【电子商务】ORACLE实施文档一

1、中国北方工业北京公司oracle实施采购业务需求分析匹配文档控制修改记录dateauthorversionchange reference2002/01/09pamela wang1.0no previous document审查人nameposition目录文档控制2修改记录2审查人21 采购组织管理42 采购产品管理63 供应商管理84 请购管理105 询价及报价管理126 订单管理147 釆购接收与退货188 审批管理199 采购与财务接口2110 需求分析统计汇总221采购组织管理no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注1. 1米购部1 j设置：-购销分离，所有与销售有关的采购 统

2、一由釆购部对外进行采购，釆购 部同时对办公用品、低值易耗品和 固定资产等进行采购。 采购部要对产品质量进行控制 采购部在完成产品采购的工作任务 的同时对采购成本进行控制std.std/gap 系统可以将采购部门设为一个 0u,利用0u间采购信息的屏蔽 实现部门间供应商与订单信息 的屏蔽。-系统在每一笔收货时都可以对 产品质量进行记录，并提供收 货质量情况报表。通过总账模块的针对会计科目 的预算控制功能可以实现对釆 购成本的控制。启川预算后， 就可以对运杂费等采购成本和 差旅费等采购费用进行分级别 的控制，包括：预警级、绝对 级和事后控制级。完成这项需 求的前提是:/在总账模块启用预算控制， “

3、在应付模块启用预算控制， /会计科目中有合同段。 系统屮还可以肓接希0作费用采 购订单进行对采购成本的控 制。 不合格产胡的处理方式需要人工 决定（退货，返修等），系统不 提供自动的控制功能。参见总账模块业务需求匹配1.2采购人员情况及分组： 采购部共15人，其中部门经理1系统提供的人员组织架构设置no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注人；业务经理3人，分管军需、纺 织晶，运输工具，机械、轻工、五 金；每名业务经理下各有高级业务 员1人和业务员2人，业务员分别负 责不同产品或目标市场的鸽售产品 的采购业务；另设综合管理员2人 负责固定资产、低值易耗品和办公 用品的采购。std/gap功能

4、可以满足搭建树型人员组 织架构的需求。首先设置职 务、职位信息和职务层次结 构，再录入人员信息，最后将 人员和各自的职务联系起来， 这样就搭建成完整的人员组织 架构。 系统可以设置基于上述职务层 次结构的安全结构，屏蔽在不 同分支下发生的采购信息，实 现每名业务经理分管不同业务 的功能。-系统应用人员组织架构设置功能 可以做到在不同业务经理之间信 息屏蔽，前提条件是北京公司的 职位要细分。2采购产品管理no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注2. 1采购的产品： 主要有总部军品附带的军需品；民 品销售业务产牛的民用品如汽车及 零配件、食品、轻工产品、家电设 备、五金矿产品、纺织品、服装、

5、工农具、粮汕产品、土产畜产、化 工产品、医纱品、光电产品、工艺 品等。另外还有釆购固定资产、办 公川品及设备等日常经营用品的情 况。std. 采购产品在库存模块进行定 义。参见库存业务 需求匹配2.2采购产品的编码-使用物品的库存编码。std. 采购产品使用在库存模块中定 义的物品库存编码。产品的具体编 码，参见库存 业务需求匹配2.3采购产品分类：-采购产品可以按照进出口业务统一 商品目录分类，分为以下几大类： 运输工具、家电设备、轻工产品、 机械及设备、五金矿产品、纺织 品、服装、工农具、粮油产品、土 产畜产、化工产品、医药品、光电 产品、工艺品等。此外还有固定资 产和办公用品的釆购。大类

6、以下还分中类，如运输工具可std.std.-采购产昂的分类在库存模块屮 管理。系统提供产品类别管理 的功能，可以将产品进行详细 的分类。 利川关键性弹性域来定义产品产品的具体分 类，参见库存 业务需求匹配no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注分为以下屮类：汽车、摩托车零 件、汽车附配件等等。 各屮类可以分不同小类，如汽车可 以分为载重汽车、小轿车、客车 等。分类，最多可启用20个字段来 描述物品的人、屮、小等各种 类型。2.4采购产品计量单位： 采购产品计量单位根据进出口业务 商品目录的单位进行定义。其中： 长度单位冇：米、万米、公里等， 垂量单位有：公吨等，数量单位有：打、条、个、件、

