企业档案知识服务的理论依据与实践方法

1、    企业档案知识服务的理论依据与实践方法    韩香摘 要：随着经济的快速发展，人们的生活质量得到了很大的改善，相应的需求也有所增加，档案需求就是其中的一种，这就对于档案服务工作提出了更高的要求。尤其在企业经营管理的过程中，更需要做好企业档案知识服务，因为这对于企业的发展具有重要的影响，而如何做好企业档案知识服务就显得尤为关键，这就不得不深入探究其理论依据以及实践方法。为此，本文特做以下分析。关键词：企业档案；知识服务；理论；实践企业档案知识服务的理论依据以及实践方法是值得人们进行深入探究的，因为这关系着企业档案知识服务的水平，同时对于企业的发展也具

2、有一定的影响。只有加强对于其理论依据以及实践方法的研究，才能帮助人们了解其中的知识以及要点，进而提升档案服务水平。因此，有关人员应该提高这方面的认识以及重视程度，并且能够结合实际情况加以分析，采取有效的措施，以更好的促进企业的发展。1 基于企业档案知识服务的理论依据分析1.1 知识管理实际上，知识管理是企业档案知识服务的理论依据之一，这里的知识管理主要指的是利用现代信息技术对有关的知识进行积累、组织、评价以及传递等等，进而凸显出知识的价值，进一步促进企业的发展，提高企业的核心竞争力，使得企业的实力有所增加。而知识管理就显得极为关键，它的基本出发点就是企业内部的战略资源，立足在内部战略资源上才能

3、进行知识的管理，最终实现知识的价值。而就知识管理本身而言，它往往是具有一定的基本活动的，和活动的过程则是为了完成相关知识的积累、传递、应用以及创新等，而不得不说，支撑知识管理的因素就是现代信息技术，因此，在企业进行档案知识服务的过程中，就要对其详加考量，能够运用知识管理的有关知识，不断的创新新的思路，为有关企业管理者提供新的视角。1.2 档案后保管范式就档案后保管范式而言，它主要指的是档案工作面临急剧变化或者受到极大挑战而做出的理论回应，因此，对于档案后保管范式就有必要加以深入的了解。就目前而言，档案后保管范式提出是具有重要意义，它是基于两点原因而被提出来的。首先，由于现代信息技术的不断发展，

4、虚拟的电子文件已经屡见不鲜，不得不说，已经逐渐的取代了实体的纸质文件，这就带来了很大的便捷性，但是同时也存在弊端，无疑在文件管理的过程中，很容易造成其流逝，一些有价值的信息也会变得难以捕捉，而实体文件中的来源信息以及内在联系等都难以进行深入的考察，所以，深入的知识还是无法进行挖掘的，并且以实体来源为核心的基本档案学理论、技术等也难以解决。其次，随着信息数据的不断增多，档案文件的数量也是在不断增长的，但是文件的质量相对的就会下降，少数比较有价值的文件在一定程度上就会被埋藏，从而大大的降低了对于信息的吸收效率。因此，还是要强化文件鉴定，找寻新的理论依据，而档案后保管范式能够体现如今新时期档案管理中

5、的内在规律，值得被人们参考。2 基于企业档案知识服务的实践方法研究2.1 服务理念从以档案机构为中心转变为以用户为中心如何加强实践是如今有关企业档案知识服务工作者所思考的问题，这就不得不加强实践方法的考量，而加强服务理念的转变就是基本的要求，只有转变传统的档案知识服务理念，才能真正实现服务质量以及能力的提升，这就需要有关人员能够加强这方面的重视，并且能够完成从以档案机构中心到以用户为中心的思想转变。2.2 服务目的从为用户提供档案转变为为用户提供知识传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需的信息。而知识服务的目的是为用户提供知识，提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是“是

6、否通过我的服务解决了您的问题”。要实现从提供档案向提供知识的过渡，要求档案部门加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识。例如，国外一家公司档案馆为公司雇员的医疗档案做完索引之后，发现保险公司多收了保险费，因为他们是按照国家费率而不是较低的地方费率计算的。发现和提供这一知识之后，公司财务部迅速更换了一家保险公司。2.3 服務方式从被动服务转变为主动服务过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。例如，剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金

7、量的信息快讯，即时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。2.4 服务手段从机械化服务转变为智能化服务通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能代理。智能代理将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远端的服务器，服务器对这些有关用户信息利用情况的记录进行分析，就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。2.5 服务策略从标准化服务转变为个性化服务传统档案服务是一种标准化服务，对所有的用户都以同样的方式提供同样的档案，如同西药商店出售成药，不同的患者病症不同，但药物是标准化生产出来的，针对性弱。知识服务强调个性化服务，针对不同的用户采用不同的服务方式提供不同的知识，如同中医大夫对症下药，可以根据患者病症的细微差异开列特别的药方。3 结语随着时代的不断向前发展，人们的思想认识水平也有了较大的提高，近年来，针对一些企业领导者以及管理者而言，档案知识服务意识越来越强，因为做好档案知识服务有助于提高企业档案管理水平，进而为相关决策提供有效的依据。所以，这就要求有关管理人员能够严格要求自己，按照有关的理论依据以及有效的方法开展企业档案知识服务，以更好的促进现代企业的健康发展。参考文献1张端.基于知识服务的档案管理模式的理论探索j.科学中国人，2017（17）.2张彩霞.知识服务：一种档案管理新模