完整稿大型会议证表卡自动生成系统_图文

1、大型会议座次图等证表卡 自动生成系统1目 录一、 座次图自动生成模块 03二、 签到索引表自动生成模块 11三、桌牌自动批量生成模块 13四、 出席证自动批量生成模块 16五、 合影站位图自动生成模块 19六、 宴请就座图自动生成模块 21七、本系统的优越性 24八、其他技巧 25 结束语 252大型会议座次图等证表卡自动生成系统对于机关和企业的办公室来说,组织会议是经常性工作。在参 加人数较多的会议中,座次图的编排是一个关键环节。事先有组织 地将参会人员座次安排好,一方面能让参会者均匀分布在会场,避 免会场各处太拥挤或太稀疏;另一方面,遵从于共同价值观的座次 顺序,能让参会人员都感到心安,是

2、维护会议严肃性必要条件。 传统方法的排座次,是先画一张空表,然后逐一填入人名。在 这个过程中,要反复掂量谁在前、谁在后,不断地调整和修改。大 多数情况下, 参会人员是按顺序从中间向左右两边折返发散安排的, 每当遇到增加或减少参会人员哪怕只调整一个人,也往往需要推 倒重来一次。不仅如此,一些会议还要求按顺序的摆放桌牌,制发 出席证 ,组织照相、就餐,使类似排座次图的工作量翻倍。对个 人而言,上述几项工作是时间紧、压力大的苦差事;对单位而言, 将大量人员精力深陷在会议排座次之类的琐碎事务上不利于提升在 群众中的形象,更不符合中央“反四风”精神。本文要介绍的方法,可以实现三个功能:1. 当参会人员名

3、单基 本确定时,自动生成座次图 ; 2. 当参会人员名单变化时,自动更 新座次图 ; 3. 自动生成与座次图相配套的合影站位图 、 宴请就餐图 、 签到索引表 ,批量且按顺序自动生成“桌牌”和 “ 出席证 ” , 并且随参会人员名单的变化而自动调整。 简言之, 只 要明确了参会人员名单的人名和顺序,会议所需多数证表卡都自动 生成和自动调整,让会务准备工作变得轻松和从容。3 4 一、 座次图自动生成模块(一原理传统方法的原理 本文所介绍方法的原理座次图自动生成模块的原理,可以概括成“位臵编号 人名” 。 是对参会人员和会场里的每个座位都进行编号, 将相同编号 的人名与座位建立一一对应联系,使人名

4、能够自动填写到相同编号 对应的会场座位中去。依照此方法建立的座次图,数字编号是核心 要素,借助于 EXCEL 软件所拥有得数字处理优势,大大提升速度和 准确性。(二主要步骤由于使用现代人举例容易不恰当不准确, 本文虚拟了 水浒传 中梁山 108位好汉开招安大会的例子来介绍座次图的制作。准备工 作:打开一个 EXCEL 文件,将左下角三个选项卡分别改名为人员 名单 、 数字布局图和座次图 。然后开始以下三个步骤:第一步, 在 人员名单 选项卡中, 收录所有参加会议的人员, 并按照既定的规则从前往后依次编号(见图 1 。这里所说的规则, 虽然不同类型的单位略有不同,但一般都是按照职级高低、身份尊

5、卑从前向后排列的,即使是平级,也有大致固定的排列顺序,如内 部的电话本、 人员名册等。 梁山 108个好汉是以第 71回所挖出的石 碣碑为依据排序的。顺序排列好之后,可以请领导审阅过目,遇到顺序不对、人名出错、由于特殊原因需要将一些人提前、放后等情况时,都可以比 较容易的调整,然后重新编号。一般情况下编号为纯数字,遇到有 发言、领奖等特殊情况时可将这些人单独变编号,如“发 1、发 2” ,除此之外的其他人员再按数字排列。 请注意:当姓名为两个字时(如“宋江” ,要在两字中间加 1个空格,而不是 2个空格。本例中, 请特别留意:“编号” 在 “ A 列” , “姓名” 在 “ B 列” 。 “徐

