第6章 Access 2003报表

1、6.1 报表的概述报表的概述6.2 报表的创建报表的创建6.3 报表的使用报表的使用6.4 报表的打印输出报表的打印输出 1 1纵栏式报表纵栏式报表 显示方式类似于窗体的格式，在报表的界面上以垂直方式显示记显示方式类似于窗体的格式，在报表的界面上以垂直方式显示记录，数据表的字段名和字段内容一起显示在报表的主体节内。录，数据表的字段名和字段内容一起显示在报表的主体节内。 2 2表格式报表表格式报表 显示方式类似于数据表的格式，主要以行、列的形式显示记录，显示方式类似于数据表的格式，主要以行、列的形式显示记录，一页可以显示多条记录，适合输出记录较多的数据表，便于阅览。一页可以显示多条记录，适合输出

2、记录较多的数据表，便于阅览。 3 3图表报表图表报表 数据以图表方式显示，类似数据以图表方式显示，类似ExcelExcel中的图表，以便更加直观的显中的图表，以便更加直观的显示数据之间的关系。示数据之间的关系。 4 4标签报表标签报表 一种特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中显示许多标一种特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中显示许多标签。签。 1 报表的报表的7个节个节 (a) 默认设置报表结构 (b) 增加报表页眉/页脚 (c) 报表完整结构 报表的内容以报表的内容以“节节”划分，每个节都有特定用途，输出划分，每个节都有特定用途，输出时按一定顺序显示各节的信息。在设计视图中，完整

3、的报表时按一定顺序显示各节的信息。在设计视图中，完整的报表对象结构包含以下对象结构包含以下7个节：个节：（1）报表页眉节）报表页眉节 在报表的开始处，用来显示报表标题或说明性文字，只在报表的在报表的开始处，用来显示报表标题或说明性文字，只在报表的第一页打印一次。一般用来设计报表的标题。第一页打印一次。一般用来设计报表的标题。（2）页面页眉节）页面页眉节 在报表的每一页的顶部，一般用来显示数据列标题或记录的分组在报表的每一页的顶部，一般用来显示数据列标题或记录的分组标题。一个页面只能有一个页面页眉。标题。一个页面只能有一个页面页眉。（3）组页眉节）组页眉节 是输出分组的有关信息，一般用来设计分组

4、的标题或提示信息。是输出分组的有关信息，一般用来设计分组的标题或提示信息。（4）主体节）主体节 是报表显示数据的主要区域，一般用来处理每条记录，按照指定是报表显示数据的主要区域，一般用来处理每条记录，按照指定字段显示一条或多条记录。字段显示一条或多条记录。（5）组页脚节）组页脚节 组页脚节也是输出分组的有关信息，一般用来设计每组需要输组页脚节也是输出分组的有关信息，一般用来设计每组需要输出的信息，如分组的一些小计平均值等。出的信息，如分组的一些小计平均值等。（6）页面页脚节）页面页脚节 页面页脚在报表每页的底部，用来显示本页的页码信息。一个页页面页脚在报表每页的底部，用来显示本页的页码信息。一

5、个页面只能有一个页面页脚。面只能有一个页面页脚。（7）报表页脚节）报表页脚节 报表页脚节在报表的结束处，用来显示整个报表的汇总结果及报报表页脚节在报表的结束处，用来显示整个报表的汇总结果及报表的生成时间，在报表数据结束处打印。表的生成时间，在报表数据结束处打印。说明：单击说明：单击“视图视图”“报表页眉、页脚报表页眉、页脚”菜单项，才能显菜单项，才能显示报表页眉节和报表页脚节。单击示报表页眉节和报表页脚节。单击“视图视图”“排序与分组排序与分组”菜单项，才能显示组页眉节和组页脚节。菜单项，才能显示组页眉节和组页脚节。2. 节的节的“格式格式”属性属性 （1）高度）高度 “高度高度”属性用来设置

6、节的高度。对于没有控件的节，将节的属性用来设置节的高度。对于没有控件的节，将节的“高度高度”属性设置为属性设置为0，该节被隐藏。对于有控件的节，如果控件高，该节被隐藏。对于有控件的节，如果控件高度不为度不为0，节的高度就无法设置为，节的高度就无法设置为0。节的高度可以拖动鼠标调整。节的高度可以拖动鼠标调整。（2）可见性）可见性 “可见性可见性”属性用来设置节的内容是否显示。如果将节的属性用来设置节的内容是否显示。如果将节的“可可见性见性”属性设置为属性设置为“否否”，该节区域不可见。，该节区域不可见。（3）背景色）背景色 “背景色背景色”属性用来设置节的背景色。整个报表没有属性用来设置节的背景

7、色。整个报表没有“背景色背景色”属性，只能在每个节中单独设置。属性，只能在每个节中单独设置。（4）特殊效果）特殊效果 “特殊效果特殊效果”属性用来设置节的特殊效果。节的特殊效果有属性用来设置节的特殊效果。节的特殊效果有3种：种：平面、凸起、凹陷。平面、凸起、凹陷。说明：节没有说明：节没有“宽度宽度”属性，报表有属性，报表有“宽度宽度”属性，在任何属性，在任何一个节中拖动鼠标改变宽度，都是改变整个报表的宽度。一个节中拖动鼠标改变宽度，都是改变整个报表的宽度。 在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式，在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式，因为在不同的视图方式下可完成不同的操作。报表的

