YH集团库存管理问题与优化实践

1、案例分析YH集团库存管理问题与优化实践企业库存过高，既降低了资金周转速度，又产生大量浪费。合理的库存控制对企业经营目标的实现有重要意义。但长期以来，许多企业库存居高不下，既使企业的业绩大打折扣，又掩盖了企业管理中的许多问题。企业库存控制是企业物流的核心问题之一，对整个企业物流的合理化有非常重大的影响，因此，必须认真加以研究。本文以某集团公司为例，通过对公司库存问题及已采取的措施与成效的分析，探寻企业库存问题的解决之道。YH化工集团公司是全国520家重点企业之一，总资产50亿元。1977年建厂，现已发展成为煤化工、磷化工、盐化工三足鼎立的大型企业集团，下辖10多家子公司，其中1家上市公司、3家中

2、外合资公司，产品涵盖化肥、化工、热电三大领域二十余个品种，销售收入达60亿元。该集团公司是湖北的重点企业，也是明星企业。近几年，公司以较快的速度发展，但也受到种种问题的制约，其中库存居高不下就是其中最大的问题之一。一、2004年企业库存状况及存在的主要问题1、总库存水平太高，且各个子公司呈不均衡分布全集团库存物资总额达14460万元，年平均库存物资总额达到13661万元，占集团公司销售收入的2.3%，而正常库存应该为1.3%，也就是说集团公司仅现金流量因为库存物资严重偏大而减少了近6000万元，另外公司还为此多支出利息近500万元/年。各子公司超合理库存统计 单位：万元公司子公司1子公司2子公

3、司3子公司4子公司5合理贮备量4432777493413304实际库存量6478137411761102858超合理库存数46%77%138%166%182%公司子公司6子公司7子公司8子公司9子公司10合理贮备量139338298620139实际库存量2394568911646240超合理库存数72%35%198%165%73% 从统计结果看，子公司1是整个集团库存占用最大的因素，但其实际库存超合理库存比例并非最高；从超合理库存百分比来看，子公司8实际库存超过正常库存比例最大, 公司内部数据显示，主要是钢材类库存多,占子公司8库存的42%；子公司5次之，主要是配件、设备类物资库存较多，占本公

4、司库存的66%；子公司3和子公司4也是配件类物资较多,均占本公司库存的38%.子公司2主要是配件类库存多，占本公司库存的33%。2、不同种类物资周转速度差别较大，少数物资周转严重偏缓在各类物资中，配件库存周转速度严重偏低，只有1.06，其次是五金、钢材和设备。周转过慢自然会引起库存的大量积压，这也在一定程度上解释了配件、五金、钢材和设备库存过高的原因。集团公司2004年进销存情况表 单位：万元仓库名称年初库存年采购量年消耗量年底库存平均库存周转率（次/年）包装615514851286356258.20电仪813735774097617879.41钢材1702123401194320991900

5、.56.28 配件43486174516553574852.51.06燃化166318713185571819174110.66 设备28191535415806236725936.10 五金596332730718527244.24其它30569956730570437.515.38合计1286175408738091446013660.55.40 3、物资闲置较多，浪费严重截止2004年12月31日,全集团闲置物资总金额约639万元,。来源是各公司新建工程及技术改造时工程现场回收的剩余物资、已办理出库手续未领用的物资，设备更新换代和工艺改造后不适应要求的物资等。主要集中分布在子公司1、子公

6、司9和子公司4。集团公司闲置物资情况表 单位：万元公司子公司1子公司2子公司3子公司4子公司5金额244.213.235.81030公司子公司6子公司7子公司8子公司9子公司10金额11.80.67.5222.904、现场二级库存数量过大企管部通过对各事业部现场物资的清查和摸底，发现大小仓库达50个，其它备品备件点30多处，总价值在1800万元左右。仅集团公司合成氨系统同型号的造气、合成、压缩、尿素各工段主要设备（单位价值2000元以上）及运转部件库存约550万元。二、问题成因分析1、分散库存控制体制，是导致集团库存过高的重要原因目前虽然采购统一由集团采购部进行，但各子公司独立报计划，库存自己

