总务处文书组相关业务说明

1、1總務處文書組相關業務說明97年7月8日總務處文書組總務處文書組2文書組業務包括：文書組業務包括： 印信保管、用印，公文收發、分送、郵寄、印信保管、用印，公文收發、分送、郵寄、繕校、檔案管理、稽催及單招會議紀錄等工繕校、檔案管理、稽催及單招會議紀錄等工作。作。 總務處文書組總務處文書組3一、文書組已於一、文書組已於94年採購行政院秘書處所編最新版文書處理手冊分送本校年採購行政院秘書處所編最新版文書處理手冊分送本校 一、二級單位參考，並列入移交。一、二級單位參考，並列入移交。二、已將上述版本連結至本組網站，有需要的同仁可上網點選參考。二、已將上述版本連結至本組網站，有需要的同仁可上網點選參考。三

2、、公文歸檔公文歸檔:有掛文號的文件務必依速別、依限簽辦陳核完畢送文書組歸檔。有掛文號的文件務必依速別、依限簽辦陳核完畢送文書組歸檔。 （需公告或（需公告或e-mail轉知各單位之文件應於時限內單獨歸檔並告知簽收人員。）轉知各單位之文件應於時限內單獨歸檔並告知簽收人員。） 四、公文稽催四、公文稽催:承辦人員應隨時注意所承辦公文之時效承辦人員應隨時注意所承辦公文之時效,對屆辦期限或逾期案件對屆辦期限或逾期案件 應儘速辦結或敘明理由辦理展期手續應儘速辦結或敘明理由辦理展期手續,對已逾期而未申請展期之案件對已逾期而未申請展期之案件,或送或送 會逾時者會逾時者,應予催辦應予催辦;承辦人員應於接獲稽催之次

3、日答復承辦人員應於接獲稽催之次日答復,並立即簽辦並立即簽辦,或視需或視需 要申請展期要申請展期,仍不簽辦仍不簽辦,又不將延辦理由答復者又不將延辦理由答復者,得簽報議處。得簽報議處。 五、稿面力求清晰五、稿面力求清晰,如有添註塗改如有添註塗改,應於添改涉原則性處蓋章以明責任。有應於添改涉原則性處蓋章以明責任。有1頁以頁以上時應裝訂妥當上時應裝訂妥當,並於騎縫處蓋並於騎縫處蓋(印印) 騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。註頁碼。六、蓋章戳位置六、蓋章戳位置:應由左而右應由左而右,由上而下由上而下,務必押日期以明責任。務必押日期以明責任。公文處理常見問題4總務

4、處文書組總務處文書組公文承辦人注意事項：公文承辦人注意事項：一、紙本公文：簽收時務必簽全名並押日期。一、紙本公文：簽收時務必簽全名並押日期。 （一）公文：需立即轉承辦人或單位主管辦理。如係批回（一）公文：需立即轉承辦人或單位主管辦理。如係批回 之函稿，應檢視內容清稿後將電子檔傳文書之函稿，應檢視內容清稿後將電子檔傳文書 組、紙本文交單位公文桌或親送文書組發文組、紙本文交單位公文桌或親送文書組發文 同時即完成歸檔。同時即完成歸檔。 （二）行政、校務、主管會議紀錄及重要訊息應傳閱簽（二）行政、校務、主管會議紀錄及重要訊息應傳閱簽 名或名或e-mail轉知所屬，並注意時效。轉知所屬，並注意時效。 （

5、三）稽催單：收到後立即轉承辦人辦理歸檔，經單位（三）稽催單：收到後立即轉承辦人辦理歸檔，經單位 主管核章後於主管核章後於3日內送回文書組。日內送回文書組。二、二、 e-mail ：每天至少開啟：每天至少開啟1次次,請假時需由代理人接收請假時需由代理人接收,點收後需點收後需 回傳並視內容轉主管及相關同仁知悉回傳並視內容轉主管及相關同仁知悉(可轉寄或公告可轉寄或公告)三、公文歸檔三、公文歸檔:收到已辦結公文應儘速送文書組歸檔收到已辦結公文應儘速送文書組歸檔,不要累積。不要累積。5郵寄常見問題總務處文書組總務處文書組一、計劃或個人信件郵資需自付。一、計劃或個人信件郵資需自付。二、收件地址務必書寫單位

