公司行政后勤管理制度(草拟)

1、行政管理制度（草拟）目录：第一章、考勤管理第二章、公文管理第三章、资料档案管理第四章、合同管理第五章、印章管理第六章、会议管理第七章、公司钥匙管理第八章、办公区域管理规定第九章、办公、清洁用品管理规定第十章、固定资产管理规定第十一章、公司废旧物资、物料的处理管理规定第一章 考勤管理第一条：公司每天上班时间为早上8：30-12：00；下午13：30-17：30，时间为周一至周六。第二条：职员上班和下班时须各指纹刷卡一次。因故未能正常刷卡的，须申明原因并经部门负责人确认后报总经理办公室审批，否则，按旷工处理。第三条：请假、外出培训、考察或出差，必须提前填写请假申请表或出差申请表，按规定程序报批并办

2、妥工作交接手续，同时交人事部备案后方可离岗。第四条：职员不得要求他人代为刷卡，或替他人刷卡。每发现一次，对替人刷卡者和要求他人代为刷卡者，各罚款100元，通报批评，当月绩效考核分数归零。 第五条：公司级会议、培训、集体活动考勤罚则：迟到或早退3分钟以上、10分钟以下：迟到者本人及其直接上司分别罚款20元；以上则加倍；无故缺席罚款100元。第六条：公司规定，以下情况视为旷工：（一）无故缺勤两小时以上，返回公司上班后1个工作日内也未补办请假手续或补办手续未获批准；（二） 请假未获批准即擅自不上班（包括续假未获批准）视同无故缺勤；（三） 以虚假理由请假获批准而不上班第七条：公司对于旷工的处理：（一）

3、 旷工期间劳动报酬不予发放。（二） 旷工计算时间为半天，不足半天按半天计。（三）连续旷工超过五天，或一年内累计旷工超过十天，作过失性辞退处理，公司不负担任何经济补偿。第八条：凡试用期员工,一月内内累计考勤违纪达三次的,则直接予以辞退。第二章 公文管理第一条：公司公文是传达方针、发布指示、通报情况、交流信息的重要工具。公司公文包括通知、呈批文件、工作联络函、会议记录、工作报告等。公文处理必须做到准确、及时、简便。各部门须指派人员进行公文日常管理工作。所有公文拟写、审批都须注明时间。第二条：各部门公文在草拟完毕后，须交部门负责人审阅、修改并报总经理审批后，方可下发执行。第三条：公司内所有公文原件必

4、须统一交由办公室存档和销毁。第四条：公文的处理包括收文和发文。收文包括传递、签收、分发、拟稿、归档等程序。发文包括拟稿、审核、签发、用印、打印、登记、分发、归档等程序。第五条：公文草拟要求及标准：1，符合公司经营管理制度和条例；2，情况要具体，观点要明确、内容要全面、表达规范、条理清楚、层次分明、文字简练、标点要准确。3，引文要准确，时间应写具体的年、月、日。 第三章 资料、档案管理第一条：公司的文件，有打印必要时方予打印。私人资料，不得在公司打印、复印。特殊情况可予以一定方便第二条：收到的文件，应及时给有关部门、人员送发。档案管理人员应树立严格的保密意识，不得随意将打印、复印或传真资料中有关

5、商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人。第三条：档案归档范围：公司的规划、劳动工资、人事行政档案、决议、合同、项目方案、协议等具有价值的文件材料。第四条：档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第五条：部门负责人借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；公司其他人员需借阅档案时，要经部门负责人及以上人员批准，并办理借阅手续。第六条：借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案部门负责人批准方可摘录和复制。第七条

6、：任何人非经允许无权随意销毁公司档案；若按规定需要销毁时，凡属机密档案须经总经理审批，一般内部档案，须经部门负责人批准方可销毁；经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。 第四章 合同管理第一条：公司合同按类别可分为以下八类：劳动合同、办公用品及设备购置合同、业务合作合同、销售合同、维修合同、投资合同、担保合同、其他合同第二条：劳动合同和公司发生的业务合同，必须交公司顾问律师审核后方可使用。第三条：劳动合同由董事长直接签署或由董事长委托人签署。第四条：公司所有合同必须签订一式两份，原件交由办公室处编号存档，凡涉及经济往来的经济类合同，必须由办公室将原件或复印件

