秘书实务实操题

1、一、 根据文秘实验室现有办公设备情况，选择恰当的文种，撰写一份办公设备所需消耗性办公用品的种类及数量的申请日常办公用品申请表申请部门文秘实验室部门人数52经办人×××电话188*9耐用办公用品序号名称数量单位序号名称数量单位序号名称数量单位1计算器2台5笔筒5个9直尺5把2订书器5个6打孔机5个10起钉器5个3文件筐3个7剪刀5把11转笔刀4个4文件夹10个8壁纸刀5把12板甲4个易耗办公用品清单序号名称数量单位序号名称数量单位序号名称数量单位1A4复印纸10包212B铅笔20支41大胶棒10个2A3复印纸5包224B铅笔20支42小胶棒10个3B5复印纸5包23

2、HB铅笔20支43宽透明胶10卷4传真纸5卷24绘图铅笔20支44窄透明胶10卷5信笺纸5本25修正液10瓶45宽双面胶10卷6便签纸5本26大笔记本30本46窄双面胶10卷7口取纸5张27小笔记本30本47票据袋10个8复写纸5盒28软皮笔记本30本48票据夹20个9条复写纸5盒29记账薄20本49档案袋20个10黑中性笔30支30三联收据20本50纸档案盒10个11红中性笔30支31出库单20本51塑档案盒10个12圆珠笔30支32入库单20本52活页夹10个13自动铅笔20支33曲别针10盒53拉杆夹10个140.5黑替芯100支 34直别针10盒54印章垫5个150.5红替芯100支3

3、5图钉10盒55印台红5个160.35黑替芯50支36订书钉10盒56印台蓝5个170.35红替芯50支37大长尾夹10个575#电池20节18圆珠笔替芯支38中长尾夹10个587#电池20节190.5铅芯盒39小长尾夹10个5920白板笔支40胶水10瓶60其他未列在清单中的物品序号名称数量单位序号名称数量单位序号名称数量单位1饮水机1台592取暖器561037114812申请说明：1、耐用办公用品于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，大部分耐用品为一个部门一个。若耐用办公用品破损、残旧需要更换的，必须以旧换新2、各部门必须综合考虑本月新入职人员因素，提前做好申请计划。3、每月以部门为单位

4、申请、于每月10日提交，每月申请一次，如有变化提前通知。4、每月12日集中一天各部门到行政部统一领取办公用品，如有变化提前通知。5、每人每月申请办公用品金额上限为10元，集团公司及下属部门按照其现有人员进行整体申购，办公用品申请表中办公用品单价为市场参考价。6、参考办公用品清单表中的单价，直接在表中填写数量，各部门不得超出各部门最高金额上限。审批：经办人签字部门负责人签字行政部审核意见负责人签字年 月 日行政人力总监审核意见负责人签字 年 月 日审核说明：1、办公用品单位价值在50元以下，或部门一次领用总价值在100元以下的，由行政部负责人审批；单位价值在50元以上，或部门一次领用总价值在10

5、0元以上的，由集团人力行政总监审批；2、 以后对于部门办公用品精细到预算控制阶段，需要有财务部进行审核。二、你的上司最近收到某部职员的一封信，他将信件转给你，想从你这里了解下列情况是否违反现有的安全规定，你该如何处理这些问题？答：如下：隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危害和后果采取措施14.7文印室张小姐的项链好几次被打印机转动的机身挂住工作中疏忽大意的人为原因有可能造成人员身体伤害和设备的损坏女性职员不应佩戴过长的饰品；女性职员的长发应束起来24.7办公室办公室温度只有18办公室空调制暖功能有损坏温度过低，会使人动作迟缓，影响身体健康和办公效率让空调公司上门修理空调

6、；办公室温度应在22-26之间34.7办公室办公室只有一盏荧光灯办公室光线不好，没有正确设置光源造成职员眼睛容易疲劳，长期下去影响视力且进而牵连影响其他的身体不适1、尽量利用自然光，采用有利于采光的百叶窗；2、办公桌安放功率为20W-25W的台灯（同时配备灯罩），放置于职员的左方；3、办公桌上避免放置有光亮表面的物品反光刺激人的眼睛。44.7办公室办公室的座位设置不当办公家具的座位设置不当造成职员腰酸背痛重新购买一批舒适合理的办公座椅54.7文印室孙小姐在文印室没有在相关专职人员在场下复印东西的时候碰伤手指。工作中疏忽大意的人为原因不会使用专用的办公设备，有可能会损伤身体强调应正确使用办公设备

