地勘单位加强地质科技档案管理的策略探讨

1、    地勘单位加强地质科技档案管理的策略探讨    赖春艳摘 要：在地勘单位长期工作中做好地质科技档案管理工作至关重要，做好地质科技档案管理与利用，能保障各类地质勘察工作全面开展。目前地勘单位地质科技档案管理工作中仍旧存在较多问题，比如管理模式落后、档案管理资金不足、管理人员能力较差、资源共享受限等，所以目前要结合地质科技档案管理中存在的各项问题采取科学化管理措施，便于地勘单位各项工作有序进行。关键词：地勘单位；地质科技档案；管理策略地勘单位地质勘探项目成果不仅包括各类实物资料，还有各类图件、报告、数据等，比如探矿工程设计图、测绘图纸、剖面图等。各类项

2、目结束之后，需要将各类图件以及资料进行整合归档。地质科技档案资料整理归档是项目最后一个环节，其中涉及到的管理问题较多，相关管理部门亟需拟定完善的管理对策。一、地勘单位地质科技档案特点地勘单位地质科技档案具有突出的地域性，形成过程要经历较长周期。不同区域地质条件在长期演变过程中会保持动态化变化，由于地质复杂性影响，通过各类勘探方法对地质情况进行勘察，最终产生的勘探报告形成要经过较长时间。不同的地质档案是区域地质现象的集中反映，地质档案地域性与周期长的特点较为突出。其次地质工作属于多工种、多专业的复杂性工作，在作业中要进行物探、勘探、普查、区测、水文工程等，在各项工作中会产生较多档案资料。地质档案

3、利用范围较广，应用成效具有持久性特征，技术人员通过搜寻已存的地质档案以及各项地质研究成果，在此基础上全面勘探，为各项工作提供指导1。二、地勘单位地质科技档案管理意义地质科技档案是科学化资源的重要储备形式，对推动新时期地勘单位各项工作全面开展具有重要意义，也是地勘单位全面参与地勘科学研究、技术创新发展、产品研发建设的集中反馈。在地勘单位的哪敢管理工作中，地质科技档案管理工作占有重要位置，也是地勘单位全面深化改革、提升工作效率的重要条件。地勘单位开展科学化、规范化、标准化的科技档案管理能帮助更多科研技术人员整合科研项目实践成果，为后续各类项目立项设计、可行性验证、项目研究等提供丰富数据信息，便于多

4、项科研成果能获取业界认可，为强化地勘单位与多方合作奠定有效基础。三、地质科技档案管理中存在的问题（一）管理模式落后，档案利用不规范近些年我国各项技术整体发展速度逐步加快，传统地质档案管理體制不能满足现阶段档案管理基本要求，加上新型管理模式应用受限，导致当前地质科技管理中各项问题更加突出。诸多管理部门在地质科技档案管理中资料利用难度较大，档案信息流通受限。不仅不利于促进地勘单位进一步扩大其发展竞争力，对地质科技档案利用效率也具有较大影响。当前有部分地勘单位未能对地勘档案进行合理分类，设定规范化的立卷，导致档案归档过程中难以满足安全化、系统化、层次化要求，档案管理利用效率有待提升。（二）档案管理投

5、入资金不足从部分地区地勘单位档案管理工作现状来看，部分管理部门在档案管理中缺乏规范化的管理意识。在管理工作开展过程中未能从长远角度出发，在管理中单方面重视眼前发展效益，未能认识到长远发展重要作用，忽视了档案管理工作基本价值。所以在地质科技档案管理中实际投入的资金量与技术受限，导致档案管理中存在较多问题，致使先前获取的各项工作成果难以通过文档文件资料合理保存与利用，产生的各项损失较为严重2。（三）管理人员综合素质有待强化受到多项因素影响，诸多地区地质科技档案管理过程中还是选取人工手工记录方式为主，长期发展导致管理思维与工作理念固化严重，地质档案管理工作难以全面开展。社会发展进入到现代化之后，过去

6、传统手工抄写方式难以适应现代社会发展需求。其次，诸多档案管理人员与工作人员自身专业技能与综合素养有待提升，在长期工作实践中管理部门未定期开展综合培训与考核工作，导致相关工作人员整体素质不适应岗位工作要求，导致地质科技档案管理利用工作质量较差。（四） 地质科技档案资源共享受限在社会经济与多领域发展影响下，地质科技档案应用需求量在进一步扩大，但是诸多单位之间封锁地质科技档案资料传递，导致科技档案利用率受限，不利于多项资源有效传递与共享。主要是由于各个工作单位管理理念存在局限性，片面认为地质科技档案属于单位内部资料，仅仅服务于更多高级科研项目。部分单位为了维护自身发展效益，有计划性封锁档案资料，导致

