发电厂企业档案管理标准

1、发电厂企业档案管理标准1 范围本标准规定了浙江长兴发电有限责任公司企业档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。本标准适用于浙江长兴发电有限责任公司企业档案的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单 (不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使 用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法国家档案局 国营企业档案管理暂行规定国家档案局 工业企业档案分类规则国家档案局 照片档案管理规范原能源部 电力工

2、业企业档案分类规则及分类表财政部、国家档案局 会计档案管理办法浙江省实施档案法办法浙江省会计档案管理实施办法浙江省电力工业局部室关于照片档案管理的若干意见3 管理职能档案室是公司档案管理的归口部门,负责公司档案的收集、整理、立卷、归档、定密、鉴定、销毁以及档 案的开发利用。人事档案由总经理工作部负责,会计档案由经营工作部(财务负责。各部门兼职档案员 负责本部门文件材料的积累、整理、归档等具体工作,部门领导和专业人员,对管理范围档案的形成及其 完整性负责。4 管理内容与要求4. 1归档原则4. 1. 1 公司在基本建设、改建、扩建、生产、科研、技改、经营、党群、外事、后勤等管理活动中所形 成的具

3、有查考、保存、利用价值的文字材料(文件、合同、资料、联系单、图纸、报表、凭证等及电子媒体(录音、录像磁带、磁盘等、胶片、照片和荣誉实物(获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等, 由各部门负责人指定有关人员负责积累、整理后立卷归档。4. 1. 2 设备变更异动后,工程技术人员应及时将设备异动申请单、异动执行报告单等文件资料和相关的 图纸移交档案室。4. 1. 3 外购设备(固定资产在开箱前,必须通知档案人员,在供应人员、使用部门技术人员、档案人 员到场后方能开箱,否则发生文件材料丢失、损坏或留在个人手中,均由经营工作部(物资负责。特殊 情况下,随机设备资料由经营工作部(物资保存,并及时通知档案人员领

4、取。4. 1. 4 凡涉及生产技术工作的科研成果鉴定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须有 档案人员参加,并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。如发现科技文件材料不完整、不准 确、不符合档案管理要求,档案人员通知有关部门限期改正。4. 1. 5 文件材料的形成、积累、整理和归档工作,应列入生产、管理、经营、科研、基建等工作计划。 4. 1. 6 职工因公外出(包括出境学习、参观、考察和参加各种专业会议,收集获得的各种文件材料应 及时向档案室归档。4. 1. 7 各部门向外单位购买图纸及技术资料时,必须经总经理工作部审核后,由档案室统一办理,归档 后提供部门使用。4. 1

5、. 8 各部门购买胶卷、录像带、录音带等特种档案载体材料以及冲印照片的费用应由总经理工作部审 批。4. 2 归档范围4. 2. 1 综合档案的归档范围:党群工作、行政管理、经营管理、生产管理、财务审计、劳动人事、电力 生产、科学技术研究、基本建设、设备等十大类,还包括会计档案、特种档案、科技图书、电传、传真、 联系单、其它资料等。4. 2. 2 会计档案的归档范围:公司在经营活动过程中形成的会计帐簿、会计报表、工资单、财务计划单 位预算和重要经济合同以及其它各类会计核算专业材料;外部审计有关资料(指审计报告、审计决定或结 论,并附整改情况。4. 2. 3 特种档案的归档范围4. 2. 3. 1

6、 上级领导视察公司工作或其它有关活动所形成的声像材料。4. 2. 3. 2 反映公司主要工作成果、企业形象的声像资料、电子文件;公司重要会议和重大活动以及各 种宣传、教育培训等工作中形成的声像材料;先进集体或个人的声像材料、实物。4. 2. 3. 3 公司在组织和参加的外事活动中形成的声像、电子文件材料。4. 2. 3. 4 公司在基建、生产、经营活动以及重要的操作、试验等形成的声像、电子材料。4. 2. 3. 5 公司拥有的计算机软件、保存资料的磁盘和光盘等。4. 2. 3. 6 公司发生重大事故、设备事故、人身事故、质量事故、火灾事故及重大事件的现场照片、底 片、录像带等材料。4. 2.