6、、中或英文名字、手機號碼等以便早日送達二、收件地址務必書寫單位、中或英文名字、手機號碼等以便早日送達，請多宣導請多宣導 配合。配合。三、藝大書店可代售郵票、寄掛號、快捷信件每日中午及下午五時北投郵局三、藝大書店可代售郵票、寄掛號、快捷信件每日中午及下午五時北投郵局 各一班次收件各一班次收件,請多加利用。請多加利用。6一、一、用印申請單用印申請單:用於簡單案情用於簡單案情(已簽准的文件或辦稿發已簽准的文件或辦稿發 文，不需再申請文，不需再申請) 職名章：顧名思義此章應有職稱及名字職名章：顧名思義此章應有職稱及名字 校長職章：即職務章（小官章）校長職章：即職務章（小官章） 關防：大印關防：大印 校

7、長簽名章：校長校長簽名章：校長 朱朱 0 0 校長私章：校長私章： 目前本校因各單位需求不同，規範如下目前本校因各單位需求不同，規範如下: (一一)、辦理公文均使用職名章並押日期。、辦理公文均使用職名章並押日期。 (二二)、傳票或報表等特定文件因數量較大，可蓋附日期的職名章。、傳票或報表等特定文件因數量較大，可蓋附日期的職名章。 (三三)、沒有職名章需辦理公文時應簽職稱、姓名，並押日期。、沒有職名章需辦理公文時應簽職稱、姓名，並押日期。 (四四)、編制內人員職名章由人事室刻製，計畫或校務基金等人員因流動、編制內人員職名章由人事室刻製，計畫或校務基金等人員因流動 較大，各單位視需要自行刻製但需比

8、照人事室刻製規格辦理、較大，各單位視需要自行刻製但需比照人事室刻製規格辦理、 常用表格 請至總務處文書組網頁下載7常用表格 請至總務處文書組網頁下載二、調檔單二、調檔單:調閱檔案需一個工作天前申請調閱檔案需一個工作天前申請,如非本管案件應會主辦單位如非本管案件應會主辦單位,經由承辦經由承辦 人、業務主管同意方得調檔。人、業務主管同意方得調檔。三、公文展期單三、公文展期單:無法如期完成時可申請公文展期。一般公文處理時限為無法如期完成時可申請公文展期。一般公文處理時限為:最速件最速件1 日日,速件速件3日日,普通件普通件6日日89關防關防(大印大印) 校長職章校長職章(小官章小官章) 校長簽名章校

9、長簽名章校校 戳戳 職職 名名 章章 101112公文格式參考範例 請至總務處文書組網頁下載總務處文書組總務處文書組 書函書函( (稿稿) ) 函函( (稿稿) ) 簽簽 便簽便簽 簡簽簡簽 開會通知單開會通知單( (稿稿) ) 公告公告( (稿稿) )13 檔 號: 保存年限:國立臺北藝術大學國立臺北藝術大學 書函書函( (稿稿) ) 地址:100台北市北投區學園路1號 傳真: 聯絡人: 聯絡電話:受文者受文者: :發文日期:中華民國 年 月 日發文字號:北藝大字第 號速別:密等及解密條件或保密期限:附件:主旨主旨: :說明說明: :一、一、二、二、正本:副本:校 戳14 檔 號: 保存年限

10、:國立臺北藝術大學國立臺北藝術大學 函函( (稿稿) ) 地址:100台北市北投區學園路1號 傳真: 聯絡人: 聯絡電話:受文者受文者: :發文日期:中華民國 年 月 日發文字號:北藝大字第 號速別:密等及解密條件或保密期限:附件:主旨主旨: :說明說明: :一、二、正本:副本:校長 朱15簽於(請鍵入承辦單位名稱) 中華民國年月日主旨：檢陳本校橫式公文函（稿）、開會通知單（稿）、令（稿）及公告（稿）各 一份，擬奉核可後，公布於總務處文書組網頁提供同仁參考，請 鑒核。說明：一、本公文範本係依據行政院研究發展考核委員會於網頁所公布之文書處理手冊 橫式公文範例建立。二、橫式公文將於94年1月1日起正式施行。 16便簽範例 檔 號: 保存年限:便簽 於文書組 97年 7月8日一、有關行政院研考會來函要求上網填報本校公文橫書系統修改進度一事。 二、請 貴中心於7月15日以前提供相關資料。此致 電算中心1718 檔號： 保存年限：國立臺北藝術大學國立臺北藝術大學開會通知單（稿）開會通知單（稿）受文者：發文日期：中華民國 年 月 日發文字號：北藝大 字第 號速別：普通件密等及解密條件或保密期限：普通附件：議程資料開會事由：開會時間：中華民國 年 月 日星期開會地點：主持人：聯絡人及電話：(請自行輸入)出席者