董事会会议文件制作标准+文件汇总+格式参考

1、董事会会议文件制作标准及格式一、 目的与适用范围1.1 为了进一步规范-集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。1.2 本标准适用于-集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。1.3 董事会文件内容要求1.3.1 董事会会议文件包括但不限于以下文件：1.3.2 会议通知；1.3.3 委托其他董事代为出席的授权委托书；1.3.4 会议签到簿；1.3.5 会议议程；1.3.6 议案及其附件；1.3.7 董事会会议纪要及决议。1.4 会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：事项内容通知内容召开的时间、地点和方式召集人议程联系方式发出通知的日期注意事项召集人署名时限定期会

2、议的通知应当于会议召开十五日以前送达临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排章程另有规定的按章程规定执行方式电子邮件邮政寄送专人递交对象董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员（如有）附件送达通知的同时，原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件收集证明文件应于送达同时，形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。证明文件应明确记载送达时间。1.5 授权委托书（参见附件三）应当载明：1.5.1 委托人和受托人姓名、身份证号码；1.5.2 授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；1.5.3 授权时效；1.5.4 委托人签字。1.6 会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名

3、称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。1.7 会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。1.8 议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。1.9 会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：1.9.1 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；1.9.2 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；1.9.3 会议议程；1.9.4 议案汇报人的汇报意见；1.9.5 董事发言要点；1.9.6 每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；1.9.7 列席监事与

4、列席总经理的意见；1.9.8 其它需要记录的情况。1.10 董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：1.10.1 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；1.10.2 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；1.10.3 决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。1.10.4 董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。1.10.5 决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。1.11 纪要与决议的区别纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：类型主要内容数量备注纪要会议全过程和结果的要点所有议

5、案必备，用于内部存档备查决议经讨论后，法定多数通过的决定单一议案对外办理审批、登记、备案，及集团内部账务处理等相关事项所需1.12 提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。1.13 签署于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。二、 会议命名规则各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如下：类型规则举例定期会议【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”XX华润燃气有限公司第一届董事会第一次会议临时

6、会议【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”XX华润燃气有限公司第一届董事会2010年第一次临时会议三、 董事会文件制作与归档要求内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的，股东会文

7、件制作标准参照董事会文件制作标准执行。四、 执行时间本标准自颁发之日起执行。附件一、会议通知附件二、回执附件三、授权委托书附件四、会议签到簿附件五、会议议程附件六、董事会会议议案附件七、会议纪要附件八、会议决议附件九、临时会议决议附件十、会册封面附件十一、目录关于召开_公司第_届董事会第_次会议的通知各位董事：兹决定召开_公司第_届董事会第_次会议。现将有关内容通知如下：一、主持人：二、召开时间：_年_月_日三、召开地点：四、参会人员：五、列席人员：（一）监事：（二）会议记录人员（三）公司邀请的其他人员六、拟审议事项：（一）议题描述；（二）议题描述；（三）议题描述；七、注意事项：（一）本次会议

8、应由董事本人出席，如因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。（三）请填写回执、授权委托书（需授权董事签名）并在召开会议时交回会议联系人。（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董事能提前审阅会议的所有议案，并尽可能在会前形成一致意见。八、联系方式：姓名：地址：电话：传真：特此通知，敬请准时出席会议。_公司召集人签名：_年_月_日附：一、会议回执；二、授权委托书。回执_有限公司：关于公司召开第_届董事会第_次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理

9、人出席本次会议。签署：日期：附注：一、请用正楷书写中文全名。二、首次出席会议的人员，请附上身份证复印件。三、委托代理人出席的，请附上填写好的授权委托书(见附件三)。授权委托书兹委托_先生/女士（身份证号码：）代表本人，出席_公司第_届董事会第_次会议，并代为行使表决权。本授权委托书自本人签字后起生效，至上述会议结束时终止。委托人签名：委托日期：_公司第_届董事会第_次会议签到簿_年_月_日出席会议董事签到：姓名职务有效证件号码签字栏列席会议人员签到：姓名职务有效证件号码签字栏会议议程会议时间：_年_月_日会议地点：会议主持：参会人员：董事会成员列席人员：（一）监事：（二）董事会秘书：（三）公司

10、邀请的其他人员：议程及安排：一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。二、主持人介绍到会人员，宣布大会开始。三、主持人宣读董事委派函、监事委派函（如有）。四、审议关于的议案发言人五、审议关于的议案发言人六、审议关于的报告发言人七、审议发言人八、与会董事签署会议决议和会议记要。议案_关于_的议案各位董事：提议，(希望董事会做出某种行动：听取报告；批准预算、拨款；任免人事、修改章程、委托事项)。（概述事由，支持资料或文件作为附件并予以注明）。以上，请予审议。附：1、支持资料或文件二年月日议案_关于制定_制度的议案各位董事：提议，批准制度名称（草案），并授权_签署后发布。概述制度名称（草案）重点内容

