文件控制(三合一)

1、程序文件标题：文件控制程序编号：编写：版本/次 : 审核：日期 批准： 总页数：6页版次修改內容编写人日期发放对象份数如控制图章非红色，此程序为非正式文件。所有程序文件的进行，只可参考控制文件。控制文件持有人必须确保此控制文件传阅有关人员，并在需要时提供此文件作参考。正本图章：控制图章：此份拷贝持有部门:程序文件编号：版次 : 文件控制程序1. 目的：确保公司控制文件之有效性，防止误用失效或作废的文件和资料。2. 范围： 适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系有关的控制文件。3. 定义： 3.1控制文件：此类文件之编写、审批、分发/回收、修改及保存均受控制。本公司的控制文件包括管理手册、程

2、序文件、作业指导书、技术文件(如图纸、BOM等)及外来文件(如相关国家/国际标准)等。注：外来文件如国家/国际标准只对分发/回收及存档受控。 3.2正本：文件的原版。控制文件的正本均盖有红色“正本”章。 3.3受控拷贝：控制文件正本的影印本，再加盖红色“受控”章。凡没有红色“受控”章的影印本均只属参考本，文件有任何更改将不获更新通知。 3.4作废文件：其有效性已被废除的受控文件，文件正本须盖上蓝色“作废保留”章。收回的旧有版次书面控制拷贝，须盖上蓝色“作废”章后可作为环保用纸使用或作为其他用途。任何文件一经盖上“作废”或“作废保留”印章后，不受其他印章影响，均按作废文件处理。4. 程序：负责部

3、门使用表单4.1控制文件的编制4.1.1在编写控制文件时，编写部门应到文控中心索取文件编号，此编号在两个月内有效，若在两个月内该控制文件未发布，之后又重新编写该文件，应再索取编号。4.1.2所有控制文件必须清楚列明文件编号、分发部门、版本/次、页次/总页数等项目，并且获得审批。4.1.3程序文件的版面格式参照本文件格式，其他文件的版面格式视其实际情况可以调整，但每类型文件应尽量保持一致，且4.1.2条款所述内容必须具备。否则，文控中心将有权拒收不合要求的文件，并不得分发到各部门。4.1.4各类文件的编号如下：管理手册： * - * 管理手册简称 公司简称编写部门编写部门编写部门/文控中心文控中

4、心程序文件：*-*-XXXX-XX 顺序号(适用时) 9001/14001/18001条款号 程序文件简称 公司简称作业指导书： *-WI-XX-XX 顺序号 一、二级部门代码 作业指导书简称 公司简称表单的编号参考*-QP-4.2.4记录控制程序。 4.1.5控制文件必须得到审批，各类文件的编写及审批人如下列表：控制文件编写人审核人批准人管理手冊认证与标准化办公室管理者代表总裁程序文件相关部门人员一级或二级部门负责人管理者代表作业指导书相关部门人员二级部门主管/工程师等二级部门负责人技术文件（如图纸/BOM等）（助理）工程师工程师相应一级或二级部门负责人 4.1.6控制文件批准人的上级可以直

5、接批准相应控制文件，而批准人的下级只有在有授权书的前提下才可以批准相应控制文件，但批准的责任，由授权人承担。4.1.7审批后的控制文件正本及其电子文档（BOM、ECN除外）由编写部门交与文控中心按4.1.3条款审查后，依4.2进行分发。4.2控制文件的分发/回收 4.2.1文控中心收到控制文件正本及其电子文档后，文管员仔细核对正本与电子文档是否一致，如一致，在正本封面盖上红色“正本”章及在第一页背面上打印控制文件发放/回收记录表。如不一致，则交编写部门更正。 4.2.2准备相应数量的书面拷贝，并盖上“受控”章，填写上所需分发的部门，并分发。同时更新文控网上电子文档。负责部门文控中心文控中心批准

6、人及其上下级文控中心文控中心文控中心使用表单控制文件发放/回收记录负责部门使用表单 4.2.3各签收部门在控制文件发放/回收记录上签收确认。 4.2.4如有旧版次文件，应收回旧有版次书面控制拷贝，并盖上蓝色“作废”章后可作为环保用纸使用或作为其他用途。 4.2.5若新增部门或某部门需增发控制文件，由其部门填写控制文件新增/删除申请，经一级部门负责人签批后，交予文控中心按4.2.3分发。 4.3控制文件的修订 4.3.1必要时需对控制文件进行评审更新，并须获得再次批准。 4.3.2编写部门可以直接对所编写文件进行修订。其他部门若对控制文件提出修改，必须填写控制文件更改申请表交予原文件审批职务人审

7、批后，给相应人员进行修改。 4.3.3所有控制文件修订后必须获得原文件审批职务人的审批。 4.3.4文件经修订后其版本号按大写英文字母“A、B、C”表示，修订状态按阿拉伯数字“0、1、2、3、4、5”表示，修订状态最多到5次后，必须换版本。 4.3.5经修改后的文件及其电子文档，由文件修改部门转交给文控中心按4.2条款进行分发/回收/存档。 4.4控制文件的存档与使用 4.4.1所有控制文件的正本及其电子文档由认证与标准化办公室文控中心负责保存，建立“控制文件总表”并及时更新，最新版本正本应与网上电子文档保持一致。 4.4.2对于管理手册，所有正本的作废版本均需保存，对于其他文件，均可只保留最

8、近一次正本的作废版本。留档时，需盖上“作废保留”章。 4.4.3已发有控制拷贝的部门必须妥善保管存放书面控制拷贝，如有残缺或损毁，可到文控中心进行更换（必须是一换一）。签收部门文控中心文控中心各部门编写部门/其他部门修改部门修改部门修改部门/文控中心文控中心文控中心各部门 控制文件发放/回收记录控制文件新增/删除申请控制文件更改申请表控制文件总表负责部门使用表单 4.4.4当需使用控制文件的人员未领到文件时，不得借用其他人/部门的文件复印，应填写控制文件新增/删除申请经一级部门负责人审批后交文控中心按4.2分发。 4.4.5不得直接在控制文件上进行未经审批的修改或涂画，不得私自外借，确保文件清

9、晰、整洁和完好。 4.4.6遇有发现控制文件遗失，遗失部门应立即填写遗失控制文件通知交文控中心，文控中心须公告所有部门注意已遗失的文件。 4.4.7任何部门拾获遗失的文件须交回文控中心，文控中心则将按作废文件处理。 4.4.8文控中心重发一份控制文件予遗失部门，同时在补发文件的部门后加上R，以作识别。 4.4.9对于外来文件的控制，由各部门经理进行审查并及时保持其有效性，审查批准后交由文控中心登记、编号、发放。发放时加盖“受控”印章。 4.5 电子文件控制 4.5.1 信息中心按认证与标准化办公室要求设定网上文控权限：只有认证与标准化办公室有关人员可以在文控网新增/删除/修改/打印控制文件。其它任何部门均只有下载/阅读权限。 4.5.2 一、二级文件不再发放书面文件，各部门如确有需要，须填写控制文件新增/删除申请经批准后，方可发放书面文件。5. 附录:5.1“正本”章样本：正 本5.2“受控”章样本：受 控 5.3“作废”章样本：作 废 5.4“作废保留”章样本：作废保留使用部门文控中心遗失部门/文控中心文控中心/遗失部门各部门文控中心信息中心各部门控制