7、3. 7 其它具有保存价值的声像资料、电子文件材料。4. 3 保管期限。见资料性附录 A 、资料性附录 B 。4. 3. 1永久保管期限(50年以上,凡是属于方针政策性,反映公司主要活动和基本历史面貌的,对公 司的生产、管理有长远利用价值的档案,列为永久保管。4. 3. 2 长期保管期限(1650年,凡是属于业务性、一般工作中形成的,在相当长时间内对公司工作 有查考和利用价值的档案,列为长期保管。列入长期保管的文件材料,实际保管期限不得短于该项目设备 的实际寿命。4. 3. 3 短期保管期限(15年及以下,凡是属于事务性、临时性活动形成的,在较短时间内对公司工 作有查考和利用价值的档案,列为短

8、期保管。4. 3. 4 会计档案的保管期限参照国家有关规定执行,保管期限见规范性附录 C 。4. 3. 5 特种档案的保管期限与相对应或相关内容的纸质载体档案相同。4. 4 归档要求4. 4. 1 各部门列入归档范围的档案材料,由相关专业人员、兼职档案员确认材料完整准确,并根据归档 范围进行立卷,统一由兼职档案员到档案室办理移交手续。归档时间不能超过次年三月。4. 4. 2 归档的文件材料能准确地反映公司生产、 经营、 基建、 科研等各项活动中的真实内容和历史过程。 文件材料应将正本和底稿一并归档。4. 4. 3 书写材料要求规格统一,字迹工整,图样清晰;签字等书写文字必须使用碳素墨水或蓝黑墨

9、水; 复写应使用黑色复写纸。4. 4. 4 公司文件归档份数一般为一式两份,并保证一份是原件(底图可以移交一份。经济合同、各类 报表、会议记录必须是正本或原稿归档。4. 4. 5 归档材料在向档案室移交时必须办理移交手续,经清点无误后双方在移交者和接收者处签名,清 单由双方各自保存一份备查。4. 4. 6 会计档案4. 4. 6. 1 当年会计档案,在年底终了后,由财务保管一年,六月底前,负责整理立卷,装订成册,系 统排列,并编好案卷目录和说明。期满之后,三月底之前,财务部门编造会计档案移交清册一式两份,移 交公司档案室。4. 4. 6. 2 财会部门和经办人必须将应归档的会计档案全部移交公司

10、档案室,不得自行封存。4. 4. 7 特种档案4. 4. 7. 1 凡是归档的声像材料,必须图像清晰、声音清楚、文字说明齐全。其中,照片档案的照片与 底片应相符。4. 4. 7. 2 凡是归档的光盘、磁盘等电子文件,必须由形成部门编写必要的文字说明(软件名称和内容 说明、相应的计算机操作平台和应用软件环境条件说明、形成的时间和版本、加密的密码、原作者、与之 相联系的其它说明等。4. 4. 7. 3 归档的特种档案必须是可读文件,能在有关规定的设备上演示或检测,反映文件的完整性和 所记载内容的准确性。4. 4. 7. 4 归档的特种档案材料必须是原版、原件;荣誉实物档案应有获奖者、获奖项目、主要

11、事迹、 获奖时间、获奖级别等文字说明。4. 4. 7. 5 特种档案材料整理归档时,应按规定向公司档案室办理移交手续。4. 4. 8 不符合归档要求的材料应退回重新整理。档案移交登记表和接收登记表见资料性附录 D 、资料性 附录 E 。4. 5 归档时间4. 5. 1 0 5大类档案和发电运行形成的部分技术文件(如典型日运行日志、值长运行调度记录、设备 运行时数统计、运行分析记录等资料每年归档一次,于次年三月底前移交公司档案室。4. 5. 2 生产技术管理月报、运行分析、安全简报等,次月送公司档案室归档。4. 5. 3 发电机组大、小修的施工计划、技术监督报告、效率测试报告、总结等文件材料在设

12、备复役后一 个月内向公司档案室移交。4. 5. 4 设备改造、新设备安装、外包工程项目竣工后,有关技术文件材料和竣工图,应于设备投运后一 个月内向公司档案室移交。4. 5. 5 改建、扩建和小型基建项目竣工后,有关文件材料和竣工图,应由该项目负责人审定,并于工程 竣工后一个半月内向公司档案室移交。4. 5. 6 科研项目完成后,从科研到竣工阶段形成的资料、图纸(包括底图,于竣工验收后一个半月内 向公司档案室移交;从竣工到鉴定阶段形成的资料,在项目鉴定后一个月内向公司档案室移交。4. 5. 7 规模较大、文件较多、图纸较复杂的项目,按期归档确有困难的,经公司总经理工作部同意,可 延长归档时间,但

