FoxMail教程V1.1

1、FOXMAIL邮件客户端软件使用教程中国人寿财险云南省分公司信息技术部2010-7-20版本更新内容更新时间更新人复核人V0.1 建立文档，完成foxmail安装配置部份。2010.7.12施东旭V1.0初稿完成2010.7.20施东旭V1.1补充61服务器收件速度慢的说明2010.7.28施东旭目录一、本文预期读者4二、 邮件系统对比41、软件简介42、foxmail与网页版在线邮件系统的的区别43、网络拓扑9第三章 Foxmail安装配置101、解压foxmail压缩包102、配置帐户信息113、发送测试邮件124、撰写邮件的建议事项13四、使用技巧141、设置使用邮箱签名142、 新建邮

2、件联系人组153、导入导出邮件地址簿164、 使用Foxmail收取已在网页邮件系统中阅读过的邮件175、 foxmail备份186、 邮箱账号密码修改197、 设置邮箱帐户访问口令208、对已收发邮件进行存档219、 对邮箱文件夹进行压缩22五、常见问题231、"服务器积极拒绝，无法连接"故障232、接到邮箱容量警告233、无法发送邮件234、无法接收邮件265、 无法搜索邮件296、故障报送流程30一、本文预期读者 本文的预期读者为已开通公司内网邮箱账号，并使用foxmail收发邮件的各级机构用户，及进行桌面维护的各级信息技术人员。二、 邮件系统对比1、软件简介foxm

3、ail邮件客户端程序是国内使用最广泛的邮件收发客户端软件之一，是一款非常优秀的国产免费软件，使用该程序能轻松快捷的进行邮件的收发工作，该软件还具备强大的邮件管理功能。由于foxmail所收发的邮件均储存在本地电脑上，理论上邮箱体积大小仅取决于本地电脑磁盘空间大小，避开了网页邮件系统有效存储空间不足的限制。另外由于不需要通过网页进行相应操作，邮件的收取和发送速度都可以得到了较大提升。2、foxmail与网页版在线邮件系统的的区别两者的区别主要是体现在两方面，一是邮件存储的位置不同，二是需要与服务器进行交互的信息不同。foxmail是把邮件存储在本地电脑的硬盘上，仅仅只是在接收/发送邮件操作时，才

4、与总公司的服务器发生联系；网页邮件系统是把邮件存储在总公司的邮件服务器上，不在本地电脑存储任何资料，不管是收取/发送邮件操作，还是查询检索邮件操作，都必须访问总公司的邮件服务器才能完成。两者的区别有些类似房东自己出租房屋与将房子转给中介公司出租房屋的关系。房东自己出租房屋，每一次出租的相关纪录都在自己手中，而转给中介公司出租房屋，那么出租的记录是在中介公司，房东如果想查看，只能通过中介公司来查询。具体使用上，两者的差别主要有以下几点： （1） 对IE恶意插件的抗干扰能力不一样网页版邮件系统中许多功能都是通过IE的Active插件来实现的，因此很容易因为IE恶意插件的干扰导致无法正常使用，而fo

5、xmail与IE没有任何关联关系，因此不受IE恶意插件的影响。（2） 、对邮件检索、收取、发送等操作的反应时间不一样 仍然是由于网页版邮箱系统的操作必须通过IE插件来完成，加上这些操作的处理都是要总公司邮件服务器来运算，本地电脑仅起到一个传递使用者的操作动作的作用，因此在整个对邮件系统操作的过程中，反应速度不仅取决于本地电脑的运行速度，还取决于当时的网速和总公司邮件服务器的当时的负荷。而用foxmail来管理邮件，除了邮件投递和接收时的速度取决于当时的网速，其他时刻的响应速度，只与本地电脑的运行速度有关。因此直观上，用foxmail来管理邮件，比用网页版邮件系统来管理邮件，速度要更快一些，操作