7、 箱、桶、张、双、辆、台等。std. 采购产品使用库存物品的计量 单位及换算关系。库存模块提 供专门的功能対物品的计量单 位及换算关系进行管理，可按 照客户要求定义各种计量单位 类，在计量单位类下定义各种 计量单位，在计量单位类内及 类间均可定义转换关系。产品计量单 位、计量单位 类的功能参见 库存业务需求 匹配2.5采购产品库存控制需要库位控制std.使用库存模块对采购产品提供 控制。控制功能分为四个层 次：库位、批号、序列号和版 本控制。参见库存业务 需求匹配3供应商管理no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注3. 1供应商管理： 供应商山经手的业务员输入并维 护，供应商信息将统一管理

8、，不能 随意删除或更改供应商信息。std. 不同人员可以定制不同的系统 菜单。这样就可以将输入和维 护供应商信息的操作菜单分配 和关业务人员，而其他人员只 有查询的操作菜单，不能随意 删除或更改供应商信息。 采购部门经理可以查询到整个采购 部门的供应商信息，业务经理可以 查询到业务小组内部供应商的信 息，业务员z间供应商信息不能共 享。供应商包括国内供应商、国外供应 商和中间商。gap-系统内的供应商信息在0u （即 釆购部门）内部是完全共亨 的，不可以屏蔽。 建议供应商信息在部门内共享。sti).系统提供四种已有的供应商分 类：税务机关、供应商、公用 事业和企业员工。 还可以在系统的查找代码

9、屮设 置不同供应商类型来匹配对供 应商分类的更复杂要求。 供应商的编码是由系统生成的8位 流水号组成，可以考虑采用供应商 名称前儿位汉字拼音进行编号-供应商信息的主要内容有：供应商 名称、供应商编号、税务登记号、std.std.-系统提供两种供应商编号的方 式：由系统产生流水号利手工 输入编号。如果要编号有意 义，则只可以使用手工输入编 号的方式。 系统可以记录供应商的档案信 息。系统中的供应商档案可以no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注供应商类型、开户行名称、帐号、 付款条件、国家、省、市、邮编、 联系人、电话、传真等。b p r后将增加对供应商的评估信息 收集，如：质量评估、与本企

10、业的 交易纪录等。std.匹配以下信息：供应商名称、 供应商编号、税务登记号、供 应商类型、开户行名称、开户 行帐号、付款条款、币种、国 家、省、市、街道、邮编、语 言、电话、传真、联系人等。系统在毎一笔接收时都记录质 暈检测信息，可以提供质暈检 测报表。与供应商发生交易后，系统在 供应商产品目录中记录交易信 息。系统还提供一些报表，如 “供应商采购汇总”分析一段 时间的采购信息，“供应商服 务性能分析报表”跟踪供应商 对合同的执行情况，还有“供 应商价格性能分析报表”，“供应商过期发货报表”，“供 应商质量性能分析报表”等。系统提供了方便的报价查询和 报价分析功能来帮助评估供应 商。4请购管

11、理no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注4. 1请购流程：公司内部固定资产和低值易耗品的 釆购，山各部门填制请购单。如没有超过预算，有采购部综合管 理员直接采购，如超过预算，需有 财务部经理审批请购单。std.std.系统通过灵活定制最终用户的 操作菜单，把填制请购单的子 菜单挂在各部门特定人员的菜 单下，实现由各部门填制请购 单。系统屮的单据可以通过单据提 交的功能灵活的在不同人员之 间流转，由各部门汇总到采购 部综合管理员处。 系统口 j以定制请购单审批结构 和权限，实现超过预算时山财 务部经理审批请购单，如：各部门人员采购部综合管理员财务部经理（超预算时）4.2请购单管理：现在北京

12、公司没有使川请购单，对 请购单的格式没有特殊要求。std.可以参照oracle系统的标准格 式。 请购单主耍内容及来源：no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注/编号：系统自动牛成，/日期：手工输入或者默认为 当天（由profile选项控 制），/制表人：默认为输入人员 （注意：不能修改），/用途说明：在说明字段输 入，“产品名称、型号规格、单 位、请购数量、单价、预计 发货期、需求口期：在行屮 输入，/金额：系统自动计算，“各级审批意见系统都会记 录:：5询价及报价管理no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注5. 1询价单：在客户产生订货意向以片，市场销 售部业务员会先查询供应商数据