8、因为在不同的视图方式下可完成不同的操作。报表的视图方式只要有三种：设计视图、打印预览和版面预视图方式只要有三种：设计视图、打印预览和版面预览。览。（1）设计视图，用于创建和编辑报表结构。在设计视图）设计视图，用于创建和编辑报表结构。在设计视图添加各种控件，设置数据来源，定义和调整报表布局。添加各种控件，设置数据来源，定义和调整报表布局。（2）打印预览视图，用于查看报表的页面输出形态。在）打印预览视图，用于查看报表的页面输出形态。在设计视图建立的报表，主要用打印预览视图查看效果。设计视图建立的报表，主要用打印预览视图查看效果。（3）版面预览视图，用于查看报表的版面设置。在该视）版面预览视图，用于

9、查看报表的版面设置。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例。图中，报表只显示几个记录作为示例。说明：在不同视图之间进行切换通常用说明：在不同视图之间进行切换通常用2种方法：种方法：方法方法1：单击窗口左上角的：单击窗口左上角的“视图视图”按钮，选择一种视图。按钮，选择一种视图。方法方法2：“视图视图”菜单菜单选择一种视图。选择一种视图。 图6-6 单击“视图”按钮 图6-7 单击“视图”菜单6.2 报表的创建报表的创建在报表的创建过程中，使用最多的就是在报表的创建过程中，使用最多的就是“使用向导创使用向导创建报表建报表”，它对于报表的设计非常重要。，它对于报表的设计非常重要。报表设计具有数据量

10、多、布局要求高等特点，如果完报表设计具有数据量多、布局要求高等特点，如果完全依靠设计视图中手工设定每一项，将会十分复杂。全依靠设计视图中手工设定每一项，将会十分复杂。使用向导，输入自己的设计思想，依靠系统自动完成使用向导，输入自己的设计思想，依靠系统自动完成报表设计，并且在设计视图中加以修饰，这样不仅可报表设计，并且在设计视图中加以修饰，这样不仅可以简化复杂的手工布局过程，而且还可以使设计出来以简化复杂的手工布局过程，而且还可以使设计出来的报表更加合理、更加美观。的报表更加合理、更加美观。 6.2.1 使用使用“自动创建报表自动创建报表”创建报表创建报表 使用使用“自动创建报表自动创建报表”可

11、以选择数据源、纵栏式版可以选择数据源、纵栏式版面或表格版面，但不能选择报表的格式，也无法选择面或表格版面，但不能选择报表的格式，也无法选择出现报表中的字段，所创建的报表包含了数据源的所出现报表中的字段，所创建的报表包含了数据源的所有字段和记录。有字段和记录。 6.2.2 使用各类报表向导创建报表使用各类报表向导创建报表 1 使用使用“报表向导报表向导”创建报表创建报表2 使用使用“图表向导图表向导”创建报表创建报表3 使用使用“标签向导标签向导”创建报表创建报表6.2.3 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表 使用使用“自动创建报表自动创建报表”与与“向导向导”的方法创建报表，的方法创建报

12、表，操作简单，容易掌握，但是模式固定而又缺少变化，操作简单，容易掌握，但是模式固定而又缺少变化，报表的格式不能随心所欲，所以，还要学习使用报表的格式不能随心所欲，所以，还要学习使用“设设计视图计视图”创建报表。创建报表。6.2.4 几种创建报表方法的对比几种创建报表方法的对比6.3 报表的使用报表的使用1. 报表的常用属性报表的常用属性（1）记录源）记录源 定义了报表的数据源，将报表与某个数据表或查询绑定。属性定义了报表的数据源，将报表与某个数据表或查询绑定。属性框中也可以输入框中也可以输入SQL语句。语句。（2）筛选）筛选 用来定义筛选条件，在属性框中输入条件表达式，使报表只输用来定义筛选条

13、件，在属性框中输入条件表达式，使报表只输出符合条件的记录。出符合条件的记录。（3）打开筛选）打开筛选 用来定义筛选条件是否生效，如果选用来定义筛选条件是否生效，如果选“否否”，即使有筛选条件，即使有筛选条件也不起作用，如果选也不起作用，如果选“是是”，报表将按筛选条件的要求显示记录。，报表将按筛选条件的要求显示记录。 说明：说明：“筛选筛选”属性要与属性要与“打开筛选打开筛选”属性联合使用。属性联合使用。（4）排序依据）排序依据 用来定义记录的排序条件，通常指定字段作为排序依据。用来定义记录的排序条件，通常指定字段作为排序依据。（5）启动排序）启动排序 用来定义排序条件是否生效，如果选用来定义

