某公司信息化项目财务系统业务蓝图

1、蓝图设计书，文档编号：CD-CW-010版 本 号：2.0 密 级：中级 广东长大信息化项目财务系统业务蓝图金蝶软件（中国）有限公司2009年 7月目 录一 项目背景2二 项目目标2三、 蓝图规划3（一）财务组织架构建立31、成本中心架构32、财务组织架构4（二）资金计划51、资金计划业务流程图52、资金计划表数据关系63、资金计划表清单04、资金计划审批流程1（1）月度资金计划与年度现金流预算审批流程1（2）新中标施工项目现金流总预算审批流程25、资金计划的控制2（1）控制的方式2（2）资金计划控制总体流程3（3）资金计划内费用报销单审批流程（一般流程）4（4）资金计划外费用报销单审批流程（

2、特批流程）5（5）备用金收支计划处理。56、资金计划的分析7（三）资金成本管理7（四）预算管理71、预算业务流程图72、预算管理报表数据关系83、预算报表清单104、部门费用预算表审批流程105、年度财务预算套表审批流程106、季度预算执行表审批流程11（五）EAS与U8数据信息接口121、资金系统单据转换U8凭证工作关系说明122、EAS出纳汇总表与U8明细帐期末对帐工作关系说明153、实现的预期效果164、需配合开发实施工作17（六）U8远程连接地址集成EAS17一 项目背景 继2008年长大公路工程总公司与金蝶软件展开工程项目及成本管理的信息化项目后，针对财务管控系统继续开展新一轮的合作

3、。通过本期的财务信息化实施工作强化财务核算控制，逐渐使集团的财务管理从核算型会计向管理型会计的转型。使集团财务管控信息化环节的管理水平进一步提升。二 项目目标1. 建立了集团财务架构，改善资金管理，实现资金计划和资金动态预测。2. 通过EAS出纳系统与资金预算管理系统的集成应用进行支付监控。3. 通过EAS出纳系统获取和展现长大公司所有现金和银行账户交易情况。4. 通过EAS出纳系统与U8财务系统数据传递实现资金系统与会计系统的衔接，加强从资金收付到会计核算处理整个过程的可追溯性。5. 通过EAS预算模块实现电子审批，与久其系统协同应用，加强全面预算管理。6. 通过数据加密对各机构U8系统进行

4、远程连接，并且把登各地U8帐套地址集成EAS菜单中进行集中管理。7. 资金成本管理。规划资金上划、下拨及存款管理电子化，为方便与外部商业银行的接口，实现外部网上银行。以加强总公司财务信息的集团化、集中化管理功能，8. 规划工程项目管理系统与财务系统业务衔接。三、 蓝图规划（一） 财务组织架构建立1、 成本中心架构2、 财务组织架构说明：1. “综合部”在EAS系统不作为财务记账实体，财务组织委托“总部本部”。设为总部部门成本中心实体。2. “研发中心”组织暂时建立行政组织，财务组织和成本中心组织待定。3. “第一分公司”规划设置为与二、三、四公司的财务组织和成本中心相同的组织架构。（二） 资金

5、计划1、 资金计划业务流程图整个资金计划分为：编制、审核、控制及分析四个阶段。（1） 在编制阶段，各个部门需要填报各自的资金计划表，并提交到后台工作流审批。审批完成后，还需要在施工项目部、分公司以及总公司提交资金计划套表。套表的数据的来源是先前各部门提交的资金计划表，系统可以通过公式自动获取。套表的作用是让项目部、分公司和总公司管理层能具体了解各企业的资金情况。因此套表需要项目经理、分公司总经理等相关领导的审批。具体审批流程请参考资金计划审批流程。（2） 审批；根据顾问在一些项目的实施经验是：只需要将一些关键和必需设置到流程中就可以了，因为太多的审批节点会严重降低业务单据的流转效率。（3） 审

6、批完毕后，系统就可以根据各部门提交的资金计划表格，对业务单据进行控制。最后通过EAS的出纳收、付款完成与用友U8的数据连接，导入凭证并在期末进行资金的对帐。（4） 系统在对单据控制的同时还会自动获取每个资金计划项目的实际发生数，同时也会生成对应的资金计划分析报表。2、 资金计划表数据关系203、 资金计划表清单报表分类报表编码报表名称报表分组基础表ZJ-Y-F-001年度资金计划表-套表年度资金计划套表基础表ZJ-Y-S-001-01年度资金计划表-资金来源子表（经营）年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-001-02年度资金计划表-资金来源子表（财务）年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-002

7、年度资金计划表-内部资金（调入）子表年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-003年度资金计划表-分包商子表年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-004年度资金计划表-材料子表年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-005年度资金计划表-机械使用费子表年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-006年度资金计划表-其他直接费子表年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-007年度资金计划表-资产购置子表年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-008年度资金计划表-工薪子表年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-009年度资金计划表-税费子表年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-010年度资金计划表-管理费（间接）子表年度资金