6、宁”的编号是 18号, “阮小七”的编号是 31号。5第二步, 在数字布局图选项卡中画出会场座位摆放图。具 体摆几排、每排几个人、有无过道,都要依据会场条件和会议要求 而定。之后依据一定的规则对这些座位进行编号(见图 2 ,编号后 可以请领导过目认可。编号可以手填,更多的是找到规律后用公式 批量填写。 本例中,共 6排,每排 18个人,中间有一个过道(左边 9人, 右边 9人 。按照一般的规律,第一排过道右边为 1号,左边为 2号,然后向左右和后面发散展开,全部编号分布在从 B4到 T9的长 方形区域内。 请注意:数字布局图与人员名单两个表中“编号” 的格式要相同,内容要能一一对应,这是本系统

7、的核心设置。 本例中,请特别留意:“ 18”所在位置是“第 1排,左 1” , 也就是 B4单元格, “ 31” 在 “第 2排,右 7” ,也就是 R5单元格。6第三步, 在座次图选项卡中,将数字布局图内容完全 复制过来, 去掉其中的编号。 在原来编号区域 (B4到 T9 使用 VLOOKUP 函数定义公式。首先,在左上角的 B4单元格内输入如下内容: = VLOOKUP(数字布局图! B4,人员名单! $A:$B, 2, 0 按回车键,这个单元格内会自动出现两个字“徐宁” 。 B4到 T9范围内其他单元格不必另外定义函数公式, 只要 点击 B4单元格, 将 鼠标悬停在这个单元格右下角约 1

8、秒,会出现一个很小的“ +”符 号,请按住鼠标左键不放,向右拖拽,便完成了第一排的函数公式 定义,鼠标仍然不松手,再向下拖拽,便完成了所有 6排的函数公 式定义。最后,进行必要的格式调整,可看到下表内容,这就是我们所 需要的座次图 (图 3 。 所谓“必要的格式调整” ,包括:1. 将所有单元格文字竖行排 列(右键,设臵单元格格式 -对齐文字方向竖向 ; 2. 将原先过 道位臵(K4:K9的内容清空,表格边框变为无色,填充颜色变为无 色。 3. 对 B4到 T9区域内的字体大小进行调整, 如果四个字的人名, 可以缩小字号以确保完全显示。请注意:1、 在定义公式时, “ $A:$B”中的“ $”

9、表示的绝对 引用,不能随便不写。 2、函数定义可以用函数编辑器(图 4逐个 找参数,避免手工输入容易出错。lookup_value:待查找值table_array:被查找数据表格范围 col_index_num:向右查找的列数 range_lookup:查找类型,一般为 0 本例中, 请特别留意:“徐宁” 所在的位置为 “第 1排, 左 1” , 也就是 B4单元格,在数字布局图选项卡中 B4单元格中的内容 是 “ 18” ,在人员名单选项卡中编号 18的人为“徐宁” 。同样 的, “阮小七”所在的位置为 R5单元格。在数字布局图选项卡 中, R5单元格中的内容是 “ 31” 。在人员名单选项

10、卡中编号 31的人为“阮小七” 。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。上述不是巧合,而是 VLOOKUP 函数自动将人名、编号、位臵联 系到了一起。 VLOOKUP 函数会以数字布局图相同位臵的数字编 号为媒介,找到人员名单对应的人名,将其“搬运”到函数被 定义的位臵。 VLOOKUP 函数的工作机制是本系统的核心知识。 图 48(三 VLOOKUP 函数的运作机制VLOOKUP 是 EXCEL 软件中一个查找引用类函数。其格式为: f (x=VLOOKUP(待查找值,被查找数据表格范围,向右查找的列数, 0 座次图 B4单元格位臵之所以最后能被自动填入“徐宁” 。 是因为设臵了下面的函数公式

11、:函数是一种公式和规则, 计算机是执行者, 当我们在 座次图 第 1排左 1(软件中的“ B4”单元格定义了上图所列的函数公式 时,一系列指令将排队交给计算机去完成(见图 6箭头走向 : 1. 首先, VLOOKUP 函数要求计算机到数字布局图中查看相 同位臵(第 1排左 1,也就是“ B4”单元格上的数字,查看的结 果是“数字 18” 。2. 然后, VLOOKUP 函数将另外一个表人员名单从 A 列到 B 列的区域圈出,吩咐计算机携带刚刚找到的“数字 18” ,沿着这一 区域最左边的一列(也就是 A 列从上至下搜寻比对,结果在第 19行中间找到了。 VLOOKUP 函数命令计算机脚步停在这