14、排序条件是否生效，如果选“是是”，报表按排序条件，报表按排序条件将记录排序显示。将记录排序显示。 （6）标题）标题 用来定义显示在报表标题栏中的字符，如果不设置用来定义显示在报表标题栏中的字符，如果不设置“标题标题”属性，属性，标题栏默认显示报表保存在数据库中的名称。报表本身没有标题栏默认显示报表保存在数据库中的名称。报表本身没有“名称名称”属性。属性。 2. 报表工具箱的使用报表工具箱的使用 一般系统会在报表设计视图中自动弹出工具箱，若没有弹出，一般系统会在报表设计视图中自动弹出工具箱，若没有弹出，可以选择可以选择Access的的“视图视图”菜单下的菜单下的“工具箱工具箱”命令，就可以弹出命

15、令，就可以弹出报表的工具箱。要熟练使用报表工具箱中的工具，就必须了解各种报表的工具箱。要熟练使用报表工具箱中的工具，就必须了解各种工具的用途。工具的用途。 报表是容器对象，创建报表的主要内容就是在报表中报表是容器对象，创建报表的主要内容就是在报表中添加各种控件。报表关于控件的操作步骤与窗体很相添加各种控件。报表关于控件的操作步骤与窗体很相似。似。报表最常使用的控件是绑定文本框和计算文本框。其报表最常使用的控件是绑定文本框和计算文本框。其中，计算文本框在报表中的主要用途有：显示报表页中，计算文本框在报表中的主要用途有：显示报表页码、显示当前日期或时间、生成计算字段、显示统计码、显示当前日期或时间

16、、生成计算字段、显示统计结果。结果。 1. 报表中使用计算文本框报表中使用计算文本框 （1）显示页码、日期和时间）显示页码、日期和时间 报表通常有许多页，显示当前页码和总页数是必要操作，报表通常有许多页，显示当前页码和总页数是必要操作，页码的计算用计算文本框控件实现。用表达式页码的计算用计算文本框控件实现。用表达式page计算当前计算当前页，用表达式页，用表达式pages计算总页数。计算总页数。表6-3 页码的常用显示格式表6-4 日期和时间的主要显示格式【例例6-1】 显示页码、日期、时间显示页码、日期、时间要求：以要求：以“学生信息学生信息”表为数据源建立报表，报表页脚显示页码表为数据源建

17、立报表，报表页脚显示页码及及 系统日期时间。系统日期时间。操作步骤：操作步骤：打开打开“成绩管理成绩管理.mdb”数据库。数据库。单击报表对象单击报表对象单击单击“新建新建”按钮按钮选选“设计视图设计视图”数据源数据源为：学生信息为：学生信息以以“页码日期时间页码日期时间”为名保存报表。为名保存报表。页面页眉节建立标签页面页眉节建立标签标签标题为：学生信息。标签标题为：学生信息。向主体节拖入个字段：姓名、性别、年龄、照片向主体节拖入个字段：姓名、性别、年龄、照片设置照片设置照片的的“高度高度”属性和属性和“宽度宽度”属性都是属性都是2.5cm在字段下方画直线在字段下方画直线布局控件。布局控件。

18、页面页脚节建立未绑定文本框页面页脚节建立未绑定文本框输入表达式：输入表达式：= “第第” & page & “页页/总总” & pages & “页页”删除附加标签。删除附加标签。页面页脚节建立未绑定文本框页面页脚节建立未绑定文本框输入表达式：输入表达式：=now()删除附删除附加标签。如图加标签。如图6-29所示。所示。转到打印预览视图，页面页脚显示结果如图转到打印预览视图，页面页脚显示结果如图6-30所示。所示。图6-29 控件布局图6-30 在报表中显示页码及日期时间【例例6-2】 建立计算字段建立计算字段要求：以要求：以“工资工资”表为数据源建立报表，建

19、立表为数据源建立报表，建立“扣除扣除”和和“实发实发工资工资”字段，其中，字段，其中，“扣除扣除”字段的值是字段的值是“实发工资实发工资”字段值字段值的的10%。操作步骤：操作步骤：打开打开“工资管理工资管理.mdb”数据库数据库以以“工资工资”表为数据源建立报表表为数据源建立报表以以“实发工资实发工资”为名保存报表。为名保存报表。将将“教师编号教师编号”、“基本工资基本工资”、“奖金奖金”字段拖入主体节字段拖入主体节将附加标签剪切到页面页眉节将附加标签剪切到页面页眉节将文本框排成一行将文本框排成一行将标签排将标签排成一行。成一行。建立未绑定文本框建立未绑定文本框将附加标签剪切到页面页眉节将附

20、加标签剪切到页面页眉节标签标题标签标题为：扣除为：扣除定义文本框的名称为：定义文本框的名称为：t1文本框输入表达式：文本框输入表达式：=基基本工资本工资*0.1。建立未绑定文本框建立未绑定文本框将附加标签剪切到页面页眉节将附加标签剪切到页面页眉节标签标题标签标题为：实发工资为：实发工资文本框输入表达式：文本框输入表达式：=基本工资基本工资+奖金奖金-t1。按住按住Shift键在页面页眉节标签控件下方画一条直线。键在页面页眉节标签控件下方画一条直线。拖动鼠标选中所有拖动鼠标选中所有“数字数字”型字段型字段“文本对齐文本对齐”属性：左属性：左“格式格式”属性：固定属性：固定“小数位数小数位数”属性