6、要更流畅一些，感觉要更好一些。（3） 、存储邮件的容量不一样每个邮箱账号在总公司服务器上的存储容量一般是100MB，由于日常联系的邮件日益增多，必须保证总公司服务器上邮箱账号下有足够的空余空间，否则很容易出现因邮箱爆满导致无法收发重要邮件的情况。对于网页版邮件系统来说，由于网页版邮件系统与邮箱账号共用服务器上的存储空间，因此网页版邮件系统的邮箱总容量也为100MB；这样就需要使用者手工将重要文件备份至硬盘，并删除邮件系统中的邮件。而foxmail的机制是将邮件从服务器上下载至本地电脑上，因此理论上foxmail所能存储的邮件的总容量，仅取决于本地电脑硬盘的大小;同时foxmail在收取邮件后，

7、还自动将服务器上已收取的邮件做删除处理，无需使用者登陆邮件系统手工删除邮件，大大方便了使用者。（4） 、数据安全级别不一样 存储介质安全方面，网页版邮件服务器中的数据由总公司统一保存，因此数据的存储介质安全性比存储在本地电脑的foxmail要高得多；建议使用foxmail的用户养成定期备份邮件数据的习惯，备份方法参见第四章第5点。 存储资料的访问安全方面，只要有邮箱账号密码，在所有能访问总公司办公网段的内网电脑（互动点、移动办公加密狗、归属内部硬件组的分支机构，但不包括使用远程出单点）都能登录网页版邮件系统查询已收发的邮件；但只有能使用安装了foxmail的电脑的人，才可能对该foxmail存

8、储邮件进行查询；因此foxmail的访问安全方面性要高于网页版邮件系统。建议网页邮件系统用户能定期修改密码，foxmail用户则可按第四章第7点对邮箱账号设置访问口令。（5） 、使用范围不一样foxmail的邮件是存储在本地，因此，只有使用本地电脑才能使用本地电脑上的foxmail收发邮件；而所有能访问总公司办公网段的内网电脑只要有邮箱账号密码，都能使用网页版邮件系统收发邮件。从使用范围上来说，网页版邮件系统的范围更广。（6） 、建立邮件联系人的方式不同网页版邮件系统可向公共联系人列表和自定义的联系人列表中的联系人发送邮件，公共联系人列表中的数据来源于集团公司的邮件数据库，每一个公共联系人均有

9、内网邮箱和internet邮箱两个账号，内网邮箱账号类似XXX/YN/CLIC/GPIC的命名形式；internet邮箱账号类似XXXyn.chinalife-的形式；在通过网页版邮件系统发送邮件时，可以仅在收件人处输入姓名，从公共联系人列表中检索到该人的内网邮箱账号，进行邮件发送，检索范围为全集团；同时，用户也可以在网页邮件系统中维护自定义的联系人信息，供邮件收发时使用。foxmail不具备至集团邮件数据库查询邮箱账号的条件，但可按第四章第2点和第3点所示建立本地的联系人组。综合以上对比，建议在日常工作中，主用foxmail收发邮件，定期进行foxmail的数据备份，在出差或其他应急情况下，

10、可使用网页版邮件系统临时收发邮件。3、网络拓扑图一 邮件系统网络拓扑 如图一所示，IE浏览器所登陆的网页邮件系统和foxmail所使用的邮件服务协议均使用同一个后台数据库。默认情况下，通过一种方式所收取邮件无法再通过另一种方式收取；但已被网页邮件系统收取过的邮件可按第四章第4点方法通过foxmail再进行收取。需注意，此种方式仅用于紧急状况下应急处理，不能常态化。总公司邮件服务器地址为100.250.192.61，该地址既是网页版邮件服务器的登录地址，也是foxmail所使用的pop3及smtp邮件服务器地址。第三章 Foxmail安装配置1、解压foxmail压缩包 首先检查D盘下是否已有f

11、oxmail文件夹，如有，则将原foxmail文件夹更名，再按下图操作将省公司下发的foxmail.rar解压到D盘根目录下（如图二）；解压后进行检查，确保foxmail.Exe文件在D:foxmail目录下（如图三）。图二 解压foxmail模板图三 解压后路径2、配置帐户信息 双击foxmail.Exe，按图四至图六的要求配置邮箱帐户信息，配置完毕后，关闭并重运行Foxmail，就能够进行邮件收发：图四 个人信息配置图五 邮件服务器信息配置图六 接收服务器信息配置3、发送测试邮件配置完毕并重启foxmail后，需给自己的邮箱账号发一封邮件，进行邮件的发送和接收测试，注意，发送邮件时，必须使

