环境科技文献检索概述与文献检索方法_杜延红 (1)

1、 -22-环境科技文献检索概述与文献检索方法杜延红许涛(大连市环境科学设计研究院,辽宁大连1160231文献的检索与存贮文献检索是指将文献资料按一定的方式组织和存储起来,并根据文献用户的需要找出有关文献的过程。所以,它的全称又叫“文献的检索与存储”。这是广义的文献检索。狭义的文献检索则仅指该过程的后半部分,即从文献集合中找出所需要的文献过程,相当于人们通常所说的文献查寻。文献检索可分为手工式检索和计算机化检索。文献检索可分为相关性检索和确定性检索。相关性检索是系统不直接解答用户所提出的技术问题本身,而是只提供与之相关的文献供用户参考。例如,某用户需要有关废水处理方面的资料,这是属于相关性检索。

2、而确定性检索是以数据或实事为检索对象,系统要直接回答用户提出的技术问题,即直接提供用户所需要的确切的数据或实事。例如,某用户要检索去年北京地区二氧化硫的平均含量,或要检索一氧化物的毒性等,查询这些问题都是属于确定性检索。1.1.1帮助管理者作出正确的决策信息虽然不能确保决策正确无误,但它是决策的基础。在今天的社会,管理问题显得尤其重要。从一个国家(地区或单位来说,要发展什么,限制什么,引进什么,都需要有准确、可靠和及时的信息,都需要进行文献检索工作,以使作出正确的决策。作为一个管理者,如果平时重视信息工作,善于利用信息资料检索等有效工具,就有可能避免重大的损失和浪费,这一点都为许多实事所证明了

3、的。1.1.2帮助科研人员继承和借鉴前人的成果,避免重复研究或走弯路整个科学技术史表明:积累、继承和借鉴前人的研究成果,是科技发展的重要前提。没有继承就不可能有创新。在研究工作中,任何一个项目从选题、试验研究或设计,到成果鉴定,每一步都离不开信息。只有充分掌握了有关信息,知道哪些工作前人已经做了,哪些目前正在做,什么人在做,进展情况如何,这样才能避免重复,少走弯路,保证工作在高水平上进行,并缩短研究周期,获得预期的经济效果。相反,如果继承和借鉴工作做得不好,不善于检索有关文献,“闭门造车”,就容易造成重复研究,或者采用了较差的试验方法和程序,做研究工作进展研究缓慢,甚至失败。1.1.3节省研究

4、人员查找文献的时间文献量过分庞大和迅速增长,加重了研究人员搜集信息的负担。据国内外一些资料报道,研究人员在查文献上花费的时间是相当多的,一般约占本人工作时间的1/3左右。如果有完善的检索设施和周到的检索服务,无疑会节省研究人员的大量时间,腾出更多的精力搞科研,提高工作效率。2文献检索效果评价所谓检索效果,就是利用检索系统(或工具开展检索服务时产生的有效结果。它直接反应检索系统的性能,影响系统在信息市场上的竞争能力和用户利益。评价系统的检索效果,目的是为了准确地掌握系统的各种性能水平,找出影响检索效果的各种因素,以便对症下药,改进系统的功能,提高系统的服务质量及其在用户中的声誉,保持并加强系统在

5、信息市场上的竞争能力。要衡量检索系统的性能如何,检索成功还是失败,必须建立相应的标准。文莱费登提出了评价系统的六条标准:收录范围;查全率;查准率;响应时间;用户负担;输出形式。多年的评价工作实践表明,在以上六条标准中,最重要的和最常用的是第二条和第三条标准,即查全率和查准率。查全率是系统在进行第一检索时,检出的相关文献量W 1与系统文献库中相关文献总量W 的比率,可用下式表示:查全率(R =×100查准率是系统在进行某一检索时,检出的相关文献量Q 1与检出文献量Q 的比率,可用下式表示:查准率(P =×100评价收录范围,一般可以通过调查相关领域的文献出版量、地理分布和语言