21、：属性：2。布局控件，如图布局控件，如图6-31所示。所示。转到打印预览视图。显示结果如图转到打印预览视图。显示结果如图6-32所示。所示。 图6-31 建立计算字段 图6-32 显示“实发工资”报表【例例6-3】 显示统计数据显示统计数据要求：以要求：以“学生信息学生信息”表为数据源建立报表，显示学生人数和平均表为数据源建立报表，显示学生人数和平均年龄。年龄。操作步骤：操作步骤：打开打开“成绩管理成绩管理.mdb”数据库数据库用设计视图新建报表用设计视图新建报表以以“学生学生人数人数”为名保存报表。为名保存报表。将将“学号学号”、“姓名姓名”、“性别性别”、“年龄年龄”字段拖入主体节字段拖入

22、主体节将附加标签剪切到页面页眉节将附加标签剪切到页面页眉节将文本框排成一行将文本框排成一行将标签排成将标签排成一行。一行。“视图视图”菜单菜单“报表页眉报表页眉/页脚页脚”，显示报表页眉节与报表页脚，显示报表页眉节与报表页脚节。节。在报表页脚节建立未绑定文本框在报表页脚节建立未绑定文本框文本框输入表达式：文本框输入表达式：=count(学号学号)附加标签标题为：学生人数。附加标签标题为：学生人数。 在报表页脚节建立未绑定文本框在报表页脚节建立未绑定文本框输入表达式：输入表达式：=avg(年龄年龄)附附加标签标题为：平均年龄加标签标题为：平均年龄文本框文本框“格式格式”属性：固定属性：固定“小数

23、小数位数位数”属性：属性：2。如图。如图6-33所示。所示。转到版面预览视图。报表页脚显示结果如图转到版面预览视图。报表页脚显示结果如图6-34所示。所示。图6-33 报表页脚建立计算文本框 图6-34 计算文本框显示统计数据 【例例6-4】 使用条件格式使用条件格式要求：将要求：将“实发工资实发工资”报表中基本工资低于报表中基本工资低于2000元的值加粗倾斜下元的值加粗倾斜下划线显示。划线显示。操作步骤：操作步骤：打开打开“工资管理工资管理.mdb”数据库数据库用设计视图打开用设计视图打开“实发工资实发工资”报报表。表。单击单击“基本工资基本工资”文本框文本框“格式格式”菜单菜单“条件格式条

24、件格式”在条在条件的件的3个输入框中分别设置：字段值为、小于、个输入框中分别设置：字段值为、小于、2000单击加粗、单击加粗、倾斜、下划线按钮，如图倾斜、下划线按钮，如图6-35所示。所示。转到打印预览视图。显示结果如图转到打印预览视图。显示结果如图6-36所示。所示。 图6-35 定义条件格式 图6-36 满足条件的值加粗倾斜下划线显示 【例例6-5】 使用条件函数使用条件函数要求：将要求：将“学生信息学生信息”表中有唱歌爱好的人录取到合唱团中，录取表中有唱歌爱好的人录取到合唱团中，录取信息用文本显示。信息用文本显示。操作步骤：操作步骤：打开打开“成绩管理成绩管理.mdb”数据库数据库以以“

25、学生信息学生信息”表为数据源建立表为数据源建立报表报表以以“合唱团合唱团”为名保存报表。为名保存报表。将将“学号学号”、“姓名姓名”、“性别性别”字段拖入主体节字段拖入主体节将附加标签将附加标签剪切到页面页眉节剪切到页面页眉节将文本框排成一行将文本框排成一行将标签排成一行。将标签排成一行。建立未绑定文本框建立未绑定文本框将附加标签剪切到页面页眉节将附加标签剪切到页面页眉节标签标题为：标签标题为：合唱团合唱团文本框中输入表达式：文本框中输入表达式：=iif(instr(备注备注,唱歌唱歌)0,录录取取,不录取不录取)。在页面页眉节的标签控件下方加一条直线在页面页眉节的标签控件下方加一条直线布局报

26、表中各控件。布局报表中各控件。转到打印预览视图。显示结果如图转到打印预览视图。显示结果如图6-37所示。所示。图6-37 录取信息用文本显示 2. 报表中使用复选框报表中使用复选框 复选框控件用来显示复选框控件用来显示“是是/否否”型数据，当值为型数据，当值为“真真”时复选框中显示对勾，当值为时复选框中显示对勾，当值为“假假”时复选框中空白。时复选框中空白。 （1）用复选框显示）用复选框显示“是是/否否”型字段型字段 在报表中将复选框控件与在报表中将复选框控件与“是是/否否”型字段绑定，就可型字段绑定，就可以用复选框显示该字段的值。以用复选框显示该字段的值。 （2）用复选框显示计算结果）用复选