12、用带符号的internet邮箱账号，不能使用类似网页版邮件系统的形如 XXX/YN/GPIC的邮箱地址进行收发。图七 邮件收发测试4、撰写邮件的建议事项 在撰写邮件时，需注意填写邮件主题和邮件内容，邮件主题应能高度概括发送邮件的目的，以不超过30个字为宜，如上报XXXX材料、关于XXXX问题的说明等，邮件主题应能紧扣主题，用逻辑清晰、简明扼要的文字对需通过邮件反映的事项进行表述，切忌不能出现逻辑混乱，文不对题。四、使用技巧1、设置使用邮箱签名 为方便联系，建议配置个人签名，在如图四的邮箱账号的属性中选择信纸，并按图八至图九进行配置，应包括姓名、归属机构、岗位、通信地址、邮编、电话、邮箱等内容。

13、图八 配置签名1图九 配置签名22、 新建邮件联系人组 随着工作时间的推移，邮件联系人数量将会越来越多。为了能高效有序的管理邮件联系人，快速的向某一类联系人群发送邮件，可以根据邮件联系人的不同属性，设置不同的联系人组。同一个联系人可以归属在不同的联系人组里。在foxmail主窗口工具栏上的工具->地址簿标签下,对着公共地址簿或个人地址簿点击鼠标右键，选择新建文件夹，来创建新的联系人组（如图十所示）。 图十 新建联系人组 联系人组新增完毕后，可在组的空白处点击鼠标右键，通过新建名片的形式逐个增加联系人，可录入的内容有姓名、邮箱账号、电话、地址等信息。（如图十一所示）。 图十一 新建联系人卡

14、片 3、导入导出邮件地址簿 通过新建卡片的形式可以逐个录入联系人资料，同时，也可以使用地址簿标签的工具菜单下导入、导出功能批量处理联系人资料信息。 一般我们使用csv文件来保存导入导出的联系人资料。图十二 导出联系人导出操作步骤为：如图十二所示首先选中联系人组，再点击工具->导出->csv文件，在弹出的窗口中依次确定csv文件的保存目录和文件名，并确定输出字段（一般选择姓名和电子邮件地址两字段即可），点击完成按钮即可。保存的csv文件可用excel程序打开编辑。导入的操作步骤为：如图十二所示界面中，首先选中需批量导入联系人的联系人组，再点击工具->导入-> csv文件,

15、并选择需要导入的记录有联系人姓名和邮箱信息的csv文件。csv文件的表头中至少要有姓名、电子邮件地址两个字段,可通过将xls文件另存的方式，生成csv文件。建议各机构定期制作分发常用的邮箱联系人csv文件，提高foxmail的易用性。4、 使用Foxmail收取已在网页邮件系统中阅读过的邮件 通常情况下，在网页邮件系统中阅读过的邮件，将留存在网页邮件系统中，无法通过foxmail收取；这些留存在网页邮件系统中的邮件不仅会占用该邮箱账号的存储空间，还会影响邮件的归档。但我们可以通过如下处理，将在线阅读过的已收邮件再次标记为未读状态，让foxmail能够再次接收该邮件。如图十三所示的，在收件箱中，

16、已读的邮件标题字体为黑色，未读的邮件为红色。可用鼠标右键单击已读的邮件,在弹出的菜单中将邮件标记为未读，则该邮件标题字体会从黑色转为红色，代表该邮件在服务器上状态已更改为未读。这时，只要该邮箱账号再接收到一封新的邮件，foxmail就可以将这封新邮件和手工标记为未读的邮件都收至本地。注意，该操作仅针对已收邮件，已发邮件无法照此方法处理。图十三 已读邮件转未读5、 foxmail备份 由于foxmail的机制是将邮件储存至本地电脑，因此一旦本地电脑出现故障，将可能导致历史邮件丢失，因此，建议使用U盘、移动硬盘等定期对foxmail进行完整备份，避免灾难性事故发生。 Foxmail备份方式很简单，

