OA办公自动化系统管理制度

1、OA 办公自动化系统管理制度第一章 总 则第一条 *公司办公自动化系统（以下简称OA 系统）是以通达OFFICE ANYWHERE 网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA 系统是*公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。第二条 为了加强对*公司OA 系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见 、 国家机关公文处理实施细则 、 中华人民共和国保密工作规定 、

2、计算机系统管理规定 、 *公司电子公文处理暂行办法 *公司公文处理暂行办法等有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二章 组织职责第三条 OA 系统的运行中，公司各单位各负其责，协同配合。职责如下：（一） 公司办公室是*公司办公自动化OA 系统的归口管理部门。主要职责为：1、负责制定OA 系统规章制度；2、负责OA 系统核心工作流程设计、修改；3、负责OA 系统各职能部室工作流程设计的审核；4、负责确定、监管OA 系统核心工作流程参与人员的权限；5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；7、协助企划部信息中心组织操作培训；8、协助企划部信息中心

3、搜集、整理优化系统的需求；9、负责OA 系统内各大功能模块信息内容更新的监督。（二） 企划部信息中心负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：1、负责OA 系统软件的开发升级管理；2、负责OA 系统的数据备份；3、负责制定OA 系统应急方案和系统技术管理规章制度；4、负责公司领导、OA 管理员和相关人员的培训和技术指导工作；5、负责OA 服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；6、负责系统用户注册、注销等管理；7、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。（三）人力资源部负责为OA 办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA 办公系统中用户的流

4、动信息。主要职责为：1、负责现有用户、及新增用户的审核；2、负责提供用户（变更或注销）信息给企划部信息中心。（四）安全保卫部负责OA 系统的涉密信息的检查、监督。主要职责为：1、安全保卫部保密办公室负责对系统内的保密设置进行定期检查；2、安全保卫部保密办公室负责对系统内的信息按照国家计算机信息系统保密要求进行定期检查、监督；3、考核在系统内发生违反国家、省市、公司保密规定的单位。（五）其他单位主要职责为：1、负责制定本单位OA 系统相应管理办法；2、负责指定部门（分厂）OA 管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA 系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；3、部门OA

5、管理员负责本单位参与OA 系统人员权限变更时，及时提供给公司办公室申请调整；负责处理OA 系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。第三章 文件管理第四条 公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司办公自动化OA 系统发送。本系统不启用电子印鉴。第五条 OA 系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的*公司办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。第六条 公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室（综合科或经理

6、办）负责本单位的电子公文传输工作。第七条 电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。第八条 电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向公司办公室申请正式文件。第九条 各类电子公文处理程序按照中铝公司公文处理暂行办法的规定在公司办公自动化OA 系统中办理。在 OA 系统中，公司收文办理程序为公司办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。第十条 各单位在

7、OA 系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。第十一条 在OA 系统中， 公司发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，本单位领导审核，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司办公室秘书科审阅公文，由办公室主任交公司领导签发。第十二条 公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用OA 系统文件分发流程发至公司二级单位党政领导、 部门主要负责人和OA 管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。第十三条 办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥

8、善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。第四章 系统模块第十四条 各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。 第十五条 本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA 相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA 系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布；信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到OA 系统的所有用户。信息内容必须经各单位主要负责人审核后，由各单位OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。OA 相关通知模块：发布与OA 系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位主要

9、负责人审核后， 由各单位OA 管理员负责发布； 审批过程可使用工作流程。新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由宣传部负责审核并发布。 文件柜模块：此模块的权限由企划部信息中心自上而下设置，各单位OA 管理员负责本单位信息共享设置，OA 系统用户按查阅权限查阅。第十六条 各单位在OA 系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。 各单位领导对本单位在OA 系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。第五章 用户权限第十七条 系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。 第十八条 用户主要权限如下：（一）普通员工在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点

10、对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况；负责电子公文的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况；对自己所需的公文申请借阅。（二）科级员工在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审核、审批。收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，自己办理或批示给下属员工办理。综合科长（分厂办公室主任）具有查询通过部门收发文管理员办理后的收发文所有信息的权限。（三）部门（分厂）领导在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相

11、关部门会签（需要） ，会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理（四）公司办公室秘书在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。（五）公司分管领导在系统中具有普通员工的所有权限；在公司

12、发文中，接收分管部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。（六）公司领导在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。（七）OA 管理员1、部门（含分厂）OA 管理在系统中具有普通员工的所有权限；部门（分厂）发文、工作请示报告中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批的公文；按照公司公文管理办法规定，负责分发、归档部门（分厂）电子公文的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处理过程中，负责将外来纸质文件通过扫描设

13、备转换成符合规定格式的电子公文；接收发给本部门（分厂）的公文，传送给办公室（分厂办）领导审批，根据领导批示传送相关科室或人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、监控本部门（分厂）所有公文的办理情况。负责部门（分厂）收文的催办工作。2、公司OA 管理员负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经过公司办公室确认方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。（八）公司办公室文印员在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照公司公文管理办法的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至公司各单

14、位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。第六章 第十九条 登陆规范 系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上 班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文 系统的正常流转和信息的及时传送。 第二十条 系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（公司二级单位班子人 员必须填写手机号码，可设成不对外公开） ，保护好个人登陆密码、电子签名密钥， 并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停 OA 办公需及时注销或退出 OA 系统，以 免他人介入工作环境。 第二十一条 登陆 OA 系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或 无意打开系统数据

15、库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。 第七章 第二十二条 安全保密 所有用户应认真贯彻执行中华人民共和国计算机信息系统安全 保护条例和公安部计算机信息网络国际联网安全保护管理办法 ，严格遵守公 司计算机信息系统管理手册和公司关于加强公司计算机管理的通知的有关规 定。 第二十三条 按照公司计算机信息系统管理手册和公司关于加强公司计 算机管理的通知的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用 BT、电骡、电驴、 迅雷、pplive 等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对 网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装企划部信息中心指定的杀毒软件， 拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑） 。 第二十四条 OA 系统的所有用户，不得利用 OA 系统从事危害国家、集体和他 人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和 输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 第二十五条 OA 系统中的所有用户应按规定