6、分布情况,再检索系统文献库的报道量(或存储量是否与之相适应。或者将系统文献库与其他同类文献库的收录范围相比较。响应时间可以通过实时实地记录的方法测得。用户负担可以用近似的方法,即通过对计算用户在检索过程花费的时间来测量。输出形式更是凭直接观察就能确定它是否符合用户的需要。而要获得系统的查全率和准确率,就必须专门设计一套科学的评价方法和程序。评价程序一般分为一下五个阶段:a.确定评价范围和标准。评价者一定要弄清请求评价者的意图;是对系统进行全面评价,还是仅评价其中某个子系统?希望通过评价回答哪些问题或达到什么目标?b.制定评价方案,包括规定要获得哪些数据,采用何种方法或手段等。c.实施评价,包括

7、取样(选择检索例子,进行试验性检索,收集各种数据和检索失误实例。d.分析和解决评价结果,包括对各种数据进行科学处理,推导出系统的差准率和查全率;通过审查每一篇检出文献及其标引记录、系统的索引语言、每个用户提问及所用的检索策略、用户对检索结果的相关性判断等方面,分析造成失误的原因;最后提出评价报告。e.改进系统的性能,即采纳评价报告中提出的合理化建议,研究改进系统性能的措施和方法。2.2影响查全率与查准率的主要因素第一,影响查全率的因素:影响查全率的主要原因有:文献库(或检索工具收录文献不全面,漏报的现象比较严重;索引词汇缺乏控制和专指性;词表结构不完善;词间关系含糊或者不正确;标引缺乏详尽性(

8、罗网度,即标引深度不够;标引前后不一致;标引人员遗漏了原文的重要概念或用词不当;检索系统不具备截词功能和反馈功能;检索时不能全面地描述检索要求;检索策略过于简单;检索式中使用逻辑“与”(*太多,或者不适当地使用了逻辑“非”(-,数据库(或检索工具选择不当;检索途径和检索方法过少;检索人员缺乏灵活性和坚毅性;等等。第二,影响查准率的因素:影响查准率的主要因素有:索引词缺乏专制型,不能精确的描述文献主题和检索要求;组配规则不严密,容易产生假联系或歧义现象;词间关系不正确;标引过于详尽;用词不当;组配错误;检索时所用检索词(或检索式专指性不够,检索面宽于检索要求;使用不适当的检索词;检索系统不具备逻

9、辑“非”功能和反馈功能,检索式中允许容纳的词数量有限;截词部位不当;检索式中使用逻辑“或”(+不当;等等。2.3提高检索效果的措施提高检索效果的措施较多,例如:a.提高文献库的编辑质量,使它收录范围更全面,更切合相应学科或专业的需要,著录内容更详细、准确。b.提过索引语言的专指性,加强对索引词的控制,完善词表结构及其参照系统。c.提高索引质量,做到正确揭示主题,全面反应主题,简练地使用标识。d.制定最优检索策略,灵活运用各种检索方法。e.根据需要与可能,更新检索系统的技术设备;设立并逐渐完善支持检索的辅助设备或系统等等。3文献检索步骤用常用法进行文献检索一般按以下8个步骤进行:第一步:分析研究

10、课题。正式检索科技文献之前,必须对课题进行认真的分析研究,明确课题查找的要求。如果课题的要求不同,则检索的工作量就相差很大。第二步:确定检索范围。通过分析研究课题,明确课题查找的要求后,就要根据课题的学科性质,确定检索的学科范围。另外,还要分析查找年代,确定检索的时间范围。如果查找年代不当就会浪费大量的时间。另外,还要分析文献类型,以便确定检索的文献类型范围。第三步:选择检索工具。根据已确定的检索范围来选定检索工具。要了解哪些检索工具中收录了与所查课题有关的文献,在哪些检索工具中该课题的文献较丰富,文献质量较高等等。检索时,一般利用综合性的检索工具,然后再利用专业性的检索工具。先利用中文检索工