17、在windows桌面上退出所有正在打开的foxmail窗口，以及桌面右下角的foxmail图标后，将D盘下的foxmail文件夹整个拷贝到移动硬盘或者U盘上即可。如遇到灾难性事故需要恢复时，将移动硬盘上的foxmail文件夹拷贝回D盘根目录下。备份foxmail的间隔时间依照各人历史邮件的重要程度来确定，建议每月至少备份一次foxmail文件。6、 邮箱账号密码修改 该密码是在foxmail收发邮件时由总公司邮件服务器网关进行身份验证时的所需要密码，也是网页版邮件系统的登录密码，由于foxmail无法修改总公司邮件服务器上的邮箱账号密码，因此该修改操作只能在网页版邮件系统中完成。可在网页版邮件

18、系统的系统设置标签的口令设置标签下，重新录入邮箱密码，保存后大约五分钟后，新的密码将会生效。如foxmail配置了保存账号密码选项，则需在图五所示界面中更新所保存的密码。图十四 修改邮箱账号密码7、 设置邮箱帐户访问口令 该密码为在本地电脑上访问foxmail存储的邮箱账号及通过foxmail所收发的邮件时所需要输入的密码。 需注意该密码与邮箱账号密码的区别，前者仅相当于是个门锁，只有知道正确的密码，才能打开foxmail下的邮箱账号，但是否能使用该邮箱账号收发邮件，还得由总公司服务器来鉴别所输入的邮箱账号密码(后者)是否正确。可在foxmail主画面的邮箱->设置邮箱帐户访问口令中，设

19、置账号访问密码，设置后，foxmail中该邮箱账号的将会变为加锁的图标（如图十五所示）。建议敏感岗位的foxmail邮箱都设置访问口令，该密码一旦丢失将无法找回，需妥善保管密码。图十五 设置邮箱账号访问密码8、对已收发邮件进行存档当保存的已收邮件过多时，foxmail将会出现管理不过来的情况，一般会伴随反应速度慢、查询缓慢等现象。此时需要执行归档操作，在收件箱中，设置新的子文件夹，将旧邮件归档至该子文件夹下，通过这种方式，降低foxmail直接面对的邮件数量，保持foxmail程序运行的效率；当已发邮件过多时，也需执行类似的操作。操作方法为：鼠标右键单击收件箱或已发邮件箱，选择"存档

20、"，设定存档范围后，点击"确定"。图十六 存档历史邮件需对邮件进行存档处理的技术原因，由于foxmail是将邮件保存在文件型数据库中，默认情况下将已收发的邮件保存为in.Box和sent.Box两个文件；但由于操作系统位数限制、以及特定磁盘分区的单文件最大体积限制等因素，单文件体积不能无限大。例如FAT16分区单文件最大2G，FAT32分区单文件最大4G。当.Box文件体积过大时，都需要进行拆分处理，将一个.Box文件拆分成多个.Box文件。这个拆分处理就是通过存档功能完成的。9、 对邮箱文件夹进行压缩若对收件箱/已发送邮件箱进行了大量的邮件删除操作操作，有时候会

21、出现无法收取发送邮件的故障，或查询检索邮件的速度十分缓慢的情况，这是由于未清理已删除邮件所占用的空间的原因。可在图十六所示的弹出菜单中，对相应文件夹执行压缩处理，手工回收已删除的邮件空间。针对收件箱，可在图六所示的配置界面中，勾选自动压缩收件箱选项。需对文件夹进行压缩的技术原因，如前所述，foxmail的所有邮件都是保存在单个或有限个文件中，每收一封或发一封邮件，对应的box文件体积都会 随之增大，但如若删除了邮件，box文件将不会缩小，而只是把相关区域标记为无效。 当标记为无效的区域过多时，就会影响到foxmail程序对box文件的管理，此时就需要回收标记为无效的、已浪费的空间。回收操作就是

22、通过压缩功能来完成的。 在对邮箱文件夹进行压缩时，将会涉及到大量的磁盘读写操作，花费时间取决于box文件大小和所浪费的存储空间，短则数分钟，长则半小时，建议在非工作时间执行该操作。五、常见问题1、"服务器积极拒绝，无法连接"故障若平日收发邮件均正常，但某日使用foxmail收发邮件时，临时性的出现"服务器积极拒绝，无法连接"的提示，且使用IE打开网页版邮件系统登陆页面时，无法打开登陆页面。此时一般是由于总公司主邮件服务器出现故障，导致依托邮件服务器的foxmail和网页版邮件系统均无法正常使用。发生该故障时，用户需及时向本机构的信息技术人员报送情况。2、