12、里待命(待命 的位臵是单元格 A19 。3. 接着, VLOOKUP 函数要求计算机以人员名单表上的 A19单元格为起点,向右挪到第 2列,到达“宝藏”所在地 B19单元格。 这个“宝藏”就是两个字:“徐 宁” 。4. 最后, VLOOKUP 函数命令计算机将在搜寻到的“徐 宁”这两 图 59个字搬运到函数出生的地方 -位于座次图第二排最左边的 B4单元格。5. 推而广之,通过拖拽方式为座次图每个单元格建立函数 公式,完成全图人名填充。至此,创建座次图的任务完成。图 6 10二、 签到索引表自动生成模块对于已经编排了座次图的会议,签到环节可以直接勾画人 名,节省了每人签字的时间。但是面对一张写

13、满人名的座次图 , 参会人员迅速找到自己的名字依然不容易,每个人多出的十几秒, 最后会造成签到拥挤的场面, 这是我们应该努力避免的。 签到索引 表能将所有参会人员按照姓氏拼音或单位职务排列,每个人名字 后面都注明在第几排、左数(右数第几号,签到处工作人员可以 帮助参会人员迅速找到在座次表中的位臵,避免签到处拥堵。 (一建立签到索引表选项卡,打开数字布局图 ,选 中数字编号区域和周围标注纵向排号、横向座位号的区域(具体为 A3:U9区域 ,复制。然后到签到索引表 ,点击 A1单元格,右 键 -选择性粘贴,在对话框中选中“数值”和“转臵”两项,得到如 图 7的表格 , 此表相当于将数字布局图逆时针

14、旋转了 90度。 (二通过剪切、粘贴等步骤,将该表多列数字编号变成一列 数字, 再将原来将 A 列的 “左 1、 左 2右 9” 等内容多次复制粘贴, 形成每个数字编号对应排号、座位号的表格,如图 8。(三使用 VLOOKUP 函数,找到每个数字编号对应的参会人员11姓名。具体为 :在 D3单元格输入“ =VLOOKUP(C3,人员名单! $A:$B, 2, 0 ”含义是带着 C3格内的数字 (“ 18” 到 人员名单 选项卡的 A 列内找,找到后向右挪到第 2列,把其中的内容(“徐宁” 搬到 D3中来。然后,选中 D3单元格向下拖拽,将每个人名、编号与纵向排 号、横向座位号联系起来,形成座次

15、索引表 (图 9 。(四将位臵索引表按照姓名排序或者按照编号排序,才 形成两种便于签到时迅速找到参会人员位臵的签到索引表 。 上面的图 10按人名拼音排列,如阮氏兄弟都在一起,同样 , 姓 张、姓李、姓陈的都在一起,各姓氏按照拼音排列,便于认识参会 人而快速找到他的位臵; 图 11按照编号排列, 便于不认识的参会人 员报出自己的单位职务后推测到编号范围,然后快速找到位臵。由 于人名是从人员名单用 VLOOKUP 函数计算而来,故当参会人员 增加、减少或调整时,两种签到索引表都会随之自动更新。12三、桌牌自动批量生成模块与座次图密切相关的会议桌牌,目前也大多手工录入。除 了速度慢、易录错之外,还

16、容易与人员调整变化相脱节。有时为了 节约, 会尽量使用以前用过的旧桌牌 (不足的新制 , 但这样做核对 翻找的工作量很大,且新制桌牌与旧桌牌往往在字体格式和纸张颜 色上有明显差别。本文介绍的“桌牌自动批量生成模块”依托座 次图生成系统而建,二者同步生成、同步调整,而且按照座次 图布局将一整排的桌牌按顺序批量打印出来。制作方法:(一建立桌牌选项卡(图 12 。将 A1:B1单元格合并, 输入“第 1排” 。将 A 列从 A2开始向下的单元格每两个合并为 1个 大单元格,共合并出 19个,即 A2:A3合并、 A4:A5合并 A38: A39合并, B 列也同样办理。 (快速合并的方法:选中 A2

