采购及付款循环

1、内部控制制度米购及付款循环»文件管制等级：管制文件 非管制文件文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级管理代表管制文件非管制文件文件履历纪录版次修订内容核准权责编撰日期0第1版（新发行）1. 总 则1.1. 制 定目 的为促使本公司 内 部控 制( Internal Control ) 之采购及 付款循环( Purchase )程序，能有所遵 循， 特订 定本文件， 俾利各相关单位遵循。1.2. 适 用范 围凡本公司有关内部控制之采购及付款循环作业程序与 控制重点，悉依照本文件之规范办理。1.3. 权 责 单 位资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单 位授权，负责本文件

2、之管制，并确保依据本文件之规范作业。2. 采 购 及 付 款 循 环2.1.循环图【 见 】 ( 资料1) 采购及付款循环图2.2.循环作业本循环之各项作业：1）请购作业（ CP101 ）， 另订之。2）采购作业（ CP102 ）， 另订之。3）进口作业（ CP103 ）， 另订之。4）验收作业（ CP104 ）， 另订之。5）与合约不符作业(CP105 ),另订之6）付款作业（ CP106 ）， 另订之。7) 差异分析作业(CP107 ),另订之。3. 附 则3.1.制 修废 与颁 布实 施本文件属於管 理文 件， 经经营会审议 後， 呈请 董事长 核准 承认後， 交由 权责 单位 颁布公告

3、实施；修 订或 废止 时亦同 。3.2. 编号、版本、日期 、页次页数 本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文 件页次页数 等项 ， 见 本文件之页首与页 尾。3.3. 附 件相 关资 料资料 1)采购及付款 循环 图|卜卜-nIIIIIICP107J差异分析第1節1.1.1.1.2.2.3.第2節作业程序提出需求调节性采购依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来 走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交 由采购单位采购。预算采购依销售预算或客户订单之进度，由生管单位填具请购单， 经单位主管核准後再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预 算

4、内。预算采购，包括下列二种采购：1) 直 接材料 (常 用材料) 系指直接耗用之材料。2) 间 接材料 (常 用物料) 系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也 无法预知。可凭用料单位之需料通知单现用现购。检查库存采购前应先检查存货是否具有下列情形：1) 目前存量尚未达请购点/ 安全库存。2) 请 购之商 品品 名、规格、厂牌有库存品或 替代品可供 替代。3) 申 请之原 物料 是否仍具采购价值，还是已 失经济性。 临时需求 紧急采购由需求单位提出，经过库存检查後须采购者，经制造单位 主管核准後，迳交采购单位购买，惟事後仍须补填请购单。控制重点1) 请购单 必 须详细注明厂商、规

5、格型式 及需用日期 等内容， 如申请物品须采用特别运送及保存方式者，应加注意事项。2) 请购单 必 须经先作库存审核，核准时 应遵照核决 权限办理3) 紧 急采购 不应 经常发生，事後应补开请 购单，追 究原因是 否为不可抗力，有无改善计画。4) 应 定期检 讨 请购单，有无延迟采购情 形，请购数 量应符合 经济采购量要求。第 3節相 关资 料销售预算、客户订单、请购单等。第1節作业程序1. 查 询供 应商 资料1) 准 备采购 。2) 调阅供应商资料/厂商料件基本资料报表，了 解过去采购及 询价纪录。3) 向 厂商询 比议 价。2. 决 定购 买方 式 依材料管理规定，决定应用下列何种方式购

6、买：1) 询 价 金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购 者。2) 议 价 采购人员经询价後，如已知市价有下跌趋势时，或有报价高於 前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形 者，仍应予以议价。3) 比 价 若为特殊规格或供应厂商家数较少者。4) 牌 价 收 购 根据核定之收购价格收购者。5) 长 期合约 采购 向签订长期供应合约，或专案报准之买卖合约厂商采购者。6) 招 标 采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招 标金额时，以公开招标为原则。3. 决 定订 购事 项 由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单 位主管核准後采购。4.