7、6办公室员工反映开放办公室不利于保护个人隐私和办公办公室为全开放式格局不能保障个人隐私及工作机密；噪声太大，使人难以集中注意力开展工作；缺乏单独办公的机会，有可能会产生处于被监控之下的感觉通过活动物件（如办公桌、活动屏风、书架等）隔开个人办公区域；形成半封闭式的办公格局；带机密性质的工作部门应设置单独房间并配置锁三、设计办公室格局答：（1）第一间长8米宽4米。布置为经理办公室和秘书办公区域。第二间长10米宽8米。布置为小会议室和销售人员办公室，采用混合式布局模式。长10m宽4m走廊秘书办公室文印室；茶水间宽8m长5m会议室会议室宽4m职员3职员6职员5职员4职员3职员1长8m经理办公室 （2）

8、设计说明：一、布局模式。首先，混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。根据现有条件及要求，市场部各人员应该要有方便的沟通，但是在处理各自的业务时也不能互相干扰，因此应该将开放式和封闭式结合起来，采用混合式布局模式是比较合理的。 其次，市场部经理有市场部个人任务，给秘书安排任务，接待访客等多项个人办公需求，他的办公室应该拥有独立的接待空间，并与秘书办公区域最接近，以保证不会给下属造成干扰。而秘书办公区域设置为和主管办公桌最接近，是为了保证和主管频繁沟通不会影响其他同事。因此第一间房间应设置为经理和秘书的单独办

9、公室。再者，市场部的销售人员有六名，理应占用一个较大的办公空间，并且应该有不受干扰的个人办公空间，又能方便各销售人员之间的便利沟通，应该设计为混合式的格局。加上要求一个小型的会议室，因此将第二件房间设计为员工办公室和会议室。二、办公室环境的物理条件 办公室布置首先要求应充分利用和调节好办公室环境的物理条件，主要有空气、光线、色彩和声音等。（）空气 空气环境的好坏，对人的心理和行为有着直接的影响，清新的空气能振奋人的精神，而混浊的空气不但使人精神萎靡，还有损健康。因此，室内通风与空气调节对提高工作效率有很大的作用。空气环境是以空气温度、湿度、清洁度和流动速度来衡量的，称之为空气的“四度”。温度对

10、人体的影响显而易见。温度过高，会会使人烦躁困倦，影响思维；温度过低，人的动作会显得迟缓。适当的温度则使人心情舒畅，精力集中，思维流畅。一般来说，办公室的适宜温度是2226。湿度是空气中水蒸气的含量，湿度过高或过低，人会感觉湿闷或燥烦。适宜的湿度使人感觉清凉、爽快、精神舒畅。据有关的研究表明，在正常温度下，办公室的理想相对湿度是在4060之间。空气的清洁度是表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。空气的新鲜程度是指空气中氧的比例是否正常。在一个封闭的办公室中，空气混浊，氧的比例降低，人会出现胸闷或压抑的不适感，影响工作。因此，办公室应不时打开门窗或利用有关的设备，如开启排气扇或空调机，调节室内空

11、气，并做好办公室的清洁工作，保证办公室空气的新鲜和洁净。室内空气的更换是通过空气流动来实现的。一般来说，在室内温度22左右的情况下，空气的流动速度在0.25米/秒时，人有一种微风拂面的舒适感觉，人体热量散发保持正常。因此，常开窗门“换气”，保持室内空气的对流是很重要的。（）光线 我国为企业制定的房间的照度标准规定，办公室的最低照度是:距地80厘米的水平面上须有50度。亮度过高或过低，都容易造成视觉疲劳并进而牵连影响其他的身体不适。科学测试证明，适当而稳定的光线，可以增加生产力和工作安全性，使工作效率提高1015。因此，布置办公室时应注意： 第一，办公桌最好安放台灯，以20W25Ww为宜，要加灯

