高级办公自动化：OA-第八章 高级编辑

1、计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院1复旦大学通识教育课程复旦大学通识教育课程计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院2第八章 高级编辑1 自动生成目录2 邮件合并3 样式4 特殊的排版格式5 打印文档 计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院38.1 自动生成目录-1自动生成目录：1 插入目录2 编辑目录3 更新目录计算机办公自动化计算机办

2、公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院48.1 自动生成目录-2 在编辑文档时，目录有时是必不可少的一项操作，如果利用手工编制目录会费力费时，还容易出错，相当麻烦，一旦文档修改了，就会使目录出现与正文不对应的情况。本章介绍的利用Word 2010系统中的目录自动生成功能来达到快速、准确添加目录的目的。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院58.1 自动生成目录-3 自动生成目录，首先要做的就是在设置文档段落格式时，设定希望在目录中出现的每个标题的大

3、纲级别。 如果是三级目录，则应对应的设置成一级标题、二级标题和三级标题。如： 1 1级大纲级大纲2 2级大纲级大纲3 3级大纲级大纲3 3级大纲级大纲计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院68.1 自动生成目录-41 插入目录 打开要插入目录的文档，将光标定位到要插入目录的位置； 选择【引用】功能区，单击【目录】组的“目录”按钮，弹出下拉列表； 从下拉列表中选择“插入目录”选项，弹出“目录”对话框(如下图所示)； 选择“目录”选项卡，输入或选择相应的值； 单击“确定”按钮，即可插入目录。计算机办公自动化计算机

4、办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院78.1 自动生成目录-5插入目录对话框计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院88.1 自动生成目录-6 插入目录示例计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院98.1 自动生成目录-7 如果将鼠标指针置于目录中的某个标题上，此时在该标题的上方显示出一个信息提示框； 按下【Ctrl】键，鼠标指针变成手的形状，单击所要查看的内容的

5、标题，即可立刻转到该标题对应的内容中。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院108.1 自动生成目录-82 编辑目录如果你对显示的目录不满意，还可以对其进行修改。 打开要修改目录的文档； 选择【引用】功能区，单击【目录】组的“目录”按钮，弹出下拉列表； 从下拉列表中选择“插入目录”选项，弹出“目录”对话框； 选择“目录”选项卡，然后，从“格式”下拉列表中选择“来自模板”选项，单击“修改”按钮，弹出“样式”对话框（如下图所示）； 在“样式”对话框中选择要修改的目录项。（下面看一个修改的例子）（下面看一个修改的例

6、子） 计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院118.1 自动生成目录-9 修改目录样式对话框计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院128.1 自动生成目录-10如选择“目录1”，单击“修改”按钮，弹出“修改样式”对话框如图所示；计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院138.1 自动生成目录-11 从“字体”下拉列表中选择合适的字体，从“字号

7、”下拉列表中选择合适的字号，从“颜色”下拉列表中选择合适的颜色； 单击“确定”按钮，返回“样式”对话框； 此时，在“样式”对话框的下方的预览框中可以看到该目录的设置效果。 依次重复i、ii、iii、iv几步，将所有要修改的内容修改完毕； 单击“确定”按钮，弹出“Microsoft Word”对话框，询问是否替换所选的目录； 单击“是”按钮，修改后的目录设置将替换掉原有的目录内容。 计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院148.1 自动生成目录-123 更新目录 在文档中插入目录之后，如果用户对文档内容进行了修

8、改，使得某个标题文本发生了变化，或者页码发生了变化。为了使目录与文档内容保持一致，则需要对目录进行更新。 具体操作过程如下：计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院158.1 自动生成目录-13 打开要更新目录的文档； 选择【引用】功能区，单击【目录】组的“更新目录”按钮，弹出“更新目录”对话框（见下图）； 从“更新目录”对话框中选择“更新整个目录”按钮； 单击“确定”按钮，此时可以看到更新后的效果。 计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算

9、机科学技术学院168.2 邮件合并-1邮件合并 邮件合并需要建立两个文档，一个是包括所有文件共有内容的主文档；另一个是是包括变化信息的数据源文档，在文档中填写收件人、发件人以及邮政编码等。利用邮件合并给您可以在主文档中插入数据源文档中变化的信息。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院178.2 邮件合并-21 邮件合并 创建一个数据源文档，并保存。创建一个主文档，并作为当前文档； 选择【邮件】功能区，单击【开始合并邮件】组中的“开始邮件合并”按钮，弹出下拉列表； 在展开的下拉列表中单击“邮件合并分布向导”选项