23、接到邮箱容量警告如前所述，每一个邮箱账号在总公司邮件服务器上有100MB的存储空间，当已使用空间超过80MB时，邮件服务器将会不定期的发送超限警告邮件。在接到超限警告邮件时，收件人需及时登陆网页版邮件管理系统，进行手工清空废纸篓及手工压缩操作。以免因邮箱爆满导致无法接收邮件的情况出现。3、无法发送邮件无法发送邮件的原因有收件人地址错误、收件人邮箱已满、附件体积过大、发件箱浪费的空间过多等。收件人地址错误：若收件人地址填写错误，发件人邮箱中将会收到一封来自Postmaster的系统退信，该退信中包含status：5.1.1字样,如图十七所示。此时发件人需仔细检查收件人账号是否录入正确，邮箱账号是

24、否存在，是否是收件人离职后邮箱已注销等。图十七 收件人邮箱账号不存在收件人邮箱已满：若对方收件人邮箱已满，则发件人邮箱中将会收到一封来自Postmaster的系统退信，该退信包含status:5.0.0字样，如图十八所示。由于对方邮件已满，在对方未腾出收件箱空间之前，将无法接收任何邮件，此时只能由发件人通过其他方式通知收件人，请其删除不要的邮件，恢复收件箱空间。图十八 收件人邮箱已满附件体积过大：由于总公司邮件服务器限制，当单封邮件的附件体积过大时，将会导致发送失败，其症状为在发送时桌面右下方将会弹出如图十九的提示框，报附件体积过大。由于附件体积大小为服务器硬性控制，建议缩小附件体积，或通过w

25、inrar的分卷压缩功能将附件拆分为多份发送，或采用其他文件传输方式来传输资料。图十九 附件体积过大发件箱浪费空间过多 当发件箱或已发邮件箱浪费的空间过多时，由于第四章第9点所述原因，也会导致无法发送邮件的故障。该故障的症状为点击发送按钮后，邮件未转移到已发送邮件箱中，仍存在于发件箱下，但双击发件箱中的待发邮件时，该邮件的正文和附件均消失。 此类故障可按第四章第9点所述方法对相关邮件箱进行压缩处理后，再重拟邮件即可恢复正常。4、无法接收邮件无法接收邮件的故障原因有总公司服务器上该收件人邮箱账号的存储空间已满，邮件被隔离，邮件被转至foxmail的垃圾邮件箱中，邮件服务器压力大等。邮箱账号的存储

26、空间已满：总公司邮件服务器会定时清空废纸篓并自动执行压缩该账号的邮件数据库的操作，但在某些时刻邮件服务器未能按时执行清空压缩操作，或该邮箱账号当天收到了多个超大容量的附件导致邮箱爆满，此时需要登陆网页版邮件系统，首先在邮件标签下执行清空废纸篓的操作，再在系统设置中执行手动压缩的操作。执行后，确保邮件标签下的邮箱文件已使用比例降至正常水平线以下，就可以正常接收邮件了。图二十 手工压缩网页版邮箱空间邮件被隔离： 我公司的邮件服务器可以与外网互发邮件，为隔离病毒邮件、垃圾邮件和可能存在安全风险的邮件，所有的来自外网的邮件均需经过邮件安全网关的检测，若检测发现外网邮件存在安全风险，则该邮件将会被暂时截

27、留在安全网关一段时间，同时邮件服务器会向收件人邮箱发送一封隔离邮件通知，邮件主题是"隔离邮件统计"，该邮件有可能会被foxmail收至垃圾邮件箱中。由于存在隔离机制，就会出现收件人无法收取邮件的情况，收件人应输入邮箱账号的密码登陆"隔离邮件统计"中所列出的邮件安全网关，勾选被隔离的邮件，并执行"发回我的邮箱"的操作（如图二十一）。图二十一 收取被隔离邮件邮件被收至垃圾邮箱中：除了邮件安全网关外，foxmail本身也具备垃圾邮件的防范功能，当foxmail所收取的邮件触动了垃圾邮件识别规则，那么该邮件将会被收至foxmail的垃圾邮件箱中。当收件箱中未收到邮件时，除了按之前所述检查账号存储空间和隔离邮件外，也可检索本地foxmail的垃圾邮