17、:A39,复 制,点击 B2,右键 -粘贴 。选中 A2:A39单元格,右键设臵单元格格式对齐方向 负 90度, 选中 B2:B39单元格, 右键设臵单元格格式对齐方 向 90度,实现桌牌文字背靠背。(二选中 A2与 A3合并的大单元格,定义 VLOOKUP 函数: =VLOOKUP($A$1, 座次图! $A:$T, ROW(/2+1, 0 此函数“ $A$1”指的是 A1单元格内的内容“第 1排” 。 “座次图! $A:$T”指的是座次图中 A 列到 T 列的所有内容,我们之前所排座次图的所有人名及排号都在这个范围(图 3 。 ROW(是一个算所在单元格行号的函数, A2单元格内的 ROW

18、(等于 2, ROW(/2+1=2函数含义是:带着 A1格的内容(“第 1排” 到座次图 选项卡的 A 列内找, 在 A4单元格找到 “第1排” , 然后以此为起点向右挪到第 2列, 把其中的内13容(“徐宁” 搬过来。(三选中 A2单元格,向下拖拽,生成一整排桌牌(单面 。 对于 A4:A5单元格来说, 尽管是由两个单元格合并的, 但计 算机默认它是 A4单元格。由于“ $A$1”和“座次图! $A:$T”都用 “ $”进行了绝对引用的设置,故在 A4:A5单元格内拖拽后而生成 的公式还是“ =VLOOKUP($A$1,座次图! $A:$T, ROW(/2+1, 0 ” , 但是“ ROW(

19、/2+1”变化了,对于 A4来说, ROW(=4, ROW(/2+1=3, 函数计算的结果是在 座次图 选项卡以 A4单元格为起点向右挪到 第 3列,所得结果是“张清” 。同理, A4:A5单元格内结果为“武 松” 、之后依次是朱仝、柴进、呼延灼,直至 A38:A39为杨志。 (三 在 “桌牌” 选项卡 (图 12 的 B2单元格输入公式 “ =A2” , 再向下拖拽,在 B 列得到另一面桌牌,它与 A 列桌牌的内容相同, 格式上背靠背,打印出来后沿着 A 列 B 列之间的间隔线对折之后就 可以插入塑料卡中,形成双面桌牌(图 13左侧图 。(四将 A2:B39有桌牌内容的区域设为打印区域,调整

20、行和 列的大小以适应桌牌塑料卡的大小。合理设臵单元格边框实线,以14 15 利于打印之后的裁切和翻折。这样,会场一整排的桌牌就能按照顺 序批量打印出来了。(五将 A1单元格内的“第 1排”依次手动改为 “第 2排” 、 “第 3排” 则会自动生成其他排的参会人员桌牌(图 13 。打 印过程非常迅速, 200个桌牌 6分钟内即可生成和打印完毕。由于桌牌人名是由函数沿着人员名单 -座次图的路径 自动生成的,所以只要人员名单无误,桌牌人名也就必定正确。 而且桌牌是按照座次图每一排从左至右的顺序打印出来的,所 以在会场的摆放也会异常顺利。 之所以要将一个桌牌生成在两个单元格内,是因为 EXCEL 中

21、每个单元格行高最多 409磅,也就是 12厘米,而桌牌宽度往往在 14厘米左右,占用两个单元格,每个 7厘米,才能确保桌牌尺寸。 关于 row(函数的说明:row(函数是求取单元格行号的函 数, row(的值会随着所在单元格的不同而不同, 如在 A39单元格内 输入“ =row(” ,结果是 39,在 F88单元格内输入“ =row(” ,结果 是 88.row(函数在沿着列的方向从上到下批量生成公式方面有重 要作用,使用时经常要除以某个数,如本例桌牌生成中要除以 2, 之后的胸卡生成模块的例子中要除以 5,之所以这样做,是因为一 个桌牌占 2行,一个胸卡占 5行,通过除以所占的行数,算出这是