11、具,再利用外文检索工具。第四步:查找检索标识。选定了检索工具。就要准确找出课题的检索标识。如主题词、关键词、分类号等。按主题法编排的检索工具。一般都载有或专册出版专用主题词表,供摘要:为了充分发挥环境科技文献信息在科学研究、高新技术发展和知识创新中的重要支撑作用,从环境科技文献的存贮与检索、检索的效果评价、检索方法诸方面阐述了当今环境科学文献检索呈现出的新特点,了解这些特点,对科技信息服务工作的开展具有重要的作用。关键词:环境文献;信息;检索方法(下转142页科技论坛 -142-选择准确的主题词参考。按分类法编排的检索工具。在文摘正文的前面或后面附有“目次表”,供选择分类号参考。第五步:确定检

12、索途径。根据找出的检索标识来确定检索途径。检索途径有分类途径、主题途径、著者途径、序号途径等。确定了某种检索途径,则差某种索引。例如,若确定著者途径,则查著者索引。第六步:利用索引查出文摘号。按所查索引的使用方法,查出文献的文摘号。第七步:查出资料线索和文摘。根据从索引查到文摘号,查出文献的篇名、作者、文种,刊载该文献的刊名等资料线索和文献的内容摘要。第八步:获取原始文献。阅读文摘后,若需要进一步了解和详细阅读原始文献,则记下文献出处,利用有关工具书,查出刊名缩写的全称,再通过查馆藏目录或联合目录,到有关资料信息部门借阅或去函联系复印。参考文献1科技文献检索与利用,文献检索效果评价M.北京:科

13、学技术文献出版社,2004,8.2刘静霞.科研工作中科技信息检索的作用J.资源与环境,2006(1.人事管理的现状与新时期发展方向王春伟1刘佳妮2(1、辽宁省朝阳供电公司人力资源部,辽宁朝阳1220002、辽宁省阜新供电公司,辽宁阜新123000长期以来,人事工作始终坚持党管干部的原则、任人唯贤的干部路线和德才兼备的用人标准,它在我国的社会发展和经济发展中起到重要作用。但是,随着社会主义市场经济体制的完善,传统的人事管理已远远不适应市场经济体制,甚至起着严重的阻碍作用。1新时期人事管理的基本原则及方法人事管理要做到科学化、制度化、规范化,充分调动人员的积极性和创造性,就必须认真地研究人事管理的

14、基本原则和方法。首先,要坚持党性原则。人事管理是为贯彻党的路线、方针、政策,为实现党的奋斗目标服务的,因此,坚待党性原则是人事管理的重要原则。党性是无产阶级意志和阶级利益的集中反映,在人事管理中坚持党性原则,或必须坚持党的任人唯贤的干部路线和德才兼备的标准,这是人事管理的根本出发点。按照党的任人唯贤的路线和德才兼备的标准选贤任能,真正把忠于党的事业,把有理想、有文化、有道德、有纪律、有真才实学的人选拔配置到各个工作岗位上,这是事业的需要,是新世纪发展的需要。其次,要坚持人才价值商品化的原则。在计划经济体制下,由于实行单一的公有制形式,人才的所有权和使用权归国家所有,否认人才是商品,更不允许人才

15、进入市场自由流动。“一业定终身”“一岗定终身”,造成了人才资源的巨大浪费。当前,在市场经济体制下,要明确人才的商品属性,并允许其进入市场,按照价值规律自由交换。同时还要承认人才商品的特殊性,其所有权由个人拥有,并受到国家法律保护,而用人单位只拥有一定条件下的使用权。确认人才是商品,说明大锅饭式的人事管理模式已逐渐被打破,传统的“统包统配模式”被改变,真正建立起“市场配置模式”,将人才流动纳入经济大循环中去。再次,要坚持人才使用过程中的激励原则。在日常管理活动中,我们要尊重人、了解人、理解人,只有这样,管理者与被管理者之间才能具有共同语言。在工作岗位安排上,要注意专业对口,适当考虑当事人的兴趣爱