13、最长不得超过一个月。4. 5. 8 规模较大、时间跨度较长的项目,为防止档案失散,经主办部门与总经理工作部协商后可采取分 阶段归档。4. 5. 9 临时性工作部门,也应设立专职或兼职档案员,负责收集、登记、整理、保管该部门在工作中形成的文件资料和图纸等,并按规定向公司档案室移交。4. 5. 10 机构撤销,除随工作需要移交有关文件材料、图纸给接收部门外,有保存价值的图纸、资料应 全部清理造册,向公司档案室移交。4. 5. 11 特种档案要求随时归档,即在档案形成后就收集、整理、归档。对工程、科研项目形成的特种 档案可在项目结束后三个月以内归档。荣誉实物档案在一个月内归档。4. 6 收集、分类、

14、整理、立卷4. 6. 1 档案材料的形成、积累由项目负责人或工作承办人负责,从制定项目或工作计划开始,有关工作 人员负责及时积累、收集、整理各类文件材料。4. 6. 2 企业档案的分类,按火电企业档案分类大纲(0 9大类进行分类,见资料性附录 F 。 4. 6. 3 对残破档案要进行修补,去除金属装订物,装订要结实、整齐、不压字,案卷要便于阅读、有利 于长期保存。4. 6. 4 会计档案的整理、立卷由财务部门完成。财务部门档案整理的工作流程为:收集材料 分类 组 卷 拟写案卷标题 划定保管期限 粘贴凭证封签 案卷排列、编号 编张(页号 填写卷内目录 案 卷装订 填写案卷目录 编写会计档案整理说

15、明。4. 6. 5 特种档案的整理:电子文件和录音带、录像带的整理一般以年度为界,按内容、用途分类,按规 定编号,每盘的外壳贴上标签,注明软件名称、保管期限、密级等,并填写卷内目录和案卷标题。4. 7 保管、统计4. 7. 1 为了确保档案的完整和安全,档案库房必须装安全门锁和通风设备,库房必须和办公室、阅览室 分开。4. 7. 2 档案库房必须有 “ 八防 ” 保护设备(防火、防盗、防潮、防光、防温、防虫、防尘、防有害气体。 4. 7. 3 档案库房必须保持适宜的温湿度, 每天定时记录两次, 温度 14 24, 相对湿度为 45% 60%。 4. 7. 4 档案库房内严禁烟火,动火必须办理动

16、火工作票。库房内严禁存放易燃易爆物品,必须配备消防 器材,并保持完好。4. 7. 5 档案存放以定置管理为原则,做到排列有序,便于查找。定期检查、清点、核对库存档案,做到 卷、帐相符。发现档案异常情况要查明原因,及时采取补救措施,进行修复和复制。4. 7. 6 根据档案的保密制度,对保管的文书档案、会计档案、特种档案准确划分案卷密级并盖上密级签 戳,非档案管理工作人员不得进入库房。4. 7. 7 档案必须具备卷内目录、案卷目录、全引目录等三种以上的检索工具。4. 7. 8 工作人员离开库房,要关闭库房门窗、切断电源;档案库房应保持清洁、卫生,定期清扫。 4. 7. 9 会计档案的保管,应保持卷

17、册的原封装,需要拆封重新整理时,应会同财会部门和经办人共同拆封整理，重新整理装订后，双方加盖印章，以分清责任。 4710 特种档案的保管，保存特种档案必须有专门库房，有专用的防磁声像柜、冰箱等设备。底片的 温度控制在 1315，相对湿度 3545%；照片、录音带、录像带和电子文件的温度控制在 1418， 相对湿度 3545%。录音带、录像带和电子文件每半年检测一次；照片、底片每季检查一次。 4711 必须建立和健全档案登记和统计制度，对档案接收、移出、借阅、利用效果、鉴定、销毁等项 分别进行统计，按规定要求编制档案统计报表。 48 鉴定和销毁 481 公司成立档案鉴定委员会及其工作小组，负责对

18、档案的鉴定。 482 档案应定期组织鉴定，由档案产生部门专业人员和档案专职人员共同进行，鉴定结果报公司总经 理工作部审核。科技档案不定期鉴定，新老资料替换归档，并在档案备考表中注明。对保管到期的会计档 案，提出鉴定意见。 483 可销毁的档案，由档案人员编制销毁清单，经鉴定人及专业主管签字，经总经理工作部领导审核， 报公司档案鉴定委员会批准，同时送上级主管部门备案。可销毁的会计档案由会计部门编制销毁清册，报 公司档案鉴定委员会审批，经批准后方可执行。对工资发放单、未终结的原始凭证以及土地征用、交通工 伤事故处理、政策处理、涉外等会计材料，应抽出另行组卷，作定期或永久保存。 484 销毁档案要严

