Word格式目录编辑

1、Word 格式编辑培训-蒋治坤培训内容自动目录的生成与编辑分节符与页码的使用 （包括如何分节打印）自动引文的生成与编辑 （包括如何使用EndNote进行管理）其它格式上的编辑*本培训使用的是Office 2013以及EndNote X7，其他版本操作步骤会略微不同，可以私下询问作者。2自动目录的生成与编辑1级2级本次培训中我们将生成这样的一个自动目录。此目录拥有五个1级目录项目以及三个2级项目。3设置目录文字首先，选择要作为目录的文字，把它的样式改成标题1/Heading 1。如图，选中Defining Cloud Computing，进入开始/Home菜单，点击标题1。4得到如图的结果，文字

2、的外观我们稍后再统一修改。我们现在把所有的要作为1级目录项目的文字都改成标题1的样式。5把所有的1级目录项目都变成了标题1的样式。6接下来可以插入目录了：把鼠标光标移动到要插入目录的位置。进入引用/References菜单，点击目录/Table of Contents，选择自动目录1/Automatic Table 1。cc7结果如上图。接下来，我们要添加2级目录项目。8选中要变为二级目录项目的文字，把它的样式改成标题2/Heading 2，如上图。添加2级目录项目9把所有的2级目录项目文字都改为标题2/Heading 2样式，如图：10选中目录，点击更新目录/Update Table，选择更

3、新整个目录/Update Entire Table。把2级目录项目加入到目录中：11结果如下图。此时也顺便更改一下目录的标题，目录部分就完成了12编辑正文中目录文字的外观你可能觉得目录文字的字体不好看，或者字太大，或者想更改颜色，我们可以对它们进行编辑。13在开始菜单，右键点击标题1/Heading 1，选择修改/Modify。这样会修改所有为标题1样式的文字。14红色框内可以修改字体，文字大小，红色框内可以修改字体，文字大小，样式，颜色。样式，颜色。蓝色框内可以修改文字的对齐方式：蓝色框内可以修改文字的对齐方式：靠左，居中，等等。靠左，居中，等等。绿色框内可以修改目录文字的行距，绿色框内可以

4、修改目录文字的行距，这个一般选择最左边的一项这个一般选择最左边的一项SingleSingle就就可以了。可以了。紫色部分可以修改目录文字与上下文紫色部分可以修改目录文字与上下文之间的距离。之间的距离。点击点击确定确定保存修改。保存修改。15此时我们的目录和正文是连在一起的。我们要把它们分开，并且给它们加上页码；使得目录页码和正文页码独立。在这里要使用分节符。16分节符(Section Breaks)与页码的使用分节符可以把文章分为单独的节，我们要在目录和正文之间插入一个分节符。把光标移动到正文的开端，注意不要把光标放进目录里，否则分节符会把目录分为两节。17进入页面布局/Page Layout

5、菜单，点击分隔符/Breaks，选择下一页/Next Page，如图。18如果插入后看不见分节符，可以进入开始/Home菜单点击图中的按钮。这样分节符就可以看到了，想删除分节符会比较方便。19如何插入页码选择插入/Insert菜单，点击页码/Page Number，选择页码插入的位置。完成后目录和正文的页码是连续的。20选中正文的任意一页，点击页码，选择设置页码格式/Format Page Numbers，如下图。如何分开目录与正文的页码21选择起始页码/Start at，数字为1。这样正文的页码和目录就分开了。2223如何分节打印分节的好处之一在于我们可以打印单独的节。我们的文档中分为了两节

6、。第一节是目录，第二节是正文。如果我们只想打印正文的话，我们可以指定只打印第二节。如图，在选择打印的页数的一栏中填写s2。想打印第一节就填s1。这里s代表节(section)。自动引文的生成与编辑接下来会解释如何自动生成引文(citations)和书目(reference list/bibliography)，先介绍如何用EndNote管理引文，然后再介绍没有EndNote的情况下如何使用Word管理引文。首先阐明一下以下两词的定义，这样解释操作步骤的时候意思会比较清晰： 引文(citation) - 正文中插入的(作者,年份)，或者数字代码，比如 (Carter, 2013) 或者 1,2等

7、 书目(reference list/bibliography) - 正文之后引文的详细信息，比如 Carter, D. (2013). How to write a letter. Letters, pp. 23-2524第一步是给书目创建单独的节：在文章中要加书目的位置插入分节符/Section Breaks，选择下一页/Next Page，这样书目会从新的一页开始。如果想让书目与正文连续，可以选择连续/Continuous。此处插入分节符25如果发现书目的页码是和正文分开的，可以进入插入菜单，选择页码，然后设置页码格式，如上图。在弹出的窗口中选择续前节/Continue from pre