27、框显示计算结果 用复选框控件显示计算结果，要借助条件函数用复选框控件显示计算结果，要借助条件函数iif，如，如果条件成立，函数返回果条件成立，函数返回“真真”，否则，函数返回，否则，函数返回“假假”。 【例例6-6】 用复选框显示用复选框显示“是是/否否”型字段的值型字段的值要求：用复选框显示要求：用复选框显示“学生信息学生信息”表中的表中的“团员否团员否”字段。字段。操作步骤：操作步骤：打开打开“成绩管理成绩管理.mdb”数据库数据库以以“学生信息学生信息”表为数据源建表为数据源建立报表立报表以以“团员否团员否”为名保存报表。为名保存报表。将将“学号学号”、“姓名姓名”、“性别性别”字段拖入

28、主体节字段拖入主体节将附加标将附加标签剪切到页面页眉节签剪切到页面页眉节将文本框排成一行将文本框排成一行将标签排成一行。将标签排成一行。在主体节建立复选框控件在主体节建立复选框控件将附加标签剪切到页面页眉节将附加标签剪切到页面页眉节标标签标题为：团员否。签标题为：团员否。在页面页眉节的标签控件下方加一条直线。在页面页眉节的标签控件下方加一条直线。单击复选框单击复选框“控件来源控件来源”属性选：团员否。属性选：团员否。转到打印预览视图。显示结果如图转到打印预览视图。显示结果如图6-38所示。所示。图6-38 用复选框显示“团员否”字段 【例例6-7】 用复选框显示计算结果用复选框显示计算结果要求

29、：将要求：将“学生信息学生信息”表中有唱歌爱好的人录取到合唱团，录取表中有唱歌爱好的人录取到合唱团，录取信息用复选框显示。信息用复选框显示。操作步骤：操作步骤：打开打开“成绩管理成绩管理.mdb”数据库数据库以以“学生信息学生信息”表为数据源建表为数据源建立报表立报表以以“合唱团录取合唱团录取”为名保存报表。为名保存报表。将将“学号学号”、“姓名姓名”、“性别性别”字段拖入主体节字段拖入主体节将附加标将附加标签剪切到页面页眉节签剪切到页面页眉节将文本框排成一行将文本框排成一行将标签排成一行。将标签排成一行。主体节建立复选框主体节建立复选框将附加标签剪切到页面页眉节将附加标签剪切到页面页眉节标签

30、标题标签标题为：录取否。为：录取否。在页面页眉节的标签控件下方加一条直线。在页面页眉节的标签控件下方加一条直线。单击复选框单击复选框“控件来源控件来源”属性输入：属性输入：=iif(instr(备注备注,唱歌唱歌)0,true,false)。转到打印预览视图。显示结果如图转到打印预览视图。显示结果如图6-39所示。所示。 图6-39 录取信息用复选框显示 3. 使用聚合函数显示非记录源数据使用聚合函数显示非记录源数据 无论窗体还是报表，如果计算表达式中的字段都来自无论窗体还是报表，如果计算表达式中的字段都来自当前数据源，显然具有一定的局限性。为此，当前数据源，显然具有一定的局限性。为此，Acc

31、ess专门专门提供了一些函数，用来计算外部数据源的数据，这样的函提供了一些函数，用来计算外部数据源的数据，这样的函数称为聚合函数。数称为聚合函数。 DCount函数函数 ： 返回指定记录集中的记录个数。返回指定记录集中的记录个数。格式：格式：Dcount（字段字段，记录集记录集，条件表达式条件表达式）说明：说明：（1）记录集可以是表名或查询名，字段必须是记录集中的字段。）记录集可以是表名或查询名，字段必须是记录集中的字段。（2）条件表达式部分可以省略。如果指定条件，函数返回满足条）条件表达式部分可以省略。如果指定条件，函数返回满足条件的记录个数，如果省略条件，函数返回记录集全体记录个数。件的记

32、录个数，如果省略条件，函数返回记录集全体记录个数。（3）函数中的各部分要用引号括起来。）函数中的各部分要用引号括起来。举例如下：举例如下：（1）计算）计算“教师教师”表中女教师的人数。表中女教师的人数。 DCount（教师编号教师编号，教师教师，性别性别=女女 ）（2）计算）计算“学生信息学生信息”表的记录个数。表的记录个数。 DCount（学号学号，学生信息学生信息） DAvg函数函数 ：返回指定记录集中某个字段列数据的平均值。：返回指定记录集中某个字段列数据的平均值。格式：格式：DAvg（字段字段，记录集记录集，条件表达式条件表达式）说明：如果指定条件，对字段满足条件的数据求平均值，如果省

33、说明：如果指定条件，对字段满足条件的数据求平均值，如果省略条件，对字段全体数据求平均值。略条件，对字段全体数据求平均值。举例如下：举例如下：（1）计算）计算“教师教师”表中女教师的平均年龄。表中女教师的平均年龄。 DAvg（年龄年龄，教师教师，性别性别=女女 ）（2）计算）计算“学生信息学生信息”表的平均年龄。表的平均年龄。 DAvg（年龄年龄，学生信息学生信息） DSum函数：返回指定记录集中某个字段列数据的和。函数：返回指定记录集中某个字段列数据的和。格式：格式：DSum（字段字段，记录集记录集，条件表达式条件表达式）说明：如果指定条件，对字段满足条件的值求和，如果省略条件，说明：如果指定