16、好和特长,而不是单纯强调工作需要和组织决定,从而不断激发他们的工作热情。在人员调配上,要尽可能地做到科学、合理。可用“时间管理系统”法来调整人员的工作,使工作量更加合理,目标更加明确,形成更加有效的激励机制。实践证明,实现目标的希望越大,激励力就越大;对希望实现后的价值越大,激励力就越大,积极性就越高。因此,目标确定时要在期望概率和效率上作出适当的选择,否则就会影响激励作用的发挥。最后,要坚持人力资源开发与管理原则。传统人事管理是组织内部工作的职能部门,也就是具体政策的执行部门,它侧重的是行政事务性管理,主要是进行人员的接收、录用、安置,干部的任免、调配、离退休及工资待遇,档案管理等等。因此,

17、人事管理部门是一个单纯的行政性业务部门,它对人员的管理是一种被动的、资源格式化的战术管理。而新时期的人力资源管理则是积极主动的具有战略决策意义的管理活动,它将人作为组织发展的根本,它的任何一项决策都需建立在员工的参与和实现目标的可能性上,二者紧密相连。这就决定了人力资源管理部门必须参与制定策略,进行人力资源规划,为实现目标挖掘优秀人才,培养适合组织需求和发展的人才,营造一种文化环境,使每个人都能发挥其最大的积极性和潜能,提高工作效率。人力资源开发与管理强调的是开发人的潜能、激发人的活力,因此,它的职能侧重的是人力资源的预测、规划、培训、薪酬管理。事务性管理的主要作用是保证组织的管理运作,而战略

18、性管理则是对组织的生存与发展起到规划、管理与指导作用。2新时期人事管理的趋势当前,在人事管理研究及实践的方向上,主要包括以下三个方面。第一,优化人际关系和工作环境。人际关系是建立在人与事关系基础上的共事关系,通常指在特定社会组织范围之内的共事关系。影响这种共事人之间矛盾的诸要素主要有以下几个方面:一是人与组织的关系;二是领导者与被领导者之间的关系;三是同级之间的相互关系;四是共事人之间在专业、才能、年龄、气质等方面形成的群体结构关系等等。这些因素的变化,在一定程度上直接影响着人事适宜规律运行的方向。这是因为在一般情况下,人与事之间的矛盾处于主要矛盾地位,共事人之间的矛盾处于次要地位,“然而这种

19、情形不是固定的,矛盾的主要方面和非主要方面互相转化着,事物的性质也就随之变化”。在这两对矛盾中,当共事人之间的矛盾因其内在诸因素处于科学的优化状态时,共事人之间就能志同道合,关系融洽,人们在这样宽松和谐的环境中工作,就能够心情舒畅,工作愉快,能够充分发挥其聪明才智,自觉进行能量互补,组织的整体功能就能得到有效地发挥,就能取得最佳的人事管理效果。因此,优化共事人之间的相互关系,建立宽松和谐的工作环境,不仅是人事适宜规律的本质要求,也是其发挥积极作用的基本条件。第二,实行以人事管理为中心的管理制度。以现代企业人事管理改革为例,在人事管理的历史上,曾出现过两种著名的管理制度,一是美国创立的以财务管理为中心的管理制度;二是日本创立的以质量管理为中心的管理制度。从一定意义上讲,以财务管理为中心的管理制度带来了美国经济的繁荣,而以质量管理为中心的管理制度使日本经济得到了振兴。但事物总是发展变化的,人在生产力经济中主体地位的确立,客观上呼唤着以人事管理为中心的管理制度的建立。企业管理者是现代企