8、vious section。26使用EndNote管理引文接下来的步骤仅限于EndNote，没有EndNote的可以跳致下一段使用Word直接管理引文（第34页）。27如果使用EndNote管理引文，选中要插入引文的位置，进入EndNote菜单，选择Go to EndNote。这个时候EndNote的窗口会弹出。28在EndNote中选中想要插入的引文，然后点击Insert Citation图标，如图。29引文出现在正文中，如上图。文章最后一节也出现了相应的书目，如下图。30再介绍另一种插入引文的方法：直接点击Word 中的Insert Citation按钮，如上图。接下来会弹出右边的窗口，在

9、上面的搜索栏里填写搜索的关键词，点击Find，这样会列出EndNote中所有提到该关键词的文献。选中你要作为引文插入的文献，然后点击Insert。31可以更改引文的样式，点击Style可以选择其他的样式。如图，引文被改为了numbered样式。32给引文部分加上标题，如References，并把样式改成标题1。更新目录后就就会出现在目录里了。33使用Word直接管理引文在没有EndNote 的情况下，也可以使用Word直接管理引文。进入引用/References菜单，点击管理源/Manage Sources，如图。使用Endnote的用户可以跳过本段直接看其他格式上的编辑（第43页）。34在源

10、管理器里可以创建并编辑所有的源（source）。点击新建/New来创建新的源。你也可以在搜索栏里搜索已经创建的源。35填写相应的信息，不要忘了选择源类型/Type of Source。注意，语言一定要选择相应的语言，否则会出现格式上的问题；如果英文文献被当做中文保存的话，作者的名字会出现问题（姓出现在名前，姓与名之间无空格）。填写作者名称的格式：姓1，名1；姓2，名2；如果有中间名（middle name)可以点编辑/Edit设置。点击确定创建完毕后，该源就会出现在源管理器中，见下一页图。创建新源36蓝框内是当前文档中的源（当前列表/Current List），在正文中添加引文时是从这个列表里

11、选择的。红框内是用户所有的源，包括其他文档中创建的源。可以把源从这里复制进当前列表使用。37把所有要使用的源添加好之后就可以在正文中插入引文了。在引用菜单，选择插入引文/Insert Citation，选择相应的文献。38选中需要插入书目的位置，进入引用菜单，点击书目/Bibliography图标，选择书目/Bibilography，如图。书目的创建39结果如下。Word在这里会添加源管理器当前列表/Current List中所有的源；即使你没有把他们插入正文，也会出现在书目中。下图中我虽然在正文中只插入了一个引文，书目录中出现了三个，其中两个未使用，需要把未使用的两个删除。40再次进入源管理

12、器/Source Manager。当前列表中第一篇前方打了钩，打钩说明该源在文中被引用，没有打钩说明没有被引用。把没有引用到的源从当前列表中删除。41对引文和源进行修改后记住要更新引文和书目，如下。42其它格式上的编辑接下来介绍以下的几项编辑： 插入封面页 正文的对齐 目录项目的对齐 创建新的样式43插入封面页进入插入/Insert菜单，点击封面/Cover Page，选择想要的封面样式。44填写封面的相关项目，标题，作者，年份，等。45选中正文的任意部分，进入页面布局/Page Layout菜单更改它的对齐方式。如图，被选中的段落左边被缩进了2字符。正文的对齐46目录项目的 对齐要对齐目录项

13、目最保险的方法是右键要更改的样式，如标题1/Heading 1，然后选择修改/Modify。这样保证所有的目录项目都统一得到修改。471.点击格式/Format，选择段落/Paragraph，如下图。2.在缩进(Indentation)部分更改各项缩进，如右图。48创建新的样式Word自带的样式（如标题1，标题2，等等）有的时候会自带一个小黑点，如图。这个貌似没有办法通过编辑样式来去掉，遇到这种情况，可以自己创建新的样式。下面介绍步骤。49在开始/Home菜单的样式/Styles模块中，点击右下角的箭头，如下图：选择创建样式/Save Selection as a New Quick Style，如下图：50在新弹出的窗口中，选择修改/Modify，如下图。 在新窗口中，可以修改名称，如目录等级1。 样式基准选择无样式/no style。 后续段落样式选择正文/Normal。 在最下面选择基于该模板的新文档/New documents based on this template。 点击格式/