22、 第几个桌牌、第几个胸卡。不使用 row(函数也能通过手动方式生成公式,但工作量会有较大增加,而且容易出错。四、 出席证自动批量生成模块大型的高规格会议往往为每名参会人员制作 出席证 , 其中制 作分别标记每个人具体情况的记名出席证任务是很艰巨的,需 要繁琐的逐一录入和反复核对。而本模块可以实现记名证件的自动 批量生成,原理与批量生成桌牌类似,具体为三步:(一建立出席证选项卡(图 14 ,在 A1:D5区域建立出 席证的模板,模板内的数据共分为三类有 9部分:图 1416第一类:所有胸卡的固定内容,具体为 3部分内容“山东省济 宁府梁山招安动员大会” (A1:B1 、 “出席证” (C4:D4

23、 、 “证号:” (C5,这 3项在图 14中已经用阴影标出。第二类:照片 (C1:D3 ,需要手动插入图片,或者证件打印后 手工粘贴照片。第三类:需要用函数公式输入个性化内容的区域。具体包括 5部分内容:证件号、姓名、单位及职务、纵向排号、横向座位号。 (二确定出席证的证件号。出席证按照顺序生成,由于 数量较多, 为了减少工作量和避免出错, 应该自动生成。 在 D5单元 格输入:“ =row(/5” ,运算结果为 1。定义证件号的函数在最后一行, 由于每张出席证占 5行, 两 者相除就等于证件序号。 如在 D15单元格所输入的 “ =row(/5” , 计 算值为 3,表示的是第 3张出席证

24、。(三 确定 “姓名” 和 “单位及职务” 。 证件号确定后, 用 VLOOKUP 函数 到人员名单选项卡自动抓取内容。在人员名单中,编 号在 A 列,对应证件号;姓名在 B 列,单位及职务在 D 列。 在 A2单元格输入“ =VLOOKUP(D5,人员名单 !$A:$D,2,0” ,运算结果为“宋江” 在 A4单元格输入“ =VLOOKUP(D5,人员名单 !$A:$D,4,0” , 运算结果为 “梁山泊总 兵都头领”(四确定“纵向排号” 、 “横向座位号” 。证件号确定后,用 VLOOKUP 函数 到签到索引表选项卡 (见图 11 自动抓取内容。在 签到索引表中,编号在 M 列,对应证件号

25、,纵向排号在 0列、 横向座位号在 P 列。17 18 在 A3单元格输入“ =VLOOKUP(D5,签到索引表 !$M:$P,3,0” ,运算结果为“第 1排” 在 B3单元格输入“ =VLOOKUP(D5,签到索引表 !$M:$P,4,0” ,运算结果为“右侧 1”(五批量复制。选中 1-5行,复制,到第 6行粘贴,可以立 即生成 2号卢俊义的证件, 再到第 11行粘贴, 可以立即生成 3号吴 用的证件, 以此类推, 108人的出席证可以立即生成 (图 15 。 当 人 员名单出现变化时, 出席证的人名、证件号、座位号都会随之 自动调整。 图 15五、 合影站位图自动生成模块有些会议要组织

26、参会人员合影留念,由于留给照相的时间一般 都很短,为了加快组织速度,事前制发一张合影站位图很有必 要。 合影站位图也可自动生成和调整,其原理和制作步骤与座 次图 基本相同 (使用 VLOOKUP 函数 , 两表合用同一张 人员名单 。 制作过程分为两个步骤:(一合影数字布局图 (图 16 。建立合影数字布局图选 项卡,根据需要人数、场地等因素绘制合影座位的数字布局图。需 要注意 2点:1、 由于要求前后排人员交错站立, 要求使用将相邻两 个单元格进行合并; 2、 主席台领导参加照相, 要在前排中间位臵要 专门留出。 (二生成合影站位图 (图 17 。 建立合影站位图选项 卡,将合影数字布局图选

27、项卡所有内容复制粘贴到相同位臵,19将数字清除,设定这些部分的格式排列为从上到下(右键 -设臵单 元格格式对齐方向,选纵向“文本” 。用生成座次图的方法,使用 VLOOKUP 函数以合影数字布 局图相同位臵的数字编号为媒介,找到人员名单对应的人名, 将其“搬运”到函数被定义的位臵。具体做法是在 B2单元格输入:“ =VLOOKUP(合影数字布局图! B2,人员名单! $A:$B, 2, 0 ” , 函数计算结果为 “段景住” 。 然后用拖拽方式大量复制函数公式, 迅 速生成合影站位图 。合影站位图也可以设计人名索引,具体做法参见前文签 到索引表的制作方法。由于人名是从人员名单中自动生成的,所以

