第二章 英语函电的格式

1、第二章 英语函电的组成部分 英语函电的组成部分可以分为基本部分和附加部分。英语函电必须具备以下要素，其中七大要素是不可缺少的组成部分。 1.Letter head信头 2.Reference and Date案号和日期 3.Inside Name and Address封内名称及地址 4. Salutation称呼 5. Body of letter/Message正文 6. Complimentary close结尾敬语 7. Signature签名 第一节 基本部分 1、信头(Letter Head) 信头是信笺上顶端事先印好了点信头是信笺上顶端事先印好了点有关发信人的基本情况，其中包有关

2、发信人的基本情况，其中包括括公司名称、地址、电话、传真公司名称、地址、电话、传真号、电传号、电子邮件地址、公号、电传号、电子邮件地址、公司标识、经营范围司标识、经营范围等等。信头设等等。信头设计宜简洁、端庄、美观，用纸质计宜简洁、端庄、美观，用纸质优，以展示公司的实力和良好的优，以展示公司的实力和良好的信誉。信誉。 2、案号和日期(Reference and Date) 由于公司来往信函较多，为方便双方事后查找，一般每封信函须编函电号，其前就可以印上“Our ref:”, “Your ref:”，一般放在日期上面。在案号书写中，前两个字母都是发函人的名字的缩写。如在“Your ref: SB/

3、SM”中，SB表示S Bowen，而在Our ref: MH/JW中，MH则表示Mary Hardy。（首次向对方发送函件时，对方案号不用填写。） 除此之外，还有日期的问题：日期，中文写信时，日期放在信末，而英文信的日期位置则位于信头和封内地址之间。日期的写法有三种： A. 英式：日、月、年，如24 (th) June, 2004 B. 美式：月、日、年，如 June 24, 2004 C. 英美通用：无逗号间隔，如24 June 2004如按照英式5/4/66 是指1966年4月5日，但改为美式则为1966年5月4日。如果没人告诉你是英式还是美式，你知道这是几月几日吗？无法猜测。 3、封内名

4、称及地址(Inside Name and Address) 封内名称及地址(Inside Name and address)，即收函人(Receiver)的姓名和地址。在书写收函人名称时，如果收函人为个人或以人名为公司名称时，应在名称之前，冠以适当的敬称或头衔，例如：Mr., Mrs., Miss., Messer等等。Messer主要用于称呼单位，严格来说是用来称呼合伙企业或公司。例如： Mr. Michael H. Dickinson (收函人为个人) Messrs. John Smith & Co., LTD (以人名为公司名称) China Ocean Shipping Co.

5、(Group) (非以人名为公司名称)4、称呼(Salutation)称呼是发函人对收函人的敬称，根据双方的关系以及书写习惯，考虑适当用语，称呼与结尾敬语相配。英式称呼：Dear Sirs/Madame, 美式称呼：Gentlemen/Ladies5、正文(Body of Letter/Message) 正文是业务函电的主体，是表明一封信函优劣的关键，在书写正文时应注意把握正文书写原则（Principles of business letter）：三个“C” A. 清楚（Clearness）用普通、简单的词句 B. 简洁（Conciseness）20-25个字的句子 C. 礼貌（Courtes

6、y）平等关系，不能以命令的语气正文开头部分主要表明写信人的心情或者写正文开头部分主要表明写信人的心情或者写信的相关信息。如：信的相关信息。如：Thank you for your Thank you for your letter of May 20 inquiring about our letter of May 20 inquiring about our ducts.正文的主体部分书写要开门见山，简单明了，正文的主体部分书写要开门见山，简单明了，言简意赅。如：言简意赅。如：Wed like to enclose our Wed like to enclose o

7、ur catalogue and pricelist for your catalogue and pricelist for your reference.reference.正文结束主要表达写信人的希望、愿望与要正文结束主要表达写信人的希望、愿望与要求等。如：求等。如：Im looking forward to your Im looking forward to your early reply/your first order.early reply/your first order.6、结尾敬语(Complimentary Close) 结尾敬语是发函人在信函的结尾的客套语，最常用的

8、业务英语函电结尾语是Yours faithfully(英式)和Yours truly(美式)，相当于中文结尾中用的“敬上”，“谨启”等。表示敬意的结尾（Complimentary Close）是和称呼前后匹配的。如：Dear Sirs,Yours faithfully(英式) Gentlemen: Sincerely yours/ Yours truly（美式）业务英语函电中常用的结尾套语：Sincerely yours, Sincerely, Cordially yours, Yours sincerely, Yours truly, Yours cordially, Very truly

9、yours, Respectfully yours.7、签名(Signature) 签名（Signature）：是指发函人或商务机构的书信执笔人在书信上写下个人名字或公司名称。业务英语函电的签名，通常三到四行。 第一行书写公司机构名称，全部为大写字母； 第二行用于手写签名； 第三行是印刷体签名； 第四行用于打印签名人的姓名和头衔（如President, Director, Manager, Section chief）或所属部门。 e.g. SMITH & SON COMPANY Handwriting Edward N. Megay Manger, Sales Department第

10、二节 附加部分 1、经办人(Attention) 如果收函人为某单位，而发函人希望某人或某部门特别注意并直接收到该信函时，则可以加上“For the attention of”或“Attention”，该部分一般放在封内地址与称呼之间。例如：Attention: Mr. Michael John/For the attention of Financial Department 2、事由/主题(Subject) 为了节省时间，便于收件单位或个人快速将函电传递到相关部门或个人及时处理，可在信函正文开头加上事由或主题，其表示方式可以为“Subject”或“Re”字样，也可不加任何单词，直截了当开头

11、。例如：A: Subject: General Agency Appointment B: Re: ZHONG HE V.0063E. TRIU 9551882 C: PURCHASING SILK PAINTINGS 3、鉴定查对符号(Identification Marks) 为了便于查考，英语函电中常将发函人及打字员姓名的第一个字母打在信末，一般发函人的姓名缩写大写字母，打字员的姓名缩写用小写字母，也有的全部用大写字母。例如：CYC/OB CYC: OB CYC OB 4、附件(Enclosure) 如信函带有附件，应在正文中指出，同时在信函末尾注明。例如： Enclosure(s) Enclosure: One Cope of Invoice Enclosures 4 Encl. Encls. 5、副本抄送(Carbon Copy) 如信函有抄送第三方及相关人的必要，则在信尾注明，写法有两种： A. CC (CC to, C.C., 复数时打ccs)，其后接