7、诸多同行单位大量开展重复性工作，不仅不利于地质档案价值发挥，还容易消耗更多社会资源3。四、地勘单位加强地质科技档案管理的策略（一）全面创新地质科技档案传统化管理模式在新时期地勘单位地质科技档案管理工作中，全面优化传统管理模式，采取先进性较强的管理方式是提升地质档案管理工作的重要基础。在新时期各项技术全面发展背景下，地质科技档案管理工作发展速度加快，加上计算机技术与办公自动化系统应用，能提升多项档案资料组织管理效率。有助于简化档案信息检索步骤，提高档案管理与利用效率。所以相关管理部门要基于地勘单位工作现状以及地质科技档案管理要求，全面构建创新型档案管理模式，为科技档案合理推广应用提供动力。可以优

8、化企事业单位与相关政府部门有机融合的新型管理模式，政府部门强化宏观调控，突出引导作用。在地质科技档案日常管理中，要认识到地质单位与地方科研部门、地质高等院校之间的多方合作，扩大地质科技档案管理优势。（二）将原始地质资料立卷归档规则应用在项目过程管理中在地勘单位各类原始地质资料整合归档过程中，各个管理部门在工作过程中需要严格遵循原始地质资料立卷归档规则各项要求，此项规则在各类地勘项目完成之后对多项重点资料进行整理归档。但是在地勘科研工作实践过程中存在较多不确定性因素，资料归档管理与项目管理之间存在较多矛盾。如果不将立卷归档原则融入到项目档案管理中，对资料收取整合效率会产生较大影响。对于各类重大项

9、目建档要做好分类工作，在原始地质资料立卷归档规则中具体分类复杂，其中一个大项目就能分列出诸多组成细节。比如钻探在原始地质资料立卷归档规则中属于t类的组成项，是钻探资料。在实际钻探工作中，要求多个单位参与其中，由此产生的地质科技资料较多。所以在各类项目实践中，不同“件”要编订两个“件号”，主要是遵循规则要求依照类别编订，其次是依照档案实际产生部门编订，将资料依照产生部门单独存放管理。等到项目验收结束之后进行资料上交，根据分类“件号”进行信息筛选，管理便捷性较高。（三）全面建立完善档案管理与项目研究对接机制地质工作人员野外工作时间较长，各项工作开展过程中具有较强专业性，要求档案相关人员完成图件、数

10、据库以及地质报告整理等难度较大。因此仅仅有一线课题组人员才能掌握项目实施过程，获取更多资料，所以科技档案立卷工作主要是集中在项目组完成。近些年我国档案管理工作开始朝着规范化方向全面发展，开始对各类资料以及档案文件进行命名等，要求相关技术人员能从工作中长期积累。相关管理人员要组织人员对地质资料全面整理，将整体资料进行分类分散，通过地质技术人员进行管理。档案室相关工作人员要對各项要求与规则进行分析，全面参与到 项目研发过程中，建立完善的地质科技档案管理与项目对接机制4。（四）建立数字化管理平台与信息互联互查平台地勘单位要想全面实现档案管理工作数字化发展，要进步扩大技术和资金投入，建立数字化发展平台

11、。相关地勘管理部门要确保档案管理能数字化发展，建立数字化管理系统与管理平台，促使档案管理工作更加高效。地勘单位要对管理软件全面升级，有助于优化传统档案管理中的在不足问题。在数字化管理平台建设过程中要实现安全管理、流程化与系统化管理，对地勘单位档案管理进行全面改革，建立数字化管理平台。其次还要更新各类软件，提升档案管理水平，定期组织技术人员对数据库进行全面更新，集中反馈档案管理各项内容，为全面促进资源共享奠定基础。依照现阶段地勘资料档案管理制度，多项地质资料都是保存在各个地区地勘档案室中。地勘项目不同阶段成果都极具价值，所以当前需要建立综合性平台，对地质资料目录全面共享，确保档案管理目录能互通互

12、查，降低档案查询工作量，突出档案资料综合价值。（五）规范档案资源收集与管理应用地质科技档案管理相关工作主要是以资源收集为基础，加上地勘工作具有特殊性，地质科技档案数量较多，我国各项技术发展应用为地质科技档案管理活动创新提供了动力。当前地质科技档案管理人员需要具有良好的责任意识，提升数据获取主动性，与各个科研机构强化联系，提升档案资料收集完整度。相关管理部门要拟定完善的档案管理与资料归档制度，对各个环节进行控制，适度拓宽资料获取范围，扩大资料收集量，对档案规范化存储。相关管理部门要定期开展多项技能培训与考核工作，确保地质科技档案管理人员能灵活应用数字化操作软件，通过各类数字软件对档案综合管理。全面优化传统数字化应用方式，保障技术人员能结合档案管理工作具体现状做好各项数据存储，保障各项工作全面开展，为后续地质科技档案管理奠定基础。五、结语地勘档案对科技档案进行管理时，要整合当前档案管理中存在的各项问题，全面提升管理规范性与先进性。要对现阶段社会经济发展趋势进行分析，对地勘单位实际工作现状进行分析，提升地勘单位档案管理规范化、科学化开展。通过数字化信息技术建立不同管理平台，保障地勘档案管理能满足档案管理要求，为地勘单位提供更多高质量的管理要求，确保档案管理工作高效