信息交流控制程序

1、制订部门:业务部发行时间:2014年9月15日文件发行章核准审核制定、目的1.1本程序为了收集、处理本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信 息，保证信息渠道畅通，使质量体系及环境有害物质管理体系能有效运行而 制定。二、适用范围2.1 适用于本公司内部质量 / 环保信息和来自外部相关方面的信息以及对这些 信息的处理。三、职责3.1 业务课：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到 的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。3.2 品管课：公司质量 / 环保信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外 部信息，按有关的程序进行处理或传递。3.3 各部门：按有关程序或作业指导书

2、的规定，及时传递和处理信息。四、参考文件4.1 文件与资料控制程序4.2 记录控制程序4.3 纠正和预防措施控制程序4.4 题案活动管理规程（WI-QD-010）五、定义 （无）六、流程图 （无）七、程序说明7.1 信息的分类：7.1.1 外部信息：A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及其反馈的信息。B、法律、法规、标准类信息，如条例、产品标准等。C、 相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、供应商）。D其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、 环保技术、环保管理等方面的信息。7.1.2 内部信息：A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及

3、 体系正常运行时的其它记录。B （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施 处理单等。7.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯等 方式加以传递。7.2.1 外部信息的收集与处理。721.1业务课负责7.1.1中A、B、C项内容进行信息的收集，并传递到公司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照纠正和预 防措施控制程序和文件与资料控制程序的要求进行处理。7.2.1.2业务课、品管课负责与7.1.1中C项内容相关方的信息。联络以满足顾客要求，对来自上述相关方投诉的处理详见纠正和预防措施控制 程序顾客抱怨处理控制程序。7.2.1.3各部门

4、负责7.1.1中D项内容，以联络单传递到相关部门。7.2.2 内部信息的收集与处理7.2.2.1 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常 信息。7.2.2.2 （潜在）不符合信息的处理详见纠正和预防措施控制程序 。7.2.2.3 由总经理、管理者代表发出的质量信息，通过“公司会议”的形式 进行传达，建立会议记录 ，由相关部门落实和处理。7.2.2.4 公司总经理召集按排各部门负责人每月召开生产、质量例会，建立 会议记录，根据有关工序、操作、特采、质量记录、返工报告重大生产品质问题、产品合格率、产能、客户投诉率等信息以探测、分析生产 品质趋势，确定潜在生产品质问题。7.2.2

5、.5 总经理、课长必要时召开公司例会，讨论公司的所有行政、业务、 生产、质量等事务，并建立会议记录 。7.2.2.6 部门负责人每月至少一次不定期召开部门例会，讨论部门内部工作 事项，并作记录，由管理者代表进行跟踪。7.2.2.7 品管课每周将质量状况统计分析，将信息汇报给管理者代表，课长 或总经理并通报给相关部门。7.2.2.8 各班/ 组或部门根据工作实际需要召开早会，可不用记录。7.2.2.9 凡形成会议记录的会议， 在会议开始之前均要参会人员签 会议签到 表。7.2.2.10 相关事务的联络，尽量以书面形式反馈，书面沟通以联络单方 式进行，相关部门应主动的解决问题。7.2.2.11 信息交流的总体目的是确保信息沟通畅通，总经理、管理者代表的 信息沟通以不定时的，每月度总经理或课长以不定时的沟通方式同公司 各级员工进行有效沟通，员工或以建议的方式反馈相关人员或总经理。7.2.2.12 公司为便于人员之间的信息交流， 特设立提案箱， 并制定相关管理 流程，进