7、报财务有关人员备份；经办部门只允许保留复印件作为工作开展的依据或存入部门、客户档案。第五条：凡公司签订的各项合同均属公司机密文档，任何人不得对外泄密，凡泄密者一经发现立即解雇；因此造成的经济损失必须由泄密人承担相应法律责任并负责赔偿因此对公司造成的所有经济损失。以上规定公司全体人员必须严格遵守，如有违反并给公司造成经济损失或不良影响的，立即解雇，并追究其法律责任。 第五章 印章管理第一条：印章分为：1，公章：公司向主管机构登记的公司印鉴及特定业务专用的公司印章。2，合同章：公司对外签订合同、协议等使用的印章。3，财务专用章：财务部门开展业务使用的专用印章。4，部门章：刻有公司及部门名衔的印章第

8、二条：公章由总经理办公室负责保管。公章的使用，由用章人如实填写“用章申请单”报部门经理确认后，报总经理审批，方可盖印。如违反规定造成的后果由直接责任人负责。公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，统一编号，以备查询、存档。第三条：公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，须经部门经理签字，并报办公室主任批准后，方可开具。持空白介绍信外出工作人员，回公司后必须向办公室汇报介绍信用途，未使用的必须交回；盖章后出现的意外责任由部门批准人负责。第四条：印章制发的申请。因业务需要，由部门向办公室提出申请，核准后由办公室负责制发。第五条：印章的印文磨损需要换发时，由

9、部门向办公室提出申请，并注明拓具印模。第六条：原有废旧印信应于换发的印章收到后，交由办公室毁损。第七条：种印章由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情况由监印人员负完全责任。第八条：由办公室门指定专人负责印信的制发、换发等管理工作，并设立“印信登记表”，拓具印模，装订成册，以利管理。 第六章 会议管理第一条：参会人员必须严格按照会议通知时间准时到会,不得迟到、找人替代参加或无故缺席,如因公事或因病不能参加会议,必须会前一小时报会议召集人批准。如未经同意迟到、缺席的，一律按照考勤制度迟到、旷工相关规定予以惩戒。第二条：各与会者不得在会间做与会内容无关的事情、手机必须调为振动、均不得在会上吸烟。第三

10、条：会议内容清晰，会议目的明确.第四条：相关会议记录人必须如实、认真、详细记录会议内容，字迹清晰、工整.第五条：会议形成决议的内容，须记录后报分管副总审批，方可下发。 第七章 公司钥匙管理第一条：公司所有钥匙由后勤专员编号，并发放给专用人领用（各办公桌抽屉钥匙除外）。第二条：办公室应做好钥匙领用登记表钥匙移交表的记录，负责登记钥匙的保管现状。第三条：重要钥匙需一式二把，办公室留存一把。第四条：钥匙未经允许不得私自配备，若遗失后果自负。第五条：凡钥匙遗失的必须及时报后勤专员，由后勤专员安排配发或换锁，由此产生的相关费用均由遗失人自行承担。 第八章 办公区域管理规定第一条：应以普通话低音量在办公区

11、域内进行交流。禁止高声喧哗、污言秽语，手机应始终调为振动状态。 第二条：不得在任何时间内将与工作无关的人员带入办公区域，如有人员来访，应由有关人员接待。第三条：爱护办公区域内的一切设施，不得随意毁坏、涂抹，不得将公共设施及物品据为已有，一经发现，将要求责任人按损坏或丢失物品的原价进行赔偿。第四条：节约公司一切能源，随时注意关闭电源、水源开关。随意浪费者，公司将进行相应处罚。第五条：工作时间内不得进行上网聊天、玩游戏、打牌、下棋等娱乐活动。第六条：注意保持办公区域的卫生，不得乱扔杂物不得随地吐痰，外出或下班离开时，应收拾好与工作有关的资料文件及个人物品，关闭电脑电源。第七条：上班时间应衣着整洁，

12、不得穿短裤、短裙、背心及袒胸露背衣裙及拖鞋。第八条：下班时必须关好门窗，做好防盗、防火工作。第九条：电话使用行为规范：1、公司电话仅供工作之需，不得使用公司电话拨打私人电话。一经发现，按公司惩戒细则进行处罚，并由本人承担所需费用。2、工作电话通话时间应尽量简短，如确需长时间讨论细节，应尽量安排面谈。3、电话响铃三声以内必须马上接听，若本人不在座位上，电话临近的员工必须帮助接听，并问清楚对方需沟通的事宜，或记下对方电话，待本人回来后及时转达。4、接听电话必须使用礼貌用语普通话。第十条：电脑使用管理1、公司所购电脑，产权归公司所有，使用人具有维护保养之义务，须爱惜使用，精心保管。电脑使用人应保持办

