说明书6采购管理

1、第六章采购管理采购管理主要管理商品进货业务、退货业务和关于进货情况的统计分析。图6-1是采购管理的子菜单。图6-1 采购管理菜单完整的商品进货过程应该是由“商品进货订单”到“商品进货通知单”到“商品进货入库单”。但是由于各个公司业务流程的不同，我们也可以不用三个单据都必须制作，直接做“商品进货单”也可以。图6-2所示是采购进货业务流程。图6-2 采购业务导航图之采购进货完整的商品退货过程应该是由“商品退货申请单”到“商品退货通知单”到“商品退货出库单”。退货过程也可直接做“商品退货出库单”。图6-3所示是采购退货业务流程。图6-3 采购业务导航图之采购退货采购管理由三部分组成：业务单据输入、销

2、售订单转采购、统计分析。业务单据输入采购管理中共有6种单据，分别是商品进货订单、商品进货通知单、商品进货入库单、商品退货申请单、商品退货通知单、商品退货出库单。销售订单转采购可以将销售订单，包括批发类订单、调拨类订单、配货类订单，直接转为商品进货订单。统计分析采购管理中共分为四大类统计，分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析，其他分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。提示：商品进货入库单和商品退货出库单验收后修改仓库库存帐，记帐后修改供应商应付帐款。商品库存帐可在菜单“库存管理”

3、的“统计分析”中查询。供应商应付帐款可在菜单“结算管理”的“应付帐分析”中查询。6.1 进货业务单据的输入、编辑及使用商品进货订单商品进货订单，是记录进货业务的重要单据，在企业与供货商间确定了采购业务后，可在系统中输入商品进货订单，以便跟踪采购业务的执行情况。通常一次进货的订单经常会分批到货，所以一张“商品进货订单”可以重复执行，生成多张“商品进货通知单”，但是如执行数量超过包括等于定单数时执行按纽变灰，就不允许再执行该订单。 打开菜单“采购管理”“进货业务”“商品进货订单”。如图6-4 所示。编辑商品采购订单详细操作请参见附录A 单据录入、编辑图6-4 商品进货订单商品进货通知单商品进货通知

4、单是当采购商品到达后，业务员通知仓库点货入库的单据。一张订单可以生成多张“商品进货通知单”，一张通知单只可以生成一张“商品进货单”。 打开菜单“采购管理”“进货业务”“商品进货通知单”。如图6-5 所示。图6-5 商品进货通知单新增“商品进货通知单”有两种方式：一种是与商品进货订单相同的人工输入方式，另一种是由商品进货订单直接生成通知单，商品进货订单审核并记帐后按“执行”按钮并选择具体进货仓库、进货商品、数量生成方式后自动产生进货通知单。从订单到通知单的数量，可以有三种产生方式： ）空数量：在生成通知单时，商品的明细和数量不从订单中带过来，只带出单据的表头信息，明细数据显示区的数据为空。但是当

5、手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与订单/申请单数量的比较。）未通知数：通知单的数量=订单中的商品数量该订单已经通知了的商品数量。）未完成数：通知单的数量=订单中的商品数量该订单已经出货的商品数量。 如图6-6 所示。图6-6 订单通知通知单的执行也有两种方式：生成发货单 生成装箱单，如果选择，则生成一张装箱匹号对应这张通知单的装箱单，反复执行装箱，需要生成不同的箱号，直到通知单数量全部装箱。已经生成过装箱单的通知单，不能再执行生成发货单，同样，已经生成了发货单的通知单也不能再执行生成装箱单。商品进货入库单商品进货入库单是仓库人员进行商品入库的时候制作的，商品进货入库单

6、验收后增加商品库存帐，如果该供应商是需要结算货款的，那么在商品进货单记帐后，自动增加供应商应付帐款。记帐功能一般是赋给财务人员的，财务只有在进货单验收后才可以记帐。打开菜单“采购管理”“进货业务”“商品进货入库单”。如图6-7 所示。图6-7商品进货入库单商品进货入库单可以通过商品进货通知单执行后生成，也可以直接输入或条码扫描输入，还可以由装箱单生成。当以商品进货通知单执行生成时，如是采用“装箱单执行发货单”的业务流程，装箱单据上的装箱匹号写入发货单的装箱单卡片页的装箱匹号内，商品明细自动带出；如是商品进货通知单直接执行生成，从通知单到进货单的数量，可以有三种生成方式：）空数量：在产生进/退货

7、单时，商品的明细和数量不从通知单中带过来，只带出单据的表头信息，明细数据显示区的数据为空。但是当手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与通知单数量的比较。）通知数：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，并且实际发货的数量也与通知数量一致。）零数量：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，只是实际发货的数量为零。如图6-8 所示。图6-8 通知单执行当由装箱单生成时如图选择供货商等相应信息后进入装箱信息页面，点新增，选择相应的装箱编号，然后点填充明细即可在商品明细中显示所选箱号的信息。这种执行单生成方式在调拨、批发、配货和移仓中同样这样使用。6.

