信息化科技公司项目资料管理办法

1、信息化科技公司项目资料管理办法第一条、项目资料管理范围项目资料是在项目实施过程中，形成具有保存价值的，与公司关系密切的各类文件材料，主要包括项目商务文件资 料、项目技术文件资料、项目培训资料等。具体内容如下：（一）项目商务文件资料1、项目往来公文、函件与往来传真；2、项目会议记录、会议纪要、会议录音录像、会议照 片等各类会议记录性资料；3、商务招投标文件、商务合同谈判资料、项目合同与 技术附件，项目预算、项目开票材料等；4、项目物资采购需求计划、采购计划、项目资金计划、 询比价材料、采购合同谈判材料、采购合同、出入库手续、 进场点验手续、验收手续、付款手续等；（二）项目技术文件资料1、项目初步

2、方案、需求调研报告与需求分析、总体技术方案、详细技术方案、功能设计说明、系统UI设计、设计图纸、代码开发设计、测试方案与测试报告等；2、项目成果物：包括但不限于开发代码、系统配置文件、咨询服务文档等；3、项目过程管理资料：包括但不限于施工组织方案、 报验资料、项目设备与材料消耗记录、人天考勤记录、项目 日志、送审报验资料、竣工验收资料、现场照片、录音带与 录像资料等。4、项目原厂资料：包括但不限于原厂设备随机说明书、 合格证、质检报告等；（三）项目培训文件资料，项目培训计划、培训方案、 培训教材等。（四）其他资料，项目过程审计报告、技术交流文档、 项目建设参考资料等与项目有关的其他资料。第二条

3、、项目资料管理职责（一）公司负责建设统一的文件档案、技术资料管理系统，并设立技术档案库，由综合管理部专人负责档案管理系 统的权限管理和纸质档案归档管理，并指定专业技术人员专 人负责档案管理系统的数据定期备份与数据恢复。（二）业务团队或部门负责业务管理权限范围内所属项 目资料管理，项目组具体负责与本项目建设相关单位往来文 档资料的登记、收发、归档管理，负责项目资料在项目组内 部共享管理，承担项目资料保密管理职责，负责本项目资料 定期向档案管理系统提交、修订、更新、整理等工作，并及 时向公司技术档案库提交归档资料。第三条、项目资料版本管理。项目文件、资料、图纸均应在电子版和纸质上做明显版本标识，以

4、明确是否为有效版 本、改版内容、改版时间、改版编辑与审批人等信息。第四条、综合管理部应针对项目情况为项目组在公司档案管理系统中开设项目资料保存目录，并根据项目负责人（或项目经理）申请授权项目组相关人员自行管理该目录下 的文档管理权限，目录结构可参考下图分类保存。项目前期资料项目商务资料文 档项目招投标资料项目合同资料项目往来文件项目投标资料项目采购资料项目销售资料-二项目预算其他商务文件项目技术资料_项目培训资料项目原厂资料项目代码项目过程管理资料一项目验收资料其他技术资料项目技术方案 I项目施工组织设计项目报验送审资料项目会议记录纪要LD项目音像资料参考示例第五条、项目资料介质。（一）提交公

5、司技术档案库的归档资料应是纸质、u盘、光盘、蓝图等常规材质。（二）提交公司档案管理系统的资料应是：Word、Excel、PPT Mpp VSD Pdf、AIP、CEB DWG JPEG BMP MP3 MP4等各类电子文档格式。第六条、项目资料收集整理要求（一）项目验收前应编辑整理完毕，并作为验收必要条件和项目绩效考核项。（二）归档文件资料要字迹清晰，图面整洁，签字盖章手续完备。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。（三）项目实施过程中以及项目竣工一个月内，应将所 有资料扫描件提交公司档案管理系统保存。（四）项目资料应采用 IS02000、IS020000等国家统一标准编制。项目资料应随项目

6、进度同步收集、整理、整编， 应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归 档的资料，不得涂改、删除、更换。第七条、项目资料保密管理（一）所有项目应确定保密等级，由项目组根据项目性质或业主单位保密要求提报项目保密等级设定建议，公司PMC审批备案。项目文档密级分为4级：绝密、机密、秘密、内部公开。（二）保密期限：保密期限除特殊规定外，按绝密15年、机密10年、秘密5年认定。保密期限的起始日期自文档创建或发布日起算。（三）授权范围：机密级以上（含机密级）文档必须明 确注明发放范围，具体到员工姓名、某岗位或某级职务，且 必须验证岗位或职务的准确性。在公司的档案管理系统中应 相应地落实权限管理范围。（四）涉密文件发送：未经公司批准，任何人任何时候 不得使用任何移动存储介质拷贝或打印秘密等级及以上的 涉密文件，如需要传递秘密等级及以上的涉密文件时，应采 用稳妥的加密方式或加密移动介质传递。如因业