10、，此时，在主文档右侧弹出“邮件合并”任务窗格； 选择“信函”单选钮，并单击“下一步 正在启动文档”超链接； 选择开始文档，单击“使用当前文档”单选钮，并单击“下一步 选取收件人”超链接； 选取收件人，单击“使用现有列表”单选钮，并单击“下一步 撰写信函”超链接，弹出“选取数据源”对话框；计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院188.2 邮件合并-3 选选择择开开始始文文档档向向导导计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院198

11、.2 邮件合并-4 选选取取数数据据源源对对话话框框计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院208.2 邮件合并-5计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院218.2 邮件合并-6 在“选取数据源对话框选取数据源对话框”中，选择数据源文件，中，选择数据源文件，单击单击“打开打开”按钮，弹出按钮，弹出“邮件合并收件人邮件合并收件人”对对话框；话框； 选定要发送邮件的名单，单击“确定”按钮； 光标指针定位在要插入数据的位置，选择“插

12、入合并域”按钮，弹出“插入合并域”对话框，依次插入要插入的数据域。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院228.2 邮件合并-7 指定规则，增加邮件合并的决策功能，例如，可以使用 IF-THEN-ELSE 规则，为某些特定信函添加特定的信息。 单击“规则”选项，弹出规则的下拉列表，从中选择一种规则，如选择“如果那么否则”，弹出“插入Word域”对话框，如下图所示；计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院238.2 邮件合并-8

13、 插入Word域对话框计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院248.2 邮件合并-9 输入相应的信息，单击“确定”按钮。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院258.2 邮件合并-10计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院268.3 样式-1 1 套用系统内置样式 2 用户自定义样式计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高

14、级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院278.3 样式-2 1 套用系统内置样式Office 2010 系统中自带有一个样式库，用户可以直接套用其中的样式。（1）利用【样式】下拉库套用样式（2）利用 【样式】任务窗格套用样式计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院288.3 样式-3（1）利用【样式】下拉库套用样式在Word 2010中系统提供一个【样式】下拉库，用户可以利用其中的样式设置文档格式。 打开需要使用样式进行排版的文档，选中文本内容； 选择【开始】功能区，单击【样式】组中

15、的某个样式，如“标题”这时会看到所选内容的格式明显发生变化；拖动样式库右边的垂直滚动条，会看到有多种样式供你选择。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院298.3 样式-4（2）利用【样式】任务窗格套用样式 打开需要使用样式进行排版的文档，选中文本内容； 单击【样式】组的“对话框启动器”， 弹出的“样式”窗格（如图所示）。 将鼠标指针移动到某个选项上，会显示出详细的说明； 如果文档的标题、副标题、正文有不同的样式要求，则分别选中文本内容，再选择“样式”任务窗格中的相应的样式； 单击“样式”任务窗格的右上角的“

16、关闭”按钮，结束。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院308.3 样式-52 自定义样式 尽管系统提供了许多样式，有时不一定能满足用户的需要，此时，用户可以根据自己的需要自定义样式。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院318.3 样式-6（1）新建样式 打开需要使用样式进行排版的文档，选中文本内容； 单击【样式】组的“对话框启动器”， 弹出的“样式”窗格； 单击“样式”窗格中的“新建样式”按钮，弹出“根据格式设置创建新样

17、式”对话框（如下图所示）；计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院328.3 样式-7 新新建建样样式式对对话话框框计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院338.3 样式-8 在“名称”文本框中输入新建样式名称，如：新样式新样式，单击“样式基准”下拉列表右侧的下拉列表箭头按钮，在弹出的下拉列表中列出了多种样式，用户可以根据自己的实际需要选择，如选择：正文文本正文文本； 单击“格式” 按钮，弹出下拉列表； 从下拉列表中选择“字体

18、”选项，进入字体设置对话框； 选择相应的字体、字型、字号、颜色等，设置完毕后，单击“确定”按钮，返回“根据格式设置创建新样式”对话框; 单击“确定”按钮，完成设置； 单击“样式”任务窗格右上角的关闭按钮。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院348.3 样式-9（2）修改样式 打开需要使用样式进行排版的文档，将光标置于文档中； 单击【样式】组的“对话框启动器”， 弹出的“样式”窗格； 右击“样式”窗格中的需要修改的样式按钮，弹出快捷菜单； 移动鼠标指针到要修改的样式选项上，右击鼠标，从快捷菜单中选择“修改”菜