34、条件，对字段满足条件的值求和，如果省略条件，对字段全部值求和。对字段全部值求和。举例如下：举例如下：（1）计算）计算“工资工资”表中基本工资在表中基本工资在2000元以上（含元以上（含2000元）的元）的奖金总额。奖金总额。 DSum（奖金奖金，工资工资，基本工资基本工资=2000 ）（2）计算）计算“工资工资”表的奖金总额。表的奖金总额。 DSum（奖金奖金，工资工资） DMax函数：返回指定记录集中某个字段列数据的最大值。函数：返回指定记录集中某个字段列数据的最大值。格式：格式：DMax（字段字段，记录集记录集，条件表达式条件表达式）说明：如果指定条件，对字段满足条件的数据求最大值，如果省

35、说明：如果指定条件，对字段满足条件的数据求最大值，如果省 略条件，对字段全体数据求最大值。略条件，对字段全体数据求最大值。举例如下：举例如下：（1）计算）计算“工资工资”表中基本工资在表中基本工资在2000元以上（含元以上（含2000元）的元）的最高奖金。最高奖金。 DMax（奖金奖金，工资工资，基本工资基本工资=2000 ）（2）计算）计算“工资工资”表的最高奖金。表的最高奖金。 DMax（“奖金奖金”，“工资工资”） DMin函数：返回指定记录集中某个字段列数据的最小值。函数：返回指定记录集中某个字段列数据的最小值。格式：格式：DMin（字段字段，记录集记录集，条件表达式条件表达式）说明：

36、如果指定条件，对字段满足条件的数据求最小值，如果省说明：如果指定条件，对字段满足条件的数据求最小值，如果省略条件，对字段全体数据求最小值。略条件，对字段全体数据求最小值。举例如下：举例如下：（1）计算）计算“工资工资”表中基本工资在表中基本工资在2000元以上（含元以上（含2000元）的元）的最低奖金。最低奖金。 DMin（奖金奖金，工资工资，基本工资基本工资=2000 ）（2）计算）计算“工资工资”表的最低奖金。表的最低奖金。 DMin（奖金奖金，工资工资） DLookup函数函数返回指定记录集中某个字段列的值。使用返回指定记录集中某个字段列的值。使用 DLookup 函数，外部表函数，外部

37、表与当前表在条件表达式中以相关字段建立联系。与当前表在条件表达式中以相关字段建立联系。格式：格式：DLookup（外部字段外部字段，外部表外部表，条件表达式条件表达式）说明：如果字段有多个值符合条件，说明：如果字段有多个值符合条件，DLookup 函数只返回第一个函数只返回第一个字段值。字段值。举例如下：举例如下： 显示显示“部门部门”表中表中“名称名称”字段的值，其中，字段的值，其中，“部门部门”表是外表是外部表，部表，“名称名称”和和“部门编号部门编号”是外部表的字段，是外部表的字段，“所属部门所属部门”是当前表的字段。是当前表的字段。 DLookup(名称名称,部门部门,部门编号部门编号

38、=&所属部门所属部门&) 【例例6-8】 用用DLookup函数显示外部字段的值函数显示外部字段的值要求：报表的数据源是要求：报表的数据源是“员工员工”表，使用表，使用DLookup 函数显示函数显示“部门部门”表中表中“名称名称”字段的值。字段的值。“员工员工”表如图表如图6-40所示。所示。“部门部门”表如图表如图6-41所示。所示。 图6-40 “员工”表 图6-41 “部门”表操作步骤：操作步骤：打开打开“工资管理工资管理.mdb”数据库数据库以以“员工员工”表为数据源建立报表为数据源建立报表表以以“员工报表员工报表”为名保存报表。为名保存报表。将将“编号编号”、“姓名

39、姓名”、“性别性别”字段拖入主体节字段拖入主体节将附加标将附加标签剪切到页面页眉节签剪切到页面页眉节将文本框排成一行将文本框排成一行将标签排成一行。将标签排成一行。主体节建立未绑定型文本框主体节建立未绑定型文本框将附加标签剪切到页面页眉节将附加标签剪切到页面页眉节标签标题为：部门。标签标题为：部门。在页面页眉节的标签控件下方加一条直线。在页面页眉节的标签控件下方加一条直线。单击文本框单击文本框输入表达式：输入表达式：=dlookup(名称名称,部门部门,部门编号部门编号=&所属部门所属部门&)。转到打印预览视图。显示结果如图转到打印预览视图。显示结果如图6-42所示。所示。 图

40、6-42 显示外部表字段值 说明：说明：相同的引号不能连在一起相同的引号不能连在一起使用，所以单引号与双引号交叉使用，所以单引号与双引号交叉使用，条件表达式使用，条件表达式“所属部门所属部门”后面的引号是两个双引号夹着中后面的引号是两个双引号夹着中间的一个单引号。另外，条件表间的一个单引号。另外，条件表达式中先写外部表的字段，当前达式中先写外部表的字段，当前表的字段写在等号右边。表的字段写在等号右边。【例例6-9】 使用使用DCount、DSum、DAvg、DMax函数函数要求：建立报表，显示教师人数、平均年龄、工资总额、最高奖金。要求：建立报表，显示教师人数、平均年龄、工资总额、最高奖金。操