12、罩，避免灯光直射人眼。打字时，最好让灯源来自两方。 第二，尽量利用自然光。因为人工照明比自然光源更容易使人疲累，也正因为这样，所以办公室的窗户更适宜于采用有利于采光的百叶窗。 第三，尽量避免因电脑、办公桌面、玻璃或其他有光亮表面的物品反光而刺激人的眼睛。（）色彩 色彩对人的情绪有着直接的影响，因此，必须注意办公室的内墙、天花板、地板、办公家具等色彩的和谐。办公室的色调从总体上来说应单纯柔和，使人置身其中时感觉平静舒适。一般来说，办公室的内墙宜采用白色、乳白色等，会议室、接待室多用淡黄色；为保持较高的光线反射率，天花板一般都用白色；地板以多采用不易被污染的棕色为佳。（）声音 排除、降低噪音，是办

13、公室对声音的要求。噪音会使人注意力分散，思维力下降，记忆力减退，并令人产生烦躁、厌恶等负面情绪。中国科学院声学研究所环境噪声标准规定，办公室的噪音，白天应在45分贝以下，晚间则应在35分贝以下。因此，进行办公室布置时应采取相应的措施排除或降低噪音： 第一，尽可能让办公空间远离噪音源。如果噪音对办公室造成影响，有条件的话，可在办公室和噪音源之间种植绿化带。 第二，采用隔音玻璃、隔音板等控制噪音。轻快抒情的音乐能调剂人的身心，使人心情舒畅，愉快工作，所以，有条件的话，在工作休息时段播放一些音乐，是很有益处的。三、直接工作空间的安排 直接工作空间主要包括办公桌、椅子、电脑、复印机、文件柜、书架、文具

14、、书刊等各种办公设备。所谓直接工作空间的安排，也即是各种办公设备的妥善放置。放置这些设备(物品)时，要考虑本人的工作习惯、效率以及方便同事的使用和走动。（）办公桌。下图是目前较先进的秘书办公桌，外资企业以及一些“三资”企业的秘书，便是使用这种半封闭式的工作台。  一般来说，办公桌大小要适中，以足够放置常用的办公用品，并有空余的位置进行工作为好。理想的办公桌是多平面转角电脑办公桌，它的工作容量较大，功能也较多样，适合使用电脑和读写多种要求。办公桌的整洁状况，可以从一个侧面反映出秘书的能力和素养。办公桌面的布置，可以参照下面的做法：坐在办公桌前，伸直双臂，在离桌面约15高的位置画个弧形，

15、手臂覆盖过的桌面部分，将放置工作中经常用得的物品。桌面上常用的文件夹应予以分类整理。一些小物品如笔、钉书机、回形针等，要放到抽屉或专用文具盒里，不要在桌面上乱放。还要经常收拾抽屉，及时让抽屉“吐故纳新”。办公桌的摆放要注意：第一，按照工作程序的顺序，直线对称的原则，朝同一方向摆放，不宜对面排列，这样可避免使人产生被监控的感觉，也可避免相互干扰和闲谈。 第二，各座位间通道大小要适宜，其技术参数是通道1.5米，桌与桌距离1米左右。 第三，应使光线来自左方，以便顺光写字办公。 在组织里，一个将办公桌面收拾得干净整齐、物品取用方便的人，往往会被人认为是一个善于组织的人，因为从某种意义上来说，办公桌是“

16、门面”，也是良好心境和高效工作的源泉，因此，任何一个秘书都别忽略了自己的办公桌面的井然有序。（）办公椅 办公椅应有靠背，并尽量用可以调节方位的旋转椅，既方便工作，也可延缓疲劳过程；座椅的高度、大小、样式等，应与秘书的身材相适应，并尽可能与办公桌配套。（）橱柜等办公家具 办公家具和用品以必需为限，多余的家具用品不宜放在办公室内；橱架上的书、报、杂志等要放置整齐，不可杂乱无章。（）电脑、复印机等办公自动化设备 电脑是秘书办公的重要设备。计算机终端的传真机以及一些软件参考数据等，都应该放置好如果办公室的其它人员也需要使用这些设备时，放置时既要方便使用，又要注意远离工作区，因为这往往也是办公室内的噪音