7、控制，子公司间可以共用的物资信息不能共享，导致整个集团物资库存过高。如按集团各子公司地域划分，在省内片区（子公司1、2、3、4、5），北方片区（子公司6、7），西南片区（子公司8、9、10），按不同配件使用周期合理调配，在合成氨系统推行同型配件联合库存，可减少约406万元的资金占用。2、现场二级库存的大量存在，导致库存物资信息严重失实目前各事业部对一些生产急需的原材料或多或少地进行“二级仓库”储存，使部分资金占用由公司转移到事业部。二级库存的存在，导致物管部的库房盘点数据不能客观真实地反映企业库存的实际情况。各事业部也没有对在线“库存”进行清点就申报计划，因此导致采购的数量超出实际的需要量。3

8、、采购申报与物资领用制度的不严肃是导致大量闲置物资的主要因素采购部是通过各事业部申报的计划进行采购的，因此，采购数量与时间是否准确取决于计划的准确性，但事实上，各事业部计划的申报缺乏严肃性，申报的数量超过实际的需要数量，导致采购回来物资在仓库积压闲置。各计划单位计划申报不严肃主要体现在以下几个方面：(1)申报计划前未到仓库核实库存。(2)计划申报无预见性、时效性。如尿素事业部申报筛板、支架、管卡等合成塔备件，第二年大修时才会用，却提前6个月的时间申报。(3)计划申报人员未查看物资计量单位。如能源事业部申报不锈钢角钢300吨实际单位应该为公斤。(4)技改项目未经审批就已经申报了物资计划。4、物资

9、报废与废旧物资处理不及时加剧了物资浪费的严重性基于集团公司现行的物资管理制度，不能经常性对仓库，各生产线现场库存进行盘点，而需要到年终总盘点时才能对废旧物资作出鉴定和处理。故大量的需报废和处理的物资长时间滞留仓库和生产线，不能及时消耗和报废变现，加剧了浪费的严重性。5、信息化程度低也是导致库存管理低效率的重要原因企业在库存管理上虽然采用了一些信息化的工具，如用友的仓库管理软件，但整个企业集团还没有真正实现物流的ERP集成，因此，计划的申报，物资的采购、领用等还不可能在种类，时间、数量上做到十分的准确。尤其是仓库的管理没有实现条码化，主要还是靠手工管理，使整个企业的物资还完全处在经验管理的层面上

10、，自然不可能将整个集团的库存控制在一个合理的数量。三、企业采取的措施及成效1、规范物资计划、采购管理程序(1)限制计划申报次数。各事业部原则上只能在每月1日和15日前申报物资计划，急件计划、技改项目计划每月不得超过四次。(2)各事业部在申报物资计划时，必须在相应的系统存货档案中查询物资的库存量和进行现场仓库核库，确保所报物资计划规格型号、数量准确无误，且要有一定的预见性，保持一定时效。(3)所有计划必须在网上申报，纳入企业物流软件系统。各计划单位由专人负责进入相应的物流软件采购管理模块，在系统中申报计划，经单位分管设备领导和负责人审批后保存，物管部每月抽查与系统计划是否相符并实施考核。 (4)

11、物资采购部门对计划的审批严格把关。物管部计划管理员每月1日和15日从网上下载计划，打印出物资计划申报表，送相关专业管理部门审核，确定是否需要购买或从其他公司调剂，确需购买的物资计划由物管部长审批后执行，总经理对审批情况随机抽查。(5)所有物资到厂后要求各事业部在一月内领用。(6)对于失效计划的处理。对于因工艺或技改等临时发生变动而使计划失效的，事业部应在第一时间通知物管部终止计划的继续执行，若因通知不及时导致物资已到货的，则由物管部进行考核和责任追究。2、严格物资计划考核和责任追究制度凡是各计划单位申报计划被专业职能部门审减的项目，按每项5元考核计划单位；凡是申报计划被物管部审减的，按每项10

12、元考核计划单位。同时对因计划申报不严密造成物资淘汰和积压的，按物资价值的5%考核计划单位和责任人，情节严重者将按员工管理奖罚条例纳入公司责任追究范围。3、取消所有的“二级库存”坚决取消各事业部及生产线所谓“现场二级库存”,要求物管部实行“承诺服务”，确保仓库全天候24小时供应，生产线所需物资可随时按需领用。部分物资如氯气、丙烯、甘油、石灰等原料，甚至可以不入物管部仓库，直接进入生产装置的配套设施，既避免了环境污染，缩短了运输距离，又减少了物流环节，精简了保管人员，节省了场地搬运、工具等项费用，更重要的是便于物资数量的有效盘点并为采购决策提供科学的依据。4、加大盘活闲置物资和废旧物资处理力度集团