8、计划子表基础表ZJ-Y-S-011年度资金计划表-其他费用子表年度资金计划子表基础表ZJ-Y-S-012年度资金计划表-内部资金（调出）子表年度资金计划子表基础表ZJ-M-F-001月度资金计划表-套表月度资金计划套表基础表ZJ-M-S-001-01月度资金计划表-资金来源子表（经营）月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-001-02月度资金计划表-资金来源子表（财务）月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-002月度资金计划表-内部资金（调入）子表月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-003月度资金计划表-工程分包商子表月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-004月度资金计划表-材料子表月度资金计划子

9、表基础表ZJ-M-S-005月度资金计划表-机械使用费子表月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-006月度资金计划表-其他直接费子表月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-007月度资金计划表-资产购置子表月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-008月度资金计划表-工薪子表月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-009月度资金计划表-税费子表月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-010月度资金计划表-管理费（间接）子表月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-011月度资金计划表-其他费用子表月度资金计划子表基础表ZJ-M-S-012月度资金计划表-内部资金（调出）子表月度资金计划子表数据表ZJ-FX-M-F-0

10、01月度资金分析表及报告-套表月度资金分析套表数据表ZJ-FX-M-S-001月度资金分析表-资金来源子表月度资金分析子表数据表ZJ-FX-M-S-002月度资金分析表-内部资金（调入）子表月度资金分析子表数据表ZJ-FX-M-S-003月度资金分析表-材料及分包商子表月度资金分析子表数据表ZJ-FX-M-S-004 月度资金分析表-机械使用费及资产购置子表月度资金分析子表数据表ZJ-FX-M-S-005月度资金分析表-其他直接费子表月度资金分析子表数据表ZJ-FX-M-S-006月度资金分析表-工薪子表月度资金分析子表数据表ZJ-FX-M-S-007月度资金分析表-税费子表月度资金分析子表数

11、据表ZJ-FX-M-S-008月度资金分析表-管理费（间接）子表 月度资金分析子表数据表ZJ-FX-M-S-009月度资金分析表-其他费用子表月度资金分析子表数据表ZJ-FX-M-S-010月度资金分析表-内部资金（调出）子表月度资金分析子表分析表ZJHZ-FX-M-F-001月度资金汇总分析报告-套表自定义分析模板分组基础表ZJ-NP-001新中标项目现金流总预算新中标项目现金流总预算4、 资金计划审批流程（1） 月度资金计划与年度现金流预算审批流程两者的审批流程完全一致，因此放在一张流程图上进行展示。注：各部门资金计划表审批流程以及资金、预算管理编制、审批及上报时间详见附表“资金、预算管理

12、审批流程及编制、审批、上报时间安排表”。（2） 新中标施工项目现金流总预算审批流程注：预算管理编制、审批及上报时间详见附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”。5、 资金计划的控制（1） 控制的方式a) 费用报销单控制：控制到部门的费用支出，利于企业对部门进行控制及分析。b) 出纳付款单控制：对企业公司层面资金流程进行控制。考虑到以上两种单据的各自优缺点以及长大的实际情况，决定采用费用报销单控制的模式。（2） 资金计划控制总体流程 首先，部门需要在费用报销系统下填写一张费用报销单并选择好对应的费用类型，提交完毕后EAS工作流系统会自动扣减本部门的预算额度；然后，工作流会继续执

13、行费用报销的审批流程，让各级领导对单据进行审批；审批全部通过后，系统通过自带的BOTP规则将生成一张出纳付款申请单，财务会计进行付款后，可以与U8的接口中，生成U8的会计凭证。具体流程可参见下图：（3） 资金计划内费用报销单审批流程（一般流程）（4） 资金计划外费用报销单审批流程（特批流程）（5） 备用金收支计划处理。 备用金收支计划蓝图： 说明：（1） 备用金借支业务：通过“费用单”的“借支备用金”计划项目进行扣减控制，并获取实际数据到部门级；最终通过“出纳付款单”完成付现业务。（2） 备用金偿还或转帐报销业务：通过“出纳收款单”全额收回，公司级（财务记账实体单位）资金套表直接获取实际数据。

14、如果是报销转帐业务，除完成上述步骤后，再通过“费用单”的“*费用支出”计划项目进行扣减控制，并获取实际数据到部门级：最终通过“出纳付款单”完成转帐业务。6、 资金计划的分析 资金计划的分析报表有两种方式：1、 系统自带的分析报表，这类分析报表可以通过点击系统菜单进行查询。2、 根据公司具体需求而设置的分析报表，这类报表只需在每个月财务结帐后进行批量新增，相关分析数据报表系统可以自动计算出来。因此，不需要进行工作流的审批。但每个月末需对分析表进行分析说明，并以附件形式上传到系统上。（三） 资金成本管理资金成本管理主要业务：1、银行承兑汇票2、外部贷款利息（包含交通集团贷款）由于长大目前只有总公司