41、作步骤：操作步骤：打开打开“工资管理工资管理.mdb”数据库数据库用设计视图建立无数据源报表用设计视图建立无数据源报表以以“聚合函数聚合函数”为名保存报表。为名保存报表。在主体节建立在主体节建立4个未绑定型文本框个未绑定型文本框附加标签的标题分别为：教师附加标签的标题分别为：教师人数、平均年龄、工资总额、最高奖金人数、平均年龄、工资总额、最高奖金文本框的名称分别为：文本框的名称分别为：t1、t2、t3、t4。单击文本框单击文本框t1输入表达式：输入表达式：=dcount(教师编号教师编号,教师教师)单击文本框单击文本框t2输入表达式：输入表达式：=davg(年龄年龄,教师教师)“格式格式”属性

42、：属性：固定固定“小数位数小数位数”属性：属性：2。单击文本框单击文本框t3输入表达式：输入表达式：=dsum(基本工资基本工资,工资工资)“格式格式”属性：固定属性：固定“小数位数小数位数”属性：属性：2。单击文本框单击文本框t4输入表达式：输入表达式：=dmax(奖金奖金,工资工资)“格式格式”属性：属性：固定固定“小数位数小数位数”属性：属性：2。选取全体文本框选取全体文本框“文本对齐文本对齐”属性：左。属性：左。转到打印预览视图。显示结果如图转到打印预览视图。显示结果如图6-43所示。所示。 图6-43 使用聚合函数数据排序是指按照某个指定顺序排列记录的操作。默认情况下，数数据排序是指

43、按照某个指定顺序排列记录的操作。默认情况下，数据按输入的先后顺序显示。数据分组是按照某个字段值相同与否将据按输入的先后顺序显示。数据分组是按照某个字段值相同与否将记录划分成组的操作，分组以后可以对组内的数据进行统计。记录划分成组的操作，分组以后可以对组内的数据进行统计。1数据排序数据排序 数据排序的核心是定义排序顺序，指定报表中一个或几个字段作为数据排序的核心是定义排序顺序，指定报表中一个或几个字段作为排序字段，按排序字段的值升序或降序显示记录。按排序以后的顺序排序字段，按排序字段的值升序或降序显示记录。按排序以后的顺序显示记录，方便对数据的了解和查询。显示记录，方便对数据的了解和查询。 如果

44、排序字段有多个，系统首先按第一个排序字段进行排序，当第如果排序字段有多个，系统首先按第一个排序字段进行排序，当第一个字段的值相同时，再按第二个排序字段进行排序，一个字段的值相同时，再按第二个排序字段进行排序，。定义排序字。定义排序字段和排序方式用段和排序方式用“视图视图”菜单中的菜单中的“排序与分组排序与分组”命令。命令。 2. 数据分组数据分组 如果报表中某个字段有相同的值，就可以将字段值相同的记录划分如果报表中某个字段有相同的值，就可以将字段值相同的记录划分成一组，然后对同组数据做统计操作。分组统计得到的数据放在组页成一组，然后对同组数据做统计操作。分组统计得到的数据放在组页脚中。脚中。

45、定义分组字段用定义分组字段用“视图视图”菜单中的菜单中的“排序与分组排序与分组”命令。命令。 【例例6-10】 数据排序数据排序要求：按报表中要求：按报表中“性别性别”和和“年龄年龄”字段排序，其中，字段排序，其中，“性别性别”字段为升序排序，字段为升序排序，“年龄年龄”字段为降序排序。字段为降序排序。操作步骤：操作步骤：（1）打开）打开“成绩管理成绩管理.mdb”数据库数据库以以“学生信息学生信息”表为数据源表为数据源建立报表建立报表以以“排序排序”为名保存报表。为名保存报表。（2）将）将“学号学号”、“姓名姓名”、“性别性别”、“年龄年龄”字段拖入主体字段拖入主体节节将附加标签剪切到页面页

46、眉节将附加标签剪切到页面页眉节将文本框排成一行将文本框排成一行将标将标签排成一行。签排成一行。（3）在页面页眉节的标签控件下方加一条直线。）在页面页眉节的标签控件下方加一条直线。（4）“视图视图”菜单菜单“排序与分组排序与分组”在左边列中选在左边列中选“性别性别”和和“年龄年龄”字段字段在右边列中分别选在右边列中分别选“升序升序”和和“降序降序”。如图。如图6-44所示。所示。（5）转到打印预览视图。显示结果如图）转到打印预览视图。显示结果如图6-45所示。所示。 图6-44 定义排序字段和排序方式 图6-45 按“性别”和“年龄”字段排序【例例6-11】 数据分组数据分组要求：按报表中要求：

