中交四航局第三工程有限公司产品采购管理流程试行

1、1.目的【最新资料，Word版，可自由编辑！】本程序旨在通过明确公司本部各相关部门及项目部在产品采购过程中的职责和工作内容，规定产品 采购过程的组织和实施要求，以确保产品采购工作有序地进行，达到保证质量、降低成本、提高效 益的目的。2适用范围本程序适用于公司本部各相关部门及项目部完成的国内各类产品采购的过程管 理。3术语和定义3.1本程序所指产品：主要包括材料、固定资产及其它产品三大类，其中材料又包括结构材料、施 工材料、其它材料等。结构材料一一按照施工设计构成工程实体的材料。施工材料一一工程施工过程所需的，但不构成工程实体的材料。其它材料一一船舶、机械、车辆设备所需的配件、消耗类材料。固定资

2、产一一为施工生产、经营管理而持有的、使用期限在一年以上的有形资 产。其它产品一一除材料和固定资产外所有产品的总称。主要产品一一公司长期需求、反复采购、单位价值较高的各类产品。需用部门一一在公司各项业务开展过程中，产品采购需求的公司所属单位（包 括本部部门）的总称。3.2资产管理部门权限工程业务部一一主管材料、船舶、机械、车辆设备、周转材料、小型机具、测m护曰工艺技术部一一主管试验器具、网络系统及设施。办公室一一主管办公用品以及电脑、通讯、影像等办公设备。4.产品类别及采购权限划分类别每批次或同一类别总额（万元）采购部门材料结构材料 100预算采购部V 100需用部门施工材料 50预算采购部V

3、50需用部门其他材料 20预算采购部V 20需用部门固定资产船机设备20 ;非船机10预算采购部船机设备V 20;非船机V 10需用部门其他产品 10 （限于基层单位，本部部门则以5万元为界限）预算采购部V 10项目部/机械处/分公司V 5资产管理部门4.1上表对采购权限的划分属原则性限定，公司指定或授权委托的产品采购不在此限4.2本着经济高效的原则，各采购部门经分管领导批准时可委托其他部门代办采购，但不可因为委托关系而放弃本次采购中的指导和监督责任，被委托部门也应按照采购管理程序实施采购，并 根据原采购部门要求提供采购过程文件。4.3公司劳动保护用品涉及到由公司股东统一组织制作的部分不论金额

4、大小由公司预算采购 部统一采购。4.4基建项目产品、业主提供、监控的材料由公司预算采购部负责采购。4.5属公司预算采购部权限范围内的采购产品，均可委托授权需用部门采购。5. 产品采购管理流程图（详见附录一）5.1产品采购管理主流程图5.2产品采购合格供方信息库建立流程图5.3产品采购计划编制及审批流程图6. 管理职责6.1预算采购部由本部门组织实施的产品采购合同，合同签订后，扫描送需用部门及法律、审计、财务等部 门备案；6.2工程业务部6.3资产管理部门，或参与采购；6.4需用部门6.5其他部门7. 程序实施要求及标准7.1采购信息库的建立各需用部门分别根据项目策划书/施工生产或工作计划有意识

5、地调查收集市场 信息，并每月将收集到的信息及经评审合格的供方资料汇总报预算采购部，预算采 购部结合自身掌握的信息资源，对所有信息进行整理分类，形成公司的产品采购信 息库，每月更新公布，与需用部门共享。产品采购信息库内容主要包括：合格供方信息库、价格指导信息库、潜在供方 信息库。其中合格供方信息库主要包括有良好合作基础或具有良好合作条件的产品 采购供方综合信息；价格指导信息库主要包括产品采购供方的市场价格指导等；潜 在供方信息库主要包括具有一定实力和合作潜力的产品采购供方综合信息。所有报备的资料均以扫描件方式发给主管部门。供方调查可通过电话、寄信、传真、现场实地调查等方式，调查应收集供方相关资料

6、，资料包括但 不限于：营业执照，联系方式和联系人，供方简介，质量体系认证证书，产品技术资料，业绩资 料、信誉等。属需求频次高的主要产品采购供方，必须以产品采购供方调查评价表形式 完成调查评价，调查者与评价者不能为同一人。对需要特殊加工的产品，应要求供方提供其保证产品质量的控制文件，并会 同有关部门对其质量控制的有效性进行评价。对砂、石料的供方评价，必须到现场考察，了解其供货能力，并经现场抽样试验合格后，才能对其 进行评价。由需用部门自行采购或筹备采购的主要产品采购供方的调查评价由需用部门完成，并报公司预算采 购部核备。7.1.3合格供方信息库的建立具备下列条件之一且无不良记录的主要产品采购供方

7、可进入公司合格供方信息 库：有健全的质量管理体系；经评价能保证产品供应质量；合适地履行完一个以上的合同；有一年以上的合作时间。经评价批准为主要产品/结构材料合格供方的，由公司预算采购部纳入合格供 方信息库。合格供方信息库以外的供方仅为一次性采购少量工程结构材料或非主要产品所 选，其产品经检验或试验合格后，方可采购。每个工程项目所在区域至少要保存2家砂石料的合格供方，若工程所在区域的供方经评价后只有家合格，必须以书面形式报公司工程部认可。7.1.4产品采购合格供方的复评公司预算采购部组织对合格供方信息库上的供方定期进行复评以保持其适宜性和有效性，复评周期不能超过一年。根据合格供方在复评期内的供货

