加强档案工作管理推动水利建设持续发展

1、    加强档案工作管理推动水利建设持续发展    蔡丽华【摘要】档案工作对水利建设的持续发展具有很大影响，关系到水利工程的建设秩序及管理水平。从这个方面来讲，工程建设中理应严抓档案工作，借助强有力的管控，来最大限度地发挥其积极作用，但现实却并非如此，甚至还有一部分项目中的档案工作至今仍处于不受重视的地位。此种情况给项目建设埋下了一定的隐患，管理单位有必要尽快予以改观。本文结合档案工作的开展要求，就水利建设中如何加强对此项工作的管理作了分析。【关键词】档案工作；水利建设；强化思路水利建设可以通过促进相关行业的繁荣来拉动经济增长，对社会进步也有重要影响。所

2、以，保证水利建设发展的可持续具有重要意义。档案工作是水利建设中非常关键的工作，与项目建设秩序与管理成效均有密切联系。但是，目前此项工作的开展并不规范，无法在推动水利建设持续发展方面发挥出应有的作用。对此，管理单位必须要在明确档案工作重要性的基础上，增大对此项工作的管理力度。一、水利建设档案工作概述（一）主要内容及重要性。在水利建设中，档案工作以记录建设资料及试运行资料为主要内容，其中，前者包括流程资料、质量验收资料以及材料信息等。在水利工程项目管理工作中，档案工作属于较为基础的部分，特点在于贯穿项目建设全程。此项工作的重要性主要体现在：首先，档案资料实际上是对项目建设情况的全面反映，可为查找问

3、题原因、决策提供依据。其次，档案可作为责任判定的参照，防止出现纠纷与争议。在档案完善的前提下，人们可通过查询来获取所需信息，即所有内容都有据可查。如此一来，即使后期出现问题，也可以通过责任判定来解决，避免相关人员或部门互相推诿责任。最后，原始档案可作为后期维修管理的参照，使得维修管理措施更有针对性和科学性。所以，档案工作对水利建设的影响其实是非常显著的，值得管理单位关注。（二）开展现状。目前，水利建设档案工作开展中的突出问题主要有下述四项。其一，缺乏完善的制度。在水利建设过程中，建设单位普遍都会将管理重点放在保证施工活动正常进行上，对于以资料记录为主的档案工作则普遍未给予充分关注。管理上的不重

4、视，不仅使得相关要求的执行情况很不理想，还间接造成了工作人员态度不端正的问题，比如，部分人员会因为领导的不重视，而产生敷衍应付的心态，进而出现资料记录不详细、以肤浅描述取代深入分析等情况。归根结底，这些现象之所以会普遍存在，主要还是因为缺乏完善的制度，档案工作管理的进行没有保障。其二，人才相对不足。在现阶段，水利建设中负责档案工作的人员队伍结构非常不合理，严重限制着档案工作的开展。比如，年龄较大的工作人员虽然具有经验丰富的优势，但他们的理念与工作方式却普遍较为陈旧，专业水平基本也不高，在涉及到专业档案的时候，他们很容易“犯难”；而年轻的工作人员虽然具有理念先进的优势，但由于经验不足，他们在实际

5、工作中很容易出现顾此失彼、考虑不周等问题，工作质量相对偏低。其三，资料收集效率低下。资料收集是档案工作中的重要一环，但是，在当前的工作模式下，这个环节的效率往往是比较低的，主要原因就在于：在现行机制下，档案工作人员获得资料的途径以各负责人送交为主，在未亲自收集的情况下，资料是否真实、完整往往很难判断，即使其中有问题一般也不会被及时发现。再加上资料收集大多在工程后期进行，工作人员获得的前期资料经常是不完整的，很容易出现遗漏。其四，工作方式有待更新。水利建设档案包括众多资料、信息、数据，工作人员在收集、整理和记录的过程中很容易出现失误，再加上纸质资料被损坏的风险较高，档案工作中实际上存在很高的风险

6、。在水利建设要求愈发严格的当今，传统工作模式的弊端已经显露无疑，不仅无法适应高效要求，连确保资料完整、信息真实都有一定难度。因而，更新工作方式是档案工作改进中极为迫切的一项要求。二、通过强化档案工作管理推动水利建设持续发展的思路做好档案工作是水利建设实现持续发展的必要条件，所以，针对现阶段档案工作方法陈旧、制度不全、人才不足、资料收集效率低下的局面，工程中应积极采取应对措施。（一）创新资料收集方法，提高档案工作效率。收集方法关系到档案资料的真实性与全面性，对档案工作的开展效率有着很大的影响。所以，灵活选用收集方法至关重要。目前，水利建设档案工作管理中应用价值较高的资料收集方法主要有下述三项。第

