第十二章会计档案

1、会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第十二章第十二章 会计档案会计档案1第十二章第十二章 会计档案会计档案通过本章学习，你将掌握： 会计档案的内容； 会计档案的保管期限； 会计档案保管的要求； 会计档案销毁的规定。学习目标学习目标会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第十二章第十二章 会计档案会计档案2第一节第一节 会计档案概述会计档案概述一、会计档案的概念一、会计档案的概念会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务是指会计凭证、会计账簿和财务报表及其他会计资料等会计核算的专业材料，报表及其他会计资料等会计核算的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要资料和证是记录和反映单位经

2、济业务的重要资料和证据，对于总结工作，指导生产经营管理和事据，对于总结工作，指导生产经营管理和事业管理，查验经济财务问题，防止贪污舞弊，业管理，查验经济财务问题，防止贪污舞弊，研究经济发展等具有重要作用。研究经济发展等具有重要作用。会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第一节第一节 会计档案概述会计档案概述二、会计档案的内容二、会计档案的内容1.1.会计凭证类会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。他会计凭证。2.2.会计账簿会计账簿类类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、片、辅助账簿辅助

3、账簿、其他会计账簿。、其他会计账簿。3.3.财务会计报告财务会计报告类类：指月度、季度、年度财务报告，包括：指月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.4.其他会计资料其他会计资料类类：包括：包括银行存款余额调节表、银行对账银行存款余额调节表、银行对账单单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。 第十二章第十二章 会计档案会计档案3会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档

4、案第一节第一节 会计档案概述会计档案概述预算、计划、制度等文件资料，不属于会计预算、计划、制度等文件资料，不属于会计档案，应作为文书档案进行管理。档案，应作为文书档案进行管理。在会计电算化条件下，电算化会计档案包括在会计电算化条件下，电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据，以及计算机打印出来质或光盘存储的会计数据，以及计算机打印出来的书面形式的会计数据。实行会计电算化的单位的书面形式的会计数据。实行会计电算化的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁性介质保存会

5、计档案条件的，保存在磁性介质上性介质保存会计档案条件的，保存在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应应视同会计档案视同会计档案一并管理一并管理 。第十二章第十二章 会计档案会计档案4会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管一、会计档案的归档一、会计档案的归档1 1、会计档案的整理立卷、会计档案的整理立卷各单位对各单位对每年每年形成的会计档案，应当由形成的会计档案，应当由单位单位会计机构按照会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清

6、册。管清册。会计档案的整理一般采用会计档案的整理一般采用“三统一三统一”办法，并分门别类按办法，并分门别类按各卷顺序编号。各卷顺序编号。1.1.分类标准统一分类标准统一 2.2.档案形成统一档案形成统一 3.3.管理要求统一管理要求统一第十二章第十二章 会计档案会计档案5会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管2、会计档案的装订、会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计资料的装订。及其他会计资料的装订。（1 1）会计凭证装订）会计凭证装订 一般一月装订一次，每本凭证封

7、面填写好凭证的种类、起一般一月装订一次，每本凭证封面填写好凭证的种类、起止编号、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，将装止编号、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，将装订好的凭证在封面上编好卷号，编号顺序按年分月妥善归订好的凭证在封面上编好卷号，编号顺序按年分月妥善归档保管。档保管。（2 2）会计账簿的装订）会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。簿应按时整理立卷。（3 3）财务报表的装订）财务报表的装订 财务报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册财务报表编制完成及时报送后，留存的报表按月

8、装订成册，谨防丢失。，谨防丢失。第十二章第十二章 会计档案会计档案6会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管二、会计档案的保管要求及期限二、会计档案的保管要求及期限1、会计档案的保管要求、会计档案的保管要求 当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后，原则本单位财务会计部门保管一年，期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部分保管；未设立档案部门的，应当在财务会案部分保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管