13、库 的有关报价信息。 若缺乏相关的报价信息，市场销售 部向采购部进行内部询价，采购部 业务员会向供应商进行询价并制作 内部报价单。内部询价单包含的主耍内容：内部 询价单编号、交货期、交货地点、 包装、交货方式、品质要求、采购 员、产品名称、型号、单位、数 量、价格等。std.gapstd/gap 通过定制业务员操作菜单可以 实现销售部业务员查询供应商 数据库内存在的合法报价信 息。系统不提供内部寻价的功能-如果用请购单的方式解决上述 问题，则系统屮提供的标准请 购单口 j以包含以下内容：内部 询价单-编号、交货期、交货地 点、采购员、产品名称、型 号、单位、数量、价格等。不 包括包装、交货方式

14、、品质耍可以用采购请购单结合二次开发 的方式來解决：销售人员在系统 屮输入请购单，包括需报价的产 品、条款、目标价格等内容；采 购人员将这张请购单肓接制作成 询价单并选择供应商对外询价。 得到供应商报价后在系统内生成 内部报价单。销售人员即可查 询。-需要二次开发的问题是：这张请 购单不是实际意义上的请购，在 系统屮要将这两种请购单区分开 来。-包装、交货方式、品质要求等内 容可以开描述性弹性域。具体选择的方 法参见解决方 案no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注 采购部经理对内部询价单进行分配std.求等内容。 如果用二次开发的内部询价 单，则可以满足全部的内容耍 求。-内部询价单上有

15、釆购员信息 的，系统可以辨认，直接将单 据分配给和应的采购员。内部询价单上没有采购员信息 的，由采购经理在单据上填入 采购员信息，即实现将内部询 价单分配给不同采购人员。5.2报价单： 采购部业务员对外询价后，填写内 部报价单，经过业务经理审核通过 后，通知市场销售部相关业务员。 内部报价单的主要内容：报价单编 号、报价有效期、报价时间、交货 期、交货地点、包装、交货方式、 品质要求、国内运费、丿'八品名称、 型号、单位、数量、价格、总价等std.std.-系统提供标准报价单。 在询价单上选择“需耍审核” 后，相应的报价单会要求提交 业务经理进行审核（如果相应 的报价单没有经过审核，系

16、统 将警告用户）。系统提供的标准报价单可以包 括以下内容：报价单编号、扌艮 价有效期、报价时间、交货 期、交货地点、交货方式、国 内运费、产品名称、型号、单 位、数量、价格、总价等；包 装、品质要求等内容可以开描 述性弹性域。6订单管理no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注6. 1订单生成： 公司办公用品和低值易耗品的采购 订单来源是请购单。其它情况均是山销售合同生成采购 合同。目前存在一个销售合同对应多个采 购合同的情况；采购订单和销售订 单要建立对应关系。std.gapgap系统提供直接由请购单口动生 成釆购订单的功能。系统没有提供标准的销售合同 和采购合同的连接关系，需二 次开发，

17、也就是说不能在销售 合同生效后，盲接就生成采购 合同。山销售合同牛成釆购合 同可以丿ij由销售模块导入请购 需求的方式来解决。 对于代理合同而言，货物不属 于北京公司资产。系统屮提供 的drop-shi pment标准操作流程 就可以完整记录其业务过程。系统屮不能记录采购订单和销 售订单的对应关系。系统提供与z类似的工作流程， 但需要修改销售合同的工作流程 使得在采购模块接收货物入库完 成后，相应的销售合同不能关 闭，而是可以看到库存中的货物 在手数量，继续完成挑货和发运 的管理。解决方案一：可以使川系统中标 准的合同采购协议来完成。每一 个销售合同在采购模块中生成一 个请购需求，采购员将该请