8、情况，填写产品采购合格供方复评表，各资产管理部门/项目部协助复评。如发现合格供方提供不合格的主要产品/结构材料时，应立即通知供方，并采取以下措施预防不合格材料被使用：加强抽查； 立即对其复评。经连续两次抽样，其主要产品 /结构材料质量仍不合格，取消合格供方资格。对一年以上无供货关系的合格供方，在重新采购该供方的主要产品/结构材料时，以质检书和抽查样品的检验结果作为依据进行复评。经复评不合格的供方，由公司预算采购部删去其合格供方资格。公司预算采购部通过收集、整理和分析与市场价格相关的信息，建立价格指导 信息库。价格指导信息库包括：收集和整理对公司主要产品价格有较大影响的国家 /行业政策以及市场宏

9、 观情况。周期性公布对公司采购成本有较大影响的主要产品的市场价格。需用部门每月10日前对上一阶段自行采购产品的价格进行统计，并将此类信息汇总至公司预算采购部，经预算采购部整理后达到信息共享。7.2 产品采购计划的编制审核采购计划是实施采购的依据，编制采购计划时，必须明确拟采购产品的具体型 号、规格、数量、需用时间和质量技术要求等内容。申报采购计划的需用部门不得拆分每批次或同一类别产品的采购总额，以达到 改变采购权限的目的。在采购计划编制中，如属公司预算采购部组织采购范畴，需用部门可根据自身掌握信息，推荐合适的供方，并填报产品采购供方推荐表，与采购计划一并报送。属预算采购部采购的产品采购计划必须

10、报工程业务部审核，其它的产品采购计 划报工程业务部核备。工程业务部在审核采购计划时，首先考虑公司内部调配，无 法调配时才批准采购。a、公司预算采购部组织采购需用部门根据公司批准的工程项目策划书，结合工程施工进度安排，编制 材料滚动产品采购需用计划表，该表所列材料应包含工程项目所用的各类材料， 每月26日前报工程业务部/预算采购部备案。急需材料前5个工作日（特型材料和急需到货的材料除外），需用部门编 制产品采购计划表报公司工程业务部审核，公司分管领导批准后送预算采购部 组织实施采购，需用部门参与采购。需用部门根据船机设备年度维修计划，编制季度滚动产品采购需用计划 表，每月26日前报公司工程业务部

11、/预算采购部备案。实际需用配件/消耗材料前5日（特型材料和急需到货材料除外），需用部 门编制材料采购计划报公司工程业务部，经分管领导批准后送预算采购部组织实施 采购，需用部门参与采购。b、需用部门自行采购属需用部门自行采购的材料的采购计划在实际需用10日前报送公司工程业务部审核。工程业务部确认无法在公司内部调配的，项目部按计划自行采购；若 公司内部可调配的，则接受调配。工程业务部的审核确认应在收到计划后的3日内完成。船舶部根据需要，编制月度采购计划表，经船舶部经理批准后，按规定 方式自行组织实施采购。a、公司预算采购部组织采购需用部门根据年度综合计划/施工生产计划，每季最后月的26日前编制年

12、度固定资产滚动产品采购需用计划表，报工程业务部审核，公司领导审批后， 由工程业务部送公司预算采购部核备，并在设备实际需用前10日报采购计划给公司预算采购部，同时参与采购部实施采购。公司各资产管理部门按公司年度综合计划和工作计划，每季最后月的26日前编制年度固定资产滚动产品采购需用计划表，经部门经理审核，公司领导 审批后，并在实际需用时间前10日将采购计划送公司预算采购部，并参与预算采 购部实施采购。b、公司各资产管理部门组织采购需用部门需用的非大中型船机设备类资产时，应提前10日将资产需用计划送资产管理部门审核，审核确认在公司内部可调配的，贝U接受调配；不能调配 的，由各资产管理部门编制采购计

13、划并报公司领导批准，经批准后实施采购，必要 时，各资产管理部门可委托需用部门采购。审核应在收到计划后3日内完成。需用部门需用的批量的其它产品，应提前 10日将资产需用计划报工程业 务部审核，审核确认在公司内部可调配的，则接受调配；不能调配的，按采购管理 权限实施采购。审核应在收到计划后 3日内完成。需用部门需用的非预期的、零星的其它资产，可先采购于月底前再补办手 续。进口产品一般应提前三个月编制需用计划、需要定购 /定造的产品、市场上稀 缺的产品及其他特殊材料产品的采购计划，也应根据实际需要提前编制计划，并完 成相应的审批工作。7.3产品采购策划书的编制7.3.1公司预算采购部组织实施的采购预