15、是注册的独立法人，因此集团的筹资主要由总公司负责，其相关的资金成本通过财务核算分摊到各项目工地。（四） 预算管理1、 预算业务流程图长大公司预算报表分为：年度财务预算套表、季度预算执行表和月度部门费用预算表。2、 预算管理报表数据关系整个财务预算报表的业务操作分为：（1） 各项目部、分公司本部以及总公司本部在久其系统中录入本单位年度财务预算套表（集团要求）和季度预算执行情况表（集团要求）；录入完毕后，从久其系统中将预算报表导出并导入到EAS系统中。并提交工作流进行预算流程的审批，审批完成后，分公司需要汇总下属各项目部的预算报表，在对一些数据进行调整和修订后，最后提交工作流审批。（2） 月度、年

16、度部门费用（间接费）预算表不通过久其系统直接在EAS系统中完成编制及审批工作。（3） 最后集团汇总各分公司的数据，经过工作流审批后，将整个预算套表导出，最后导入到久其系统中，上报到交通集团。3、 预算报表清单编码名称模板分组01YS-Y-001全面预算_年度预算表年度预算02YS-Q-001全面预算_季度执行表季度执行03YS-Y-D-001全面预算_年度部门管理费年度部门费用预算04YS-M-D-001全面预算_月度部门管理费月度部门费用预算05YS-FX-M-D-001全面预算_月度部门管理费分析 月度部门费用分析4、 部门费用预算表审批流程包含月度和年度部门费用审批流程注：预算管理编制、

17、审批及上报时间详见附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”。5、 年度财务预算套表审批流程包括年度部门管理费（间接费）预算表注：预算管理编制、审批及上报时间详见：广东长大公路工程有限公司文件 粤公程财2009115号 附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”6、 季度预算执行表审批流程注：预算管理编制、审批及上报时间详见：广东长大公路工程有限公司文件 粤公程财2009115号 附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”（五） EAS与U8数据信息接口为了达到EAS财务信息系统资金支付控制环节结束后转换成目前财务U8系统会计凭证，最后达成成EA

18、S资金明细帐与U8出纳明细帐一致的状态。经过三方初步讨论，拟通过EAS资金出纳管理系统收款单和付款单转换成U8所需要的会计凭证信息接口方案。1、 资金系统单据转换U8凭证工作关系说明 工作关系说明：（1） EAS收款单和付款单在日后的业务操作中将作为资金收付款的驱动单据。对于收付款单的上游单据可以是部门费用单或者是手工录入的单据产生。（2） EAS付款单和收款单审批后由最后一个环节的点击“支付”或“收款”功能键，收、付款单记录自动记入EAS出纳日记帐。（3） 收、付款单导出到U8凭证模板，主要输出的信息包括：单据编号、单据日期、支付或收款的货币资金科目、单据金额、收款人名称等业务信息内容。如下

19、图：导出信息拟放置U8凭证的位置字段格式说明1、单据编号（8位）凭证备注栏目或摘要栏目或结算号栏目文本2、单据日期凭证日期日期3、货币资金科目+帐户会计科目栏目，（细致到全集团统一的二级科目）科目编码（二级科目）4、收、付款金额会计凭证借、贷方（收款为借方，付款为贷方）数字5、收款人名称（适用于付款单）凭证摘要栏目文本6、付款人名称（适用于收款单）凭证摘要栏目文本7、摘要信息凭证分录摘要栏（4） EAS收、付款单输出到U8凭证模版后，在U8系统中点击凭证导入功能，把信息直接导入U8凭证，并对U8凭证的信息进行补充修改。（5） U8凭证保存、审核、记账后形成U8明细帐。所有收付款业务通过导出导入

20、方式生成的凭证，可以达到“EAS出纳日记帐”与“U8明细帐”的一致状态。同时在“U8明细帐”中保存有收付款单据编号和日期，以便于精确追溯查找。（6） 各机构的EAS出纳日记帐自动形成“资金汇总表”可以通过EAS资金系统进行整个长大公司的穿透查询，一张表可知整个长大的资金收支明细。2、 EAS出纳汇总表与U8明细帐期末对帐工作关系说明（1） 对帐关联条件：银行帐号：必须是整个长大公司唯一的，即独占。使EAS和U8的银行帐号能够形成唯一相对应关系。方法概要：1） 在U8的原来银行存款科目属性的“助记码”栏目中填充完整真实的银行帐号号码。2） 在EAS辅助资料中由各核算单位增加“银行帐户”基础资料，

21、保持与U8系统银行科目的助记码内容保持一致。（2） 工作关系说明：1） 针对广东长大金蝶方开发出资金汇总表和数据导出工具。2） 期末对帐时通过条件过滤EAS资金汇总表导出到U8指定的数据格式模板中。3） 再由财务人员导入对应的U8插件中，形成以上的资金平衡期末对帐表，供两个系统之间的资金帐进行核对。3、 实现的预期效果（1） 每一笔资金使用通过EAS收、付款单的录入可以形成资金使用的事中控制（月度资金计划）。（2） 收付款单的信息输出和输入到U8凭证没有为财务人员增加额外的工作量。并且会计核算与资金收支的业务分离得更趋于合理，分工更加明确和规范。体现内部制衡会计制度。（3） 通过输出导入的接口两个系统所产生的信息都能一致的分别记录到EAS出纳日记帐和U8明细帐中。同时收付款单据编号