公司文件资料管理制度

1、XX公司分公司文件资料管理规定 第一条、 为了加强分公司文件、资料、记录的收发、归类、更改、编号、存档、注销等内容进行管理及公文催办工作，根据XX公司文件资料管理制度，特制订本规定。第二条、 电子文档的管理适用本规定，电子文档是在指电子文书、电子邮件、电子报表的等。第三条、文件资料分类：文件类：XX公司公文、外来公文、内部公文，各项质量规定、管理职责、岗位职责、价格表等。资料类：产品销售合同、市场调研资料、市场信息、各类报告、往来函电、传真、各类协议、产品技术资料、会议资料等。记录类：合同评审记录、来函（电、人）登记表、各类台帐、销售计划、销售通知单、销售单、退货报告、电脑信息记录等。第四条、

2、分公司应指定文件管理员负责对文件、资料和记录的管理，并承担分公司各类公文的催办以及向XX公司反馈各类公文办理情况的职责。财务账簿、应收账款台帐、仓库保管台帐及相关资料由分公司资产财务经理（会计）负责保管并进行管理。第五条、各分公司档案资料应在文件柜中封闭存放，并由文件管理员分类设立台帐进行登记，并由专人进行保管。第六条、除由分公司经理或有关人员亲启的函件外，凡收到的业务公文，均由文件管理员拆阅登记传递。分公司电子邮箱收到的电子信函，应及时进行备案登记后通知分公司经理和相关人员，并由文件管理员进行催办。第七条、分公司经理的电子邮箱与分公司电子邮箱应开通邮件短信提醒功能。第八条、涉及到公司商业机密

3、的文件，分公司经理可根据具体情况决定单独设立台帐，由分公司经理进行保管。第九条、凡由个人接受的函件，拆启后如属公办业务的，应签署意见，交文件管理员登记转送。第十条、对收到的文件、资料，由文件管理员在来函（电、人）登记表上登记后转交收件人。需要处理结果或归档存放的，需在“备注”栏加以注明不得个人保管。第十一条、外出人员带回的文件和资料，统一由文件管理员登记，根据文件内容需要传阅，不得个人保存。第十二条、重要公文、急件或指定回收的文件、资料，承办人员阅办后，退回文件管理员存档，一般业务性函件，由承办人员存查。第十三条、 凡以分公司名义发出的公文，应统一由分公司经理审批后，由文件管理员呈批或发送。第

4、十四条、 凡以分公司名义对外发出的文件应加盖分公司公章。第十五条、凡以分公司名义对外发出的文件和资料，须一式两份（或多份），原稿由文件管理员立卷存档。对外发公文由文件管理员统一记录备查。 第十六条、文件、资料编号按XX公司文件资料编号规定统一执行。第十七条、 凡由分公司公司收转的XX公司文件、XX公司公文、外来重要文件和资料，经有关人员阅办后，在规定期限内交回文件管理员存档。第十八条、 严格遵守保密制度，各持文件的人员，对文件资料要妥善存放，避免丢失、泄密。第十九条、 严格文件资料催办清理管理。公司文件管理员要做到月底小清、季末中清、年终总清，以便及时传递、立卷存档。第二十条、对文件、资料泄密和失落，要及时追查处理，同时追究保管人员的责任。第二十一条、 文件和资料应归档、编目统一保存。需传阅的应及时收回，需借阅的应办理借阅手续，受控、保密文件需经有关分公司经理批准方可借阅，并应及时归还。第二十二条、 有关人员各保存的资料、记录，在离开本岗位之前应与承办人员办理移交手续。第二十三条、 文件、资料注销期限原则，按XX公司档案管理制度有关条款执行。第二十四条、凡需注销的文件、资料、记录，由文件管理员列出明细，标明种类、名称、数量、时间等呈批后予以处理。 第二十五条、各分公司应明确文件管理员的职