19、格执行保密的规定，销毁时应在指定地点，并指定两名监销人，销毁人、监销人必 须在档案销毁清册上签字。会计档案销毁，应由档案、财务、审计共同派员监销，并在销毁清册上共同签 名盖章。特殊档案的销毁按上级有关规定执行。 485 在档案鉴定中替换下来的图纸、资料由档案室保管五年，到期后档案人员可自行销毁。 49 借阅和利用 491 公司职工因工作需要借阅档案时，须出示岗位证，填写借阅登记表，记录借阅原因和利用效果。 借阅人对借出的档案必须妥善保管，并负保密责任。归还时，当面清点卷、份、页数，若损坏、丢失或泄 密按有关规定处理。 492 借阅人不准擅自进入库房内查阅、翻阅。独份、重要或密级的档案只能在阅览

20、室查阅，确需借出 的须按有关程序审批。 493 外单位查阅 05 大类文书档案需持有县级及以上单位介绍信，经公司领导批准，在指定的范围 内查阅。外单位查阅 69 大类科技档案需持有单位介绍信和个人身份证明，须经总经理工作部领导批准， 确需借出，须经公司总工程师批准。底图一般不得外借。 494 0-5 大类文书档案中属于业务性的文件、密级文件，一般不得借出。如确需借出时，须办理借用 手续，并经公司领导批准，借阅密级文件须当日归还。 495 特种档案，一般不得借出。借阅记录重大事故的特种档案，须经公司总经理批准。 496 会计档案一般不借阅。公司职工因工作需要借阅会计档案，须经公司领导批准；外单位

21、查阅会计 档案，须持单位正式介绍信，经公司领导批准；财务部门因工作需要利用部分会计档案资料，经总经理工 作部领导同意，可指定人员复印该部分会计档案资料，将复印件借出利用，最长时间不得超过二十天。会 计档案一般只准在档案室内查阅。 497 档案借出后应准时归还，借期不得超过一个月，特殊情况可办理续借。出差出境或请假超过一个 月、离退休或调离公司的职工借阅的以及档案室认为有必要提前索还的档案应立即归还档案室。 410 图纸档案的管理 4101 复印 41011 图纸的复印，必须由专业技术人员填写图纸复印登记表，重要的及复印份数较多的需填写图 纸复印申请单，经总经理工作部领导批准。 41012 图纸

22、复印一般不超过三份。若复印外单位提供的图纸需留一份归档案室，复印公司平面图、 电气一次系统图、底图等，需经公司总工程师（助理）批准。 4102 底图 41021 公司的底图统一由档案室保管。移交档案室的底图必须符合绘图规定要求，内容齐全、完整， 备有底图目录，底图尺寸必须符合国家标准。 41022 底图接收后应编制底图档案号，妥善保管。 4103 图纸修改、补充、异动项目竣工图编制规定 41031 设备检修后，设备管理部门根据设备分级管理标准的要求负责修改、核对、审核管辖范围内 的设备底图和蓝图，保证图纸的正确性。 41032 电气一次系统及热力系统变更，由发电部根据设备异动管理标准在两周内修

23、改系统图，并送 档案室。 41033 底图修改内容较少的可直接在底图上“刮改”，并做上修改标志，写明修改日期、签名。修改 面较大的应重新绘制。 41034 图纸修改替换规定，专业技术人员对图纸修改时，根据“修改审核修改批准”的程序， 在标准本的竣工图上修改，制作新的竣工图，并将该图纸送档案室。档案室对修改后的图纸盖红色“浙江长 兴发电有限责任公司竣工图”章，编上相应的流水页码，替换归档的旧版本竣工图；同时，分发新的竣工图 替换旧版本的竣工图，收回的竣工图必须是盖有竣工章的原标准图，按规定销毁。 41035 竣工蓝图的编制应以设计修改单及施工记录为依据。工程竣工时应由施工部门编制竣工蓝图 及竣工

24、资料，并经负责施工的专业人员审核签字。竣工底图的编制应由设计人员负责，修改以竣工蓝图为 依据。 411 运行档案管理，运行管理标准、规程、规定、图纸、整定书、通知单、报告单、技术文件、运行日 志、运行报表、异常情况记录、设备缺陷、检修试验记录、运行培训等都属于运行档案管理的内容，应按 归档要求及时向公司档案室办理移交。 412 科技图书、资料、刊物、规程的管理 4121 各部门积累的科技图书、资料须有专人负责，实行集中、统一管理，并应建立台帐和借阅制度， 做到帐物相符。 4122 订购和保管 41221 科技图书、资料、刊物、规程由公司档案室统一征订、购买和保管。档案室根据各部门的需 求，定期编制科技图书、资料、刊物、规程的订购计划，经总经理工作部审核、生产副总经理（总工程师） 批准后实施。 41222