11、。具体内容请参阅附件。以上，请予审议。附：1、制度名称（草案）二年月日议案_关于任命（职务名称）的议案各位董事：提名_先生/女士（身份证号码：）担任（职务名称）。（概述事由，如：前任离职或新增职位）。_先生/女士的基本情况如下：（或先生/女士基本情况请参阅附件。）以上，请予审议。附：1、先生/女士简历二年月日议案_关于批准组织机构设置和岗位编制的议案各位董事：提议，批准以下组织机构设置和岗位编制方案，并授权签署后发布。一、组织架构图二、部门职责（概述）三、岗位分类与职级划分（概述）四、人员编制（概述）公司编制为名。其中：高级管理人员名。具体内容请参阅附件方案（包括设置和调整前后的对比说明）。以

12、上，请予审议。附：1、组织机构设置及岗位编制方案二年月日议案_关于批准公司_年度工资总额的议案各位董事：提议，批准公司_年度工资总额预算，并授权签署后执行。公司_年度工资总额预算为元。预计_年在岗正式员工人，较上一年度新增人。工资总额的项目构成如下：示例：项目年预算金额上年实际金额备注工资总额在岗正式员工固定工资薪酬总额较上年增幅%考核工资年终奖金小计内退员工工资总额劳务派遣员工工资总额其他人员工资总额合计备注：其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。（预算编制说明）以上，请予审议。二年月日XXX公司第XX届董事会第XX次会议表决票董事姓名：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。议 案表决

13、结果同意反对弃权1、审议公司XXXX年度工作总结报告。2、审议公司XXXX年度董事会工作报告。3、审议公司XXXX年度利润分配方案。4、审议公司XXXX年度财务决算报告。5、审议公司XXXX年度经营纲要。6、审议公司XXXX年度市场经营运作计划。7、审议公司XXXX年度项目研发计划。8、审议公司XXXX年度财务预算。书面意见：董事签名：计票人签名: 监票人签名：备注：请用钢笔在“同意”、“反对”、“弃权”项下用“”标示表决意见，同一议案只能标示一种意见，或“同意”或“反对”或“弃权”，否则视为弃权，在会议主持人规定的时间内未提交表决票的视为弃权。XXX公司第XX届董事会第XX次会议表决结果统计

14、表出席会议董事：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（委托XXX）。议 案表决结果同意反对弃权1、审议公司XXXX年度工作总结报告。5002、审议公司XXXX年度董事会工作报告。5003、审议公司XXXX年度利润分配方案。5004、审议公司XXXX年度财务决算报告。5005、审议公司XXXX年度经营纲要。500书面意见：董事签名：计票人签名: 监票人签名：_公司第_届董事会第_次会议纪要会议时间：_年_月_日会议地点：会议召集及主持人：出席会议董事：列席会议监事：其他参会人员：记录人：内容：一、出席本次会议的董事共_名，董事_书面委托董事_代表其出席会议并代行使董事职权，符合法律有关规定。二

15、、重大事项通报（一）公司股东变动；（二）公司董、监事变动；（三）三、参会人员发言：【较详细记录会议过程，包括议案汇报人的汇报要点，与董事、监事及其他与会人员的发言。】示例：会议首先由董事长【】致辞，接下来由总经理_向董事会汇报_年度工作报告，介绍了上年度主要经营指标完成情况为；主要成绩与不足包括；下年度的工作计划。财务总监_作上年度财务决算及下年度财务预算报告。与会董事发言：与会监事发言：四、会议审议事项及结果：（一）会议审议并原则同意_年度工作报告。会议认为。（二）会议审议通过了关于的议案。会议同意。（三）会议审议并原则通过了关于的议案。会议要求。（四）会议审议并原则同意关于的议案。会议认为，。（五）会议决定议案搁置审议。会议认为，。五、有关人员签署第_届董事会第_次会议决议及会议记录。六、宣布会议闭幕。出席会议的董事（委托代表）签名：_年_月_日_公司第_届董事会第_次会议决议第【】号_公司第_届董事会于_年_月_日在_召开了第_次会议。本次董事会会议由董事长_召集并主持。应出席本次董事会会议的董事人数为_人，实际到会人数为_人。其中，董事_因故未能出席本次会议，书面委托董事_代为行使表决权。经讨论并审议本次董事会会议议题，与会董事一致通过