13、公司下文件，要求仓储部门将闲置物资在物流软件中单独列出，对全集团的闲置物资共享，以便各单位可相互领用。各单位领用闲置物资时只须经职能部门设备动力部审核后，就可以直接到对方单位领用物资，并且按使用金额的2%奖励使用单位。5、措施成效通过将库存控制目标与部门业绩挂钩，奖惩分明，既明确了责任，又充分调动了各部门和公司员工的积极性。各部门只抓生产，库存多少与浪费多少与自己无关的局面得到了良好的改观。从运行情况看，截止到2005年12月份，共审减物资计划880多项，审减金额达到4000多万元。2005全年共盘活闲置物资475万元。四、进一步措施的建议1、分地域建立集中仓库，统一调配，充分实现区域物资优化

14、管理基于目前企业的组织与分布现状，集团可分地域建立区域集中仓库，对三大片区库存实现区域总体控制，在区域范围内实现库存统一管理，可以更好的实现区域子公司间同种物资的有效调配使用，减少总体库存积压，同时可以及时发现问题，避免分散控制产生的信息盲区，便于管理者及时决策解决问题。这样各子公司的公用物资库存可以得到有效压缩。2、进一步强化企业物资流转使用责任制，减少浪费制订库存物资流转使用责任制，明确领用单位对领用物资的相关责任，确保领用与需要在数量、时间上的一致性。对计划失当而造成积压、闲置和浪费的，按积压一定比例对相关单位和个人进行惩罚。对于那些由于产品更新换代、设备改型、管理转型等原因，造成大批无

15、法再使用的物资，要限时盘活，超期也要按超期损失追究相关部门和个人的责任。3、实施ABC分类管理，压缩关键物资库存ABC分类法，是一种处理问题时抓关键的方法。其原理是“关键的少数和一般的多数”的普遍规律在库存管理中的运用。企业人力、物力、财力资源的有限性决定了其在解决问题的时候不能均衡用力，只能抓关键。事实上，只要关键问题得到了解决，整个问题就很好解决了。实施ABC分类，可以找出企业库存中的关键物资，然后有针对性进行重点管理，可以有效的压缩企业库存，释放被占压的资金，同时节约管理力量。4、运用预测技术，提高库存设计的准确性每种物资未来的需求量往往是不能完全确知的，因此必须根据已有的订单和基于历史

16、数据的预测来确定未来物资的需要量。合理运用预测技术对未来需求作较准确的预测，结合供应商的远近和供应物流的现实能力，可以较好的设计每种物资的库存水准，既保证供应需要，又避免库存过多而产生库存积压，减少了库存标准设计的盲目性。同时要随时把握国内外市场变化的相关信息，能及时地对库存作出合理调整，这对于提高库存管理的绩效也至关重要。5、加强信息化建设，提高仓库管理信息化水平信息技术是现代物流管理的基础。条码技术、射频技术、无线网络技术，跟踪定位技术等是实现物流过程信息化和自动化的必备技术，极好地解决了物流中信息的采集和传输问题。在仓储管理中可以实现物资信息准确、高效率的采集和传输，配合物流信息系统可以

17、帮助管理者及时有效的掌控企业准确的实时库存信息，对科学进行计划编制、物资采购和库存管理起着至关重要的作用。集团公司目前的仓库管理还没有采用条形码技术等先进的技术手段，仓储与库存管理尽管局部采用了计算机管理，但信息的采集，物资的盘点，收发领用主要依靠手工点数，先记录在纸面文件上，然后输入计算机，所以大量存在信息不准，信息延迟，甚至信息错误等现象，直接导致库存管理的低效率。企业要真正实现高效率库存管理，必须借助条码技术、物流管理信息系统、ERP等信息技术与管理技术，实现整个企业物流的信息化，自动化，智能化，才有可能从根本上消除库存积压和浪费问题。6、优化物流系统，提高供应物流的反应速度（1）积极引入第三方物流，提高供应物流配送专业化水平第三方物流是社会化的专业物流企业。一般来说，与企业自营物流相比，它在物流人才，物流管理