18、购需 求自动牛成一个合同采购协议， 山此合同采购协议与销售合同一 一对应。然后对不同供应商逐次 发放。一个销售合同对应多个采 购发放。方便查找和对应。问题 是：系统不支持由请购需求生成 一个合同采购协议。需要二次开参见销售合同 生成采购合同 的解决方案。no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注发。 解决方案二：可以利用分割请购参见销售合同行的方式來完成。将从销售模块生成采购合同导入的单一请购行分割成以供应 商为区别的多个请购行，然厉再 把这些分割后的请购行逐个自动 生成釆购订单。问题是：这样生 成的采购订单编号很难与销售合 同编号对应起来，查找困难。需 要二次开发。的解决方案。-要求系统可

19、以修改釆购订单，包括std.-系统可以修改釆购订单，包括审批通过后以及部分付款后，但原在审批通过和部分付款之后。订单的历史信息要保留。原始订单的信息和修改信息都 进口采购需要进行合同盈亏测算，gap可以保昭。 系统不提供针对合同的盈亏«'j 算。需要二次开发合同盈亏测算程 序，审批人通过盈亏测算审核采通过测算后制作釆购单。购单。6.2订单内容：-采购订单的类型：国内采购、进口gap-系统内存在四种采购订单类-在描述性弹性域屮记录信息可以采购、长期供货协议等。型：标准采购订单、长期供货区分国内采购和进口采购，但这协议、合同采购订单和一揽子种方式不便于查询和岀报表。采购协议。没有

20、国内采购、进 口采购等订单类型。 为了方便的在系统内查询，也可 以用釆购订单编号前缀来区分。这种方式需要采购订单编号使川 手工输入的方式。 替兵总代理进口采购合同的编号共std.-系统提供的编号方法有两种：no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注19位，1-2位是签约年份（数 字）；3-6位是机构代码（字 母）；7-8位是产品代码的前两位 （数字）;9-10为是业务员姓名代 码（字母）；11t5位是合同的序 列号（数字）；16-17位是供应商 所在国家代码（字母）；18-19位 是国家地区编号。-自营与代理出口的国内采购合同编 号：采用与销售合同相同的编号。除了国家规定的合同编号之外，还

21、要保昭手工自定义的合同编号。 国内采购的长期供货协议的文本内 容包括数量、金额、具体物资或物 资类别、有效期等。一般采购合同的文本内容包括合同 号、签约日期、地点、买卖双方的 名称和编号、合同标的、价格条 款、支付条款、质量条款、包装条 款、发运条件、质量、数量、索 赔、不可抗力、生效条件等-需要系统能够打印出采购合同文本std.gapstd.std.std/gap手工输入和系统产工。手工输 入编号的方式适用于编号有意 义的情况，系统产生的编号是 流水号。 同上。建议采用手工输入编号 的方式。系统中只提供一个订单编号。系统中提供长期供货协议类型 的采购订单。协议的内容包 括：数量、金额、具体物

22、资或 物资类别、有效期、价格等。 系统中提供的采购订单的内容 包括：合同号、签约口期、买 卖双方的名称和编号、合同标 的、价格条款、支付条款、发 运条件、数量等。-系统可以打印采购合同。但与 客户原有合同格式不同。-另一个编号可以开描述性弹性域 记录。 签约地点、质量条款、包装条 款、质量、索赔、不可抗力、生 效条件可以开描述性弹性域记录 或用附件记录。 完全耍按照客户原有合同的格式 打印出来需要进行报表开发。6.3订单安全性：bpr后采购部门经理可以查询到整 个采购部门的全部订单信息，业务 经理可以查询到业务小组内部订单std. 系统可以设置基于文档的安全 级别和访问级别，实现订单信 息分层

23、次的共享和屏蔽：no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注的信息，业务员之间订单信息屏 蔽。/文档的安全级别包括：公开 级、私有级、采购级和层次 级。用以在不同人员之间共 享和屏蔽文档信息。/文档类别的访问级别包括： 查询级、修改级和完全级。 用以控制该文档哪些人员可 以进行哪利|程度的访问。7采购接收与退货no.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注7. 1采购接收控制：采购部在接收货物之前必须经过质 量检验。质检通过后才能接收入港 口仓库。要求系统能记录有关质检信息。std.std.系统提供三种接收路径：肓接 入库、标准入库和入库前要求 质量检验。 系统可以记录毎一笔收货的质 检信息。并可以打印报表。7.2釆购退货在销售退货后才会发生采购退货， 退货的情况主要是换货。货物会从 客户地运回，再退回供应商。业务 员会与供应商重新签订采