|记录单 命令查看、更改、添加、删除工作表中的记录。建立数据库建立数据库/ /输入数据输入数据6.4.2数据排序排序的字段叫关键字段排序的字段叫关键字段，最多允许最多允许3个字段，个

21、字段，以主和次区分以主和次区分。简单排序简单排序选中要排序的区域选中要排序的区域降序降序升升序序复杂排序复杂排序单击列表，单击列表，“数据排序数据排序”命命令令 设置条件设置条件排排 序序选择关键字选择关键字排序方式排序方式6.4.3数据筛选自动自动筛选筛选数据数据 | 筛选筛选 | 自动筛选自动筛选6.4.3数据筛选l按照一定的条件，选取部分数据显示，将不符合条件的数据隐藏起来。l自动筛选：菜单命令数据|筛选|自动筛选， 每个字段名旁显示一个小箭头，称为“筛选箭头”， 单击筛选箭头，下拉列表框列出该字段下的所有不重复数据， 单击所要的筛选项，即筛选出符合条件的数据。单击下拉列表框中的“自定义.”，条件筛选。l取消筛选：再次选中菜单数据|筛选|自