13、公室内电脑整洁，对电脑的主机、显示器、键盘、鼠标都应定期进行清洁，不得有明显积尘；2、因电脑本身质量问题所引起的维护修理费用由公司承担。3、因人为因素损坏（如：碰撞、进水等）的维修费用由使用者本人承担并依情节给予惩戒。4、因人为因素损坏导致机器报废，由电脑使用人向公司赔偿，赔偿额度为：购置款减去折旧率。5、下班前各部门电脑使用人应按正常程序关闭电脑和显示器，发现下班人走后，电脑和显示器未关闭者，依情节给予惩戒。第十条：空调使用管理1、夏季室内温度高于或等于32时开启，温度设定为26。2、未按上述规定使用空调者，经查实给予减薪20元。3、公司空调由办公室负责监督与管理。4、各部门人员应严格按规定

14、开启和关闭空调，并在下班前对所有空调进行检查。5、各部门人员应定期对空调进行保养清洗工作。 第九章 办公、清洁用品管理规定第一条：凡由公司购进的为日常工作服务的物品，包括电脑、电话、计算器、传真机、复印机、桌椅、纸张、文件夹、移动硬盘、U盘、剪刀、订书机 、裁纸刀、电脑耗材、打印耗材、胶水、 胶带、传真纸、回型针、大头针等均为办公用品；拖把、扫帚、簸箕、手套、洗手液、洗衣粉、肥皂、抹布等均为清洁用品。第2条 ：办公用品计划 1、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划报行政部前台，主要列清本部门下月各类办公用品的需求，清楚描述品牌、型号、规格、数量，以

15、便行政部统一安排采购。逾期不报视为自动放弃，由此造成工作受阻，责任自负。 2、行政部负责将各部门的办公用品需求计划汇总，经行政部负责人批准后统一采购。第三条：一般办公用品由行政部每月按照计划到指定供应商处采购。特殊办公用品（固定资产类及办公家具等）由需求部门提出申请，经总经理批准后，专门购买。 第四条：备用的办公用品由行政部统一保管。每月7日前，各部门填写办公用品领用表，经本部门负责人签字后，直接到行政部领取。行政部指定专人负责办公用品的管理工作，要做到分类存放，码放整齐，清洁有序。 第五条：行政部要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台账，做到入库有手续、发放有登记。发

16、放出去的办公用品要做好相应的领用记录，明确领用部门、领用人、领用日期及责任人，由责任人负责保管。 第六条：对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的异常损耗，根据个人责任的大小，由责任人承担因其造成损失的赔偿。 第十章 固定资产管理 第1条 ：为了更好的利用固定资产，实行固定资产归口管理，加强对固定资产的维修与保养，建立岗位责任制和操作规范。财务部作为资产监管部门，应建立键全相关资产的明细账及总账，定期（每年）与不定期（需要时）组织主管部门对资产进行盘点。1、各使用部门为固定资产的管理部门，负责本部门的设备管理工作，部门负责人为本部门管理人员，每台设备要明确使用、保管、维护的责任者。2、严

17、格执行公司制订的管理细则，技术操作堆积和维护保养制度，确保设备的完好、清洁、润滑和安全使用。3、根据公司相关部门的要求配合固定资产的盘点，做到账、卡、物三相符。4、对部门使用的资产按公司要求贴资产管理标签，标签一旦发生损坏，立即到相关部门索要标签，重新粘贴。第二条：固定资产的购置、验收、领用1、由于工作和生产需要，各需求部门购置固定资产，由相关部门填写申请报告，需报部门主管、财务部、总经理审批后方可组织采购。2、购设备进厂后，由需求部门及主管部门组织联合工箱检查，验收，设备安装完毕后，填“资产验收报告”，财务部门根据“资产验收报告”建立固定资产卡片及台账，并贴好资产管理卡片。第三条：固定资产的

18、调拨与转移1、凡列入公司的固定资产未经主管领导和总经理同意，任何部门不得擅自调拨、转移、借出和出售。公司设备的调拨与转移必须通过财务部门办理转移手续，同时由调出、调入部门的双方领导及经办人签字，财务部办理转账手续。2、公司对外处理固定资产一般实行有偿价调拨方式，相关部门根据设备的使用年限、折余价值、新旧程度按质论价，原则上，调出设备价值不得低于设备的折余价值。报财务部审核、总经理审批方可办理相关手续。3、未经财务同意，各使用部门无权办理设备转移及处理，一经发理，将追究部门及经办人的责任。第四条：固定资产的报废与封存1、公司的固定资产报废处理时，须使用部门提出申请，填写设备报废单一式二份经部门主管确认后，由财务部门将其净损失上报公司领导批复后办理报废相关手续。2、凡符合下列条件可申请报废 A超过使用年限，主要结构陈旧，生产效率低，耗能高，而且不能改造利用的。 B损坏严重无法修复的。 C老化失效，性能低劣无修复价值的。 D因工房改造又不能运迁的设备必须折除的。