高校科技产业档案管理信息化建设

1、    高校科技产业档案管理信息化建设    摘要：高校科技产业档案建设工作，贵在超前、规范和实用。信息化建设介入档案管理旧模式，势必成为未来产业档案发展的趋势，对高校企业的改革和规范发展起到不可忽视的作用。在系统设计方面，要充分利用软件优势，全面实现档案信息化建设在功能管理、操作便捷、扩展兼容和安全保障等管理目标；要统筹兼顾，解决好产业档案校存和自存的对应关系；要提出合理的项目建设和运行管理方案，建立功能模块管理模式，实现操作便捷、快速查阅等功能，切实提高工作效率。关键词：高校科技产业档案，信息化建设，实践经验高校科技产业档案管理水平的高低，对促进校企

2、改制、推进产业规范化建设、促进科技成果转化，加强学校对经营实体的监督管理等，都具有十分重要的作用。近年来，在教育部重点推进高校科技产业规范化建设工作方面，产业档案的规范化管理和信息化建设，成为学校产业管理部门重点工作之一。高校科技产业档案的信息化、网络化建设和管理也将成为是高校档案工作发展的必由之路。1 高校科技产业档案信息化建设概述高校科技产业档案信息化建设，是指以软件技术、计算机和网络为依托，在学校档案管理和产业管理部门的统筹管理下，以高校科技产业档案资源为管理对象，建设符合产业管理特点的信息化服务平台。即，由原来的纸介质存档管理，转向以多种形式的数字化、信息化规范管理的转变过程。目前，在

3、高校乃至资产经营公司内部对产业档案的管理，大部分还停留在纸介质文件手工装订，完成立卷后装柜的初级管理阶段；有的高校呈现出“半信息化”管理状态，即将案卷目录和卷内目录整合在大的电子表格中，以供查阅；少数高校的资产公司在档案的信息化建设方面走在了前头，在办公系统中，镶嵌了档案管理的模块，设立管理权限，采取分级管理，统一汇总的模式，很大程度上实现了档案信息资源网络共享的目标。随着档案管理信息化、平台化、精细化程度的不断深入，建设先进的档案信息化管理系统成为了科学、规范管理产业档案的必要手段。2 高校科技产业档案管理上存在的问题2.1 “谁承办，谁立卷”的管理制度，存有漏洞即便是在学校层面的产业管理部

4、门，档案工作往往没有专人负责，“谁承办，谁立卷”的管理制度，在实际工作中存有漏洞。人员的流动造成人走了，文件也跟着不见了的现象；“立卷人”档案观念淡漠，缺乏专业知识，导致档案缺失，严重影响了归档的完整性和档案的使用价值。2.2 产业档案分类不清，查找困难随着高校科技产业工作的不断深入，各种经济行为的文档种类繁杂，事项之间还存有交叉。在原有机制的档案管理下，不讲究分类，仅此按照年度发生的事件为立卷原则，产业档案在查询上无分类依据可循，造成查找困难，档案使用率低。2.3 产业档案不实现信息化，档案的开发和利用价值受限产业档案按年度、按事项对纸介质文件进行立卷存档，没有信息化平台支持信息共享，对学校

5、、企业、产业管理部门有效利用档案受到了极大的限制。产业档案一旦被产业管理部门送交学校档案馆保存，在急需查询使用档案时，还必须遵照学校的规定出具介绍信，方可到校档案馆进行查询，效率低下。3 高校科技产业信息化建设的意义和目标高校科技产业档案建设工作，贵在超前、规范和实用。信息化建设介入档案管理旧模式，势必成为未来产业档案发展的趋势，对高校企业的改革和规范发展起到不可忽视的作用。对此，就高校科技产业档案的信息化建设，我们提出了几点建设目标。一是要充分利用软件技术优势，设计科学、合理、便捷的管理系统，全面实现档案信息化建设在功能管理、操作便捷、扩展兼容和安全保障等管理目标；二是要统筹兼顾，解决好产业

