物料用品合规流程

1、物料用品合规流程一、印刷品、宣传品合规流程（一）总公司统一采购公司宣传品、印刷品纳入 SAP 系统 MM（ 物料）模块管理。 根据公司相关制度规定， 宣传品、 印刷品由总公司集中制作， 归口管理部门为总公司行政保障中心，总公司涉及到 SAP 系统操作的执行工作全部集中在财务管理部完成。各分支机 构资产管理岗需根据征订单统计分公司的制作需求并负责 系统内外的申请、收货、验货、发货。1分公司采购申请 各分支机构办公室根据业务需求，于总公司规定的征订 时间段内完成 SAP 系统中“采购申请”的创建。季度的征订于 征订月的 3 日之前完成，散单根据规定的时间段操作。并经 分公司计财部经理在系统中进行“

2、采购申请审批”后方有效。2建立采购订单总公司财务管理部综合核对 SAP 系统中的申请、行政 保障中心提交的文本申请，确认无误后在 SAP 系统中创建 采购订单。同时打印采购订单。并将订单号提交行政保障中 心，由行政保障中心统打印后统一向相应厂商订购。3收货 各分支机构在接到供应商送达的货物时，根据采购申请 查询对应的采购订单并对实际的货物进行逐项核对，确认无 误后在收货回执或收货确认书上签字确认。并于收 到货物的两天内完成在 SAP 系统中的收货。系统将自动在 分公司账套生成凭证，凭证的附件为打印出的各分支机构的采购订单清单、入库单各分支机构需于每月 25 日之前完成上月征订物料的收 货处理，

3、每月末各分支机构必须将收到的货物在系统中做完 收货处理，以保证账实相符。4. 收货、供应商查询总公司行政保障中心需于每月 26 日（因为各分支机构 于 25 日之前必须操作完毕）检查各分支机构上月的征订单 是否收货完毕。 在 MM 模块中根据收货或供应商查询检查报 表，确保各分支机构已经根据采购订单进行完全的收货处 理。5. 物料采购清算 总公司行政保障中心确保采购订单已经在系统中完成 收货操作，审核无误后于每月的 27 日之前将物料发票、签 报、采购订单明细清单（即从系统打印出提供给供应商的订 单清单）等单据提供财务审核。其中一张费用报销单必须对 应相同供应商的发票填列（建议一个供应商一个订

4、单） ，并 在报销单“备注栏”注明该供应商的采购订单号。6. 发票校验 财务报销审核岗收到报销单据时，需再次根据采购订单 进行收货查询。 通过“新华人寿报表内部报表物料管理 自定义物料查询报表采购定单收货、 发票校验查询”检查各 供应商的订单金额是否跟发票一致，同时审核各项票据及报 销手续的合法合规性。审核无误后进行发票的录入与校验。7. 发票校验后付款 行政保障中心经办人员履行完各项审批手续后到资金 管理岗申请付款，出纳人员检查审批签字手续无误后开具支票或汇款单。并于次日上午跟资产核算会计交接相关单证。8. 划账、清账 财务管理部资产核算岗根据采购订单清单制作转账单 划账、根据付款单证进行供

5、应商的清账处理。选择对应供应 商清账后生成凭证，凭证附件为付款的单证，如支票等申请 单、支票根、签报等单证。（二 ） 分、支公司自行采购1. 由分（支）公司物料账管员在 SAP 物料系统中录入 采购定单。实际收到货物时，物料管理员选择基于采购定单 的收货，物料账管员打印入库清单一式两联，货物入库后由 收货人签字确认。清单一联交财务作为会计凭证附件，一联 交仓库保管员。系统自动生成会计凭证。2. 收到发票时， 由收货人确认金额与所收货金额是否一 致，不一致则不做发票校验。一致时，由物料账管员在发票 上背书，交由财务在系统中做发票校验，生成会计凭证。3. 支付货款时，由财务在系统中做付款凭证。（三

6、）物料的领用 总、分、支公司各部门（含营业区）领用物料用品时， 由各部门经办人填写“单证条款申请表” ， 经本部门领导签字 后，交给分、支公司物料账管员，由账管员在 SAP 系统内 发货，并打印出库单一式三联（用三联的会计凭证纸） 。领 用人持出库单到仓库管理员处领取物料，并在出库单上签字 确认。出库单的第三联由领用人部门留存，第一联和第二联 交仓库管理员，由仓库管理员将第一联交物料账管员，第二 联仓库管理员留存。物料账管员核对无误后将第一联交财务 作为会计凭证的附件。出库生成的会计凭证。（四）物料的调拨1分公司对中支公司的物料调拨。 由分公司物料账管员在 SAP 系统做公司间的物料转移 过账

7、，并打印物料调拨清单一式两联， 第一联交分公司财务， 作为会计凭证的附件；第二联交仓库管理员；中支公司在系 统中打印物料调拨清单一式两联，由中支收货员签字确认， 第一联作为中支公司会计凭证的附件，第二联交仓库管理 员。物料转移后系统自动生成跨公司代码的会计凭证。然后，中支公司再按照第三条物料的领用程序进行物料 的领用。2中支公司之间的物料调拨（如 A 中支物料调拨至 B 中支）。由分公司物料账管员在 SAP 系统做公司间的物料转移 过账，中支 A、 B 分别打印物料调拨清单一式两联，由仓库 管理员（物料发货人或收货人）签字确认，第一联交财务作 为会计凭证附件，第二联由仓库管理员保管。物料转移系

8、统 自动生成跨公司代码的会计凭证：然后，B中支公司再按照第三条物料的领用程序进行物 料的领用。3总公司对分公司物料调拨参见分公司对中支公司的 物料调拨；分公司之间物料调参见中支公司之间物料调拨。（五）印刷品、宣传品的盘盈盘亏 1每季（半年）应对当期库存物料用品进行盘点，和 系统内的账套进行核对，确保账物相符、账账相符。2盘点物料用品发生盘亏或盘盈现象时，物料账管员 在 SAP 系统中进行盘盈、盘亏处理，系统自动生成相应的会计凭证。二、办公用品合规流程 1物料用品中的办公用品因价值较低、损耗较快，可 按照月度制定部门购置计划，在计划内购进，一次性发放， 并于购进时直接记入当期营业费用。2如果办公用品较多，需要设立库存，应按实物品种 设立明细台账，建立健全出入库登记手续。在购进时，物料 管理人员根据原始发票及商品清单开具一式二联入库单，一 联随同发票到财务报账， 一联留存登记实物台账； 在领用时， 开具一式二联出库单， 一联登记实物台账， 一联汇总登记 物 料用品出库明细表交财务。3会计