14、算采购部根据产品采购计划中的具体要求，结合产品信息库中供方的有关 信息，编制产品采购策划书，报公司分管领导审批，按策划书组织采购。策划 书的内容应包括：采购方式（是否招投标及理由）；是否委托；拟选择的供方；何人何时完成采购等。7.3.2自行实施的采购自行组织实施的采购应尽量编写产品采购策划书，由需用部门分管领导批 准后按策划书实施。7.4产品采购的实施7.4.1采购主要产品时，必须在合格供方信息库中选择，如不能在合格供方信 息库选择时，应说明理由，且须对供方进行评价。需用部门及各资产管理部门评价 资料须报公司预算采购部审核确认后，方可实施采购。7.4.2在产品采购过程，坚持“货比三家”的原则。

15、采购方式尽量以合同采购 为主，以招投标选择合格供方。7.5采购验收、付款与报销各类产品采购的验收、付款与报销均由提出采购计划的需用部门负责，必要 时，相关业务部门可参与验收。财务会计部/公司委派财务主管凭经批准的材料采 购计划及验收单、发票报销。7.6产品采购合同的编写7.6.1采购合同条款形式应参照公司法律事务部提供的合同范本，合同履行部 门应根据以往履约情况不定期对合同范本的完善提供修订意见。7.7产品合同的签订7.7.1需用部门负责签订主管范围内的产品采购合同，合同应在采购前提交给 供方法人代表及我方法人代表或授权人签名，并标明签订日期，加盖有效公章。特 殊情况下有权批准签署合同的人，可

16、授权委托其他人员签署该合同。7.7.2合同如有变更，应补充合同或协议，签订人应由原合同签订人签名。7.7.3需用部门对所签订的合同，应及时对有关采购资料进行整理，装订成册，妥善保存，并分类建立服务采购合同台帐。7.8产品采购合同的履行合同签订后5日内，预算采购部将采购合同正本送公司财务会计部/委派财务主管各一份，并及时将有关资料移交给需用部门，并做好交底工作。需用部门直接 与供方联系具体事宜，并办理验收及付款结算手续。由公司各资产管理部门/需用部门组织签订的产品采购合同，公司各资产管理 部门/需用部门负责组织履行。合同签订后 10日内，应将采购合同正本送公司预算 采购部。7.9特殊情况处理购到

17、的产品，采购部门应提供代用产品的资料，在征得使用部门签认同意后方 可米购。7.9.3临时紧急非预期的需用，可先行采购后补办手续报账。7.10采购档案资料管理采购实施完成后，各采购部门应建立产品采购合同分类台帐，反映整个采购工 作的动态，并及时地对有关采购资料进行整理，装订成册，妥善保存。7.11采购成本分析公司预算采购部每年1月10日及7月10日前分别组织对上年7月1日至12 月31日及本年1月1日至6月30日组织签订的产品采购合同进行分析，找出采购 价格低于或高于预算价格的原因及在采购过程中存在的问题，提出改进措施。7.12产品采购体系评价公司工程业务部每年组织一次对产品采购的整体评价，通过

18、对采购过程中主要 事项的分析，评价产品采购体系的适宜性、充分性和有效性，总结经验，吸取教 训，逐步提高产品采购工作质量，并将评价情况反馈需用部门。8. 支持性文件8.1四航局物资管理控制程序8.2四航局、公司合同管理制度9. 产品采购流程图（见附录一）9.1产品采购管理主流程图9.2产品采购合格供方信息库建立流程图9.3产品采购计划编制及审批流程图10. 业务表格（见附录二）OA以下表格均由需用部门填写，以电子文件报工程业务部，工程业务部通过 工作台组织审批签名后，反馈给相关部门。10.1产品采购供方调查评价表10.2产品采购供方复评表10.3产品采购需用计划表10.4产品采购计划表10.5产

19、品采购供方推荐表10.6产品采购策划书10.7产品采购比价单二九年三月十八日附录一附录二产品采购供方调查评价表填报单位：编号:编号日期调查人厂家名称供应产品联系人地址法人代表营业执照电话传真质量管理是否推行全面质量管理（TQM ？质量管理 体系通过GB/T19001: IS09001体系认证？认证机构认证时间产品采用 技术标准典型业绩调查结论：调查负责人：供应能力评价满足米购要求不满足米购要求签字/日期：质量管理体系和环 保体系评价满足米购要求不满足米购要求签字/日期：技术能力评价满足米购要求不满足米购要求签字/日期：审批意见满足米购要求不满足米购要求签字/日期：注：本表为参考表格，各需用部门

20、可根据实际情况确定内容。产品采购供方复评表供方名称供应时间：长（）、短（）供应材料：上次评价时间本次评价时间供应情况评价：部门主管/日期：检验部门评价：部门主管/日期：审批意见：审批人/日期：填报单位:编号:注：本表为参考表格，各需用部门可根据实际情况确定内容。产品米购需用计划表序号产品名称型号规格计量单位策划/计划总用量至（）已采购数量至完工需用数量需用计划量用途技术质量要求填报月月月月完工月分管领导/日期：经办人/日期:说明：1、括号内由填报单位根据采购内容不同分别填写结构材料、施工材料、固定资产；2、技术质量要求可列为附件；3、本表为参考表格，各需用部门可根据实际情况确定内容；4 、固定资产滚动计划为年度，其滚动时间为季，相应改