47、按报表中“性别性别”字段分组，统计各组人数和平均年龄。字段分组，统计各组人数和平均年龄。操作步骤：操作步骤：（1）打开）打开“成绩管理成绩管理.mdb”数据库数据库以以“学生信息学生信息”表为数据源建立报表为数据源建立报表表以以“分组分组”为名保存报表。为名保存报表。（2）“视图视图”菜单菜单“排序与分组排序与分组”分组字段选：性别分组字段选：性别组页眉选：组页眉选：是是组页脚选：是组页脚选：是排序选：降序。如图排序选：降序。如图6-46所示。所示。（3）将）将“性别性别”字段拖入组页眉节字段拖入组页眉节将附加标签剪切到页面页眉节。将附加标签剪切到页面页眉节。（4）将）将“学号学号”、“姓名姓

48、名”、“年龄年龄”字段拖入主体节字段拖入主体节将附加标签剪将附加标签剪切到页面页眉节。切到页面页眉节。（5）将页面页眉节的标签排成一行）将页面页眉节的标签排成一行在标签下方加一条直线。在标签下方加一条直线。（6）在组页脚节建立未绑定型文本框控件）在组页脚节建立未绑定型文本框控件附加标签的标题为：人数附加标签的标题为：人数文本框中输入表达式：文本框中输入表达式：=count(学号学号) “文本对齐文本对齐”属性：左属性：左“字体粗细字体粗细”属性：加粗。属性：加粗。（7）在组页脚节建立未绑定型文本框控件）在组页脚节建立未绑定型文本框控件附加标签的标题为：平均年附加标签的标题为：平均年龄龄文本框中

49、输入表达式：文本框中输入表达式：=avg(年龄年龄) “格式格式”属性：固定属性：固定“小小数位数数位数”属性：属性：2“文本对齐文本对齐”属性：左属性：左“字体粗细字体粗细”属性：加粗。属性：加粗。报表布局如图报表布局如图6-47所示。所示。（8）转到打印预览视图。显示结果如图）转到打印预览视图。显示结果如图6-48所示。所示。 图6-46 定义分组字段 图6-47 分组统计报表布局 图6-48 分组统计1 设置报表格式设置报表格式 为了使报表美观、实用，系统设计了为了使报表美观、实用，系统设计了6种报表格式。在创建种报表格式。在创建报表的过程中或报表设计完成之后，打开报表的设计视图方式，报

50、表的过程中或报表设计完成之后，打开报表的设计视图方式，选择选择Access的的“格式格式”菜单下的菜单下的“自动套用格式自动套用格式”命令，弹出命令，弹出对话框，有对话框，有6种报表格式供用户选择，并且可以在打印预览视种报表格式供用户选择，并且可以在打印预览视图中查看报表设计效果。图中查看报表设计效果。 2 添加报表背景图案添加报表背景图案 为了使报表更加美观，可以给报表添加背景图案。在创建为了使报表更加美观，可以给报表添加背景图案。在创建报表的过程中或报表设计完成之后，打开报表的设计视图方式，报表的过程中或报表设计完成之后，打开报表的设计视图方式，鼠标右击报表标题栏，从弹出的快捷菜单中选择鼠

51、标右击报表标题栏，从弹出的快捷菜单中选择“属性属性”命令，命令，则弹出则弹出“报表报表”属性对话框。属性对话框。 在在“报表报表”属性对话框中单击属性对话框中单击“图片图片”栏，弹出栏，弹出“插入图插入图片片”对话框，单击对话框，单击“图片图片”栏右侧的栏右侧的“”按钮，弹出按钮，弹出“查找图查找图片片”对话框，从指定位置、图片名称，可将指定图片添加到报对话框，从指定位置、图片名称，可将指定图片添加到报表中，还可以设置图片类型。关闭该对话框后，再选择表中，还可以设置图片类型。关闭该对话框后，再选择“视图视图”菜单下的菜单下的“打印预览打印预览”命令，就可以看到报表的设计效果。命令，就可以看到报

52、表的设计效果。3 添加分页符添加分页符 分页符控件可以使报表强制分页，使分页符后面的内容另分页符控件可以使报表强制分页，使分页符后面的内容另起一页显示。分页符以短虚线标记显示在报表的左边。选中分起一页显示。分页符以短虚线标记显示在报表的左边。选中分页符后用页符后用Delete键即可删除。键即可删除。4 创建子报表创建子报表 如果一个报表显示在其他报表中，称该报表为子报表。如如果一个报表显示在其他报表中，称该报表为子报表。如果一个报表中嵌入了其他报表，称该报表为主报表。主报表既果一个报表中嵌入了其他报表，称该报表为主报表。主报表既可以包含子报表，也可以包含子窗体。可以包含子报表，也可以包含子窗体。 子报表可以用子报表可以用“子窗体子窗体/子报表子报表”控件建立，也可以先建立控件建立，也可以先建立报表，再把建好的报表直接拖到另一个报表中，成为该报表的报表，再把建好的报表直接拖到另一个报表中，成为该报表的子报表。子报表。 主报表的数据源与子报表的数据源要建立正确的关联。如主报表的数据源与子报表的数据源要建立正确的关联。如果主报表没有数据源，是非绑定的，则