9、。计部门内部指定专人保管。第十二章第十二章 会计档案会计档案7会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管第十二章第十二章 会计档案会计档案8会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管2、会计档案保管的期限、会计档案保管的期限各种会计档案的保管期限分为各种会计档案的保管期限分为永久、定期永久、定期两类。两类。 定期档案根据保管期限分为：定期档案根据保管期限分为：3 3年、年、5 5年、年、l0l0年、年、l5l5年、年、2525年年5 5类类( (没有没有2020年年) )会计档案的保管期会计档案的保管期限，限，从会

10、计年度终了后的第一天算起从会计年度终了后的第一天算起。 各类会计档案的保管原则上应当按照各类会计档案的保管原则上应当按照会计档会计档案管理办法案管理办法所规定的期限执行。会计档案具体所规定的期限执行。会计档案具体保管期限见教材表保管期限见教材表11111 1、表、表11112 2。（主要了解。（主要了解企业的）企业的）第十二章第十二章 会计档案会计档案9会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管1.1.永久：会计档案永久：会计档案保管清册保管清册、会计档案、会计档案销毁清册销毁清册以及年度财务报告；以及年度财务报告；(3(3个个) )2.252.25年的

11、：年的：现金和银行现金和银行存款存款日记账日记账；3.53.5年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管保管5 5年、银行存款余额调节表、银行对账单；年、银行存款余额调节表、银行对账单；4.34.3年的：月度、季度财务报告；年的：月度、季度财务报告；5.l55.l5年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，账，日记账日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存和辅助账簿（不包括现金和银行存款日记账），会计档案款日记账），会计档案移交清册移交清册。第十二章第十二章 会计档案会计档案10会计学基础会计学基础 12 会计档案会计

12、档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管3、会计档案的借阅、会计档案的借阅 各单位保存的会计档案各单位保存的会计档案不得借出不得借出。如有特。如有特殊需要，殊需要，经本单位负责人批准经本单位负责人批准，可以提供，可以提供查阅查阅或者复制或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。和抽换。第十二章第十二章 会计档案会计档案11会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管会计档案的借阅和复制要求具体包括：会计档案的借阅和复制要求具体包括：1.1

13、.会计档案为本单位提供利用，原则上会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出不得借出，有特殊需，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。2.2.外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续办理借阅手续；单位内部；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将后，办理借阅手续。借阅人应认真填写

14、档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。楚。第十二章第十二章 会计档案会计档案12会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管3.3.借阅会计档案人员不得在案卷上乱画、标记，拆散原卷借阅会计档案人员不得在案卷上乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。4.4.借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，借

15、出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。并办理注销借阅手续。第十二章第十二章 会计档案会计档案13会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管四、会计档案的交接四、会计档案的交接 建设单位在项目建设期间形成的会计档案应建设单位在项目建设期间形成的会计档案应当在办理竣工结算后移交给建设项目的接受单位当在办理竣工结算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。，并按规定办理交接手续。 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应理会计档案交接手续。移交会计

16、档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。、应保管期限、已保管期限等内容。第十二章第十二章 会计档案会计档案14会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案第二节第二节 会计档案保管会计档案保管交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人

17、应当在交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。会计档案移交清册上签名或者盖章。我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照位）的会计档案，应当按照会计档案管理办法会计档案管理办法和和国家有关规定进行管理。国家有关规定进行管理。第十二章第十二章 会计档案会计档案15会计学基础会计学基础 12 会计档案会计档案五、会计档案的销毁五、会计档案的销毁会计档案保管期满需要销毁的，由本会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案

18、机构单位档案机构提出销毁意见提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。，编制会计档案销毁清册。单位负责人单位负责人应当在会计档案销毁应当在会计档案销毁清册上签署意见。清册上签署意见。保管期满的会计档案，一般可以按照以下程序销毁：保管期满的会计档案，一般可以按照以下程序销毁：1.1.由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。2.2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。部门派员参加监销。4.4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。毁清册上签名盖章，并将监销