7、 更 新 纪 录将不同购买方式之订购及询价 资料，填 入供应商资料 /厂商料件基 本资料内。第2節控制重点1) 询 比议价 资料 平日应注意收集，须详实完 备，保持最 新时效， 供 应 商 资 料 厂 商 料 件 基 本 资 料 亦 应 随 时 更 新，保 持 正 确 纪 录 。2) 请购单 询比议 价单必须经主管核准後， 方得 办理采 购。3) 办 理比价 、议 价、招标等作业应符合公司 规定，外购 进度亦须 依预定采购程序控制追踪。4) 大 量 采 购 之 主 料 、 副 料 、 包 装 材 料 ， 以 合 约 采 购 为 原 则 ， 并 应 保持两家同时供料，以免受到供货品质之限制，影响

8、到生产作 业。5) 重 要采购 合约 签订前，须经法务单位或公 证单位人员 查核。6) 为 提高进 货品 质，降低进货成本，便於管 理，应建立 可完全配 合之协力厂商。7) 遇 到市埸 上各 项原物料之供应将大幅变化 时，须通知 有关单位 ，以便事先连系；报告呈核後，立即采取应变措施。第 3節相 关资 料 供 应 商 资 料 厂 商 料 件 资 料 、 请 购 单 、 询 比 议 价 单 等 。第1節作业程序1. 需 比例 结汇1) 由 采购单 位计 算结汇所需金额。2) 所 需 金 额 申 请 表 及 各 类 相 关 凭 证 ， 一 并 送 交 主 管 人 员 核 准3) 预 付外购 款，

9、依请购案号或 L/C 逐案控制。2. 记 帐1) 请 款条件 审核 无误後，开立应付凭单，制 作传票，记 入帐册。2) 应 付 凭 单 交 由 出 纳 单 位 开 出 支 票 。3) 支 票经签 章後 ，应交由经办人申请开立信 用状。3. 申 请 信 用 状1) 准 备下列 文件 向结汇银行申请开立信用状 ：(A) 开发 信用状申请书。(B) 已缴 纳收讫或已核章之结 汇申请单。2) 依 法须申 请输 入许可证者，尚须附输入许 可证。3) 於 进口中 国大 陆海关，应先申请核对进口 批文。4) 申 请输入 许可 证时，须具备下列资料，向 国贸局或外 汇银行申 请：(A) 商 业 发 票 ( P

10、erformance Invoice) 。(B) 目 录 或 型 录 。(C) 特别 规定。4. 银 行开 具信 用状上述手续无误且未超过银行之授信额度，则银行将会开出信用状。5. 在 途品 作业1) 起 运点交 货条 件之物品所有权已移转时， 应办理投保 运送等事 宜 。投保 依相 关保险 规定 办理 。2) 对 自行安 排运 送之货品，须预先安排船期 。3) 货 品 装 船 後 ， 由 卖 方 通 知 预 定 起 岸 日 期 ， 资 材 部 单 位 准 备 安 排 进口报关事宜，并通知仓储单位。6. 准 备提 货1) 资 材部单 位於 接获船务公司通知预定到港 通知後，通 知仓储单 位、财

11、会单位及报关公司(报关人员(深圳)。2) 仓 储单位 接获 到货日期、品名、数量後， 预先安排人 员搬运及 存置位置。3) 财 会单位 於知 悉预定结汇还款日後，安排 调度各项财 务资源， 准备结汇。7. 结 汇还 款1) 检 核利息 计算 是否正确。2) 结 汇费用 是否 依银行之收费标准计算。3) 依 请购案 号或 L/C 编 号，将每次支付费用记入每一批材料之 进口器材付款纪录表。8. 提 货1) 费 用项目 均为 固定，多出项目应查核原因 是否合理。 每一项费 用是否均有合理凭证。2) 核 算各项 计算 方式是否合理，计息起迄日 期是否正确 ，有无扣 除免费日期。3) 对 於无支 付标