8、2 退货业务单据的输入、编辑及使用退货业务的三种单据操作基本同进货业务单据，商品退货出库单验收后减少商品库存帐，记帐后将减少供应商应付帐款。对单据的编辑详细操作请参见附录A 单据录入、编辑6.3 单据的其它操作对于已审核、已记帐或已验收的进退货单据不可删除或修改；所有单据均可以对单据头表格格式和单据体表格格式进行自定义（具体操作参见附录A 单据录入、编辑）；单据提供标准打印、扩展打印、自定义打印（具体操作参见附录C 报表打印）；单据的查找方法可以通过单据上的“查找”和“最前”、“最后”、“向前”、“向后”功能快速找到。6.4 销售订单转采购在采购业务导航图之采购进货上，点击“销售订单转采购”，

9、弹出销售订单转采购订单窗口。如图6-9所示。图6-9 销售订单转采购订单 选择获取销售订单的“起始日期”和“终止日期”，选择销售订单的类型：批发、调拨、配货，然后点击“查询”，可查询出满足条件的销售订单。 选择“供货商”、“默认仓库”、“价格”、“折扣”。 选择转成方式：订货数、未完工数、库存差、零数量。 将本次不需要转采购订单的销售订单前的勾去掉。 点击“商品明细”按钮，弹出商品选择对话框，将本次不需要转采购明细的商品前的勾去掉，最后点击“确定”按钮，系统会自动生成一张新的商品进货订单。如图6-10所示。图6-10 转采购明细商品选择 6.5 统计分析BS3000系统提供给用户强大的统计与数

10、据分析功能，并支持各种形式的组合查询，使用户在查询统计时得心应手。采购管理中共分为四大类统计，分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析，其他分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。明细类统计用于统计订单、申请单、通知单、进货单、退货单的详细情况，可根据单据类型、单据状态、订单类型、入库/退货类型、日期、供应商等具体条件对业务单据进行统计，并可以直接链接到原始业务单据。汇总类统计用于统计订单、申请单、通知单、进货单、退货单汇总后的情况，一般汇总到商品明细级，同样可根据单据类型、单据状态

11、、订单类型、入库/退货类型、日期、供应商等具体条件对业务单据进行汇总统计。数据分析类统计是一种多维的汇总统计（数据仓库），可以将相关的统计内容集中一起，根据需要组合分析统计结果，并输出统计格式或统计结果。同样是可依据日期、供应商等条件统计各类业务单据，另数据分析类的还增加了关于配码的通知和进退货统计。统计分析中常见的几种功能：扩展统计表示统计结果尺码横排，颜色竖排。所有统计可以编辑结果显示格式，分别对表格列和表体进行定义，例如修改列名、排序、锁定、隐藏、表体风格等，这些操作都可以保存，下一次再打开该统计表时，就是以用户保存过的格式显示了。统计表都可转成“EXCEL”表，如用户对统计表有什么特殊

12、要求，可以根据自己的需要转成“EXCEL”表。汇总统计的结果可以用图表方式直观显示或打印，图表可以是“柱图”、“饼图”、“线图”，还可用立体（3D）方式表示。关于统计分析的详细操作使用请参考附录B 统计分析。下面来介绍一下其他分析类里的几个统计分析报表。打开菜单“采购管理”“统计分析”“其他分析”。如图6-11所示。图6-11 采购管理的其他分析菜单采购定单到货汇总统计 采购订单到货汇总统计用于查询所有（或某个）供应商所提供货品的情况，包括订货情况、到货情况、欠货情况、退货情况、实（际）退（货）情况以及对厂商的应付款情况。当勾上商品、颜色、尺码时可显示相应栏目，但不再显示进货费用和进货付款。如图6-12 所示。图6-12采购订单到货汇总统计采购综合汇总统计采购综合汇总统计用于查询仓库在一段时间内的期初、本期、期末的进退货情况，包括相应的采购订单数、通知数和入库数，退货申请数、通知数和退货数。如图6-13 所示。图6-13 采购综合汇总统计供应商交货汇