6、档案校存和自存的对应关系，既要满足产业管理部门每年度按照学校档案馆格式要求缴存的要求，又要便利产业管理部门日常档案利用的实效，充分实现档案“好存、好用”的管理目标；三是要提出合理的项目建设和运行管理方案，建立功能模块管理模式，实现操作便捷、快速查阅等功能，切实提高工作效率。4 高校科技产业档案管理系统的实践经验4.1 依托kbase、tpi软件系统，实现档案科学管理目标考虑到产业发展的空间和事项复杂性等诸多因素，我们必须在设计系统时，考虑到系统技术的先进性、前瞻性和扩展性。我们选择业界成熟的kbase全文数据库管理系统和tpi资源建设系统，做为档案管理系统建设的基础软件，既能满足档案资源加工与

7、管理的需要，又能实现扩展性的要求。例如：档案分类具有便捷的管理功能，可以随意增加分类，保障其扩展性。用户管理上，设计时考虑了不同层次、不同岗位、不同专业用户需求的差异性，提供统一的访问接口、便捷的操作方式和友好的用户界面。系统操作上，设计时充分考虑了建设的可行性和可操作性，在详细分析档案信息资源的利用现状、建设需求和条件的基础上，实现对档案的多层级分类管理和用户管理。妥善解决好信息安全工作方面也尤为重要，系统中涉及用户权限和保密等问题，必须建立相对完善的网络与信息安全保障体系，处理好经济与安全的关系。4.2 依托学校和产业管理部门的统一管理，解决校存和自存的存兼容问题。学校产业管理部门档案因涉

8、及到经资委对重大事项决策的机密文件，以及其他专项工作的密级管理，这部分文件按照产业管理的要求必须自行管理，不缴存学校。而反映产业改制、规范化建设、资金申报、决算统计、年鉴志书等文书文件，按照学校的统一要求需按年度缴存校档案馆。针对产业档案既要满足自存需要，又要兼顾校存的要求，系统在设计上必须解决校存和自存的兼容问题。系统设计上，我们采取了进入系统的所有文件全都自动默认为自存案卷。在此前提下，在自存案卷完成立卷录入后，对符合校存的案卷，另行手动标注符合学校存档的案卷号，如“2014001”，“2014”是代表年份的4位数字，“001”是代表校存案卷的自增编号。需要说明的是，系统自动默认的自存案卷

9、内的每一个卷内文件，都有唯一的“文件编号”。其编号由自存案卷号+卷内序号两部分组成，如一个文件的编号为1”。其中，是卷内文件所属的案卷的编号，1是卷内文件的序号。也就是说，系统中的每一个文件不管是自存还是校存，都有其唯一一个文件编号，并永久保存在系统中。只不过校存的文件除去这个自动生成的唯一的文件编号之外，还有一个校存案卷号而已。这就确保了每一个案卷或每一个卷内文件都可查找、可追溯，解决了自存和校存统一管理的兼容问题。4.3 依托产业档案资源特点，合理设计系统框架，实现功能模块化管理。高校科技产业档案管理系统，共分为4大功能模块：案卷审核

10、、数据录入、档案查询和系统管理。案卷审核：案卷信息正式发布之前需要有审核流程，以保障立卷质量。拥有审核权限的用户可以看到审核功能模块，并可以审核案卷。可逐条对案卷信息进行审核，也可以选择多条案卷信息，批量进行审核。经过审核的案卷信息将不能够进行修改。审核通过后的案卷其他用户才可在查询模块中查询到。数据录入：数据录入功能主要包括两个部分内容：案卷信息管理、卷内文件管理。尤其在录入界面的操作上，力求简化，对文件编号、年份等可由系统自动生成，还可以实现批量生成案卷目录和卷内目录等符合校存和自存要求的卷内文件，为立卷后的集中校对，打印和存档提供了极大的方便，大大提高了工作效率。档案查询：可实现对案卷信息、卷内文件信息、附件名称进行关键词、分类别的查询，方便用户快速定位所需要的档案，实现档案“好查、好用”的目标。系统管理：包括档案分类体系维护、用户管理以及权限管理等。在产业档案管理中，注意到扩展性的延伸问题，对档案分类上留有充分的扩展空间，实现档案管理可扩展的目标。参考文献：1朱丽梅. 构建档案信息化建设的绩效评价指标体系研究业务j.