12、 准之特别报关费用，是否依 核决权限呈 请核准。4) 实 收 数 量 少 於 装 运 数 量 时 ， 注 意 有 无 办 理 索 赔 ； 实 收 数 量 少 於 公证数量时，有无向运输公司提出索赔。第 2節控 制重 点1) 有 关进口 作业 之各项预付费用支付、入帐 、转销、收 回及调整 时，所应附之原始凭证必须经核准，内容必须合理。2) 应 按同一 进口 采购案号之有关原始文件、 合约、凭证 等逐案汇 集归档。3) 应 将进口 结汇 之有关原始文件、合约、凭 证等核对无 误後，始 签付。4) 预 付货款 之支 付一律规定以支票支付，并 抬头、划线 、禁止背 书转让。如以现金方式支付者，须合於

13、现金付款方式。5) 已 付款原 始凭 证应盖付讫章，支付传票背 後应有领款 人签章， 以免重复付款或冒领情事发生。6) 开 发信用 状除 应秉持公平互利外，更应避 免下列条款 ：(A) 开立 保兑信用状。(B) 押汇 手续由买方负担。(C) 可 装 运 於 甲 板 上 。(D) 信用 状可转让。(E) 指 定 开 状 银 行 或 押 汇 银 行 。(F) 可凭 仓库收据(尚未装船 )押汇等。7) 在 途 产 品 之 交 运 、 保 管 应 力 求 完 好 ； 拨 交 、 移 转 控 制 力 求 完 整 。如有遗失或短少，责任必须明确；逾时甚久之在途产品，应 追查原因。8) 合 约、单 据必 须

14、订有寄存期间，如有逾期 尚未处理者 应查明原 因。9) 注 意 出 帐 日 期 与 在 途 日 期 相 隔 甚 久 者 ， 是 否 为 久 悬 帐 未 解 ， 有 无虚列帐目情形。10) 对 於在途 产品 发生遗失及短损，依合约规 定处理。约 定条款要 合理，已支付费用不可损及公司权益。11) 核 对进口 数量 与实际验收数量必须相符， 提货时物品 若有损坏 或短少，应立刻请公证机构公认。实收数量少於装运数量，须 办理索赔。12) 是 否有结 汇费 用不符规定者，或金额不符 之情形，核 算各项计 费方式是否合理，计息起讫日期是否正确，每一项费用是否均 有合理凭证。第3節相关资料进口器材暂付款纪

15、录表等第1節1.2.3.4.5.作业程序采购通知仓储1) 采 购单位 於确 定采购内容及交期後应通知 仓储单位。2) 仓 储单位 於收 到经核 准之采购单时，应依采购类别、数量 、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。厂商交货1) 厂 商於交 货日 备妥送货资料(送货单 )、三联式 发票 於厂内指定地点交货。2) 属 计重之 材料 入厂时，应予过磅其重量， 并以过磅单 作为核对 收料重量之依据。警卫登记检查1) 警 卫应将 厂商 交货卡车之资料，登录於 进出厂登记 簿。2) 厂 商交货 时， 警卫人员应就厂商检附之 送货单、 与采购 单核对，无误後与仓储人员联系，并由其指示厂商卸货地

16、点 ，并要求应依规定之堆叠方式卸料。数量核对点收1) 卸 货完毕 後， 仓储人员应依过磅单核对其 重量，或依 计算之方 式核对数量。2) 核 对无误 後， 仓储人员除签章暂收材料外 ，并通知品 管单位准 备检验。检验1) 材 料暂收 後， 品管人员应依材料检验规定 或是买卖合 约办理取 样，并开立进货检验报告单。2) 检 验 之 品 质 标 准 以 采 数 值 表 示 方 法 为 原 则 (IQC 检 验 标 准 ) 。3) 材 料检验 规定 应包括：(A) 取样 样品数。(B) 依该 材料使用性质之重要 性列出检验 项目。(C) 各检 验项目之品质标准或 可接受范围 。4) 检 验 单 位

17、就 检 验 结 果 评 定 样 品 系 正 常 或 异 常 ， 并 就 检 验 情 形 加以说明，以供呈核及收用与否之参考6. 入 库记 帐检验合格时，品管单位应将检验结果通知仓储单位，并即登入料 件管制卡进料栏内，办理入库，并於备注栏注明收料单之号 码。7. 请 款办理入库後，仓储单位应将验收单据(验收单)、发票等 转送采购单位办理请款。8. 索 赔1) 若 检验不 合格 时，则依核示结果办理退换 货、扣款或 索赔之手 续。2) 依 与合 约不 符作业规定办理。第 2節控 制重 点1) 验 收 作 业 应 依 照 材 料 检 验 相 关 规 定 办 理 。2) 发 票之原 物料 名称、规格、