28、当人员名单 出现变化时, 合影站位图会随之自动调整。合影站位图效果: 20 21六、 宴请座次图自动生成模块会议若出现重大礼仪性宴请, 宴请座次编排往往非常复杂。 宴 请座次图自动生成模块遵循之前会议座次图 、 合影站位图 的创建思路, 依然先制作 餐桌数字布局图 , 然后其所有内容复制 粘贴到新的宴请座次图选项卡,利用 VLOOKUP 函数到人员名 单中抓取人名。这一方法创设的就餐安排仍是与人员名单同 步更新, 对于 “人民大会堂国庆招待会” 之类的超大正式宴会能提 高百倍以上的效率。(一批量生成就餐数字布局图建立餐桌数字布局图选项卡,首先在 A1:AC22区域画一张 桌子的数字布局图,圆桌

29、边有 12个座位(图 18 。1. 左上角的“第 1桌”是手动填写的, “第” 、 “ 1” 、 “桌”其实 并不在一起,标示桌号的“ 1”在 C1:D1单元格中,为了创设公式, 只能将数字单独放在一起。2. 桌子中心的“第 1桌”是用公式生成的,只要将 M11:P12图 1822 单元格合并,输入“ =A1”即可,放在中间比较醒目。3. 该桌 12个座位的数字是利用公式自动生成,公式为:1号座位:N2单元格:(C1-1 *12+1,结果为 1;2号座位:F4单元格:(C1-1 *12+2,结果为 2;3号座位:V4单元格:(C1-1 *12+3,结果为 3;4号座位:C8单元格:(C1-1

30、*12+4,结果为 4以此类推,设完全部 12个座位的公式4. 在设臵完后复制 A1:AC22区域 , 在其他区域粘贴, 然后更改每 桌左上角的桌号,可以快速生成几十桌、上百桌的就餐数字布局 图 。(二批量生成宴请座次图1. 建立宴请座次图选项卡(图 19 ,将餐桌数字布局图 全部内容复制过来。2. 在 A1:AC22区域(第 1桌的首座,也就是 N2单元格输入 “ =VLOOKUP(餐桌数字布局图 !N2,人员名单! $A:$B,2,0” 结果为 “宋 江” 。 3. 复制 N2单元格内容,点击 2号座位(F4单元格 ,右键选 择性粘贴公式, 相当于将 N2单元格的公式复制粘贴了过去, 但一

31、图 19些公式的参数随着公式所在单元格的位臵变化而有所变化,实际的 公式内容相当于 “ =VLOOKUP(餐桌数字布局图 ! F4,人员名单! $A:$B,2,0” , 结果为“卢俊义” 。重复这个步骤到 3号、 4号座位 选择性粘贴公式, 分别得到 “吴用” 、 “关胜” . 完成第一桌的设臵。 4、 在设臵完后复制 A1:AC22区域 , 在其他继续选择性粘贴公式, 可以快速生成几十桌、上百桌的宴请就座图 。宴请就座图效果:23七、本系统的优越性很显然, 本文采用 “位臵编号人名” 的办法绕了一个大圈, 让使用传统办法的人感到很不习惯。但只要试用一次就会发现本文 所介绍的方法有很大的优越性

32、:1. 输入人名工作量减少。 除了在制作 人员名单 时需在 EXCEL 友好界面下输入一次人名之外,之后无论是如何修改、调整,都不 需要再次输入人名,其效率大大提升。 数字布局图 、 座次图等 表格的的公式虽然需要定义,但只要设好其中一个单元格的函数, 就可以使用鼠标拖拽的方式完成所有单元格的设定,毫不费事。 2. 领导审核把关更容易。 由于参会人员名单和各个数字 布局图形象、清晰,为报请领导提前介入审核提供了条件,在领 导确定大原则后, 座次图 调整的可能性大大减少。 特别是标注有 单位职务等内容的 人员名单 , 领导以其丰富经验能很容易发现姓 名错误、 顺序混乱、 丢漏人员等问题, 使排座次的准确性大大提升。 3. 后期修改调整更迅速。 一旦出现