7、一种，追踪收集。此种方法适用于工期短的项目，实施过程中需要工作人员做好工程进度追踪，通过现场询问等方式完成资料收集。在水利建设中，追踪收集的优势在于可对信息资料进行验证，有助于确保资料完整、信息及数据准确，但其同时也存在局限性，比如，追踪需要耗费大量精力，工作人员负担较重。第二种，分段收集。此种方法适用于工期较长的项目，具体实施时需要工作人员主动联系技术部门，并以工程进度为依据划分资料收集环节，通过“化简问题”“分段进行”来完成收集任务。第三种，强制收集。此种方法与水利建设较为复杂的特点相适应，实施重点是对承包单位进行强制管理，一般思路为：承包方于项目开工前缴纳配合档案工作的保证金（即押金），

8、若建设过程中确能做到，项目完工后管理部门给予全额退还。上述三种方式有着不同的特点，在管理实践中应以工期、项目实况为依据科学选用，以保证档案工作管理的有效性。邵武市禹泉水源工程属福建省级重点建设项目，也是烟草援建工程，工程总投资16845.82万元，烟草援建资金12334.14万元。建成投产后，将作为邵武市人民第二饮用水源。因该工程工期长、任务重，在建设过程中，档案资料的收集采用了追踪收集与分段收集相结合的原则，由专人负责资料的收集、整理。确保档案资料收集的高效、完整、准确。迄今共收集了文字、图纸、照片、计算材料等资料共136卷，为今后邵武市人民的生产与生活保存了宝贵的第一手资料。（二）业务培训

9、与鼓励自学相结合，提高工作人员的综合素质。水利建设档案工作对于工作人员有着诸多要求，对此，现实中应通过将业务培训及鼓励自学相结合的方式来提高工作人员实际能力与岗位要求的匹配度。结合当前档案工作的开展要求来讲，要想真正做好此项工作，工作人员必须具备三项条件：首先，专业基础扎实且技能全面。其次，业务能力强。最后，有服务意识。为了使工作人员与上述要求相适应，现实中就要一方面对他们实施业务培训，另一方面鼓励他们自学。业务培训旨在强化工作人员的业务能力，实践时应以帮助他们掌握资料价值的判断方法、高效进行资料收集的方法等内容为重。为了保证效果，建议工程中具体实施时采取“边建设边培训”的做法，即培训与建设同

10、步。同时，培训还需做到内容丰富、方式灵活，以便使工作人员明确档案工作各环节的要求。此外，管理单位还应考虑采取一些激励措施，来促使工作人员自发地学习，比如鼓励他们主动学习计算机操作方法等，这个方面需要视情况确定激励措施，此处不做过多讨论。（三）健全管理体系，促进档案工作的标准化。水利建设档案不仅是项目建设情况的全面反映，还是后期维护及改建的依据。所以，工程中有必要加大对档案工作的重视，并通过健全管理体系，来促进此项工作的标准化，进而为档案价值的充分利用奠定基础。为此，水利建设中可采取以下措施：首先，加大领导力度，规范执行责任制。为了使相关领导切实重视档案工作，现实中应充分肯定此项工作在项目建设中

11、的地位，并通过保障领导责任制落实、合理划分部门职责等做法，来督促各级领导主动改进管理。其次，大力引入信息技术，顺应档案管理数字化趋势，提高管理的信息化程度。信息技术的引入可弱化人为因素对档案工作效率的限制，有助于保证档案资料的完整性与记录的准确性，所以，管理单位应在明确信息技术价值的基础上，积极引进先进技术，为档案工作的有效开展提供技术方面的支持。在这个过程中，档案数据库的建立与信息资源的开发、管理软件的应用属于关键环节，决定着数字化管理能否实现。最后，补充、更新现有规章。规章制度具有一定的约束力，所以，现实中应重视对现行规章进行补充和更新，通过提高其完善程度及与管理要求适应程度的方式，来充分发挥规章的保障作用。需提出的是，完善规章并非是盲目的新增条款，而是在根据管理要求审视规章缺陷的基础上进行的有针对性的补充。三、结语总而言之，现阶段水利建设档案工作中还存在许多问题，无论是工作效率还是工作质量都无法适应新时期的要求。鉴于档案工作对水利建设的持续发展具有重要影响，现实中有必要尽快通过创新档案收集方法、提高工作人员素质、健全管理体系等措施，对此项工作进行强化，本文对这方面的可