18、数量、金额与 送货单 或验收 单必须相符。3) 原 料验收 ，必 须会同验收单位与采购单位 办理。4) 如 已分批 收料，仓 储人员应在 订购单 采购单上 注明分批收 料 日期、 数量 ，以影 本送 采购 人员 。5) 不 合 格 之 原 物 料 应 通 知 采 购 单 位 退 回 或 扣 款 。第 3節相 关资 料采购单、送货单、发票、进出厂登记簿、订购 单、进货检验报告单、料料管制卡、进货单、验 收单等。第 1節作 业程 序1) 逾 期未交 货之 交易，应去电 寄函催办。2) 违 约情形 若须 经法律途径解决时，交由公 关单位提出 告诉。3) 延 期交货 之购 置，按合约规定罚款。4) 所

19、 交货品 之品 质、规范如不符合但仍可使 用者，亦属 违约情形 ，如因急需而不能等候更换，改以减价收货时，则由采购人员 将计算处理方式填入不履行合约处理单，始可减价收货。5) 将 不履行 合约 情形及处理过程，记入不 履行合约处 理单， 并核算不履行合约对公司之损失，列入供应商往来纪录。第 2節控 制重 点1) 各 项违约 是否 依供应商管理规定及合约规 定处理。2) 货 品因检 验不 合格退回更换者，其交货日 期应以调换 补送货品 到达日期为准。3) 所 交货品 之品 质、规格与合约不合，但可 使用者，如 因急需勉 予验收使用，应经有关单位主管事前认可，按规定扣款或减价 (折让单)处理。4)

20、 如 因检验 不合 格退回更换，或因故申请延 期交货，必须事前报 请公司有关主管同意，并确定逾期罚款或其他处理办法。5) 如 因非人 力所 能抗拒之灾害而申请逾期免 罚者，是否 有事後立 即检具之认可证件。6) 因 事实无 法依 采购合约所订裁决者，其违 约案件处理 方式必须 经有权人员批准。第 3節相 关资 料不履行合约处理单折让单等。第1節1.2.3.4.5.作业程序请款1) 仓 储单位 於办 理收料手续完妥并经品管单 位检验合格 後，应将 各项单据及发票(扣抵、收执二联)转送采购单位请款。2) 采 购单位 收到 仓储单位转来之请款凭证， 批上采购材 料单价， 经主管签核後转财会单位核对审

21、核。核对财会单位依上述之程序详细审核，若有不合规定或异常之情事者， 应反映之。记帐1) 请 款条件 审核 无误後，开立应付凭单 ，制作传票 ，记入帐nn-册。2) 於 每月固 定日 期整理应付凭单交由出 纳单位开出 支票。开立支票1)出纳单位收到支出传票後，应注意其支付程序是否已齐备。2)除现金支付外，原则以抬头划线禁止背书转让之支票支付。3) 支票送盖印监时，应在支出传票或应付凭单注明银行户号、支票号码及日期。4) 支票之到期日应与付款条件相符。5) 若有厂商特别要求以非禁止背书转让之支票支付时，应报备主管核准後办理之。6) 将 支票号 码、 到期日、帐号，填於应付 凭单内。盖印1)将 填妥支 票送 印监保管人员审核、盖章、 签字。2)须 先审核 各项 凭证是否齐全，始可盖章、 签字。领款付款之时间，出纳单位可视作业状况而排定之，其方式：1) 以 挂 号 邮 寄 。2) 定期(如每个月之 5、20 日等)。3) 随 时 。第 2節控 制重 点1) 出 纳付款 时， 应严格核对支付凭证上之金 额数目，领 款人身份 与印监必须相符；如有疑问，应於查询後始能支付。2) 支 付款项 ，除 有特殊理由，得以现金支付 外，其余一 律开立抬