17、源。四、办公室的美化 关于办公室美化，实际上也就是最现代化的办公室布置。按照这种美化布置，办公室里除了可以移动的隔板以外，没有墙壁，是个敞开的巨大空间。各种各样高度的屏蔽隔板，能使办公室工作不受干扰。彩色的组合器具可根据需要组合成最适宜的形状，地毯和现代化装饰品，自然的或人工的植物都会产生一种令人舒适的效果。要想达到这个效果，就必须予以认真的研究。美化办公室，至少可以从下面这几个方面来考虑： 办公家具的选用 在办公用具的选用上，除了注意其实用和安全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增强办公室的美观效果。 摆放大件家具时，如档案柜、书架等，可将其被对

18、背或尽量靠墙，充分依靠“墙体效益”，即既可节省空间，也使办公室看起来更加整齐、美观。 办公室的绿化 在办公室美化中，绿化是不可忽视的，因为绿化不但可以点缀美化环境，也可以改变办公室周围的小气候，还会使人产生良好的视觉效应。对于一些比较封闭的办公室来说，室内绿化更被誉为“无声音乐”，在室内放置几盆小花草，可使人心旷神怡，从而提高工作效率。但要注意不宜放置太多，避免出现植物跟人“争氧”的情况，因为绿色植物在没有光照的情况下，吸入的是氧气，吐出的是二氧化碳，这样，久而久之就会降低空气中氧的浓度而提高二氧化碳的浓度，影响室内空气的清洁度。 办公室的装饰 办公室里不宜有过多的装饰品，但适当悬挂或放置一些

19、有品位的油画及工艺品，能适当改变办公室单调的气氛，但要注意，过于鲜艳的廉价作品，如低劣的绘画、明星印烫画等，只会使办公室显得浮躁和不雅。 进行办公室装饰时还要注意，应结合组织的性质，既力戒奢侈浪费，又突出本组织的特色，避免俗气。如政府机关办公室应以庄重、简洁为好；商业企业办公室则可以相对华丽些；科技企业办公室可以适当地把技术糅合进装饰里，以显示自己的技术实力。（3）起草添置相关办公设备的申请报告购买办公设备的请示报告尊敬的领导： 因我部新近迁入新办公区域，还不具备日常办公要求。为了更好的开展日兴市场部的办公事宜，迎接当前公司各项大的工作任务，需早日完成办公设备购买工作。现需购买空调、

20、办公桌椅、会议室桌椅、文件橱等办公设备价值约贰拾壹万肆仟捌佰壹拾元整，特恳请公司领导予以解决。  以上请示当否，请批示。 附：各种办公设备明细表办公室用品购置清单一览表序号名称数量型号规格价格（元）备注1格力中央空调2台FGR652200026p2格力空调3台LF16W80002p3联想电脑8套S7109990办公室用4爱普生打印机1套DLQ-3250K4700打印用5档案柜4组铁皮1600存放档案用6办公桌椅7套木质4000办公室用7办公桌椅1套实木9000经理办公室用8办公茶几一张玻璃600经理办公室用9飞利浦办公电话8台DCTG492500数字无绳10咖啡机

21、1台HD77511600茶水间用11沁园净饮机2台1700办公室用12松下传真机一台MB2038CN2600文印室用13爱普生商用投影仪一套EB-C30X3000会议室用14会议桌椅一套天韵TW-E36000会议室用15A4打印纸20个30办公室用16印泥4个10办公室用17铅笔30支1.5办公室用18圆珠笔30支1办公室用19中性笔30支1.5办公室用20订书机5个25办公室用21订书钉30盒4办公室用22橡皮10个2办公室用23复习纸5个15办公室用24大笔记本20本4办公室用25小笔记本20本3办公室用26计算器8个60办公室用27直尺8只4办公室用28墨粉5盒50办公室用29胶水10支

22、2办公室用18合计214810大写 贰拾壹万肆仟捌佰壹拾元整                                办  公  室        

23、60;                           二一二年八月十八日 附：需购置办公设备明细表 序号 名称 建议购买品牌 建议型号 价格(元) 1 复印机 京瓷 4050 45250 2 速印机 佳文 CN320 15500 3 传真机