19、单项，弹出“修改样式”对话框（如下图所示）；计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院358.3 样式-10 修修改改样样式式对对话话框框计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院368.3 样式-11 从“格式”组合框中的“字体”下拉列表中选择一种合适的字体，用同样的方式选择字号、字型、颜色等； 单击“格式” 按钮，弹出下拉列表，从中选择“段落”选项；弹出“段落”对话框； 从“段落”对话框中选择有关选项，修改段落设置； 设置完毕后

20、，单击“确定”按钮，返回“修改样式”对话框; 单击“确定”按钮，完成设置。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院378.4 特殊的排版格式-1特殊的排版格式：1 首字下沉2 竖排文本3 脚注、尾注、题注计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院388.4 特殊的排版格式-21 首字下沉 打开当前文档，选择【插入】功能区中的【文本】组中的“首字下沉”按钮，弹出下拉列表； 单击“下沉”选项，此时文档首字即默认下沉三行；如单击“悬挂”

21、选项，此时文档首字即默认悬挂下沉三行； 如单击“首字下沉选项”选项，此时弹出“首字下沉”对话框（如下图所示）；计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院398.4 特殊的排版格式-3 首字首字下沉下沉对话对话框框计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院408.4 特殊的排版格式-4 在对话框中，单击“下沉”按钮，设定字体，设定下沉行数，设定距正文的距离； 单击“确定”按钮，即完成首字下沉的设置（效果见下图）。计算机办公自动化计算机

22、办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院418.4 特殊的排版格式-52 竖排文本 打开当前文档，选择【页面布局】功能区中的【页面设置】组中的“文字方向”按钮，弹出下拉列表；这里可以看到有水平、垂直、将中文字符旋转2700等几种选项，用户可以选择其中一项用于你的文档排版； 如单击“文字方向选项”选项，此时弹出“文字方向”对话框（如下图所示）；计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院428.4 特殊的排版格式-6 文字文字方向方向对话对话框框计算机办公

23、自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院438.4 特殊的排版格式-7 在对话框中，选择一种样式，再选择“应用于”文本框里的应用范围； 单击“确定”按钮，即完成竖排文本的设置（效果见右图）。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院448.4 特殊的排版格式-83 插入脚注、尾注和题注(1)插入脚注、尾注 脚注是对文本内容的注释，放在文本所在页的底部。如果文本内容移动了位置，脚注页随着移动。 尾注放在整个文档的底部。计算机办公自动化计算机办

24、公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院458.4 特殊的排版格式-9 打开当前文档，鼠标指针定位在要做脚注的位置； 选择【引用】功能区中的【脚注】组中的“插入脚注”按钮，此时，光标会移到页面底部，等待你输入脚注内容； 输入脚注的内容，脚注就插入完成了。 计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院468.4 特殊的排版格式-10 类似的，单击“插入尾注”按钮，光标会移到文档结尾处，等待你输入尾注内容； 输入尾注内容，结束。 这时，我们会看到插入脚注或尾注

25、的位置会出现一个数字编号，该编号与脚注或尾注一一对应。效果见下图。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院478.4 特殊的排版格式-11 插入插入脚注脚注效果效果计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院488.4 特殊的排版格式-12 也可以单击【引用】功能区中的【脚注】组中的“对话框启动器”按钮，此时，会弹出“脚注与尾注”对话框（如下图所示）； 计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月

26、22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院498.4 特殊的排版格式-13在“脚注与尾注”对话框中，选择或输入相关的内容； 单击“插入”按钮，即完成脚注与尾注的插入操作。 计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院508.4 特殊的排版格式-14（2） 插入题注 题注是指放在图表上方或下方的对图表描述的一段文字。计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院518.4 特殊的排版格式-15 打开当前文档，鼠标指针定位在要插入题注的位置； 选择【引用】功能区中的【题注】组中的“插入题注插入题注”按钮，此时，会弹出“题注”对话框（如下图所示）； 输入题注的内容，题注就插入完成了。 计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院528.4 特殊的排版格式-16 题注题注对话对话框框计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021年11月22日23时10分复旦大学计算机科学技术学院538.5 打印文档-11 设置页面与预览2 选择打印机并打印计算机办公自动化计算机办公自动化 第八章第八章 高级编辑高级编辑2021